11 Sai lầm trong quản lý thời gian mà bạn có thể mắc phải

123ducu | những hình ảnh đẹp

Tránh 11 cái bẫy quản lý thời gian phổ biến mà hầu hết các doanh nhân mắc phải. Tìm hiểu những cách mà bạn có thể vượt qua sự quản lý kém về thời gian – và bạn sẽ khắc phục được chứng đau đầu này.

1. Từ chối bạn có vấn đề về quản lý thời gian.

Tôi thỉnh thoảng tự nhủ: “Giá như tôi có nhiều thời gian hơn thì tôi đã có thể làm được với X, Y và Z.” Tất nhiên, chúng ta không thể có nhiều hơn 24 giờ trong một ngày, vậy tại sao lại lãng phí năng lượng tinh thần để nghiền ngẫm vấn đề này?

“Phàn nàn rằng không có đủ thời gian sẽ không bao giờ tạo ra nhiều thời gian hơn. Nó chỉ khiến bạn cảm thấy tốt hơn trong chốc lát, ”John Mashni viết trong một bài báo trên Medium . “Nhưng nó làm bạn đau đớn vô cùng. Phàn nàn về việc thiếu thời gian khiến bạn không thể đối mặt với thực tế: một cái gì đó đã bị hỏng ”.

Ngừng nói rằng bạn không có đủ thời gian để hoàn thành các cam kết của mình. Thay vào đó, hãy thừa nhận rằng bạn cần phải quản lý thời gian tốt hơn và bắt đầu thử nghiệm các kỹ thuật sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

2. Bỏ bê kế hoạch trong ngày của bạn.

“Điều quan trọng là phải lập kế hoạch trong ngày của bạn để đạt hiệu quả tối đa. Bạn không cần phải biết mình đang làm gì từng phút, nhưng hãy cố gắng đặt ra các mục tiêu hàng ngày bao gồm các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành, sau đó ưu tiên chúng theo thứ tự quan trọng ”, Choncé Maddox của Calendar, người khuyến nghị chuẩn bị và động não để tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Hãy dành vài phút vào buổi tối để sắp xếp quần áo và chuẩn bị bữa ăn cho ngày mai. Xem lại lịch của bạn sẽ giúp bạn cải thiện tinh thần, tiết kiệm thời gian vào buổi sáng và giảm bớt sự mệt mỏi khi quyết định. Cho dù bạn sử dụng ứng dụng lịch hay ghi lại danh sách việc cần làm chi tiết, việc lập kế hoạch cho ngày của bạn sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc để bạn không phải loay hoay tìm cách tiếp theo.

3. Để “khẩn cấp” vượt qua “quan trọng”.

Phân biệt “khẩn cấp” với “quan trọng” là một thách thức đối với hầu hết các doanh nhân. Làm thế nào bạn có thể dập lửa khi bạn đang trên đường đến một cuộc họp nhà đầu tư?

Tôi sử dụng Ma trận Eisenhower để giúp tôi sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của mình để không để việc cấp bách kiểm soát lịch trình của mình. Thực hiện tất cả các nhiệm vụ của bạn và đặt chúng thành bốn góc phần tư:

• Để làm đầu tiên. Đây là những trách nhiệm quan trọng nhất cần phải thực hiện ngay hôm nay hoặc ngày mai.
• Lịch trình. Đối với những công việc quan trọng không khẩn cấp, bạn có thể sắp xếp chúng vào lịch của mình.
• Ủy nhiệm. Nếu có những vật dụng cần thiết không quan trọng, bạn có thể giao cho người khác.
• Đừng làm vậy. Những nhiệm vụ nào không quan trọng hoặc khẩn cấp? Xóa những thứ này khỏi danh sách của bạn hoặc thêm chúng vào “tôi muốn làm nếu tôi có cơ hội.”

Liên quan: Ra mắt phạm vi Chromolux 350gsm

4. Ủy quyền không đúng cách.

Các doanh nhân tự hào vì mình là người có tất cả các ngành nghề nhưng bạn không cần phải tham gia vào tất cả các bộ phận của công việc kinh doanh của mình. Hãy nhận biết những gì đang xảy ra nhưng hãy kiểm tra cái tôi của bạn trước cửa và giao nhiệm vụ phù hợp cho những người thích hợp.

