12 Sự phân tâm thường gặp ở nơi làm việc và cách bạn có thể tập trung

Hình ảnh anh hùng | những hình ảnh đẹp

Tuy nhiên, xét đến việc chúng ta  bị gián đoạn sau mỗi 11 phút và phải mất 25 phút để bộ não của chúng ta tập trung lại vào nhiệm vụ ban đầu  – nên tránh gây xao nhãng tại nơi làm việc càng nhiều càng tốt.

Theo một cuộc khảo sát do Udemy thực hiện , sự xao nhãng tại nơi làm việc tác động tiêu cực đến hiệu suất, năng suất và tiềm năng. Hơn nữa, để bù đắp cho những gián đoạn này, mọi người làm việc nhanh hơn. Một nghiên cứu của UC Irvine cho thấy rằng điều này làm tăng căng thẳng và thất vọng. Và, ngay cả một sự gián đoạn ngắn ngủi cũng làm tăng gấp đôi tỷ lệ sai sót của nhân viên .

Tóm lại, sự xao lãng liên tục không chỉ ảnh hưởng đến lợi nhuận. Chúng cũng có thể gây bất lợi cho sức khỏe của một cá nhân.

Làm thế nào bạn có thể giải quyết những phiền nhiễu tại nơi làm việc trước khi chúng trở thành một vấn đề?

Bạn cần bắt đầu bằng cách xác định chính xác điều gì khiến nhóm của bạn mất tập trung. Biết được sự phân tâm là gì và nó đang diễn ra như thế nào có thể giúp bạn lập kế hoạch để loại bỏ những gián đoạn này. Dưới đây là 12 trong số những xáo trộn phổ biến nhất mà bạn nên giải quyết tại nơi làm việc của mình – CÀNG SỚM CÀNG TỐT.

1. Điện thoại thông minh

Không có gì ngạc nhiên ở đây. Rốt cuộc,  một người bình thường ở Mỹ xem điện thoại của họ 52 lần một ngày . Và, thật dễ hiểu tại sao. Chúng tôi bị tấn công suốt cả ngày với email, tin nhắn, thông báo trên mạng xã hội và các cuộc gọi điện thoại. Ngoài ra, chúng tôi sử dụng điện thoại để ghi lại lời nhắc, xem lịch, nghe podcast hoặc đi mua sắm. Không có gì ngạc nhiên khi chúng tôi bị nghiện.

Vượt qua sự phụ thuộc vào điện thoại thông minh của bạn không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng không phải là không thể. Các phương pháp đã thử và đúng là đặt điện thoại của bạn ở chế độ trên máy bay hoặc sử dụng chức năng “không làm phiền” của điện thoại. Hành động này có thể được thực hiện trên cả Android hoặc  iPhone . Bạn cũng có thể đặt điện thoại trong phòng khác hoặc để nó trong ngăn bàn, túi xách hoặc ví.

Lập lịch thời gian cụ thể trong ngày cũng giúp cắt giảm “việc sử dụng trong giờ làm việc”. Ví dụ, tôi bật điện thoại ở chế độ im lặng khi tôi cần chỉ tập trung vào công việc của mình. Thông thường, điều này mất khoảng hai giờ. Sau khi hoàn thành công việc của mình, tôi kiểm tra điện thoại của mình để đảm bảo rằng tôi không bỏ lỡ bất cứ điều gì quan trọng. Để đảm bảo rằng tôi không bị tiêu thụ quá nhiều, tôi chỉ dành cho mình 10 phút thời gian sử dụng điện thoại trước khi bắt đầu trở lại với công việc.

Liên quan: KDM củng cố hoạt động in bán lẻ của mình với HP Indigo WS6800 Web hẹp

2. Email

Chúng tôi gửi rất nhiều email. Bao nhiêu? Chà, trong năm 2017, có  269 tỷ email đáng kinh ngạc đã được gửi hàng ngày trên toàn thế giới . Con số email đó dự kiến ​​sẽ tăng lên khoảng 333 tỷ vào năm 2019.

Giống như điện thoại thông minh của bạn, cũng có sự cám dỗ để dừng việc bạn đang làm và kiểm tra hộp thư đến ngay khi có tin nhắn mới. Thật không may, nếu bạn đã làm điều này cả ngày, làm thế nào bạn có thể hoàn thành công việc?

Giải pháp đơn giản nhất là tắt thông báo email trên điện thoại của bạn. Bạn cũng nên đóng mọi ứng dụng hoặc trình duyệt web có chứa email của bạn. Tôi cũng sử dụng một ứng dụng như SaneBox để quản lý hộp thư đến của mình vì nó lọc ra những thư không quan trọng.

