10 cách để cải thiện giao tiếp với khách hàng

Giao tiếp thường là khía cạnh thách thức nhất khi làm việc với tư cách là một nhà thiết kế đồ họa. Khách hàng có thể khắt khe, mất tập trung và dễ xúc động (có lẽ không phải không có lý do chính đáng) và bất kỳ nhà thiết kế thành công nào cũng cần phải chuẩn bị để xử lý nó.

Dưới đây là 10 mẹo để hình thành nền tảng vững chắc trong giao tiếp với khách hàng.

1. Xác định các vai trò

Hầu hết các nhà thiết kế đã trải qua ít nhất một khách hàng đã cố gắng đảm nhận vị trí thống trị thiết kế. Thật không may, điều này làm suy yếu tính toàn vẹn của mối quan hệ kinh doanh bằng cách làm tan biến lòng tin. Nếu khách hàng cố gắng kiểm soát sáng tạo, một nhà thiết kế có thể giao tiếp chắc chắn nhưng lịch sự.

Họ có thể cho khách hàng biết rằng họ rất vui khi xem các ví dụ truyền cảm hứng của họ, nhưng cuối cùng thì quyền kiểm soát sáng tạo cần nằm trong tay họ để mối quan hệ duy trì trạng thái lành mạnh – trạng thái mà cả hai bên đều tin tưởng vào nhau.

2. Xác định phạm vi dự án

Các nhà thiết kế biết khối lượng công việc đi vào bất kỳ thành phần nhất định nào của công việc thiết kế, trong khi khách hàng thì không. Nếu nhà thiết kế không xác định phạm vi dự án, khách hàng có thể dễ dàng kéo công việc ra ngoài giới hạn của nó và gây căng thẳng cho nhà thiết kế. Bước đầu tiên trong bất kỳ mối quan hệ thiết kế giao tiếp nào là thiết lập khoảng thời gian, điều khoản thanh toán và số lượng công việc được sản xuất.

Nếu khách hàng cố gắng bẻ cong các quy tắc bất cứ lúc nào, một nhà thiết kế có thể tham khảo một cách đơn giản và lịch sự bản phác thảo đã thống nhất. Một cách hay để nhà thiết kế diễn đạt đó là nói với khách hàng rằng họ rất vui khi nói về giá cả và lên lịch cho công việc trong tương lai, nhưng công việc hiện tại cần được hoàn thành trước khi bắt tay vào thực hiện thêm bất kỳ công việc nào.

3. Đặt thêm câu hỏi

Có vẻ như các nhà thiết kế sợ đặt ra quá nhiều câu hỏi, như thể nó sẽ khiến họ trông không đủ năng lực. Theo kinh nghiệm của tôi, đặt câu hỏi hoàn toàn ngược lại. Nó làm cho một nhà thiết kế xem xét kỹ lưỡng và chú ý đến từng chi tiết. Nó cũng ngăn một nhà thiết kế khỏi một lượng công việc phỏng đoán có thể là vô hạn.

Hơn nữa, đặt câu hỏi nhanh hơn rất nhiều so với chụp ảnh thiết kế trong bóng tối. Không có lý do gì để không hỏi về kích thước, màu sắc, kiểu dáng, kiểu loại – bất cứ thứ gì!

4. Sử dụng thuật ngữ giáo dân

Trong bài viết trước của tôi, “Làm thế nào để” bán “thiết kế của bạn cho khách hàng”, tôi đã đề cập đến tầm quan trọng của việc sử dụng các thuật ngữ của giáo dân – và lời khuyên tương tự cũng áp dụng để cải thiện giao tiếp với khách hàng. Tránh bất kỳ thuật ngữ nào có thể gây nhầm lẫn cho người không phải là nhà thiết kế.

Thay vì sử dụng ngôn ngữ dành riêng cho thiết kế, chẳng hạn như “kerning” hoặc “bleed”, hãy cố gắng mô tả những gì bạn đang nói để khách hàng có thể dễ dàng theo dõi. Thông điệp được viết tốt có thể nói lên nhiều điều về một nhà thiết kế hơn là sử dụng những từ ngữ hoa mỹ.

5. Luôn nói chuyện

Thời gian nên được ghi nhớ trong mỗi bước của con đường. Nó là “xương sống” quan hệ giữ khách hàng và nhà thiết kế trên cùng một trang. Nếu khách hàng cần một bản sửa đổi, một nhà thiết kế nên cung cấp cho họ một ETA. Nếu một nhà thiết kế gặp khó khăn trong việc đáp ứng ETA đó, họ nên thông báo ngay lý do của sự chậm trễ và xác định một ETA mới.

