24 Chiến lược Quản lý Thời gian để Hiệu quả hơn

những hình ảnh đẹp

Nhưng làm thế nào bạn có thể trở nên thành thạo hơn trong công việc? Vâng, đây là 25 chiến lược quản lý thời gian mà bạn nên thực hiện.

1. Ngừng để danh sách việc cần làm phá hỏng cuộc sống của bạn.

Danh sách việc cần làm không chỉ hữu ích. Chúng rất cần thiết cho sự thành công của chúng ta, vì não bộ chỉ có thể tập trung vào ba hoặc bốn điều cùng một lúc. Vì vậy, chúng tôi cần danh sách cho bất kỳ nhiệm vụ nào liên quan đến công việc mà chúng tôi phải thực hiện sau này.

Tuy nhiên, việc tạo quá nhiều danh sách có thể khiến chúng ta căng thẳng. Các danh sách không tính đến việc mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ và chúng không giúp chúng ta tách việc quan trọng khỏi việc khẩn cấp.

Đừng bỏ qua danh sách việc cần làm của bạn. Thay vào đó, hãy suy nghĩ lại cách tiếp cận danh sách của bạn . Một cách tiếp cận đơn giản là sử dụng thẻ chỉ mục 5×3 inch cho danh sách việc cần làm của bạn. Bạn cũng có thể thử phương pháp “1-3-5”, chiến lược “3 + 2” hoặc sáu quy tắc hộp. Ngoài ra còn có kỹ thuật của Warren Buffet, trong đó bạn viết ra 25 nhiệm vụ, khoanh tròn năm nhiệm vụ hàng đầu và sau đó bỏ qua 20 nhiệm vụ còn lại. Hoặc, bạn có thể thử lập kế hoạch nếu-thì-thì.

2. Dừng đa nhiệm.

Tất cả chúng ta đều mắc tội đa nhiệm tại một thời điểm. Đôi khi, nó khá vô hại, chẳng hạn như vừa rửa bát vừa nghe podcast. Nhưng, khi nó hoạt động, nó có thể gây bất lợi.

Tại sao? Bởi vì bộ não con người không thể làm nhiều việc cùng một lúc.

Khi bạn đa nhiệm, bạn đang phân chia sự chú ý của mình giữa các nhiệm vụ. Kết quả là chất lượng công việc của bạn giảm sút. Nó cũng lãng phí thời gian. Lý do cho điều này là bạn dành nhiều thời gian để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ hơn là tập trung vào một việc tại một thời điểm.

Ngừng cố gắng làm nhiều việc cùng một lúc. Thay vào đó, hãy dồn hết tâm sức vào những gì bạn đang làm vào lúc này và sau đó chuyển sang mục, nhiệm vụ hoặc hoạt động tiếp theo của bạn.

Liên quan: Tài khoản Phải thu so với Phải trả: Sự khác biệt và Định nghĩa

3. Giảm bớt trách nhiệm của bạn.

Xem qua danh sách việc cần làm của bạn. Ngoài trách nhiệm chính của bạn, điều gì có thể ủy quyền hoặc tự động hóa? Chúng thậm chí là những thứ có thể bị loại bỏ hoàn toàn khỏi lịch trình của bạn? Nếu vậy, hãy xóa chúng khỏi danh sách và lịch của bạn CÀNG SỚM CÀNG TỐT. Đó là một cách đơn giản để giữ cho danh sách của bạn gọn gàng và có ý nghĩa.

4. Trau dồi công việc sâu sắc.

Trong cuốn sách Làm việc sâu: Quy tắc để thành công có trọng tâm trong một thế giới bị phân tâm , Cal Newport mô tả công việc sâu sắc là những công việc đòi hỏi phải có nhận thức. Bởi vì chúng rất quan trọng và khó khăn, những loại nhiệm vụ này đòi hỏi bạn chú ý 100%.

