11 phương pháp cải thiện đáng kể cuộc họp ảo tiếp theo của bạn

Thành thật mà nói, tất cả chúng ta đều là một phần của những cuộc gặp gỡ chỉ là một sự lôi kéo. Họ cũng không cần phải như vậy, vì vậy tôi đã hỏi mọi người những mẹo hay nhất của họ để làm cho một cuộc họp ảo thú vị hơn. Dưới đây là 11 cách để cải thiện cuộc họp ảo tiếp theo của bạn từ các chuyên gia.

1. Đưa tôi ra khỏi đây hội chứng

Giữ nó ngắn gọn và súc tích. Những gì tôi đã gặp khá thường xuyên là những người chỉ ước rằng họ đã qua sớm hơn.

Làm cách nào bạn làm được việc đó? Bạn thắt chặt nó lại, đảm bảo loại bỏ bớt chất béo của việc nói quá nhiều hoặc “hoạt động nhóm” và đi vào trọng tâm. Cách tiếp cận “vào trong, ra ngoài” có thể không dành cho tất cả mọi người, nhưng hầu hết mọi người muốn đi sâu vào vấn đề hơn là nghe về việc mọi người đã đi học ở nhà như thế nào trong tuần, hoặc ai có sở thích mới, hoặc ai có vật nuôi mới.

Nhiều người cũng rất lo lắng về các cuộc gọi kiểu này. Video có thể bị trễ, có nghĩa là các trò đùa hoặc hoạt động nhóm không phải lúc nào cũng hiệu quả, điều này có thể làm tăng cảm giác lo lắng và bối rối, dẫn đến cảm giác sợ hãi cho mỗi cuộc gọi.

–Brendan

2. Nhập Sandman

Khi có một phiên động não mà các thành viên cần đóng góp ý kiến, hãy tạm dừng cuộc họp và phát một bản nhạc hoặc bài hát nào đó trong nền. Khi giai điệu kết thúc, mọi người kết nối lại và chia sẻ ý kiến ​​của họ. Trộn nó với một bài hát mới mỗi lần; nó có thể là bất kỳ bản nhạc nào, từ Nguy cơ chủ đề cho “Enter Sandman” của Metallica.

Sự im lặng trong cuộc họp có thể gây khó xử và là điều mà chúng ta được dạy phải tránh. Tuy nhiên, những khoảnh khắc tạm dừng có thể tốt nếu được sử dụng có mục đích. Thêm vào đó, âm nhạc trong nền giúp nó không bị quá yên tĩnh.

-Glen Wilde, Giám đốc điều hành & Người sáng lập Ăn kiêng để thành công

3. Hai sự thật và một lời nói dối

Mặc dù Zoom có ​​những lợi ích của nó, nhưng thực tế là nó ảo có thể bắt đầu gây ra vấn đề với sự gắn kết của nhóm của bạn. Do đó, một điều chúng tôi bắt đầu sử dụng trong các cuộc họp nhóm của mình là một trò chơi nhanh “Hai sự thật và một lời nói dối”. Mỗi cuộc họp, chúng tôi giới thiệu một người khác nhau trong cuộc họp, và họ đưa ra cho chúng tôi hai sự thật và một lời nói dối và chúng tôi phải đoán xem đâu là lời nói dối. Điều này đã giúp bắt đầu các cuộc họp của chúng tôi với tất cả những người gắn bó và đã giúp xây dựng tình bạn thân thiết. “

– Dave, Kindleprisur

4. Tấn công cá mập

Trên Zoom, chúng tôi khuyến khích nhóm của mình nghĩ ra những hình nền vui nhộn để sử dụng. Tuần khác, ai đó đã đặt một trong những con cá mập sắp ăn thịt chúng, để vinh danh Tuần lễ Cá mập trên Kênh Discovery. Chúng làm nhẹ tâm trạng, cho phép mọi người thể hiện sự sáng tạo của mình và tạo ra một số tiếng cười sảng khoái trong suốt cuộc họp. Hơn nữa, chúng tôi nhận thấy đây là chất xúc tác để mọi người tiếp thêm năng lượng cho cuộc họp.

– Thực sự, Cô đơn

5. Quy tắc đầu tiên về phòng đột phá, bạn không nói về phòng đột phá

Đưa mọi người vào những căn phòng đột phá và yêu cầu họ tìm ra điểm chung. Chỉ định một người phát ngôn cho mỗi nhóm và báo cáo lại cho nhóm lớn hơn.

–Diane DiResta

6. Hỏi và bạn sẽ nhận

Hỏi các thành viên trong nhóm họ muốn cuộc họp Thu phóng diễn ra như thế nào. Đừng chỉ cho rằng bạn biết cách khắc phục sự cố. Mọi người có thể nghĩ rằng các cuộc họp ảo là nhàm chán, nhưng vì những lý do khác nhau. Đừng chuyển đổi mọi thứ mà không thực sự có bằng chứng cho thấy sự thay đổi đó là những gì người khác muốn.

