5 công cụ quản lý hàng tồn kho cần thiết cho bán lẻ

Các nhà bán lẻ bán hàng trực tuyến và thông qua các cửa hàng thực tế phải xử lý nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm tiếp thị, thiết kế web, sổ sách kế toán và dịch vụ khách hàng—nhưng nhiệm vụ quan trọng nhất là quản lý hàng tồn kho. Bạn cần có biện pháp kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ để đảm bảo bạn có sẵn hàng trong kho để bán hàng.

Phần mềm hợp lý hóa các quy trình quản lý hàng tồn kho từ lâu đã được các thương hiệu bán lẻ lớn sử dụng với danh mục hàng tồn kho khổng lồ được lưu trữ trên nhiều nhà kho và cửa hàng. Nhưng gần đây, chi phí của phần mềm kiểm soát hàng tồn kho đã khiến các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể tiếp cận được. Giờ đây, bất kỳ thương hiệu nào cũng có thể sử dụng phần mềm kiểm soát hàng tồn kho và nhiều công cụ khác nhau để quản lý hàng tồn kho của họ.

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu công cụ quản lý hàng tồn kho là gì, lợi ích của chúng và công cụ nào là quan trọng nhất để sử dụng cho doanh nghiệp bán lẻ của bạn.

Công cụ quản lý hàng tồn kho là gì?

Các công cụ quản lý hàng tồn kho giúp bạn có thể theo dõi các sản phẩm bạn có trong tay. Chúng có thể giúp bạn đếm hàng tồn kho nhanh hơn và chính xác hơn, xem mặt hàng bán chạy nhất của bạn là gì, biết bạn sắp hết hàng nào, v.v. Xem xét chi phí hàng tồn kho là một số chi phí lớn nhất mà bạn có, việc có các quy trình để kiểm soát nó là rất quan trọng đối với dòng tiền của bạn.

Trong một số trường hợp, công cụ kiểm kê là phần cứng như máy quét mã vạch. Nhưng thông thường, những công cụ này là phần mềm tự động theo dõi mức tồn kho và các chi tiết khác về sản phẩm bạn có trong kho. Phần mềm kiểm kho cũng có thể hỗ trợ quản lý kho và vận hành chuỗi cung ứng, giúp bạn gửi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp hoặc chuyển hàng từ cửa hàng này sang cửa hàng khác. Có các công cụ để tăng tốc các quy trình này giúp giải phóng nhiều thời gian hơn để dành cho công việc mang tính chiến lược hơn—chẳng hạn như lập kế hoạch chiến lược bán hàng trực quan của bạn.

Lợi ích của việc sử dụng các công cụ quản lý hàng tồn kho

• Đáp ứng nhu cầu khách hàng
• Xoay vòng hàng tồn kho
• Theo dõi nhiều đơn đặt hàng
• Truy cập từ bất cứ đâu
• Tích hợp với ngăn xếp công nghệ của bạn

Các công cụ quản lý hàng tồn kho ngày nay cho phép bạn đếm và theo dõi hàng tồn kho nhanh hơn, giám sát doanh số bán hàng và mức tồn kho, xác định giá trị hàng tồn kho của bạn, v.v. Tất cả những điều này giúp đảm bảo lợi nhuận thu được từ những gì bạn đầu tư vào cổ phiếu càng cao càng tốt.

Sử dụng các công cụ quản lý hàng tồn kho giúp bạn:

Đáp ứng nhu cầu khách hàng

Các công cụ quản lý hàng tồn kho giúp đảm bảo rằng bạn có đủ sản phẩm phù hợp được dự trữ tại đúng địa điểm cửa hàng và chúng đã sẵn sàng để bán.

Xoay vòng hàng tồn kho

Nếu bạn bán các sản phẩm theo mùa, bạn sẽ phải luân chuyển hàng tồn kho của cửa hàng thường xuyên—cả trong kho hàng và trên sàn bán hàng. Các công cụ quản lý hàng tồn kho giúp bạn tìm, chiết khấu và bán các sản phẩm sắp hết mùa, dự báo nhu cầu đối với các sản phẩm liên quan theo mùa và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.