Lên lịch làm việc sâu vào cùng một thời điểm mỗi ngày. Newport cũng đề xuất xác định thói quen làm việc của bạn và ngăn chặn những phiền nhiễu phổ biến.

Anh ấy cũng khuyên bạn nên cảm thấy thoải mái khi không làm gì cả. Điều đó nghe có vẻ phản tác dụng, nhưng bạn có thể sử dụng nó vì lợi ích của mình. Ví dụ, khi đứng trong hàng, đừng nhìn vào điện thoại của bạn. Chỉ cần để tâm trí của bạn lang thang trong vài phút.

5. Đặt thời hạn cho tất cả các nhiệm vụ của bạn.

Định luật Parkinson nói rằng “công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành.” Điều đó có nghĩa là nếu không có thời hạn cho một nhiệm vụ cụ thể, bạn sẽ sử dụng hết thời gian tùy thích. Tuy nhiên, nếu có thời gian hạn chế, bạn sẽ có động lực hơn để đánh bại đồng hồ.

Đặt giới hạn thời gian cũng có thể khuyến khích bạn chuyển sang trạng thái tinh thần thoải mái .

6. Tổ chức và khai báo.

Nó có vẻ không phải là một vấn đề lớn. Tuy nhiên, khi không gian làm việc của bạn lộn xộn và vô tổ chức, nó sẽ gây mất tập trung. Hơn nữa, bạn sẽ lãng phí một đống thời gian để tìm kiếm những món đồ thất lạc khi cần.

Dành một khoảng thời gian để thường xuyên dọn dẹp và sắp xếp không gian làm việc của bạn, chẳng hạn như ngay trước khi bạn về nhà trong ngày. Ngoài ra, hãy gán mọi thứ là “nhà” (hoặc vị trí bạn sẽ luôn đặt đồ) và trả chúng về không gian đó khi bạn sử dụng xong.

7. Chia nhỏ các dự án.

Bạn có nhiều khả năng trì hoãn khi cảm thấy quá tải. Đừng đánh bại bản thân vì nó. Nó xảy ra tốt nhất của chúng tôi. Để tránh điều này, bất cứ khi nào bạn phải đối mặt với một dự án hoành tráng, hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để đạt được dễ quản lý hơn.

8. Giữ một danh sách phân tâm.

Trong tiềm thức, tất cả chúng ta đều biết rằng sự phân tâm và quản lý thời gian không kết hợp tốt với nhau. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể nhận thức được điều gì làm chuyển hướng sự chú ý của mình. Đó là lý do tại sao bạn nên giữ một danh sách tất cả mọi thứ khiến bạn phân tâm. Nó sẽ giúp bạn xác định và cuối cùng, ngăn chặn những gián đoạn này.

Danh sách của bạn có thể là Google Tài liệu hoặc một mảnh giấy. Giữ nó gần bạn để bất cứ khi nào bạn bị phân tâm, bạn sẽ ghi lại nó. Danh sách phân tâm cũng rất hữu ích cho bất cứ khi nào những suy nghĩ ngẫu nhiên xuất hiện trong đầu bạn. Viết những điều này ra khỏi đầu bạn để bạn có thể quay lại làm việc.

Liên quan: GB Mail tăng cường gói gọn với cặp song sinh RMS

9. Nhấn mạnh kết quả, không phải hàng giờ.

Nghiên cứu từ Behance phát hiện ra rằng “việc coi trọng giờ giấc và sự hiện diện thể chất hơn hành động và kết quả dẫn đến văn hóa làm việc kém hiệu quả (và lo lắng)”. Hơn nữa, việc ngồi “tại bàn làm việc của bạn cho đến một thời điểm nhất định sẽ tạo ra một nền văn hóa kiểu nhà máy mà bỏ qua một số quy luật cơ bản về hình thành ý tưởng và bản chất con người:

1. Khi bộ não mệt mỏi, nó không hoạt động tốt.
2. Việc tạo ra ý tưởng xảy ra theo các điều kiện của riêng nó.
3. Khi bạn cảm thấy buộc phải thực hiện vượt quá khả năng của mình, bạn bắt đầu ghét những gì mình đang làm. “

Thay vào đó, hãy nghĩ xem bạn đã thực sự hoàn thành được bao nhiêu. Một cách để làm điều này là tạo một danh sách đã hoàn thành tất cả mọi thứ bạn đã làm trong ngày. Nó sẽ giúp bạn có động lực để làm việc hiệu quả và không chỉ bận rộn.