Giao tiếp cởi mở và minh bạch này nuôi dưỡng một mối quan hệ lành mạnh và mở ra các con đường để khách hàng giao tiếp theo cách tương tự.

6. Đừng ngại gọi khách hàng

Khi khách hàng không đáp ứng được thời hạn trả lời hoặc thỏa thuận khác, phản ứng chung của nhà thiết kế là thất vọng, trút bầu tâm sự với bạn bè hoặc cuộn tròn và chết. Thật không may, những phản hồi này chỉ làm trì hoãn thêm dự án. Điều đầu tiên mà bất kỳ nhà thiết kế nào cũng nên làm trong trường hợp này là lịch sự nhưng kiên quyết chỉ ra những thiếu sót của khách hàng trong mối quan hệ kinh doanh.

Công việc làm ăn là nghiêm túc và tình cảm cần phải gác lại. Nó phải là màu đen và trắng và các bên nên giao tiếp một cách khách quan. Giữ khách hàng chịu trách nhiệm về các thỏa thuận của họ là điều lành mạnh nhất mà một nhà thiết kế có thể làm. Nếu họ không thể đáp ứng được kỳ vọng, một nhà thiết kế có thể tiếp tục.

7. Hãy thân thiện

Về lý thuyết, mối quan hệ khách hàng / nhà thiết kế phải là mối quan hệ kinh doanh đầu tiên. Tuy nhiên, giao tiếp là một phương tiện của sự tế nhị. Tạo ra luồng giao tiếp cần nhiều hơn một chút so với logic – nó cũng cần có thái độ đúng đắn.

Bằng cách thân thiện với khách hàng, một nhà thiết kế có thể cho phép họ thư giãn một chút và vượt qua những thủ tục đáng sợ. Sự thân thiện này có thể nhanh chóng chuyển đổi thành một môi trường làm việc trí tuệ hỗ trợ và sáng tạo.

8. Nói chuyện điện thoại

Nhắn tin cho khách hàng trên máy tính thật thoải mái. Mọi người thích ẩn mình sau màn hình máy tính của họ một cách tự nhiên. Như đã nói, sự thật khó và nhanh là, trong hầu hết các trường hợp, nói chuyện qua điện thoại giải quyết vấn đề nhanh hơn gấp đôi so với giao tiếp dựa trên tin nhắn. Lần đầu tiên có thể không thoải mái, nhưng sẽ dễ dàng hơn. Ngoài ra, phần thưởng và lợi thế nhanh chóng theo sau bất kỳ sự khó chịu nào.

9. Đứng bên công việc

Bản năng tự nhiên của một nhà thiết kế thường là viện cớ cho công việc thiết kế mà họ không hoàn toàn tin tưởng. Thật không may, việc giao tiếp không chắc chắn đó sẽ làm suy yếu khả năng giao tiếp của khách hàng / nhà thiết kế. Nó làm cho khách hàng ít tin tưởng vào kỹ năng của nhà thiết kế và có thể khép lại sự sẵn sàng giao tiếp cởi mở của họ.

Vì lý do đó, các nhà thiết kế dù có thế nào cũng nên sát cánh với công việc của mình. Nó làm cho khách hàng cảm thấy thoải mái và (ai mà biết được!) Có thể họ sẽ thích thứ gì đó mà bạn không chắc.

10. Bỏ qua công việc nếu nó không phù hợp

Một cộng đồng thiết kế hiệu quả là một cộng đồng nơi mỗi nhà thiết kế được cung cấp công việc phù hợp với bộ kỹ năng của họ. Một nhà thiết kế hoàn thành công việc không tương thích càng nhanh thì họ càng làm được việc đó sớm hơn.

Thay vì duy trì một mối quan hệ khách hàng / nhà thiết kế tẻ nhạt với đầy những mục tiêu bị bỏ lỡ và những kỳ vọng thất bại, một nhà thiết kế có thể chỉ cần thông báo sự không tương thích với khách hàng và thậm chí có thể giới thiệu một nhà thiết kế phù hợp hơn cho công việc.

Có bất kỳ mẹo giao tiếp với khách hàng nào để thêm không? Đăng bên dưới!

Bìa: Bo Insogna (qua Flickr)