Tại sao không cần giấy tờ lại có thể giúp doanh nghiệp bán lẻ của bạn (Và cách thực hiện)

Khi nói đến việc điều hành một doanh nghiệp, việc áp dụng các công nghệ mới thường có thể cảm thấy khó khăn. Rốt cuộc, học cách sử dụng phần mềm mới là một thách thức và sự đổi mới đôi khi có thể làm chậm năng suất khi nhân viên thích nghi với hệ thống mới.

Trong hàng trăm năm, chúng ta đã dựa vào giấy để điều hành các hoạt động kinh doanh, cho dù đó là văn phòng hay mặt tiền cửa hàng bán lẻ. Nhưng trong thập kỷ qua, ngày càng có nhiều doanh nghiệp giảm bớt dấu vết trên giấy – một số chọn loại bỏ hoàn toàn giấy.

Có nhiều lý do để một doanh nghiệp hoạt động không cần giấy tờ, và đó không chỉ là việc tiết kiệm môi trường. Người mua sắm ngày nay hiểu biết về Internet. Họ dành phần lớn cuộc đời mình trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh (khoảng 8 giờ 41 phút mỗi ngày, dựa trên một nghiên cứu). Họ khao khát hiệu quả và chọn chi tiền của mình cho những trải nghiệm được sắp xếp hợp lý và tùy chỉnh. Khi nói đến điểm bán hàng, việc sử dụng thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ thay vì tiền mặt và séc đang ở mức cao nhất mọi thời đại. Điều cuối cùng mà bất kỳ khách hàng nào cũng muốn là một biên lai giấy khác làm lộn xộn ví của họ.

Đã đến lúc các nhà bán lẻ bắt kịp và tin tốt là việc chuyển nhượng không cần giấy tờ có thể tương đối đơn giản đối với hầu hết các doanh nghiệp. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận một số lý do tại sao việc giảm lượng giấy được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn là hợp lý và quan trọng hơn, cung cấp các cách bạn có thể triển khai các giải pháp kỹ thuật số vào hoạt động của mình ngay lập tức.

Bắt đầu nào.

Những lý do để sử dụng không có giấy tờ

Tín dụng hình ảnh: iDatix

Chúng tôi đã đề cập đến yếu tố môi trường và có lẽ đây là lý do rõ ràng nhất để không cần đến giấy tờ. Theo một bài báo trên SafetyCulture, một con số khổng lồ 250 triệu gallon dầu, 10 triệu cây và 1 tỉ gallon nước được sử dụng để tạo ra doanh thu ở Mỹ mỗi năm. Loại bỏ biên lai bằng giấy không chỉ làm giảm đáng kể lượng khí thải carbon của doanh nghiệp mà còn đảm bảo rằng biên lai sau này không bị vứt bỏ như một chất thải.

Mặc dù chủ nghĩa môi trường có thể là cách PR tốt cho một công ty, nhưng điều đó có thể không đủ động lực để một số doanh nghiệp thực hiện thay đổi. Vì vậy, đây là một vài lý do khác để loại bỏ giấy.

Tăng hiệu quả

Tất cả chúng ta đều đã có kinh nghiệm đó: tìm kiếm trong hộp hoặc tủ đựng hồ sơ để tìm một tờ giấy. Có lẽ đó là một hóa đơn, một bảng chấm công của nhân viên hoặc một danh sách kiểm tra hàng tồn kho. Dù bằng cách nào, việc xem qua các chồng giấy có thể là một việc lãng phí thời gian.

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi ILM Corporation, tìm kiếm thông qua giấy tờ có thể chiếm tới 30% thời gian làm việc của một nhân viên.

“Không cần giấy tờ cho phép bạn [be more efficient]Matt Peterson, chủ tịch và giám đốc điều hành của eFileCabinet cho biết, và hiệu quả tương đương với tiền bạc. “Trả lời khách hàng một cách nhanh chóng là lợi thế của bạn với tư cách là một doanh nghiệp nhỏ, và hiệu quả và không cần giấy tờ mang lại [you] cạnh đó. ”

Đảm bảo rằng phần lớn tài liệu mà doanh nghiệp của bạn sử dụng là tài liệu kỹ thuật số giúp việc truy xuất chúng dễ dàng hơn nhiều. Thay vì đào bới tủ hoặc hộp hồ sơ, việc lấy tài liệu lên chỉ cần tìm kiếm nhanh trên máy tính. Và nếu bạn chọn lưu trữ dựa trên đám mây, những tài liệu đó có thể được truy cập ở bất kỳ đâu và trên mọi thiết bị và tài liệu có thể được sao lưu tự động – vì vậy không còn mất các tệp quan trọng.

Bạn có thể sử dụng thứ gì đó đơn giản (và miễn phí) như Google Drive hoặc DropBox để lưu trữ tài liệu của mình trực tuyến hoặc chọn giải pháp mạnh mẽ hơn một chút (như LiveDrive).

