Tạo ra một cộng đồng văn phòng sôi động trong thế giới làm việc mới của chúng tôi

Hàng triệu người đã làm việc tại nhà và hiếm khi đến văn phòng trong hai năm qua. Khi các công ty cố gắng tìm ra mô hình nào hoạt động tốt nhất, nhiều người đã quyết định công việc kết hợp là tốt nhất của cả hai thế giới. Đó là một môi trường văn phòng không giống như bất cứ điều gì chúng ta đã thấy trước đây và nhiều nhà lãnh đạo vẫn đang cố gắng bắt kịp.

Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần hiểu rằng sợi dây liên kết giữa làm việc trực tiếp và làm việc từ xa là cộng đồng. Cộng đồng là một khái niệm được tổ chức chung vượt qua không gian vật lý. Do đó, cộng đồng có thể là cầu nối giữa thế giới làm việc tại nhà và văn phòng thực tế.

Vậy làm thế nào để chúng ta tạo ra một cộng đồng văn phòng sôi động để mang lại sự gắn kết, gắn bó và cảm giác phát triển cho mọi thành viên trong nhóm, cho dù họ đến văn phòng hay làm việc tại nhà?

Đừng bỏ qua thế giới vật chất

Ngay cả với công nghệ mới giúp làm việc từ xa dễ tiếp cận hơn bao giờ hết, chúng ta không thể bỏ qua tầm quan trọng của thế giới vật chất.

Nhấn mạnh cộng đồng và tạo không gian để nhân viên kết nối mặt đối mặt có thể bắt đầu bằng việc giới thiệu. Tại công ty của tôi, theo truyền thống, chúng tôi đã thực hiện việc giới thiệu tuyển dụng mới riêng lẻ với người quản lý của người đó. Nhưng trong lớp học nhập môn gần đây nhất của chúng tôi, chúng tôi đã bay những người mới thuê đến Philadelphia để định hướng trong hai ngày. Họ đã hiểu nhau bằng xương bằng thịt trong khi có một trải nghiệm sâu sắc trong văn phòng của chúng tôi.

Đó là một khoản đầu tư khá lớn, tuy nhiên, chúng tôi tin chắc rằng cách tiếp cận này sẽ thúc đẩy việc xây dựng văn hóa, đẩy nhanh sự hòa nhập của nhân viên mới và dẫn đến sự gắn bó và năng suất cao hơn trong dài hạn. Bằng cách gặp gỡ trực tiếp, chúng tôi kích thích sự kết nối, những ý tưởng mới và những cơ hội có giá trị cho sự phát triển của cộng đồng.

Một công cụ vật lý khác để củng cố ý thức cộng đồng và thuộc về công ty là swag. Swag công ty luôn là một thú vui dễ có, nhưng khi bạn làm việc từ xa và đến văn phòng với tần suất ít hơn, swag có thể thực hiện một mục đích hoàn toàn mới.

Một chiếc áo phông của công ty, một chiếc cốc hoặc thậm chí chỉ một vài tem nhãn dán có thể là những phép thử hữu ích nhắc nhở chúng ta về nơi chúng ta làm việc và niềm tự hào mà chúng ta cảm thấy về thương hiệu của mình. Ngay cả khi ai đó làm việc cách xa hàng trăm dặm, việc gửi một thứ gì đó đơn giản như một chiếc áo thun của công ty có thể giúp mọi người cảm thấy gắn kết hơn với những người mà họ làm việc cùng thông qua một danh tính được chia sẻ.

Liên quan: Thuật ngữ ‘Mô hình kết hợp’ có ý nghĩa hơn những gì bạn nghĩ

Tìm hiểu toàn bộ con người

Với việc chuyển sang làm việc từ xa vào năm 2020 cũng làm mất đi sự kết nối của con người. Đột nhiên, không còn những cuộc trò chuyện chớp nhoáng ở tủ lạnh nước hay đồ uống ở quầy bar sau khi văn phòng đóng cửa. Bạn không thể hét lên với đồng nghiệp của mình ở văn phòng bên cạnh, yêu cầu họ nhìn lướt qua thứ gì đó mà bạn đang làm.

Sự thay đổi gần đây sang kết hợp đã giải quyết vấn đề này và mang lại các cuộc trò chuyện nhanh và các cuộc họp ngẫu hứng (mặc dù ít thường xuyên hơn), nhưng vẫn có những người làm việc tại văn phòng vào những ngày khác nhau và những người khác hoàn toàn từ xa.

