Ưu tiên các cuộc hẹn có ảnh hưởng nhiều nhất đến kết quả cuối cùng của bạn

Westend61 | những hình ảnh đẹp

Trước khi bạn bắt đầu đặt lịch hẹn, hãy dành thời gian để đánh giá xem cuộc hẹn nào được ưu tiên hơn những cuộc hẹn khác. Khi bạn hiểu khái niệm ưu tiên, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc hẹn để có tác động nhiều nhất.

Sắp xếp thứ tự các cuộc hẹn giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Chỉ đặt một cuộc hẹn nếu nó sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Giả sử bạn đang tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoặc nhà đầu tư mới. Các cuộc hẹn của bạn có thể là xây dựng mối quan hệ, chia sẻ tầm nhìn của bạn hoặc các chỉ số như doanh thu, bán một sản phẩm cụ thể hoặc số lượng cuộc gọi bán hàng mà bạn thực hiện trong một ngày.

Bước đầu tiên trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc hẹn là đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu của bạn. Trì hoãn, ủy quyền hoặc xóa bất kỳ cuộc hẹn nào không giúp bạn đạt được mục tiêu cụ thể.

Có liên quan: Danh sách việc cần làm so với lịch: Có thể có cả hai

Sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn có đủ thời gian để hoàn thành công việc.

Đặt lịch hẹn liên tục về mặt lý thuyết nghe có vẻ tuyệt vời nhưng đó không phải là cách tiếp cận thông minh vì chúng ta cần thời gian chuẩn bị trước một cuộc hẹn. Ví dụ: nếu bạn là CPA hoặc cố vấn thuế, bạn cần xem xét thông tin khách hàng của mình trước cuộc hẹn để cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn và ít tốn thời gian hơn cho cả bạn và khách hàng của bạn.

Sau cuộc hẹn, bạn cần thời gian để lấy lại hơi thở, ăn nhẹ, tiếp xúc với khách hàng và thực hiện các công việc hành chính như trả lại email.

Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc hẹn, bạn sẽ hiểu rõ hơn về những việc chính xác cần phải làm trước, trong và sau cuộc hẹn. Điều này làm cho các cuộc hẹn hiệu quả hơn và cho bạn biết rõ cuộc hẹn sẽ kéo dài bao lâu. Giờ đây, bạn có thể lên lịch phù hợp cho cả ngày của mình để mọi thứ cần hoàn thành đều được thực hiện.

Ưu tiên stiết kiệm thời gian, tiền bạc và sự tỉnh táo của bạn.

Sắp xếp thứ tự các cuộc hẹn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Thay vì dành phần lớn thời gian trong ngày cho những cuộc hẹn không hiệu quả, bạn có thể chỉ tập trung vào những cuộc hẹn giúp bạn đạt được mục tiêu.

Điều này cũng có thể giúp bạn tiết kiệm tiền. Ví dụ: nếu bạn không ưu tiên các nhiệm vụ thì bạn có thể sắp xếp cho quá nhiều nhân viên trong giờ không cao điểm. Do đó, bạn đang trả tiền cho nhóm của mình để về cơ bản đứng xung quanh. Tệ hơn nữa, bạn có thể bị thiếu nhân viên trong giờ cao điểm.

Và, quan trọng nhất, sắp xếp thứ tự các cuộc hẹn giúp bạn tỉnh táo. Trái ngược với việc liên tục “xoay sở” và vội vã từ cuộc hẹn này sang cuộc hẹn khác, bạn có thể giữ bình tĩnh, điềm tĩnh và thu thập. Bạn cũng sẽ có thời gian để giải nén và lấy lại hơi thở.

Có liên quan: Tầm quan trọng của sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống và làm thế nào để đạt được nó

Sắp xếp thứ tự ưu tiên để tránh xung đột lịch trình.

Khi bạn không ưu tiên các cuộc hẹn của mình, nhiều khả năng xung đột sẽ nảy sinh.

Ví dụ: vì bạn đang chấp nhận mọi yêu cầu, bạn có thể kết thúc các sự kiện đặt phòng đôi. Bạn cũng có thể đến trễ cuộc hẹn tiếp theo, điều đó có nghĩa là bạn là khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng đang lãng phí thời gian chờ đợi của họ.

Nếu bạn đang làm việc với những người khác, những xung đột này có thể là do thừa hoặc thiếu nhân viên. Một lần nữa, điều này có thể tốn kém và khiến khách hàng của bạn phải chờ đợi.

Khi bạn ưu tiên các cuộc hẹn, bạn chỉ đang tập trung vào những cuộc hẹn quan trọng nhất. Điều này làm giảm xung đột vì thay vì đặt quá nhiều cuộc hẹn, bạn chỉ đặt số lượng cuộc hẹn mà bạn có thể xử lý trong một ngày.

Ưu tiên chuẩn bị cho bạn những điều bất ngờ.

Dù bạn có chuẩn bị đến đâu, bạn luôn có thể chắc chắn rằng điều bất ngờ sẽ xảy ra.

Bạn hoặc khách hàng của bạn có thể buộc phải hủy hoặc lên lịch lại vì tình huống khẩn cấp của gia đình, thời tiết khắc nghiệt hoặc có hỏa hoạn tại nơi làm việc.

