10 mẹo kế toán dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Doanh nghiệp nhỏ trực tuyến bán cà phê dành cho người sành ăn của bạn đang phát triển, với doanh số bán hàng thông qua tư cách thành viên câu lạc bộ cà phê tăng gấp đôi trong năm qua. Bạn hơi ham chơi với thành công, nhưng bạn lại chậm trễ trong thủ tục giấy tờ. Bàn làm việc của bạn chất đầy hóa đơn bán hàng và biên lai chi phí, và bạn đã không xem xét các tài khoản hoặc bảng sao kê ngân hàng của doanh nghiệp trong ba tháng. Đã đến lúc nghiêm túc về kế toán và sổ sách kế toán. Dưới đây là một số lời khuyên để làm điều đó.

Kế toán là gì?

Kế toán là quá trình tập hợp và trình bày dữ liệu tài chính của một doanh nghiệp. Nó được sử dụng để phân tích tình hình tài chính của công ty, theo dõi hoạt động và đưa ra quyết định về việc mở rộng, thuê, tái đầu tư lợi nhuận, vay mượn hay tìm kiếm nhà đầu tư.

Sổ sách kế toán cung cấp nhiều tài liệu được sử dụng trong kế toán. Đó là quá trình thu thập hóa đơn, biên lai, bảng lương và thanh toán thuế, đồng thời ghi lại dữ liệu tài chính trong các tài liệu đó. Sổ sách và kế toán chính xác và cập nhật làm tăng tỷ lệ thành công của một doanh nghiệp nhỏ.

10 thủ thuật kế toán cho doanh nghiệp nhỏ

Lời khuyên về kế toán cho các chủ doanh nghiệp nhỏ có thể điền vào một cuốn sách; các mẹo kế toán doanh nghiệp nhỏ sau đây là một điểm khởi đầu tốt.

1. Tách riêng chi phí kinh doanh và cá nhân
2. Sử dụng phần mềm kế toán
3. Tạo ngân sách
4. Lưu hồ sơ chi tiết
5. Hiểu luật thuế bán hàng
6. Quản lý dòng tiền
7. Sắp xếp ngăn nắp, dọn dẹp sách vở
8. Chọn phương pháp hạch toán
9. Tự động lập hóa đơn
10. Lập kế hoạch trước cho thuế, bám sát thời hạn

1. Tách biệt chi phí kinh doanh và cá nhân

Thiết lập một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng biệt để tránh nhầm lẫn do lẫn lộn các quỹ cá nhân và các giao dịch kinh doanh. Điều này giúp việc thu thập và xác minh chi phí kinh doanh để khấu trừ thuế trở nên dễ dàng hơn và việc tách riêng các quỹ kinh doanh giúp hạn chế trách nhiệm pháp lý tiềm ẩn của chủ sở hữu đối với các khoản nợ kinh doanh. Chủ sở hữu duy nhất có thể sử dụng số An sinh xã hội của họ để mở tài khoản kinh doanh, trong khi chủ sở hữu có nhân viên có thể sử dụng số nhận dạng chủ lao động (EIN) để làm điều tương tự.

Tránh sử dụng thẻ tín dụng cá nhân của bạn cho các chi phí kinh doanh và nhận thẻ tín dụng kinh doanh. Điều đó có thể giúp khắc phục tình trạng thiếu tiền mặt tạm thời và thiết lập điểm tín dụng doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo rằng điểm tín dụng cá nhân của bạn không bị ảnh hưởng bởi tài chính của doanh nghiệp bạn.

2. Sử dụng phần mềm kế toán

Theo dõi hợp lý thu nhập và chi phí là điều cần thiết để kế toán tốt. Phần mềm kế toán và sổ sách kế toán có thể tự động hóa nhiều hoạt động thủ công tốn thời gian và tẻ nhạt, chẳng hạn như gửi và theo dõi hóa đơn của khách hàng, phân loại chi phí và thanh toán cho nhân viên. Phần mềm cũng giúp giảm sai sót.

3. Lập ngân sách

Một chủ doanh nghiệp nhỏ nên có một ngân sách cho doanh thu và chi phí dự kiến, sau đó kiểm tra nó định kỳ so với kết quả thực tế. Lập ngân sách giúp các doanh nghiệp nhỏ phân tích hoạt động để cải thiện hiệu quả chi phí, cũng như tìm kiếm các cơ hội khả thi để mở rộng.

Theo các nghiên cứu khác nhau của chính phủ và Cục Dự trữ Liên bang, điều quan trọng là tạo ra một ngân sách và các doanh nghiệp thường báo cáo kết quả tài chính tốt hơn. Những người không có ngân sách có thể không thấy vấn đề gì cho đến khi xảy ra khủng hoảng tiền mặt.

4. Lưu giữ hồ sơ chi tiết

Hồ sơ chính xác làm tăng cơ hội thành công của doanh nghiệp nhỏ. Hồ sơ cũng rất quan trọng vào thời điểm khai thuế, khi doanh nghiệp phải ghi lại mọi chi phí được khấu trừ thuế. Các quy tắc của Dịch vụ doanh thu nội bộ yêu cầu các doanh nghiệp lưu giữ hồ sơ trong ít nhất ba năm; kế toán đề nghị bảy năm.

Bước đầu tiên, một doanh nghiệp nhỏ có thể tạo các thư mục cho biên lai giấy dựa trên loại chi phí, nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp. Một số dịch vụ phần mềm kinh doanh cho phép người dùng quét biên lai điện tử bằng thiết bị di động, sau đó sắp xếp và phân loại chúng trong hệ thống sổ sách kế toán trực tuyến của doanh nghiệp.

