10 cách để đảm bảo khách hàng của bạn thanh toán đúng hạn

Các doanh nghiệp thành công sẽ không ngừng nỗ lực để đạt được những bước tiến xa hơn cho khách hàng của họ. Mặc dù doanh số bán hàng tăng và chi phí giảm, một công ty vẫn có thể thất bại nếu khách hàng của họ không thanh toán hóa đơn đúng hạn hoặc là những người thanh toán không tốt.

Khách hàng nợ công ty của bạn có thể nhanh chóng trở thành một nguyên nhân đáng kể gây căng thẳng tài chính. Cố gắng thu hồi tiền quá hạn không bao giờ là một nhiệm vụ dễ chịu, nhưng nó phải được thực hiện. Những điều quan trọng nhất để đảm bảo rằng khách hàng của bạn luôn thanh toán đúng hạn và đầy đủ được liệt kê dưới đây.

1. Chấp nhận nhiều lựa chọn phương thức thanh toán:

Để một doanh nghiệp thành công, điều cần thiết là làm cho khách hàng dễ dàng thanh toán nhất có thể. Tăng số lượng phương thức thanh toán mà bạn chấp nhận từ người tiêu dùng là một cách để khuyến khích họ thanh toán cho bạn nhanh hơn và chấp nhận thanh toán trực tuyến một cách dễ dàng.

Với tốc độ đáng báo động, việc sử dụng séc đang trên đà tuyệt chủng. Thanh toán bằng thẻ tín dụng đang trở thành một hình thức thanh toán ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, một loạt các tùy chọn thanh toán khác trong hoạt động kinh doanh của bạn. Chúng bao gồm thanh toán trực tuyến, chuyển khoản ngân hàng trực tiếp, séc điện tử và các phương thức khác giúp giao dịch tiền trở nên đơn giản và không có rủi ro. Người tiêu dùng của bạn càng dễ dàng thanh toán đúng hạn, thì càng có nhiều khả năng họ sẽ làm như vậy.

2. Cung cấp các khuyến khích:

Một kỹ thuật để duy trì dòng tiền liên tục là cung cấp chiết khấu như một động lực cho việc thanh toán sớm. Nếu bạn cung cấp chiết khấu cho việc thanh toán đúng hạn, ngay cả khi đó chỉ là một khoản không đáng kể như 5 phần trăm, bạn có thể khuyến khích khách hàng của mình thanh toán đúng hạn hoặc thậm chí thanh toán sớm. Điều này giúp bạn dễ dàng lưu giữ hồ sơ chính xác liên quan đến tài chính vì các hóa đơn chưa thanh toán sẽ không còn bám bụi hoặc bị thất lạc. Bạn có thể ngạc nhiên bởi số tiền bạn được thanh toán nhanh hơn bao nhiêu sau khi cung cấp một ưu đãi đơn giản.

3. Duy trì lịch thanh toán đều đặn và đơn giản cho khách hàng của bạn:

Tương tự như cách bạn thắt chặt các điều khoản thanh toán của mình, bạn cũng nên thắt chặt lịch trình thanh toán. Ví dụ: gửi hóa đơn vào ngày đầu tiên và ngày 15 hàng tháng và bạn nên tuân theo chiến lược bắt buộc bạn phải xuất hóa đơn vào những ngày chính xác đó. Điều này không chỉ cải thiện khả năng quản lý dòng tiền của họ mà còn giúp họ rèn luyện thói quen thanh toán nhanh chóng trong tương lai.

4. Yêu cầu thanh toán trả trước hoặc đặt cọc

Phương pháp này nên được sử dụng bởi người tiêu dùng mới hoặc khách hàng có giao dịch lớn. Tối ưu nhất là yêu cầu thanh toán trước hoặc thanh toán trước. Yêu cầu họ thanh toán một nửa tổng số tiền (hoặc một phần ba số tiền đó) khi họ đặt hàng và nửa còn lại khi đồ được giao. Nếu bạn làm điều này, bạn có thể chắc chắn rằng ít nhất một phần của những gì bạn đang nợ bạn sẽ được trả trước hạn, nếu không sớm hơn.

