Tận dụng cách dễ dàng và hiệu quả này để cải thiện trải nghiệm của nhân viên

Trong một hoặc hai năm qua, đã có một động thái đáng chú ý đối với trải nghiệm của nhân viên (EX) như một thước đo mới cho sự xuất sắc của tổ chức. Mặc dù khái niệm này đã phổ biến từ giữa những năm 2010, nhưng việc sử dụng nó đã được đẩy nhanh bởi một đại dịch làm xói mòn ranh giới đã kết tinh sự công nhận ngày càng tăng rằng đối với nhiều người, ranh giới giữa công việc và cuộc sống không làm việc đã mỏng đi.

Bằng một ví dụ duy nhất (mặc dù xu hướng bao gồm nhiều ví dụ khác), những người quản lý thường mong đợi người lao động thuộc cùng một nền văn hóa luôn sẵn sàng như họ, vì vậy họ không đánh giá cao áp lực mà họ gây ra khi gửi tin nhắn vào ban đêm. hoặc vào cuối tuần. Tương tự như vậy, nhân viên ngày càng thúc đẩy các tổ chức tham gia vào các sáng kiến ​​đạo đức quan trọng đối với họ, vì vậy họ cảm thấy chán nản vì thiếu sự rõ ràng xung quanh các vấn đề DE&I.

Để đạt được điều này, có một sự trao đổi kép vượt qua cái mà chúng ta từng nghĩ là ranh giới giữa công việc và cuộc sống: Công việc xâm chiếm không gian gia đình và người lao động mang mối quan tâm về nhà của họ để làm việc.

Đây là những gì đã mang lại cho EX đôi cánh của nó; những gì chúng tôi yêu cầu từ nhân viên lớn hơn, vì vậy những gì họ mong đợi đổi lại cũng lớn hơn tương đối. Trong nhiều trường hợp, người lao động không còn sẵn sàng chấp nhận rằng các bộ phận rời rạc của tổ chức là tốt hay xấu. Thay vào đó, họ tham gia vào một vai trò nào đó với mong muốn rằng toàn bộ trải nghiệm sẽ suôn sẻ, mang lại sức mạnh và ý nghĩa.

EX là gì? Mọi thứ.

Mọi trải nghiệm mà một nhân viên có với một tổ chức, kiến ​​trúc thông tin, khả năng lãnh đạo, đặc tính và công nghệ của nó (có thể kể đến một số đặc điểm) đều đóng góp vào trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Tất cả những yếu tố này đều cho biết cảm nhận của người lao động về doanh nghiệp và cách họ hiểu về bản thân trong mối quan hệ với nó.

Trường hợp kinh doanh ở đây đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp là khá đơn giản. Tạo trải nghiệm tốt hơn, mượt mà hơn cho nhân viên và những người lao động đó sẽ tham gia, sáng tạo và năng suất hơn. Nghiên cứu từ McKinsey sao lưu điều này. Cuộc thăm dò ý kiến ​​của họ cho thấy rằng những cá nhân báo cáo trải nghiệm tích cực có mức độ tương tác cao gấp 16 lần so với những cá nhân báo cáo tiêu cực và có khả năng muốn ở lại một vai trò nào đó cao hơn tám lần.

Liên quan: Kinh nghiệm của nhân viên quan trọng hơn bao giờ hết. Đây là cách nâng cao nó.

Những tảng đá lớn và những viên sỏi nhỏ trong kinh nghiệm của nhân viên

Cho rằng EX được cho là toàn diện, thế quái nào mà bạn lại bắt đầu tối ưu hóa một nơi làm việc (kỹ thuật số)?

Hầu hết những người thông minh sẽ bắt đầu với những yếu tố lớn (lương, lợi ích, tác động của quản lý, truyền thông) và sau đó làm việc theo cách của họ đến các yếu tố nhỏ hơn như chất lượng của các bộ phận riêng lẻ trong hệ thống công nghệ.