Nếu bạn không có nhân viên, hãy thuê ngoài các công việc cụ thể cho những người làm nghề tự do. Ví dụ: bạn có thể thuê một trợ lý cá nhân để quản lý lịch, email, tài khoản xã hội hoặc blog của mình. Trợ lý cá nhân cũng có thể đảm nhận các công việc lặt vặt cá nhân, tuyển dụng và đặt vé máy bay và khách sạn cho chuyến công tác sắp tới của bạn.

Liên quan: Bạn Phải Hiểu Quyền Lợi Hưu Trí Quan Trọng Này Nếu Bạn Muốn Tiền Của Mình Chịu Được Lạm Phát – Dù Bạn 25 hay 75

5. Phải thức dậy sớm.

Hãy dành một chút thời gian và đọc các bài viết khác về quản lý thời gian. Bạn sẽ thấy một trong những lời khuyên phổ biến nhất được chia sẻ là thức dậy sớm. Là một người thực hành thói quen – tôi hoàn toàn hiểu được cơ sở lý luận. Giả sử bạn thức dậy sớm hơn một giờ. Bạn có thể sử dụng thời gian đó để xem lại lịch, tập thể dục, ăn sáng lành mạnh, đọc hoặc dọn dẹp hộp thư đến mà không bị phân tâm.

Vấn đề là như thế này. Đặt báo thức của bạn thành bốn giờ sáng không phải là tất cả để quản lý thời gian. Tất cả chỉ là làm việc để đạt được năng suất cao nhất của bạn và dành ra những khoảng thời gian để tập trung vào các ưu tiên của bạn. Hãy suy nghĩ về nó theo cách này. Nếu bạn là một con cú đêm, bạn sẽ rất khốn khổ nếu bạn bắt đầu thức dậy vào một giờ khó tin.

Lập kế hoạch trong ngày để thực hiện những nhiệm vụ quan trọng nhất khi bạn có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất. Nếu đỉnh điểm của bạn là lúc hoàng hôn, đó là lúc bạn nên dành thời gian để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất của mình. Đó là một chiến lược tốt hơn nhiều so với việc chống lại đồng hồ bên trong cơ thể bạn.

6. Không linh hoạt.

Bất kể bạn đã lên kế hoạch tốt đến đâu, bạn sẽ bị gián đoạn. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là lịch của bạn phải linh hoạt. Ví dụ, vào ngày hôm trước, mọi thứ đang diễn ra theo đúng kế hoạch cho đến ngay sau bữa trưa khi một khách hàng cấu hình cao báo cáo một số vấn đề kỹ thuật với phần mềm của chúng tôi.

Nhóm của tôi và tôi đã phải dừng những gì chúng tôi đang làm, nhưng may mắn thay, tôi thường mở cửa vào giờ sau bữa trưa – nó luôn luôn được lấp đầy. Trong hầu hết các ngày, đó là khi tôi kiểm tra email, cập nhật thông tin với nhóm của mình hoặc gặp một khách hàng quan trọng không được lên lịch. Tuy nhiên, vì khoảng trống này trong lịch của tôi vào ngày hôm đó, tôi có thể giải quyết vấn đề với khách hàng mà không cần lên lịch lại bất kỳ mục nào khác trong danh sách việc cần làm của mình .

7. Là “hoàn hảo.”

Tất cả chúng ta đều cố gắng mang đến công việc chất lượng, nhưng không ngừng hướng đến sự hoàn hảo là điều không thực tế. Thông thường, áp lực mà chúng ta tự đặt lên mình để “trở nên hoàn hảo” sẽ khiến chúng ta tạo áp lực với người khác về các vấn đề của họ. Nó không đáng.

Hãy lấy Steve Jobs làm ví dụ . Mặc dù chủ nghĩa hoàn hảo đã thúc đẩy ông tạo ra một số sản phẩm mang tính biểu tượng nhất trong lịch sử gần đây – nó cũng kéo dài thời gian phát triển sản phẩm và tạo ra sự cọ xát với nhân viên. Là một doanh nhân, bạn đã biết rằng bạn không thể đủ khả năng để kéo dài quá trình phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Nếu bạn gác lại những việc phải làm – bạn có thể tin tưởng rằng ai đó sẽ đánh bại bạn.