Bây giờ, nếu chúng ta muốn đưa ra các ý tưởng hoặc kiểm tra một dự án khi thời gian trực tiếp của chúng ta khác nhau, chúng ta phải dành thời gian trên lịch và lên lịch cho một cuộc họp hội nghị truyền hình. Nó biến những gì đã từng là một tương tác hữu cơ và không chính thức thành một thứ gì đó có kế hoạch và chính thức. Điều này tạo ra một vòng luẩn quẩn vì không ai cảm thấy tự nhiên có xu hướng lên lịch các cuộc họp ảo để đối thoại không chính thức. Do đó, sự chênh lệch giữa những người làm việc trong và ngoài văn phòng có thể nhanh chóng tăng lên.

Vậy chúng ta nên làm thế nào với nó đây? Chúng ta phải tạo không gian để mọi người hiểu nhau ở mức độ tổng thể, không chỉ qua những tin nhắn họ gửi qua lại về các dự án sắp tới. Một cách mà công ty của tôi đang cố gắng thực hiện điều này là thông qua kênh Slack có tên “vắng mặt”. Tại đây, mọi người đều đăng ảnh con cái, thú cưng, khu vườn, kỳ nghỉ và hơn thế nữa.

Chúng ta càng hiểu nhau nhiều hơn, chúng ta càng vun đắp được sự kết nối và tin tưởng. Và với sự kết nối và tin cậy cao hơn, chúng ta có thể giao tiếp dễ dàng hơn và tạo ra nhiều không gian hơn cho sự kết nối, sáng tạo và đổi mới một cách tự phát.

Liên quan: Làm thế nào để quản lý một lực lượng lao động lai hạnh phúc và khỏe mạnh

Đồng tạo ra các kỳ vọng về hành vi

Một trong những công việc chính của nhà lãnh đạo là đưa ra quyết định, và đôi khi việc đó phải được thực hiện một cách đơn phương. Tuy nhiên, khi thiết kế cộng đồng văn phòng tương lai của bạn, có một lợi thế quyết định là thực hiện việc này một cách cộng tác để đạt được lượt mua tối đa.

Sử dụng mô hình cộng tác để tạo ra các nguyên tắc hoặc chuẩn mực hoạt động của cộng đồng văn phòng. Đừng ngại ném tất cả lên bàn, hỏi: “Mọi người cần gì hoặc muốn gì để làm cho cộng đồng này trở nên tốt nhất có thể?”

Những cuộc thảo luận này có thể là về việc chúng ta có nhập cuộc trò chuyện hay phát biểu trong các cuộc họp hội nghị truyền hình kết hợp hay không, chúng ta mặc gì đi làm và hơn thế nữa. Bằng cách lắng nghe nhu cầu của mọi người và chú ý đến ngữ cảnh, bạn có thể tạo ra một bộ nguyên tắc hoạt động cụ thể để mở khóa cộng đồng văn phòng của bạn và đưa nó lên cấp độ tiếp theo.

Cuối cùng, lãnh đạo phải tìm kiếm và lắng nghe chặt chẽ các phản hồi đồng thời tạo ra các kênh đối thoại an toàn và cởi mở. Chúng tôi có thể thử những thứ không thành công, nhưng điều đó đi kèm với lãnh thổ trong quá trình thử nghiệm. Sự lộn xộn của thử nghiệm có chủ đích được giảm thiểu nhờ đối thoại rõ ràng và cởi mở, sự sẵn sàng học hỏi và khả năng thích ứng liên tục của các nhà lãnh đạo.

Liên quan: Duy trì Văn hóa Hợp tác trong Thế giới Lai và Xa

Nắm bắt cơ hội để định hình tương lai của công ty bạn

Những vấn đề mà chúng tôi dự đoán sẽ thấy khi xuất hiện các mô hình công việc lai đã đến. Tuy nhiên, việc lường trước một điều gì đó trên lý thuyết là một chuyện nhưng việc giải quyết nó trong thực tế là một chuyện khác. Nhiều nhà lãnh đạo và tổ chức bị mắc kẹt trong các khuôn mẫu cũ, bảo tồn các khuôn mẫu cũ và hy vọng rằng một loạt các phương pháp hay nhất mới sẽ xuất hiện một cách kỳ diệu.

Chúng ta phải thay đổi suy nghĩ của mình – xây dựng cộng đồng văn phòng tương lai của chúng ta là một cơ hội, không phải là một gánh nặng. Với tư cách là một nhà lãnh đạo, hãy cho phép bản thân được suy nghĩ rộng rãi, tập hợp nhóm của bạn và đồng tạo ra một cộng đồng tương lai để trao quyền cho sứ mệnh của bạn.