Điều quan trọng nhất cần nhớ là nếu có trường hợp khẩn cấp, bạn sẽ không chỉ được thông báo qua email. Mọi người sẽ gọi cho bạn hoặc gõ cửa nhà bạn. Mọi thứ khác có thể đợi cho đến khi bạn có thời gian đã lên lịch để đi qua hộp thư đến của mình.

3. Tiếng ồn xung quanh

Hãy dành một chút thời gian và thực sự lắng nghe tất cả những tiếng ồn đang diễn ra trong văn phòng. Mọi người đang nói chuyện, máy móc đang chạy, điện thoại đổ chuông và cửa đóng / mở. Điều đó thậm chí không gây ra những phiền toái như ho, ăn vặt ồn ào hoặc chơi nhạc.

Tiếng ồn xung quanh là không thể tránh khỏi. Nếu nó trở nên quá mất tập trung, bạn nên đầu tư vào tai nghe chống ồn hoặc chuyển đến một khu vực yên tĩnh hơn khi bạn cần dành 100% sự chú ý cho một nhiệm vụ. Tôi cũng nhận thấy rằng các ứng dụng như  Noisli có thể khử tiếng ồn xung quanh, đồng thời cải thiện khả năng tập trung của tôi.

4. Mọi người bị gián đoạn

Giống như tiếng ồn xung quanh, sự gián đoạn từ nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp và gia đình là không thể tránh khỏi. Các kỹ sư trên Quora  đã xác định, “vỗ vai” là một trong những cách làm họ phân tâm phổ biến nhất.

Một cách để giải quyết vấn đề này là đóng cửa văn phòng khi bạn không muốn bị quấy rầy. Để có biện pháp tốt, hãy đặt biển báo “không làm phiền” trên cửa. Nếu bạn làm việc trong không gian văn phòng mở, hãy gửi tín hiệu như đeo tai nghe và trung thực. Nếu ai đó có câu hỏi trực tiếp và liên quan đến công việc, hãy cho họ câu trả lời và tiếp tục.

Một chiến thuật khác là lập kế hoạch cho những diễn giải này. Ví dụ: bạn có thể chặn trong lịch của mình khoảng thời gian mà bạn có sẵn cửa sổ bật lên. Tôi cũng thêm một số thời gian đệm giữa các nhiệm vụ và cuộc họp. Bằng cách này nếu ai đó hỏi tôi với một câu hỏi, nó sẽ không làm cho toàn bộ lịch trình của tôi trở nên lộn xộn.

5. Lộn xộn

Mặc dù với liều lượng nhỏ  , một chút lộn xộn có thể khuyến khích trí óc sáng tạo , nhưng thực tế là một nơi làm việc lộn xộn sẽ  ảnh hưởng đến khả năng tập trung và xử lý thông tin của bạn . Sự nhầm lẫn và rối loạn về cơ bản là một danh sách việc cần làm nhắc bạn về mọi thứ cần phải hoàn thành. Như vậy, nó kéo bạn ra khỏi hiện tại. Theo thời gian, điều này khiến bạn lo lắng và căng thẳng hơn.

Cách khắc phục? Giữ cho không gian làm việc của bạn sạch sẽ và có tổ chức. Quăng những thứ bạn không cần nữa. Đặt các thủ tục giấy tờ vào các tệp thích hợp. Tốt nhất, bạn nên đưa càng nhiều giấy tờ lên đám mây càng tốt để giảm bớt số lượng tủ đựng hồ sơ. Đảm bảo rằng tất cả các đồ dùng văn phòng của bạn có nhà và được trả lại vào cuối ngày.

Ngay cả khi bạn không làm việc này hàng ngày, ít nhất bạn cũng nên dọn dẹp không gian làm việc của mình hàng tuần. Ví dụ, vào một buổi chiều thứ sáu là hoàn hảo. Bạn có thể đã chuẩn bị tinh thần trong tuần, vì vậy đây là một nhiệm vụ nhẹ nhàng có thể được thực hiện nhanh chóng.

Liên quan: Peter Scott Printers ra mắt chương trình học việc

6. Đa tác vụ

Tôi chắc rằng tất cả chúng ta đều đã phạm tội khi phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ cùng một lúc. Bạn là một doanh nhân thành công – tại sao bạn không thể đảm đương nhiều trách nhiệm cùng một lúc? Sự thật là bộ não của chúng ta không có khả năng tập trung vào nhiều thứ cùng một lúc.