Tiền đã tiết kiệm

Mặc dù việc mua phần mềm và đào tạo nhân viên có vẻ như là một khoản chi phí bổ sung, nhưng lợi ích tiết kiệm chi phí lâu dài của việc sử dụng không cần giấy tờ là rất đáng giá. Bạn sẽ không chỉ cần mua cuộn hóa đơn, hộp giấy và phong bì cho doanh nghiệp của mình mà còn không cần phải mua máy in và mực in hoặc hộp đựng để lưu trữ tệp. Bằng cách mất tủ đựng hồ sơ vật lý, bạn có thể sẽ giảm diện tích sàn cần thiết để lưu trữ và thậm chí có thể mở ra một khu vực cho các cơ hội bán lẻ mới.

Theo một nghiên cứu gần đây của Cisco, các nhà bán lẻ triển khai các công nghệ như bán hàng đa kênh, bảng hiệu kỹ thuật số và tương tác cũng như hệ thống giao hàng hiệu quả cho khách hàng bao gồm cả biên lai không cần giấy tờ, có thể cải thiện lợi nhuận hơn 15%.

Tối ưu hóa Khách hàng

Cung cấp biên lai kỹ thuật số cho người mua hàng cho phép doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với khách hàng. Theo một cuộc khảo sát từ Epsilon với 3.900 nhà bán lẻ, khoảng một phần ba số nhà bán lẻ cung cấp biên lai kỹ thuật số nhưng sự quan tâm ngày càng tăng. Một trong những lý do chính khiến họ chuyển sang kỹ thuật số là vì biên nhận trực tuyến cho phép họ truy cập vào email của khách hàng.

Danh sách đọc miễn phí: Chiến lược dịch vụ khách hàng

Tập trung vào dịch vụ khách hàng có thể biến các tương tác tiêu cực thành đánh giá tích cực (và khách hàng lặp lại). Tìm hiểu cách thực hiện với danh sách mẹo có tác động cao, miễn phí được tuyển chọn của chúng tôi.

Nhận hướng dẫn miễn phí ngay bây giờ

“Một địa chỉ email có thể trị giá hàng trăm đô la đối với một nhà bán lẻ,” chủ tịch của Epsilon, Andrew Frawley, nói với USA Today.

Địa chỉ email cho phép các nhà bán lẻ gửi bản tin, thông báo khuyến mại và bán hàng, bổ sung thông tin và giữ cho cuộc trò chuyện tiếp tục sau đợt bán hàng ban đầu. Thêm vào đó, nhiều nhà bán lẻ thêm liên kết đến trang web doanh nghiệp và tài khoản mạng xã hội của họ, giúp nâng cao nhận thức trực tuyến về thương hiệu của họ.

Tín dụng hình ảnh: Receiptful

Làm thế nào để đi không cần giấy

Bây giờ chúng tôi đã thiết lập một số lý do để không cần giấy tờ, hãy cùng khám phá một số cách để thực hiện điều đó.

Để bắt đầu, điều đầu tiên bạn muốn làm là tính đến tất cả các khía cạnh của công ty bạn hiện đang hoạt động trên giấy. Điều đó có thể bao gồm những điều sau:

• Biên lai
• Hóa đơn
• Hóa đơn của nhà cung cấp
• Hình thức vận chuyển
• Hình thức kiểm kê
• Bảng chấm công
• Tệp nhân viên

Sau khi thiết lập cách công ty của bạn sử dụng giấy, đây là một số lựa chọn thay thế kỹ thuật số mà bạn có thể sử dụng để loại bỏ từng loại.

Biên nhận qua Email

Đối với hầu hết các nhà bán lẻ, cung cấp biên lai không cần giấy tờ là cách rõ ràng nhất để loại bỏ giấy tờ không cần thiết. Apple là một trong những nhà bán lẻ lớn đầu tiên cung cấp biên lai kỹ thuật số, và giờ đây các thương hiệu lớn khác như The Gap, Nordstrom và Macy’s đã nhảy vào cuộc.

Theo Macy’s, khoảng 6% tất cả các giao dịch tại cửa hàng là không có giấy tờ trong năm 2013. Khi được cung cấp tùy chọn, khoảng 12% khách hàng đã chọn biên lai qua email thay vì in. Hơn nữa, việc áp dụng thanh toán điện tử thậm chí còn cao hơn. Gần 18% người mua sắm bằng thẻ tín dụng của Macy’s và Bloomingdale’s đã chuyển đổi sang bảng sao kê hóa đơn không cần giấy tờ và thanh toán hóa đơn điện tử, tiết kiệm được khoảng 745.000 pound giấy trong năm 2013.

Để triển khai biên lai không cần giấy tờ tại doanh nghiệp của bạn, hãy cài đặt chương trình điểm bán hàng cho các biên nhận trực tuyến, chẳng hạn như Receiptful hoặc TransactionTree. Khi bạn đã thiết lập xong, hãy giới thiệu biên lai kỹ thuật số cho khách hàng của bạn bằng cách đào tạo nhân viên thu ngân để cung cấp tùy chọn khi thanh toán.