5. Thực hiện Chuyển đổi sang Hóa đơn Điện tử:

Hóa đơn trễ hạn là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất của việc thanh toán quá hạn. Sử dụng thanh toán điện tử có thể ngăn chặn điều này. Nếu bạn chuyển sang lập hóa đơn điện tử hoặc trực tuyến, những khách hàng này không còn có thể phàn nàn rằng hóa đơn của họ không bao giờ đến được nữa vì hóa đơn sẽ được giao tự động cho họ bất cứ khi nào có đơn đặt hàng. Thậm chí tốt hơn nếu khách hàng có thể đăng nhập và xem nó trong hệ thống theo thời gian thực.

6. Sử dụng một nền tảng cho phép đặt hàng và thanh toán:

Các hệ thống đặt hàng chuyên biệt không chỉ cho phép bạn chấp nhận các đơn đặt hàng bán lẻ và quản lý chúng từ một bảng điều khiển duy nhất, mà còn giúp bạn được thanh toán đúng hạn cho các sản phẩm và dịch vụ của mình. Thông thường, họ cung cấp tính năng xuất bản hóa đơn cho phép bạn nhanh chóng tính phí khách hàng của mình bằng thẻ tín dụng, ghi nợ trực tiếp hoặc theo các điều khoản bạn đã đồng ý.

7. Tạo và Thực hiện Chính sách Thanh toán Trễ:

Điều khoản & Điều kiện của bạn là điều cần thiết để duy trì khả năng cạnh tranh của công ty bạn. Ngoài ra, chúng có thể là một động lực hữu hiệu để thanh toán nhanh chóng.

Cơ hội được thanh toán theo các điều khoản đã thỏa thuận sẽ cải thiện nếu ngay từ đầu đã làm rõ rằng tổ chức của bạn không chấp nhận các khoản thanh toán chậm và sẽ thực hiện hành động cần thiết trong những trường hợp như vậy.

số 8. Tạo và gửi hóa đơn ngay lập tức:

Gửi hóa đơn càng sớm càng tốt là điều quan trọng vì chủ sở hữu của một công ty nhỏ rất dễ mất dấu hóa đơn cho khách hàng. Bạn thậm chí có thể quên xuất bản và gửi một hóa đơn, và sẽ gây bất lợi cho danh tiếng của bạn nếu theo đuổi khoản thanh toán từ khách hàng cho một hóa đơn mà bạn thậm chí không bao giờ bận tâm gửi. Do đó, bạn nên bắt đầu gửi hóa đơn của mình khi nhiệm vụ đã hoàn thành.

9. Kiểm tra lý lịch:

Trước khi tiến hành kinh doanh với người tiêu dùng mới, điều quan trọng là phải xác nhận rằng họ đã có lịch sử tín dụng lâu đời. Nếu không thực hiện kiểm tra lý lịch chi tiết, không thể xác định chắc chắn liệu người tiêu dùng có đáng tin cậy hay có ý định tốt hay không. Bạn phải thông báo cho khách hàng tiềm năng của mình rằng bạn sẽ kiểm tra lý lịch.

10. Xem lại hóa đơn của bạn:

Bằng cách xem xét, chúng tôi muốn theo dõi và giám sát từng hóa đơn của bạn để phát hiện ra khách hàng nào đã thanh toán và khách hàng nào chưa thanh toán. Bạn có thể thực hiện chúng theo cách thủ công hoặc nếu bạn bận rộn với các công việc quản trị, bạn có thể sử dụng giải pháp máy tính để được trợ giúp. Có các giải pháp dựa trên web, hầu hết là phần mềm kế toán, có thể nhanh chóng xác định những người chưa trả tiền. Điều này sẽ cho phép bạn và nhân viên theo đuổi khoản thanh toán từ họ, thay vì phải đợi họ gửi khoản thanh toán.

Những suy nghĩ cuối cùng

Thu hồi các khoản thanh toán là điều mà không chủ doanh nghiệp nào mong muốn thực hiện. Khi bạn phải dành thời gian và công sức liên lạc với khách hàng để xóa nợ, điều đó có ảnh hưởng bất lợi đến năng suất và tình trạng dòng tiền hiện tại của bạn. Phương tiện hiệu quả nhất để đối phó với sự khó chịu này là các kỹ thuật đã được thử và đúng được mô tả ở trên.

Xuất bản ngày 13 tháng 8 năm 2022