Đa nhiệm không tiết kiệm thời gian hoặc giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Nó thực sự làm bạn chậm lại . “Chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, bạn nghĩ rằng bạn đang thực sự chú ý đến mọi thứ xung quanh cùng một lúc. Nhưng thực tế thì không”, nhà thần kinh học Earl Miller nói với NPR . “Bạn không chú ý đến một hoặc hai thứ đồng thời, nhưng chuyển đổi giữa chúng rất nhanh chóng.”

Ngoài ra, khi thực hiện nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ mắc nhiều lỗi hơn, giảm tư duy sáng tạo và có khả năng gây hại cho não của bạn. Làm đa nhiệm vụ là một trong những thói quen xấu khó khăn hơn tôi phải vượt qua. Vẫn có những lúc tôi thấy mình phải làm nhiều việc cùng một lúc. Tôi đã có thể thay đổi thói quen này bằng cách tạo các khối thời gian cho các công việc cụ thể vào ứng dụng lịch của mình.

Ví dụ, tôi dành một vài giờ để viết bài báo này. Trong khoảng thời gian này, điện thoại của tôi tắt và cửa văn phòng đóng lại. Khi tâm trí tôi bắt đầu băn khoăn, tôi sẽ đứng dậy và đi bộ xung quanh văn phòng trong vài phút để đầu óc tỉnh táo. Nghe có vẻ đơn giản nhưng thói quen này không dễ gì phá bỏ. Rời khỏi bàn làm việc trong vài phút đã khuyến khích tôi chỉ tập trung vào việc sáng tác tác phẩm này thay vì làm năm việc khác cùng một lúc. Chỉ sau đó tôi mới nhảy vào ưu tiên tiếp theo của mình.

7. Đồng nghiệp

Trò chuyện với nhân viên, đồng nghiệp và đối tác kinh doanh của bạn là tất cả những điều cần thiết để xây dựng văn hóa công ty thân thiện và hợp tác. Tuy nhiên, dành quá nhiều thời gian để nói về “Game of Thrones” hoặc buôn chuyện không chỉ là một điều khiến bạn mất tập trung. Bản thân Hearsay cũng có thể tạo ra một nơi làm việc độc hại.

Là một nhà lãnh đạo, bạn không thể cho phép nói chuyện phiếm ở nơi làm việc. Nó cần phải được giải quyết và xử lý ngay lập tức – ngay cả khi đó là điều gì đó nghiêm trọng như để một nhân viên ra đi. Đối với trò chuyện chit thân thiện, bạn cần đặt ra ranh giới.

Nếu ai đó lôi kéo bạn vào cuộc trò chuyện và bạn đang bận, hãy lịch sự nói với họ rằng bạn hiện không có thời gian để nói chuyện, nhưng bạn có thể bắt chuyện trong bữa trưa. Và, như đã đề cập ở trên, bạn cũng có thể gửi tín hiệu ra mà không cần nói gì bằng cách đeo tai nghe khi bạn không muốn bị làm phiền.

8. Quản lý vi mô

Mặc dù bạn nên biết những gì đang xảy ra với doanh nghiệp của mình, nhưng việc trở thành một ông chủ trực thăng không chỉ khiến nhóm của bạn xao nhãng. Họ cũng cảm thấy bực bội, khó chịu và sinh ra lo lắng.

Thay vì khuyến khích quyền sở hữu và để nhóm của bạn làm những gì bạn đã thuê họ làm nếu bạn liên tục làm phiền họ bằng cách ám ảnh về mọi chi tiết. Chỉ cần tưởng tượng rằng bạn đang ở trong mô hình của một dự án và sếp của bạn sẽ chỉ ra mọi thứ mà bạn đã làm không đúng. Bạn nghĩ mình sẽ làm việc hiệu quả đến mức nào? Sự gián đoạn ngăn cản sự sáng tạo, sự phát triển của bản thân và phá hủy lòng tin giữa bạn và nhân viên của bạn.

Từ bỏ một số quyền kiểm soát không bao giờ là dễ dàng đối với các doanh nhân. Tuy nhiên, bạn cần để nhóm của bạn làm việc của họ. Nếu bạn không phải là người quản lý vi mô, điều đó không có nghĩa là kiểm tra kỹ lưỡng. Nó có nghĩa là luôn theo dõi mọi người và hướng dẫn họ mà không ảnh hưởng đến công việc của họ suốt cả ngày.

9. Đói

Bạn hầu như không thể tập trung khi bụng đang réo. Thật không may, chúng tôi đáp ứng sự thèm muốn này bằng đồ ăn vặt vì nó nhanh chóng và sẵn có.

Cần rất nhiều ý chí để tránh máy bán hàng tự động hoặc gọi điện khi giao bánh pizza. Tuy nhiên, bạn cần những lựa chọn lành mạnh hơn để loại bỏ cơn đói trong khi vẫn giữ cho bạn tập trung và tràn đầy năng lượng.