Mặc dù bạn không thể lập kế hoạch cho mọi tình huống, nhưng bạn có thể lập một vài kế hoạch dự phòng. Ví dụ: nếu bạn có một cuộc họp được đặt trước với khách hàng hoặc nhà đầu tư nổi tiếng, bạn có thể yêu cầu đồng nghiệp của mình túc trực trong trường hợp bạn không thể tham gia cuộc họp. Theo cách này gặp gỡ tiếp tục, thay vì phải lên lịch lại vài tháng kể từ bây giờ.

Sắp xếp thứ tự ưu tiên là đánh giá thời gian của bạn.

Không nghi ngờ gì nữa, thời gian là tài sản quý giá nhất của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn chấp nhận mọi cuộc hẹn, bạn đang để người khác không tôn trọng thời gian của bạn.

Bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các cuộc hẹn, rõ ràng bạn đang cho những người khác cũng như bản thân bạn biết rằng lịch và mục tiêu là ưu tiên hàng đầu của bạn. Trì hoãn, ủy quyền hoặc xóa lời mời không quan trọng.

Một số cuộc hẹn không đáng để bạn mất thời gian.

Không phải tất cả các cuộc hẹn đều bình đẳng. Đánh giá các cuộc hẹn hiện có trong ứng dụng lịch của bạn để xác định cuộc hẹn nào quan trọng.

Ví dụ, một cuộc gọi khám phá hoặc giới thiệu với một khách hàng tiềm năng sẽ không quá nặng nề như một cuộc hẹn kết thúc dự án với một khách hàng lâu năm. Cuộc gọi giới thiệu đó nên được lên lịch lại nếu nó cản trở cuộc hẹn quan trọng hơn, điều này đang giữ cho khách hàng hiện tại của bạn hài lòng.

Đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

Đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống là một trong những cách hiệu quả nhất cách để hạnh phúc với cuộc sống của bạn.

Sắp xếp thứ tự các cuộc hẹn có thể giúp đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống vì bạn chỉ dành thời gian cho những cuộc hẹn quan trọng nhất của mình. Khi những cuộc hẹn này, và chỉ những cuộc hẹn này, bạn có thể tập trung vào những điều thực sự quan trọng trong cuộc sống của bạn – gia đình, bạn bè, sở thích và các dự án phụ của bạn.

Lời khuyên về việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho một cuộc hẹn.

Dưới đây là một số cách mà bạn có thể tạo một lịch trình hiệu quả bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cuộc hẹn.

Lập kế hoạch cho tuần của bạn: Quá trình này có thể mất vài giờ vào tối thứ sáu hoặc tối chủ nhật, nhưng nó sẽ giúp tuần của bạn trôi chảy hơn nhiều. Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ và cuộc hẹn của bạn trong tuần, hay còn gọi là trách nhiệm “A” của bạn. Tiếp theo, xác định các nhiệm vụ và cuộc hẹn quan trọng nhất của bạn và lên lịch cho chúng trước.

Chặn thời gian: Lên lịch cho các ưu tiên của bạn trước và sau đó, nếu bạn có thời gian, hãy lên lịch trong các cuộc hẹn và nhiệm vụ “B” của bạn. Đừng quên bao gồm một số khoảng trắng để có sự linh hoạt trong lịch trình của bạn.

Xóa và ủy quyền: Còn về các cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ không phải là “A” hoặc “B?” Hãy cào chúng hoặc giao chúng cho người khác.

Sử dụng phần mềm đặt lịch hẹn trực tuyến: Điều này cho phép khách hàng và nhân viên của bạn đặt các cuộc hẹn hoặc lịch trình của riêng họ. Bởi vì bạn kiểm soát khi bạn rảnh, họ chỉ có thể chọn các vị trí đang mở. Kết quả là bạn loại bỏ những email hoặc cuộc gọi điện thoại qua lại đó. Phần mềm này cũng gửi xác nhận và nhắc nhở tự động.

Xác định mục đích: Khi khách hàng yêu cầu một cuộc hẹn trực tuyến, đừng ngại tạo một tin nhắn tự động hỏi mục đích của cuộc hẹn là gì. Bằng cách này, bạn biết mục đích của cuộc họp trước khi cam kết thực hiện. Nếu nó không quan trọng và bạn đã bị sa lầy, nó có thể đợi đến một ngày sau. Dưới đây là một số sai lầm quản lý thời gian khác để giúp bạn.

Bắt đầu nói không: Nếu cuộc họp không đạt được mục tiêu, thì đừng ngần ngại từ chối yêu cầu một cách lịch sự. Chặn thời gian là chìa khóa.

Phân tích các cuộc hẹn của bạn: Cuối cùng, hãy đánh giá thời gian dành cho các cuộc hẹn. Ví dụ: nếu một cuộc hẹn trung bình kéo dài 20 phút, thì bạn có thể bắt đầu chặn 30 phút cho các cuộc hẹn trong tương lai – 20 phút cho cuộc họp và 10 phút để chuẩn bị.

Điều này giúp bạn có cơ hội biết thực tế bạn có thể đặt bao nhiêu cuộc hẹn trong một ngày.