Thành thật mà nói: Tôi không thể giúp gì với những tảng đá lớn. Tuy nhiên, cần phải chỉ ra rằng những viên đá cuội rất quan trọng và nhiều tổ chức đã có sẵn một khuôn khổ cho phép họ ưu tiên EX với những điều chỉnh tương đối nhỏ. Việc tạo ra một EX tích cực có thể đơn giản như làm giảm bớt sự thất vọng mà mọi người cảm thấy khi họ không thể truy cập đúng thông tin vào đúng thời điểm.

Làm sao chúng ta biết mọi người muốn loại truy cập tự định hướng đó? Nghiên cứu trải nghiệm khách hàng là một chỉ báo tốt. Trong thế giới B2C, tìm kiếm cho thấy rằng 90% người tiêu dùng mong đợi một cổng hỗ trợ khách hàng tự phục vụ trong khi các khảo sát báo cáo không chỉ rằng 69% thế hệ trẻ nói rằng họ “cảm thấy hài lòng” về một công ty khi họ có thể tự giải quyết vấn đề, mà còn có 1/3 người tiêu dùng nói rằng họ “thà dọn nhà vệ sinh” hơn là nói chuyện với dịch vụ khách hàng. Giả sử rằng hầu hết những cá nhân này cũng có việc làm, thì có lý do chính đáng để tin rằng họ mong đợi trải nghiệm bên trong giống như họ yêu cầu bên ngoài.

Bạn có thể cải thiện khả năng tự phục vụ của nhân viên một cách dễ dàng. Tin tốt là nếu bạn đã có một mạng nội bộ hiện đại, bạn có thể sử dụng công nghệ hiện đại tại nơi làm việc để cho phép nhân viên tự phục vụ theo cách làm hài lòng họ và giảm gánh nặng hành chính về CNTT và nhân sự.

Liên quan: Xu hướng nơi làm việc năm 2022 và lý do tại sao lại quan trọng đến kinh nghiệm của nhân viên

Làm cho nội dung của bạn có thể tìm thấy

Để bất kỳ mạng nội bộ nào trở thành nguồn tự giải quyết tự định hướng, chức năng tìm kiếm doanh nghiệp phải trả về nhanh chóng và chính xác kết quả từ tập hợp tài nguyên rộng nhất mà bạn có. Đảm bảo rằng mạng nội bộ của bạn được tích hợp đầy đủ với hệ thống phần mềm và DMS của bên thứ ba (bao gồm Box, Google Drive, OneDrive và SharePoint) để sắp xếp tài liệu cho khả năng hiển thị tối đa.

Bằng cách cung cấp cho người dùng một công cụ tìm kiếm tập trung thông qua mạng nội bộ, thay vì khiến họ truy cập vào các hệ thống riêng lẻ, bạn cung cấp một điểm vào duy nhất để giảm bớt sự thất vọng do lãng phí thời gian trên nhiều trang web (đặc biệt nếu nội dung không tồn tại trên bất kỳ của họ).

Mặc dù vậy, việc kích hoạt tính năng tự phục vụ với tìm kiếm doanh nghiệp không chỉ là việc đưa ra các chính sách và thủ tục. Tìm kiếm trong mạng nội bộ sẽ cho phép người dùng tìm thấy tất cả các kết quả, chẳng hạn như các khu vực nội dung, blog, diễn đàn, người dùng và sự kiện. Nếu EX ít nhất quan tâm một phần đến cách mà nhân viên được tổ chức “nhìn nhận”, thì việc cung cấp cho họ khả năng chủ động tìm các nhóm cộng đồng, hoạt động xã hội và các chủ đề mà họ quan tâm sẽ tăng cơ hội có được trải nghiệm tích cực.