Sắp xếp văn phòng của bạn với các lựa chọn đồ ăn nhẹ lành mạnh hơn. Ví dụ, tôi luôn có hạnh nhân gần đó. Bất cứ khi nào tôi cảm thấy đói, tôi chỉ ăn nhẹ với một ít hạnh nhân. Tôi cũng đã bắt đầu xem xét các lựa chọn như Snacknation, người sẽ giao đồ ăn nhẹ lành mạnh đến văn phòng.

10. Chính sách nghiêm ngặt không cần thiết.

“Khi nói đến văn hóa, rất nhiều nhà tuyển dụng thích thực thi một loạt các chính sách để khuyến khích nhân viên đến đúng giờ,” Andre Lovie đã viết trong một bài báo trước đây của  Doanh nhân . “Sự đúng giờ rõ ràng là điều quan trọng cần xem xét để điều hành một tổ chức thành công.”

“Tuy nhiên, các chính sách quá nghiêm ngặt có thể gây căng thẳng hơn. Nếu nhân viên lo lắng và vội vàng trong quá trình đi làm với mật độ giao thông đông đúc, họ đang bắt đầu một ngày mới không suôn sẻ, ”Lovie tiếp tục. “Điều này có thể làm tổn hại đến tinh thần của nhân viên nói chung, đặc biệt là đối với những người phải đi công tác xa năm ngày một tuần. Kết quả là họ có thể đang làm việc đã kiệt sức và thất vọng ”.

Nếu bạn đang ở vị trí lãnh đạo, Lovie gợi ý rằng bạn “hãy tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng văn hóa tôn vinh những nhân viên làm việc hiệu quả và những người chơi hạng A. Thông điệp mạnh mẽ mà nhà tuyển dụng có thể gửi đến là đúng giờ là quan trọng, nhưng điều quan trọng hơn là hiệu suất ”.

Ngoài ra, bạn có thể cung cấp cho nhân viên một lịch trình linh hoạt để họ có thể đến nơi làm việc muộn hơn vào buổi sáng để tránh phải đi làm bận rộn. Một tùy chọn khác sẽ là cho phép chúng thỉnh thoảng làm việc từ xa. Nếu bạn là một nhân viên, bạn có thể hỏi sếp của mình xem bất kỳ điều nào trong số này có thể là giải pháp khả thi cho chuyến đi làm bận rộn của bạn hay không.

11. Các cuộc họp

Các cuộc họp nổi tiếng là không mang lại hiệu quả và làm mất tập trung thời gian. Mất thời gian vì mọi người bị kéo ra khỏi công việc của họ và sau đó buộc phải ngồi trong một cuộc họp trong một giờ – mặc dù họ không cần phải tham dự.

Trước khi lên lịch cho một cuộc họp, hãy suy nghĩ thật lâu và thật kỹ nếu nó cần thiết. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể bỏ qua cuộc họp và giao tiếp với nhóm của mình qua email, Slack hoặc một công cụ quản lý dự án như Trello. Nếu cần một cuộc họp, chỉ mời các bên liên quan quan trọng, tạo một chương trình làm việc và giữ nó càng ngắn càng tốt.

Một lựa chọn khác là dành ra một ngày mỗi tuần khi các cuộc họp không được lên lịch, chẳng hạn như “Thứ Tư Không Gặp Mặt” nổi tiếng. Có một ngày không có cuộc họp mỗi tuần cho phép mọi người làm việc với những nhiệm vụ quan trọng nhất của họ mà không bị gián đoạn.

Liên quan: GFSmith ra mắt dòng sản phẩm Takeo tại Vương quốc Anh

12. Quyết định mệt mỏi

Như đã giải thích trong một bài báo của Thời báo New York , “Dù bạn có cố gắng trở nên lý trí và có đầu óc đến đâu, bạn cũng không thể đưa ra quyết định mà không phải trả một cái giá sinh học”. Giá bao nhiêu? Thông thường, điều này là không thể tập trung hoặc thực hiện hành động. Chỉ nghĩ xem bạn có thể tập trung vào công việc như thế nào khi tinh thần kiệt quệ?

Cách khắc phục có thể là giảm số lượng quyết định mà bạn đưa ra hàng ngày. Barack Obama, Steve Jobs và Mark Zuckerberg đã làm điều này bằng cách mặc những bộ trang phục giống nhau mỗi ngày. Những người khác đã tìm thấy thành công bằng cách chuẩn bị bữa ăn cho họ trong tuần, giao phó những trách nhiệm tẻ nhạt và tự động hóa các công việc cụ thể như trả lời email soạn trước và lên lịch các cuộc hẹn.