10 Ví dụ Tự động hóa Quy trình Công việc để Hợp lý hóa Hoạt động

Nhu cầu đối với các doanh nhân thương mại điện tử tăng lên khi các công ty mở rộng quy mô. Quản lý hàng tồn kho, phòng ngừa gian lận thận trọng và duy trì kịp thời các chương trình khách hàng thân thiết đều cần được chú ý. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể thiết lập các hệ thống này để tự quản lý với đầu vào tối thiểu từ bạn? Khi được triển khai đúng cách, tự động hóa quy trình làm việc có thể xử lý nhiều quy trình thủ công tẻ nhạt cần thiết để đạt được thành công trong thương mại điện tử. Sau đây là tự động hóa quy trình công việc là gì, cách thức hoạt động và cách tự sử dụng.

Tự động hóa quy trình làm việc là gì?

Tự động hóa quy trình làm việc là việc sử dụng phần mềm để xử lý các tác vụ lặp đi lặp lại mà không cần sự can thiệp của con người. Quy trình làm việc là một hệ thống để hoàn thành các bước trong một quy trình. Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc có thể hợp lý hóa các quy trình từ thực hiện đơn hàng đến hỗ trợ quản lý yêu cầu. Điều này giải phóng người lao động khỏi quá trình tốn thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ thuộc lòng, dẫn đến tăng hiệu quả và sự hài lòng trong công việc cao hơn.

Tự động hóa quy trình làm việc không phải là một khái niệm mới. Ngay từ những năm 1920, Frederick Winslow Taylor, người sáng lập phong trào Quản lý theo khoa học, đã có những bước tiến trong việc tự động hóa quy trình làm việc bằng cách chia nhỏ các quy trình thành các bước riêng biệt có thể lặp lại, tiêu chuẩn hóa và tối ưu hóa. Cách tiếp cận của Taylor đã ảnh hưởng đến sự phát triển của dây chuyền lắp ráp và sản xuất hàng loạt tự động.

Ngày nay, phần mềm tự động hóa quy trình làm việc có thể xử lý các tác vụ kinh doanh được tiêu chuẩn hóa, lặp đi lặp lại như giới thiệu nhân viên, theo dõi hàng tồn kho và quản lý yêu cầu hỗ trợ khách hàng—với đầu vào tối thiểu của con người. Điều này làm giảm lỗi của con người và tăng hiệu quả.

10 ví dụ tự động hóa quy trình công việc

1. Quản lý hàng tồn kho
2. Cập nhật sản phẩm “mới về”
3. Hủy lệnh rủi ro cao
4. Chống lạm dụng bồi hoàn
5. Bắt đầu các chương trình khách hàng thân thiết
6. Bắt đầu tương tác sau mua hàng
7. Tổng hợp các lệnh trong ngày
8. Hỗ trợ khách hàng bán vé
9. giới thiệu nhân viên
10. Phục hồi giỏ hàng bị bỏ rơi

Tự động hóa quy trình làm việc có thể xử lý hiệu quả một loạt các quy trình. Dưới đây là tám ví dụ về tự động hóa quy trình làm việc đang hoạt động.

1. Quản lý hàng tồn kho

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tự động có thể theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực. Chẳng hạn, khi số lượng mặt hàng giảm xuống dưới một con số đã đặt, hệ thống có thể cảnh báo bạn hoặc tự động sắp xếp lại sản phẩm. Bạn thậm chí có thể thiết lập tính năng này để thông báo cho nhóm tiếp thị của mình khi hàng tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng, để họ có thể tắt quảng cáo mặt hàng cho đến khi mặt hàng đó có hàng trở lại. Hoặc, quy trình làm việc có thể tự động thêm thẻ “sắp hết hàng” vào mặt hàng trên trang web của bạn để thúc đẩy khách hàng hành động: Mua ngay trước khi hết hàng! Khi mặt hàng hết hàng, hệ thống có thể tự động đánh dấu mặt hàng đó là không có sẵn.

2. Cập nhật hàng “mới về”

Phần mềm tự động hóa quy trình kinh doanh có thể đánh giá “độ mới” của một mặt hàng (được thêm vào trong vòng 30 ngày qua), gắn thẻ cho mặt hàng đó, sau đó thêm mặt hàng đó vào bộ sưu tập hàng mới của bạn. Đồng thời, quy trình làm việc có thể xóa thẻ “mới” khỏi các mục đã được liệt kê trong hơn 30 ngày, tự động xóa chúng khỏi bộ sưu tập. Điều này giúp tiết kiệm thời gian có thể đã được sử dụng để kiểm tra các mặt hàng theo cách thủ công và những khách hàng quay lại có thể đánh giá cao các bản cập nhật.