Theo dõi nhiều đơn đặt hàng

Hàng tồn kho của bạn có thể đến từ các nhà cung cấp khác nhau ở các quốc gia khác nhau, mỗi nhà cung cấp có lịch trình và quy trình giao hàng riêng. Phần mềm theo dõi hàng tồn kho tốt nhất cho phép bạn quản lý hàng tồn kho từ tất cả các đơn đặt hàng đang diễn ra của mình từ một trung tâm trung tâm. Ví dụ: với Shopify POS, bạn có thể tạo, gửi, theo dõi và xem xét đơn đặt hàng trên tất cả các vị trí cửa hàng của mình ở một nơi.

Truy cập từ bất cứ đâu

Hệ thống kiểm kê dựa trên phần mềm ngày nay lưu trữ dữ liệu trên máy chủ đám mây để nhân viên có thể đăng nhập và quản lý kho từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Không giống như cơ sở dữ liệu hàng tồn kho sử dụng bộ nhớ tại chỗ, cơ sở dữ liệu hàng tồn kho dựa trên đám mây bảo vệ bạn trong trường hợp một máy tính bị lỗi hoặc bạn mất điện—bạn chỉ cần đăng nhập từ một thiết bị mới và dữ liệu của bạn sẽ vẫn ở đó.

Tích hợp với ngăn xếp công nghệ của bạn

Phần mềm quản lý khoảng không quảng cáo của bạn có thể tích hợp với phần mềm bạn sử dụng để điều hành doanh nghiệp của mình, chẳng hạn như hệ thống điểm bán hàng (POS) và nền tảng thương mại điện tử. Điều này đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho là chính xác, vì vậy bạn có nguồn thông tin đáng tin cậy.

5 loại công cụ quản lý hàng tồn kho

Dưới đây là năm công cụ quản lý hàng tồn kho mà hầu hết các doanh nghiệp có cửa hàng bán lẻ sử dụng. Một số có thể được đóng gói thành một nền tảng phần mềm, trong khi một số khác có thể cần được tích hợp riêng lẻ:

1. máy quét mã vạch
2. bảng điều khiển hàng tồn kho
3. Cảnh báo bổ sung
4. Đếm chu kỳ
5. quản lý đơn đặt hàng

1. Máy quét mã vạch

Máy quét mã vạch giúp bạn quét mã sản phẩm chung (UPC) của sản phẩm. Điều này hữu ích để nhanh chóng thêm sản phẩm vào giỏ hàng của người mua hàng, đếm hàng tồn kho và nhận đơn đặt hàng.

2. Bảng điều khiển hàng tồn kho

Trang tổng quan là phần trình bày trực quan dữ liệu từ hệ thống khoảng không quảng cáo của bạn mà bạn có thể truy cập trên máy tính xách tay hoặc thiết bị di động. Bảng điều khiển hàng tồn kho trực quan hóa dữ liệu như hàng tồn kho, tỷ lệ bán hết, tỷ suất lợi nhuận của sản phẩm và dữ liệu bán hàng. Điều này giúp bạn có được thông tin có giá trị trong nháy mắt và đưa ra quyết định một cách tự tin.

3. Thông báo bổ sung hàng

Cảnh báo bổ sung hàng là một công cụ hữu ích giúp bạn tránh các vấn đề về quản lý hàng tồn kho chẳng hạn như hết hàng. Khi được kích hoạt, cảnh báo bổ sung hàng sẽ thông báo cho bạn khi mức hàng trong kho của bạn cho một sản phẩm giảm xuống dưới ngưỡng bạn đã đặt.

4. Đếm chu kỳ

Đếm chu kỳ là một cách kiểm tra một nhóm nhỏ sản phẩm để đảm bảo số lượng bạn có trong cửa hàng phù hợp với số lượng được liệt kê trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn. Bằng cách đếm hàng tồn kho, bạn sẽ có thể giảm thiểu hàng tồn kho dư thừa một cách hiệu quả hơn. Trong trường hợp bạn gặp phải sự khác biệt, bạn sẽ phải điều chỉnh khoảng không quảng cáo của mình để đảm bảo hệ thống của bạn phản ánh những gì bạn có trên thực tế trên sàn bán hàng, kho hàng và nhà kho của mình.