Hãy coi cuộc gọi Thu phóng là một câu chuyện dài, đang mở ra, không phải là một chuỗi các mục tiêu phải đạt được, mà là một cốt truyện tổng thể. Sắp xếp các chủ đề cuộc họp để chúng xây dựng dựa trên nhau giống như một câu chuyện phiêu lưu của riêng bạn. Các mảnh gặp gỡ nên ăn khớp với nhau, chảy vào bức tranh lớn hơn. Tìm hiểu về kịch bản và cách kể chuyện, sau đó áp dụng nó vào các cuộc họp là một cách thú vị để giữ cho người lao động tham gia suốt chặng đường dài.

7. Phương pháp Andrew Yang

Biến dữ liệu thành câu chuyện. Nhiều lần, với tư cách là doanh nhân, chúng ta phải trình bày một danh sách dài các điểm dữ liệu – số liệu về chiến dịch tiếp thị mới nhất của chúng ta đã diễn ra như thế nào, hồ sơ bán hàng của chúng ta hoặc các chỉ số hiệu suất chính khác.

Một loạt các con số không ngừng nghỉ sẽ nhanh chóng tràn vào một căn phòng gồm những nhân viên được khoanh vùng bằng kính. Vì vậy, chúng ta phải học cách biến dữ liệu thành những câu chuyện tôiThay vì chỉ là những con số biết nói, hãy kể câu chuyện của khách hàng và cuộc sống của họ được cải thiện như thế nào.

– Austin, Cuộc sống kỳ lân này

8. Người chiến thắng Ăn tối gà chiến thắng

Một cách tiếp cận rất đơn giản nhưng dễ hiểu để cải thiện đáng kể cuộc họp ảo tiếp theo của bạn là kết thúc cuộc họp với Thắng và Hỏi.

Chiến thắng lớn trong tuần, ngày hoặc thậm chí là cuộc họp này là gì? Và bạn muốn hoặc cần trợ giúp với điều gì? Điều này thu hút mọi người tham gia cuộc họp, chia sẻ những sự kiện tích cực và yêu cầu giúp đỡ.

– Kaitlyn, Nav.It

9. 8% là tất cả những gì bạn cần

Công ty tại Teambuilding.com gợi ý Quy tắc 8%. Bất kỳ cuộc họp Zoom nào cũng phải có ít nhất 8% thời gian dành cho các hoạt động không phải cuộc họp. Thời gian này có thể bao gồm tàu ​​phá băng, câu hỏi đố vui, khiêu vũ hoặc bất kỳ hoạt động nhẹ nào khác. “Thời gian nghỉ” này có thể nhanh chóng tái tạo động lực cho những người tham dự để tham gia vào nội dung dày đặc hơn của cuộc họp

10. Nghi thức trước cuộc họp

Mỗi vận động viên đều có một nghi thức để đạt hiệu quả tối ưu. Tương tác nói ảo không được khác biệt. Có một nghi thức trước cuộc họp!

Để vượt qua sự lo lắng trước một cuộc họp lớn và có vẻ thoải mái hơn một chút, Ruggero gọi cho ai đó mà anh ấy thấy thoải mái và thân thiện để trò chuyện nhanh. “Đôi khi, tôi thậm chí nói với họ rằng tôi có một cuộc họp quan trọng sắp tới. Chúng tôi đùa giỡn, bắt chuyện trong vài phút, có thể đùa một chút. Và vào lúc cuộc trò chuyện kết thúc, tôi cảm thấy hết sức thư thái và ấm áp. Khi tôi nói ‘tạm biệt’ và bắt đầu cuộc họp Zoom của mình, tôi tưởng tượng rằng tôi đang thực sự đưa người kia vào cuộc trò chuyện trước đây của mình. Điều này nghe có vẻ ngớ ngẩn, nhưng nó giúp tôi vượt qua sự lo lắng trong cuộc họp ”.

11. The Kid Wrangler

Một trong những phần khó nhất của cuộc gọi Zoom không phải là bản thân cuộc gọi mà là những đứa trẻ nhỏ luôn chạy quanh mắt cá chân của bạn. Tom Wills có một giải pháp thú vị: “Tôi có một tấm bảng trắng trên bức tường phía sau chỗ tôi ngồi, mà tôi cho các con tôi vẽ phông nền trên đó. Khách hàng nghĩ rằng đó là niềm vui và nó khiến các con tôi bận rộn trong thời gian khóa cửa. “

Kết thúc

Mọi người dường như có mánh khóe, kỹ thuật hoặc chiến lược riêng của họ. Hãy cho chúng tôi biết nội dung của bạn là gì trong phần nhận xét và tôi sẽ giới thiệu bạn trong vòng tiếp theo.

Xuất bản ngày 11 tháng 9 năm 2020