10. Dừng cuộc họp điên cuồng.

Các cuộc họp có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi chúng lãng phí thời gian. Ngay cả khi chúng cần thiết, chúng vẫn có thể chọc ngoáy bạn khỏi công việc quan trọng. Do đó, một số người đang hoàn toàn hủy bỏ các cuộc họp và tìm kiếm các lựa chọn thay thế như email, Slack hoặc các công cụ quản lý dự án.

11. Hoàn thành nhiệm vụ theo lô.

Thay vì nhảy khắp nơi, hãy nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau. Đó là một cách hiệu quả để giảm chi phí chuyển đổi và nó có thể giảm thiểu phiền nhiễu. Ví dụ: chặn ba lần một ngày để kiểm tra email và tài khoản xã hội của bạn để bạn không lo lắng về việc bỏ lỡ bất kỳ điều gì quan trọng khi điện thoại của bạn tắt. Một tùy chọn khác là sắp xếp các ngày của bạn, chẳng hạn như lên lịch cho tất cả các cuộc họp của bạn vào các ngày Thứ Ba.

12. Nắm bắt quy tắc 1 phút.

Tác giả và chuyên gia về hạnh phúc Gretchen Rubin có quy tắc riêng để giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn. Đó là một khái niệm đơn giản được gọi là quy tắc 1 phút, trong đó nếu bạn mất 60 giây để hoàn thành điều gì đó, hãy làm điều đó.

Rubin giải thích: “Bởi vì các nhiệm vụ rất nhanh chóng, không quá khó để khiến bản thân tuân theo quy tắc — nhưng nó mang lại kết quả lớn. “Kiểm soát tất cả những công việc nhỏ nhặt, dai dẳng đó giúp tôi thanh thản hơn, bớt choáng ngợp hơn”.

13. Luôn hoàn thành những gì bạn bắt đầu.

Để một thứ gì đó đang hoàn thành một nửa sẽ gây căng thẳng và mất tập trung. Chủ yếu, điều này là do nó tồn tại trong tâm trí bạn cho đến khi nó hoàn thành. Tuy nhiên, tệ hơn nữa là bạn sẽ phải lên lịch để quay lại công việc này. Thực tế hơn khi chạm vào mọi thứ một lần và chuyển sang thứ khác.

14. Suy nghĩ tích cực.

Thái độ tích cực có thể hỗ trợ bạn như thế nào trong việc quản lý thời gian? Khi bạn có tâm trạng tốt, mọi người sẽ muốn giúp bạn nếu bạn đang gặp khó khăn. Nó cũng ngăn bạn say mê các hoạt động lãng phí thời gian như phàn nàn. Nó cũng nâng cao sự tự tin của bạn và khuyến khích bạn giải quyết vấn đề thay vì làm cho chúng trở nên tồi tệ hơn.

Bạn có thể làm cho tâm trạng của mình tươi sáng hơn tại nơi làm việc bằng cách thể hiện sự đánh giá cao của bạn với đồng nghiệp hoặc khách hàng của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp bàn làm việc, nghe nhạc, đi dạo bên ngoài và dành thời gian để tìm hiểu những người khác ở nơi làm việc. Người ta thấy rằng có bạn bè tại nơi làm việc sẽ làm cho công việc của bạn trở nên thú vị hơn.