THAM GIA NGAY: Gửi cho khách hàng của bạn biên lai kỹ thuật số một cách liền mạch với Shopify POS. Thử nó ngay hôm nay.

Theo công ty nghiên cứu J. Gold Associates, việc sử dụng biên lai không cần giấy tờ là rất phổ biến. Những người mua sắm trẻ tuổi đã nhanh chóng nắm bắt hóa đơn điện tử trong khi những người mua sắm lớn tuổi vẫn có xu hướng cảm thấy thoải mái hơn khi bước ra khỏi cửa hàng với hóa đơn giấy trên tay. Xu hướng này cũng phổ biến hơn ở các khu vực đô thị lớn nhưng chậm thâm nhập vào các thành phố và thị trấn nhỏ hơn.

Hóa đơn và Hóa đơn điện tử

Mặc dù biên lai kỹ thuật số có thể là cách rõ ràng nhất để sử dụng không cần giấy tờ, nhưng không nghi ngờ gì nữa, hóa đơn điện tử lại là cách dễ dàng nhất. Nhiều ngân hàng cung cấp dịch vụ trực tuyến để bạn có thể quản lý và thanh toán tất cả các hóa đơn của mình trực tuyến, bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ thiết bị nào. Chọn nhận báo cáo tài chính điện tử và xem xét thực hiện tất cả các khoản thanh toán của bạn – từ hóa đơn tiền thuê nhà, tiền điện và Internet, cho đến các khoản thanh toán cho nhà cung cấp – trực tuyến. Bạn không chỉ có thể theo dõi tất cả các hóa đơn này dễ dàng hơn mà còn tốn ít thời gian hơn khi đứng xếp hàng tại chi nhánh ngân hàng địa phương của mình.

Đối với các hóa đơn được gửi đến các nhà cung cấp và nhà cung cấp, có rất nhiều chương trình miễn phí hoặc không tốn kém để số hóa và tự động hóa quá trình tẻ nhạt này. Điều tra các công cụ như Sufio và Invoicify, những công cụ này cũng tích hợp liền mạch với cửa hàng Shopify của bạn.

Hàng tồn kho không giấy tờ

Hãy tưởng tượng không còn cần phải sắp xếp thông qua các tủ hồ sơ danh sách kiểm kê và bảng tính nữa, thay vào đó, tìm kiếm tất cả thông tin đó có thể truy cập trực tuyến. Hiện có thể kiểm kê không cần giấy tờ với phần mềm quản lý hàng tồn kho, cho phép người dùng sắp xếp và phân loại sản phẩm, gán mã vạch bằng máy quét mã vạch không dây, theo dõi số lượng hàng tồn kho, v.v.

Lịch kỹ thuật số và Quản lý nhân viên

Nhiều người trong chúng ta đã sử dụng lịch điện tử trên điện thoại, máy tính bảng và máy tính của mình. Chúng hiệu quả, thân thiện với người dùng và có thể được truy cập ở mọi nơi. Đã đến lúc xem xét một giải pháp kỹ thuật số để quản lý doanh nghiệp bán lẻ của bạn và điều này bao gồm việc xử lý lịch trình và bảng chấm công của nhân viên.

Theo một bài báo của SafetyCulture, quản lý một nhóm hầu như cho phép bạn giao tiếp với nhân viên của mình từ mọi nơi. Ví dụ: Damon Chiesa, người sở hữu một chuỗi cửa hàng quần áo boutique ở Úc có tên Elsewear23, sử dụng ứng dụng Vice để quản lý nhân viên của mình trực tuyến.

Ông nói: “Tôi đang tìm kiếm một ứng dụng có thể giữ tất cả các quy trình, bảng chấm công, yêu cầu nghỉ việc, tính khả dụng và giao tiếp của nhân viên ở một nơi. “Phó có một nguồn cấp tin tức nơi tôi có thể giao tiếp với từng nhân viên, trong nhóm cửa hàng hoặc với toàn thể công ty. Nó có một menu nhiệm vụ cho phép tôi giao các nhiệm vụ cần hoàn thành và đặt ngày đến hạn. ”

Các công cụ khác để quản lý kỹ thuật số lịch trình của nhân viên bao gồm Schedulehead, WhenIWork và ShiftPlanning. Để biết thêm thông tin về các công cụ tốt nhất để tạo lịch trình kỹ thuật số cho nhân viên, hãy đọc hướng dẫn của chúng tôi.

Lời cuối cùng

Không cần giấy tờ là tất cả về việc điều hành doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn. Đó là về việc giảm lượng thời gian bạn và nhân viên của bạn dành cho danh sách kiểm tra hàng tồn kho, sắp xếp thông qua tủ hồ sơ, quản lý hóa đơn và hóa đơn cũng như lập lịch trình.

Cung cấp biên lai qua email là tiết kiệm tiền, loại bỏ lãng phí không cần thiết và theo kịp nhu cầu của khách hàng hiểu biết về kỹ thuật số. Trên hết, không cần giấy tờ là đưa doanh nghiệp của bạn phù hợp với thời đại và khám phá những gì có thể đạt được thông qua các công nghệ mới.