Liên quan: Cổ phiếu của Heidelberg tăng khi giao dịch được cải thiện

8. Thời gian cam kết quá hạn.

Chúng ta có xu hướng tính toán sai thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Chúng tôi ước tính điều gì đó sẽ chỉ mất một giờ, sau đó sẽ mất gần hai giờ. Đôi khi nó theo cách khác nhưng một trong hai cách nó ném một chiếc cờ lê khỉ vào toàn bộ lịch trình của chúng tôi. Bất cứ điều gì đáng lẽ phải hoàn thành ngày hôm nay phải được thúc đẩy cho đến ngày mai.

Không phải lúc nào cũng dễ dàng xác định được bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành một nhiệm vụ – nhưng thường thì sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn nghĩ. Ý tưởng tốt nhất là ghi nhật ký thời gian ít nhất một tuần để xem bạn sử dụng thời gian như thế nào. Bạn có thể thực hiện việc này theo cách thủ công trong sổ tay hoặc sử dụng phần mềm theo dõi thời gian.

9. Vệ sinh không gian làm việc của bạn hàng ngày.

Ý tôi là bạn nên để giấy gói thức ăn trên bàn làm việc? Không. Bạn có nên lấy một tệp hoặc công cụ và không bao giờ trả nó về đúng vị trí của nó không? Dĩ nhiên là không. Đầu tiên là mất vệ sinh, và việc không trả đồ về nhà sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian để tìm kiếm đồ thất lạc.

Ý tôi là có thể chấp nhận được một chút lộn xộn xung quanh không gian làm việc của bạn. Một nghiên cứu cho thấy bàn làm việc lộn xộn có thể khơi dậy sự sáng tạo . Vì vậy, nếu bạn không có thời gian, thì bạn không cần phải căng thẳng vì một mớ hỗn độn nhỏ. Riêng tôi, tôi dành một giờ cuối cùng của buổi chiều thứ Sáu để dọn dẹp và sắp xếp không gian làm việc của mình. Cuối tuần thường giảm đi một chút, và đây là một nhiệm vụ năng suất nhẹ nhàng mà vẫn kết thúc tuần của tôi với thành tích cao.

10. Làm việc không ngừng nghỉ.

Rất nhiều doanh nhân tự hào vì đã bỏ ra một số giờ điên rồ cho công việc khởi nghiệp của họ. Ví dụ, Elon Musk được biết là làm việc 80 giờ mỗi tuần. Sự thật là bất kể bạn có bao nhiêu trên đĩa của mình, mọi người đều cần nghỉ ngơi để tái tập trung và nạp năng lượng. Tôi đã làm được 80 giờ mỗi tuần. Nó tàn bạo với bạn và mọi người khác.

Thời gian nghỉ giải lao của bạn chỉ cần cách nhau 10 phút đi bộ nhưng hãy cố gắng rút phích cắm điện hoàn toàn trong giờ không phải làm việc. Nghiêm túc mà nói, buộc bản thân phải nghỉ ngơi và rút phích cắm – hãy lấy một chiếc bàn điều khiển từ xa và di chuyển nó lên xuống vài lần một ngày. Đi bộ trong khi bạn có cuộc họp qua điện thoại – mọi thứ đều hữu ích.

11. Không bao giờ tìm thấy hệ thống quản lý thời gian phù hợp với bạn.

Không thiếu các chiến lược và thủ thuật quản lý thời gian nhưng không có cách tiếp cận nào phù hợp nhất với tất cả các giá trị của thời gian . Những gì hiệu quả đối với một doanh nhân có thể không đủ đối với bạn.

Thử nghiệm với các kỹ thuật quản lý thời gian khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy hệ thống phù hợp nhất với mình. Sẽ mất một số lần thử và sai nhưng cho đến khi quản lý hiệu quả thời gian của bạn, bạn sẽ liên tục chiến đấu với đồng hồ.