Liên quan: Giải thưởng PGSF $ 551,000 đến 2022–2023 Người nhận học bổng

15. Cải thiện việc ra quyết định của bạn.

Người ta nói rằng người lớn đưa ra 35.000 quyết định có ý thức mỗi ngày. Do đó, dễ dàng nhận thấy rằng nếu bạn dành quá nhiều cho những lựa chọn không quan trọng, bạn đang lãng phí thời gian và tiêu hao năng lượng của mình. Để chống lại điều này, hãy tự động hóa càng nhiều quyết định càng tốt. Ví dụ, nếu bạn đang nghĩ đến việc mua một cuốn sách, hãy tiếp tục và mua nó thay vì suy nghĩ quá nhiều về nó.

Bạn có thể thử chuẩn bị bữa ăn và trang phục trong tuần. Ngoài ra, hãy cải thiện kỹ năng ra quyết định của bạn bằng cách tiến hành phân tích chi phí – lợi ích, thực hành quyết định hơn và đặt ra giới hạn thời gian.

16. Làm việc trong nhịp điệu cực đoan.

Nhịp điệu Ultradian là khoảng thời gian sinh học 120 phút mà cơ thể chúng ta trải qua trong ngày. Chúng tôi làm việc hiệu quả nhất trong 90 phút đầu tiên. Sau khi đạt đến đỉnh điểm, năng lượng tinh thần của bạn giảm xuống trong khoảng 30 phút.

Bằng cách biết nhịp điệu của cơ thể, bạn có thể lên lịch trong ngày của mình hiệu quả hơn. Trái ngược với việc làm việc trong thời gian tạm lắng năng lượng, bạn sẽ làm việc khi bạn có năng suất cao nhất. Khi năng lượng của bạn giảm xuống, hãy tập trung vào những nhiệm vụ ít quan trọng hơn hoặc nghỉ ngơi.

Tôi khuyên bạn nên sử dụng kỹ thuật Pomodoro để hoạt động trong 90 phút chạy nước rút này, nghĩa là bạn sẽ làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ 5 phút.

17. Thiết lập tuần của bạn bằng giải pháp 2 giờ.

Được phát triển bởi Roger Seip, tác giả của Train Your Brain for Success, đây là nơi bạn dành 2 giờ mỗi tuần để lập kế hoạch cho tuần tới. Tuy nhiên, không giống như lập kế hoạch thông thường, phương pháp này khuyến khích bạn tập trung vào mục tiêu của mình và kiểm tra những gì đã và chưa hiệu quả với bạn. Giải pháp hai giờ tập trung vào mục tiêu của bạn bằng cách chia thời gian của bạn thành:

• Thời gian xanh.  Công việc mà bạn được trả.
• Thời gian màu đỏ . Thời gian hỗ trợ thời gian xanh của bạn.
• Thời gian linh hoạt.  Đã mở khóa thời gian để giải quyết những điều không mong muốn.
• Giờ giải trí. Sở thích, thư giãn, tập thể dục, v.v.

18. Thừa nhận sai lầm về kế hoạch.

Lần đầu tiên được đề xuất bởi Daniel Kahneman và Amos Tversky vào năm 1979, sai lầm lập kế hoạch là khi chúng ta đánh giá thấp thời gian hoàn thành một cái gì đó. Đổi lại, thành kiến ​​nhận thức này có thể làm mất đi toàn bộ lịch trình của chúng ta và thậm chí khiến chúng ta bỏ lỡ thời hạn.

Sau khi thừa nhận điều này, bạn có thể thực hiện các bước để tránh nó. Ví dụ: bạn có thể theo dõi thời gian của mình để ước tính tốt hơn về thời gian thực hiện các công việc hàng ngày. Từ đó, bạn có thể lập kế hoạch cho phù hợp.

19. Nghe tiếng ồn trắng.

Tạp chí Nghiên cứu Người tiêu dùng lưu ý rằng khi ở mức âm lượng vừa phải, tiếng ồn xung quanh là lý tưởng để cải thiện hiệu suất sáng tạo. Tuy nhiên, nếu không muốn làm phiền đồng nghiệp, bạn nên đầu tư một cặp tai nghe chống ồn.