3. Hủy lệnh rủi ro cao

Quy trình phòng chống gian lận tự động xem xét các đơn đặt hàng để phát hiện các rủi ro gian lận tiềm ẩn. Quy trình công việc có thể phân tích một đơn đặt hàng mới cho các yếu tố rủi ro được xác định trước: Địa chỉ thanh toán và giao hàng có khớp nhau không? Địa chỉ của người mua có khớp với địa chỉ trong hồ sơ của công ty phát hành thẻ tín dụng không? Có một lịch sử của hoạt động gian lận?

Nếu một đơn đặt hàng có rủi ro cao, nó có thể tự động bị hủy hoặc chuyển đến bộ phận tài chính để xem xét. Nếu đơn đặt hàng bị coi là gian lận, quy trình làm việc có thể thêm địa chỉ IP và email của khách hàng vào danh sách “hủy tự động”. Bằng cách này, gian lận sẽ được giải quyết nhanh chóng, giảm bớt gánh nặng cho nhóm tài chính của bạn.

4. Chống lạm dụng bồi hoàn

Khoản bồi hoàn xảy ra khi khách hàng tranh chấp khoản phí tín dụng. Trong một số trường hợp, khoản bồi hoàn là hợp pháp—chẳng hạn như khi khách hàng chưa bao giờ ủy quyền khoản phí hoặc nhận được sản phẩm không phù hợp. Nhưng các khoản bồi hoàn có thể bị lạm dụng. Một khách hàng có thể tuyên bố một cách gian dối rằng họ chưa bao giờ nhận được sản phẩm. Quy trình phòng chống gian lận tự động có thể xác minh xem khách hàng có lịch sử trả lại các mặt hàng bị hư hỏng hay không như mô tả hay không. Nếu vậy, quy trình làm việc sẽ thông báo cho dịch vụ khách hàng trước khi thực hiện đơn hàng, để họ có thể giải quyết khiếu nại có khả năng lạm dụng.

5. Bắt đầu các chương trình khách hàng thân thiết

Quy trình làm việc của chương trình khách hàng thân thiết tự động giám sát mức chi tiêu trọn đời của khách hàng. Khi một khách hàng vượt qua ngưỡng chi tiêu được xác định trước, chương trình giữ chân và khách hàng thân thiết sẽ bắt đầu hoạt động và thông báo cho nhóm tiếp thị của bạn. Sau đó, nhóm có thể gửi một tin nhắn được cá nhân hóa cho khách hàng, thêm họ vào danh sách khách hàng ưa thích hoặc mời họ tham gia một cuộc khảo sát.

6. Bắt đầu tương tác sau mua hàng

Sau khi khách hàng hoàn tất giao dịch mua, quy trình làm việc tự động có thể phân phối quảng cáo tùy chỉnh qua email, tin nhắn văn bản hoặc thông báo đẩy của trình duyệt. Tất cả những điều này đều có thể tùy chỉnh và có thể được áp dụng cho các chiến dịch bán thêm và giành lại. Quy trình công việc cũng có thể cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng dựa trên dữ liệu bạn đã thu thập về sở thích, nhân khẩu học và lịch sử mua hàng của họ—ví dụ: bằng cách đề xuất các mặt hàng kết hợp tốt với các sản phẩm họ có trong giỏ hàng.

7. Gộp lệnh trong ngày

Quy trình làm việc tự động có thể kiểm tra đơn hàng mới để xem liệu khách hàng có đặt đơn hàng khác trong cùng ngày hay không. Sau đó, nó có thể kết hợp các đơn đặt hàng để chúng có thể được đóng gói và vận chuyển cùng nhau. Điều này cải thiện hiệu quả vận chuyển, tiết kiệm tiền và có thể nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

8. Bán vé hỗ trợ khách hàng

Khách hàng mong đợi phản hồi nhanh chóng để hỗ trợ các câu hỏi. Tự động hóa quy trình làm việc có thể trợ giúp bằng cách ghi nhật ký và gắn thẻ từng vấn đề hỗ trợ sắp tới. Chatbot đóng vai trò là trợ giúp trực tuyến ở cấp độ đầu vào và nếu sự cố vẫn chưa được giải quyết, quy trình làm việc có thể chuyển yêu cầu tới nhân viên hỗ trợ là con người. Điều này cho phép nhân viên hỗ trợ giúp khách hàng giải quyết các vấn đề phức tạp hơn.