Ở cấp độ kỹ thuật, cách hiển thị kết quả cũng có thể tạo nên trải nghiệm tự phục vụ hài lòng:

• Tìm kiếm nhanh sẽ cung cấp năm đề xuất kết quả tức thì hàng đầu ở định dạng văn bản tiên đoán (tương tự như Google). Những kết quả này thường sẽ bao gồm tiêu đề và loại nội dung (trang, bài đăng trên blog, v.v.) để người dùng có thể tìm thấy câu trả lời cho các truy vấn được tìm kiếm phổ biến nhất ngay lập tức.
• Tìm kiếm đầy đủ bao gồm tất cả các loại nội dung ngay khi người dùng nhấn enter. Vì các trang kết quả của mạng nội bộ thường cung cấp các tùy chọn lọc nâng cao, nhân viên có thể dễ dàng tinh chỉnh các tìm kiếm của họ và loại bỏ các kết quả không liên quan. Mặc dù một tìm kiếm cho “kỳ nghỉ” có thể trả lại nhiều kết quả, nhưng việc loại bỏ các blog cá nhân sẽ cắt bớt tìm kiếm xuống các khu vực nội dung và tài liệu chính sách có liên quan hơn, chẳng hạn.
• Cược tốt nhất cho phép quản trị viên mạng nội bộ đặt các trang chính lên đầu danh sách kết quả tìm kiếm. Quản trị viên có thể ghi đè trọng số bình thường trong kết quả tìm kiếm để các trang phổ biến (tức là những trang có nhiều khả năng tự phân giải nhất) có được độ dính cần thiết bởi thông tin quan trọng.

Cuối cùng, thông qua việc sử dụng phân tích dữ liệu, các nhà quản lý mạng nội bộ cũng có thể theo dõi tần suất của các cụm từ tìm kiếm. Biết những cụm từ chính nào thường được sử dụng và cụm từ nào không mang lại kết quả có thể mang lại cái nhìn sâu sắc về nội dung nào nên được quảng bá và lĩnh vực nào của doanh nghiệp nên được phát triển. Nếu nhiều nhân viên đang tìm kiếm một chủ đề nhưng không có nội dung phù hợp, có thể đã đến lúc phát triển chủ đề đó hơn là để họ liên hệ với bộ phận Nhân sự.

Quản trị nội dung cũng là chìa khóa

Không thể nói quá tầm quan trọng của quản trị nội dung khi nói đến việc giúp mọi người của bạn tìm thấy những gì họ cần. Mặc dù hầu hết các tổ chức bắt đầu sử dụng mạng nội bộ của họ với chính sách quản trị nội dung, nhưng khi các phương pháp hay nhất đó không thành công hoặc được triển khai không chính xác, nội dung có thể nhanh chóng bị trùng lặp và lỗi thời.

Khi điều này xảy ra, mạng nội bộ trở nên cồng kềnh với nội dung không liên quan và nhân viên nhanh chóng mất lòng tin vào kết quả tìm kiếm. Không thể tự phục vụ vì sự thiếu rõ ràng, họ một lần nữa chuyển sang CNTT và Nhân sự để giải quyết các vấn đề dễ dàng giải quyết.

Liên quan: Kinh nghiệm của nhân viên đang thay đổi. Bạn có đang thay đổi với nó?

Việc kiểm tra nội dung định kỳ sẽ giúp người quản lý hệ thống cập nhật nội dung, nhưng việc này cũng có thể trở nên dễ dàng hơn với thông báo tự động:

• Cảnh báo cao nên được gắn cờ cho các trang đã hết hạn, tài liệu không được xem trong ba tháng và tài liệu có tác giả không hoạt động.
• Cảnh báo vừa phải có thể hiển thị các trang đã qua ngày xem xét, tài liệu đến hạn xem xét và tài liệu có tóm tắt ngắn.
• Cảnh báo thấp tồn tại đối với các trang đã được xác định là có thể trùng lặp, tài liệu có điểm chất lượng thấp và các trang chủ có thiết kế không cân đối.

Trong quá trình gấp rút tìm cách cải thiện EX, giữ nhân viên tài năng và giảm bớt gánh nặng cho tổ chức của chúng ta, sẽ có nhiều con đường khả thi. Từ các sáng kiến ​​an sinh cho đến phần mềm theo dõi thời gian được hỗ trợ bởi AI, các nhà lãnh đạo đã và đang tìm ra các con đường dẫn đến một tương lai tươi sáng hơn. Tuy nhiên, trước khi đầu tư vào tất cả những món đồ chơi mới sáng bóng, bạn nên xem xét những thứ đã có sẵn và cách làm nó tốt hơn.