5 cách đơn giản, đã được chứng minh để cải thiện quản lý hợp đồng

Các hoạt động tại văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc giữ cho công ty của bạn hoạt động trơn tru và việc quản lý đầy đủ các hợp đồng của doanh nghiệp sẽ giúp nỗ lực của bạn đi đúng hướng, giúp nhóm của bạn đạt được thời hạn và cải thiện năng suất đồng thời giảm bớt những lo lắng về trách nhiệm pháp lý.

Khi được áp dụng trên quy mô lớn, việc cải thiện quản lý hợp đồng của bạn có thể chuyển đổi hoàn toàn hoạt động ở tất cả các cấp của doanh nghiệp. Đây là cách để làm điều đó.

1. Đánh giá những gì đang (và không) hoạt động với hệ thống hiện tại của bạn

Nếu không có một kế hoạch hành động rõ ràng, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện thay đổi có ý nghĩa. Bắt đầu bằng cách thực hiện đánh giá đầy đủ quy trình quản lý hợp đồng hiện tại của bạn. Bạn có thể ngạc nhiên về nơi xuất hiện tắc nghẽn và sự kém hiệu quả – và thậm chí cả những lo ngại về trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn -.

Khi bạn đã xác định rõ ràng các vấn đề tồn tại trong hệ thống quản lý hợp đồng hiện tại của mình, bạn có thể phát triển một kế hoạch hành động có ý nghĩa để giải quyết chúng. Khi phát triển chiến lược của bạn, hãy lưu ý đến nhu cầu thực tế và ngân sách của công ty bạn để chiến lược của bạn có thể được điều chỉnh tùy chỉnh cho phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của bạn. Đặt mục tiêu có thể định lượng được liên quan đến những thay đổi cần thiết cũng có thể giúp đưa mọi thứ đi đúng hướng.

2. Sử dụng các mẫu hợp đồng

Một trong những vấn đề phổ biến nhất xảy ra trong quá trình quản lý hợp đồng là khi một công ty soạn thảo một hợp đồng hoàn toàn mới cho mọi nhà cung cấp hoặc khách hàng. Điều này không chỉ không hiệu quả mà còn có thể dẫn đến sự mâu thuẫn làm tăng rủi ro trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn của bạn.

Các mẫu hợp đồng nên sử dụng ngôn ngữ chuẩn hóa, không có biệt ngữ. Mặc dù bạn sẽ cần phát triển các mẫu khác nhau cho các mục đích khác nhau (chẳng hạn như thuê nhân viên so với giới thiệu khách hàng mới), về cơ bản bạn có thể tạo một loạt hợp đồng “điền vào chỗ trống” cho từng nhu cầu.

Thay vì cần tạo một hợp đồng mới từ đầu, bạn chỉ cần thay đổi tên, ngày tháng và dữ liệu có liên quan cho các hợp đồng mới.

Có liên quan: Điều khoản chống đạn cho mọi hợp đồng

3. Bỏ các hợp đồng đã lỗi thời

Trong một bài đăng trên blog, nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp ContractZen giải thích, “Không có gì lạ khi các công ty có nhiều phiên bản dự thảo hợp đồng và phụ lục chạy xung quanh trong quá trình đàm phán hợp đồng. Do đó, bạn (và các chuyên gia kỹ thuật của bạn) bắt buộc phải đảm bảo rằng các phiên bản mới nhất của tất cả các tài liệu là những phiên bản có trong tài liệu hợp đồng của bạn ”.

Khi thảo ra các chi tiết của hợp đồng, điều này cũng có thể kéo dài thời gian đàm phán một cách không cần thiết. Việc liên tục gửi sai phiên bản hợp đồng cũng sẽ phản ánh không tốt về doanh nghiệp của bạn, điều này có thể khiến bạn mất toàn bộ khách hàng tiềm năng.

4. Tự động hóa bất cứ khi nào có thể

Một công ty càng trở nên lớn mạnh thì việc theo dõi các tài liệu pháp lý càng trở nên khó khăn hơn. Với các thỏa thuận dịch vụ, thỏa thuận không tiết lộ thông tin, báo cáo của nhà thầu, hợp đồng với nhà cung cấp và hơn thế nữa, số lượng giấy tờ tuyệt đối mà doanh nghiệp bình thường cần quản lý có thể nhanh chóng trở nên quá tải.

Cũng như rất nhiều lĩnh vực kinh doanh khác, tự động hóa là chìa khóa để quản lý các hợp đồng này và các hợp đồng khác. Các công cụ tự động được sử dụng để số hóa nhiều nhiệm vụ quản lý hợp đồng mà trước đây cần được thực hiện trực tiếp. Thay vì tổ chức một cuộc họp để xem xét và ký hợp đồng, phiên bản mới nhất của hợp đồng có thể được gửi dưới dạng kỹ thuật số. Sau khi hợp đồng được ký kết, hợp đồng sẽ tự động được gửi lại cho nhóm của bạn để xem xét và phê duyệt lần cuối.

Những công cụ như vậy làm giảm các lỗi quản trị (chẳng hạn như ký kết trùng lặp) và cho phép mọi khía cạnh của quản lý hợp đồng được hoàn thành nhanh hơn nhiều. Nhiều công cụ tự động hóa này cũng cung cấp các tính năng như lưu trữ đám mây và cộng tác trong thời gian thực để hợp lý hóa hơn nữa việc quản lý hợp đồng.

Có liên quan: ‘Hợp đồng thông minh’ là gì và nó dùng để làm gì?

5. Tiếp tục xem xét kế hoạch của bạn trong tương lai

Khi các yêu cầu về công nghệ và pháp lý tiếp tục thay đổi, nhu cầu quản lý hợp đồng của bạn cũng vậy. Các quy định cập nhật có thể yêu cầu sửa đổi hoàn toàn các hợp đồng hiện có của bạn. Để tránh các khoản nợ tiềm ẩn và giữ cho hệ thống của bạn được kiểm chứng trong tương lai, cách khôn ngoan là xem xét các hợp đồng và quy trình quản lý của bạn hàng quý hoặc hàng năm.

Cũng có thể hữu ích nếu thuê ngoài các đánh giá định kỳ về quy trình quản lý hợp đồng của bạn cho một chuyên gia tư vấn, người có thể xác định các vấn đề mà nhóm nội bộ của bạn có thể bỏ qua.

Như Julia Fournier giải thích trong một bài đăng trên blog về công cụ dành cho lực lượng lao động tiềm năng HCMWorks, “Chuyên gia tư vấn có thể cung cấp cho bạn hướng dẫn, hỗ trợ, lời khuyên và khuyến nghị mà bạn cần để hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng, giảm chi phí, cải thiện tính tuân thủ, giảm rủi ro và tăng hiệu quả.”

Tận dụng tối đa việc quản lý hợp đồng

Bằng cách thực hiện các phương pháp hay nhất này, bạn có thể đảm bảo rằng việc quản lý hợp đồng không trở thành vấn đề đau đầu làm chậm hoạt động kinh doanh của bạn. Thay vào đó, nó có thể trở thành một phần tích hợp liền mạch trong các hoạt động bình thường của bạn – một phần giúp nâng cao năng suất của nhóm và quan trọng nhất là điểm mấu chốt của bạn.