5. Quản lý đơn hàng

Giải pháp quản lý đơn đặt hàng có thể giúp đẩy nhanh quá trình mua sắm của bạn. Ví dụ: nhà bán lẻ sử dụng Shopify POS nhận đề xuất về sản phẩm cần đặt hàng, sau đó có thể tạo, gửi và theo dõi đơn đặt hàng từ thời điểm đơn hàng được gửi cho nhà cung cấp cho đến khi hàng đến cửa hàng của họ.

Đặc điểm của phần mềm quản lý kho

Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất cho phép doanh nghiệp đặt hàng, đếm, theo dõi và quản lý hàng tồn kho nhanh hơn và ít lỗi hơn. Nó cũng hợp nhất kho hàng và kho hàng của cửa hàng bán lẻ để bạn có một nguồn thông tin đáng tin cậy cập nhật tự động, thay vì phải tham khảo nhiều hệ thống và tạo bảng tính thường xuyên. Các công cụ quản lý hàng tồn kho hàng đầu bao gồm Stocky, Zoho Inventory, Finale Inventory, Shopventory, Flowtrac, NetSuite by Oracle và inFlow Inventory.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho cho thương mại điện tử

Nếu bạn bán hàng trực tuyến và trực tiếp, bạn sẽ cần một giải pháp quản lý khoảng không quảng cáo phù hợp với cả nền tảng thương mại điện tử và hệ thống POS của bạn. Ví dụ: nếu bạn bán hàng trực tuyến với Shopify, thì Shopify POS sẽ hợp nhất các kênh bán hàng của bạn và giúp bạn quản lý tất cả kho hàng từ một hệ thống. Tìm kiếm một giải pháp quản lý hàng tồn kho với các tính năng chính bao gồm:

Theo dõi hàng tồn kho

Shopify POS giúp bạn quản lý hàng trong kho và cửa hàng bán lẻ từ cùng một văn phòng hỗ trợ. Nó tự động đồng bộ hóa số lượng hàng trong kho khi bạn nhận, bán, trả lại hoặc trao đổi sản phẩm trực tuyến hoặc tại cửa hàng, vì vậy không cần phải đối chiếu thủ công.

Công cụ báo cáo mạnh mẽ

Shopify đi kèm với các báo cáo tùy chỉnh cho phép bạn mở rộng hoặc chi tiết tùy theo nhu cầu của mình. Ví dụ: sử dụng bộ lọc phần mềm quản lý hàng tồn kho để xem ảnh chụp nhanh cuối tháng về hàng tồn kho của bạn và theo dõi nhanh số lượng cũng như tỷ lệ phần trăm hàng tồn kho được bán mỗi ngày.

Dự báo nhu cầu

Shopify POS cung cấp đề xuất đơn đặt hàng dựa trên dữ liệu bán hàng trước đây của sản phẩm, nhu cầu theo mùa, tỷ suất lợi nhuận và mức tồn kho hiện tại.

Chức năng nhận hàng tồn kho và mã vạch

Sử dụng máy quét mã vạch và hệ thống POS của bạn để nhanh chóng thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho và nhận đơn đặt hàng sắp tới.

Sắp xếp lại điểm

Shopify POS có chức năng điểm đặt hàng lại cho phép bạn đặt số lượng tối thiểu cho một sản phẩm hoặc mẫu mã cụ thể. Khi số lượng đạt đến ngưỡng đó, bạn sẽ được thông báo để có thể đặt hàng thêm.

Báo cáo hàng tồn kho thấp

Nhận cảnh báo về lượng hàng tồn kho thấp dựa trên tốc độ bán hàng hiện tại và thời gian giao hàng cho từng nhà cung cấp.

Tích hợp với ứng dụng Shopify

Để mở rộng thêm khả năng của Shopify POS, bạn có thể chọn từ hàng trăm ứng dụng kho hàng trong Cửa hàng ứng dụng Shopify.