Ngoài ra, tiếng ồn trắng có thể duy trì sự tập trung vì nó không đổi. Kết quả là, nó sẽ thúc đẩy sự tập trung của bạn và khuyến khích bạn làm việc nhanh hơn.

20. Dành thời gian để cải thiện.

Tìm hiểu thông tin mới, nâng cao kỹ năng của bạn và phát triển như một con người là điều cần thiết trong cuộc sống. Xét cho cùng, nếu bạn cam kết cải thiện, thì bạn sẽ có khả năng thích ứng với những thay đổi và trở nên hiệu quả hơn trong mọi việc bạn làm.

Nếu bạn tin rằng bạn không có thời gian cho việc này? Nghĩ lại. Tất cả chúng ta đều có những khoảng trống trong lịch trình của mình để học hỏi hoặc phát triển. Ví dụ, trên đường đi làm buổi sáng của bạn, hãy đọc hoặc nghe một podcast. Vào cuối tuần, tham gia một lớp học. Và, hãy dành thời gian trong lịch để đi ăn trưa với người cố vấn của bạn.

21. Đứng khi bạn làm việc.

Điều này có nghĩa là bạn phải đứng cả ngày tại nơi làm việc, theo đúng nghĩa đen? Dĩ nhiên là không. Điều quan trọng là thay đổi giữa ngồi và đứng trong suốt cả ngày. Nó có lợi cho sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn. Nó cũng cải thiện tâm trạng và mức năng lượng của bạn, do đó có thể tăng năng suất của bạn.

Nếu bạn phải tổ chức một cuộc họp, thì hãy xem xét một cuộc họp thường trực. Người ta thấy rằng các cuộc họp thường trực có thể cắt giảm 25% thời gian họp.

22. Im lặng người cầu toàn nội tâm của bạn.

Sự hoàn hảo là một trong những kẻ thù lớn nhất của quản lý thời gian. Nó không chỉ phi thực tế mà còn cản trở bạn cải thiện, khám phá cơ hội mới và hoàn thành công việc.

Để chống lại sự hoàn hảo, hãy đặt mục tiêu thực tế và hoan nghênh phản hồi từ những người khác. Bạn cũng có thể ngừng suy ngẫm và so sánh mình với người khác.

23. Yêu thích những thói quen nhất quán.

Hallie Crawford, một huấn luyện viên, diễn giả và tác giả nghề nghiệp được chứng nhận, viết: “Chúng ta là những sinh vật của thói quen và bộ não của chúng ta cũng vậy. “Khi chúng tôi thiết lập các quy trình, chúng tôi có thể thực hiện nhiệm vụ nhanh hơn vì chúng tôi không phải ‘suy nghĩ’ về nhiệm vụ – hoặc chuẩn bị cho nó – nhiều và có thể hoạt động trên chế độ lái tự động.”

Nếu bạn chưa làm như vậy, hãy thiết lập một nghi thức buổi sáng và lịch trình làm việc lý tưởng của bạn. Sau khi tạo các quy trình này, hãy chặn chúng trong lịch của bạn. Đó chỉ là một cách an toàn để bảo vệ thói quen của bạn khỏi những phiền nhiễu bên trong và bên ngoài.

24. Chăm sóc sức khỏe của bạn.

Khi bạn kiệt sức, căng thẳng và không cảm thấy khỏe, bạn sẽ không đạt được hiệu quả hoặc năng suất cao trong công việc. Không có cách nào xung quanh nó. Vì vậy, bạn phải ưu tiên chăm sóc bản thân. Đảm bảo rằng bạn nạp đủ Z, ăn uống lành mạnh và dành thời gian để tập thể dục, thiền định và làm những việc mang lại niềm vui cho bạn.