9. Nhân viên lên tàu

Quy trình làm việc cho nhân viên giới thiệu có thể được tự động hóa vì hầu hết các bước đều diễn ra thường xuyên và nhạy cảm với thời gian. Khi một nhân viên mới được thêm vào hệ thống, quy trình làm việc có thể tự động gửi email chào mừng kèm theo video hướng dẫn và nhiệm vụ giới thiệu đầu tiên. Sau khi nhân viên mới hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên, dòng công việc sẽ gửi nhiệm vụ thứ hai—v.v.

10. Phục hồi giỏ hàng bị bỏ rơi

Gần 70% giỏ hàng bị bỏ rơi, nhưng email khôi phục có thể hữu ích. Một trong năm người nhận email từ bỏ giỏ hàng nhấp vào nó; Kết quả là 11% sẽ mua thứ gì đó. Tự động hóa quy trình làm việc có thể giám sát việc từ bỏ giỏ hàng; nếu khách hàng từ bỏ giỏ hàng của họ trong hơn một giờ, thì quy trình làm việc sẽ tự động gửi email nhắc nhở.

4 phương pháp hay nhất để triển khai tự động hóa quy trình làm việc

1. Kiểm tra các quy trình hiện có
2. Phá vỡ logic của dòng chảy
3. Sắp xếp quy trình làm việc bằng ứng dụng
4. Bắt đầu nhỏ và mở rộng quy mô

Tự động hóa quy trình làm việc có thể hợp lý hóa nhiều phần trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp. Thực hiện theo các phương pháp hay nhất này khi triển khai quy trình làm việc tự động mới.

1. Kiểm tra các quy trình hiện có

Lập bản đồ các quy trình kinh doanh của bạn. Tài liệu hóa chúng. Sau đó, chọn cái nào sẽ là ứng cử viên sáng giá cho tự động hóa. Các quy trình phụ thuộc vào các tác vụ thủ công lặp đi lặp lại đòi hỏi độ chính xác, nhất quán và kịp thời là những ứng cử viên sáng giá cho tự động hóa.

2. Phá vỡ logic của dòng chảy

Vì quy trình làm việc tự động là một tập hợp các hướng dẫn được lập trình nên bạn cần chia nhỏ các nhiệm vụ bạn muốn đạt được thành các bước riêng biệt. Bất kỳ quy trình nào dựa trên logic “nếu cái này, thì cái kia” có điều kiện đều là cơ bản để tự động hóa. Vạch ra cách quy trình công việc sẽ đáp ứng với tất cả các điều kiện có thể.

3. Sắp xếp quy trình làm việc bằng ứng dụng

Phần mềm tự động hóa như Shopify Flow sử dụng các khối xây dựng dễ sử dụng, ngay cả khi không có kiến ​​thức lập trình trước đó. Hầu hết các ứng dụng tự động hóa quy trình công việc sẽ chia quy trình nêu trên thành ba giai đoạn: kích hoạt > điều kiện > hành động. Khi một yếu tố kích hoạt xảy ra (giả sử khách hàng gửi yêu cầu hỗ trợ), quy trình làm việc sẽ đánh giá những điều kiện nào được đáp ứng (trong trường hợp này, yêu cầu hỗ trợ bao gồm từ khóa “sự cố trả lại hàng”), sau đó thực hiện hành động thích hợp (cung cấp cho người tiêu dùng câu hỏi thường gặp về chính sách hoàn trả và tùy chọn trò chuyện với đại lý).

4. Bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng quy mô

Quy trình làm việc tự động có thể đơn giản hoặc phức tạp với nhiều nhánh logic quyết định, nhưng bạn nên bắt đầu với các tác vụ đơn giản và xây dựng trên nền tảng này sau khi thử nghiệm kỹ lưỡng. Hướng dẫn và đào tạo nhóm của bạn về cách sử dụng quy trình làm việc tự động và thu thập phản hồi mang tính xây dựng—họ có thể sẽ có ý tưởng về cách làm cho quy trình làm việc hiệu quả hơn nữa.