5. Hiểu luật thuế bán hàng

Chủ doanh nghiệp phải tuân thủ luật thuế bán hàng ở các tiểu bang nơi họ hoạt động hoặc bán hàng. Thuế bán hàng áp dụng ở 45 tiểu bang và Quận Columbia; Ngoài ra, 38 tiểu bang thu thuế bán hàng địa phương.

Nói chung, nếu một doanh nghiệp có hiện diện thực tế tại tiểu bang—một cửa hàng, văn phòng hoặc nhà kho—thì doanh nghiệp đó phải thu thuế bán hàng. Người bán hàng trực tuyến ở nhiều tiểu bang có thể phải hoặc không phải thu thuế bán hàng, tùy thuộc vào việc họ bán trực tiếp hay thông qua dịch vụ hoàn thiện đơn hàng như Amazon, dịch vụ này có thể thêm thuế bán hàng vào cuối.

Các chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại điện tử hoạt động ở nhiều tiểu bang, có thể muốn tham khảo ý kiến ​​của kế toán viên hoặc luật sư thuế về việc thiết lập một chương trình đáp ứng luật của tiểu bang.

6. Quản lý dòng tiền

Dòng tiền của một doanh nghiệp cho biết tính thanh khoản—có bao nhiêu tiền để thanh toán ngay các chi phí. Nhiều doanh nghiệp nhỏ thất bại vì họ không tạo ra đủ dòng tiền.

Một doanh nghiệp nhỏ có thể lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ để có thể đánh giá thời điểm tiền vào so với tiền ra. Một số cách để cải thiện dòng tiền có thể bao gồm:

• Thời gian. Rút ngắn thời hạn thanh toán của khách hàng, ví dụ từ 60 ngày xuống còn 30 ngày, đồng thời kéo dài thời gian thanh toán cho nhà cung cấp, từ 30 ngày lên 60 ngày.
• Độ xê dịch. Xây dựng một biên độ sai số trong dự báo dòng tiền.
• Quỹ ngày mưa. Thiết lập dự trữ tiền mặt cho những thời điểm dòng tiền biến động.
• Hạn mức tín dụng. Nhận hạn mức tín dụng doanh nghiệp hoặc thẻ tín dụng để sử dụng trong trường hợp thiếu tiền mặt nếu cần.

7. Sắp xếp ngăn nắp, dọn dẹp sách vở

Kế toán và sổ sách kế toán có tổ chức có nghĩa là dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm hồ sơ thay vì xây dựng doanh nghiệp. Chúng cũng có nghĩa là phân tích và ra quyết định dễ dàng hơn cho doanh nghiệp khi xem xét mở rộng hoặc tuyển dụng.

8. Chọn phương pháp kế toán

Một doanh nghiệp nhỏ phải chọn một trong hai phương pháp kế toán: tiền mặt hoặc dồn tích.

• Kế toán dựa trên tiền mặt thường đơn giản hơn đối với một doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp trẻ: doanh thu và chi phí chỉ được ghi nhận tại thời điểm thanh toán.

• Kế toán dồn tích phức tạp hơn. Doanh thu hoặc chi phí được ghi lại vào thời điểm phát sinh, mặc dù các khoản thanh toán có thể không xảy ra cho đến vài tuần hoặc vài tháng sau đó. Phương pháp dồn tích bao hàm tầm nhìn dài hạn hơn về hoạt động kinh doanh qua nhiều giai đoạn và đó là tiêu chuẩn của các công ty lớn hơn và các tổ chức tài chính.

Chuẩn mực kế toán cũng rất quan trọng. Các công ty giao dịch công khai ở Hoa Kỳ và Canada phải sử dụng một bộ tiêu chuẩn được gọi là các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hay GAAP. Mặc dù các công ty tư nhân không phải tuân thủ các quy tắc này, nhưng chúng có thể hữu ích trong việc giao tiếp với kế toán viên và người giữ sổ sách. Các quy tắc được giám sát và thi hành bởi các cơ quan quản lý của chính phủ. Hầu hết các quốc gia phát triển khác đều sử dụng Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS). Không giống như GAAP, IFRS là hướng dẫn, được khuyến nghị nhưng không bắt buộc. Trung Quốc và Ấn Độ, trong số các quốc gia khác, không tuân thủ IFRS.

9. Lập hóa đơn tự động

Gửi hóa đơn tự động có thể hợp lý hóa hóa đơn và tiết kiệm thời gian cũng như tài nguyên. Ví dụ: bạn có thể thiết lập chương trình sử dụng phần mềm lập hóa đơn để tự động gửi hóa đơn trong vòng 48 giờ kể từ khi bán hàng, theo sau là lời nhắc thanh toán theo thời gian và thông báo quá hạn nếu cần.

10. Lập kế hoạch trước về thuế, bám sát thời hạn

Doanh nghiệp nhỏ nên ước tính thuế thu nhập trong năm dựa trên tốc độ tăng trưởng và thu nhập trước thuế dự kiến. Các doanh nghiệp nhỏ, kể cả các doanh nghiệp trực tuyến, thường thực hiện các khoản thanh toán thuế liên bang ước tính hàng quý nếu họ dự kiến ​​nợ hơn 1.000 đô la trong năm. Thanh toán trễ hoặc thanh toán thiếu các khoản thuế ước tính có thể dẫn đến tiền phạt và lãi suất đối với các khoản thuế quá hạn.