Tài khoản phải trả là gì? Quy trình AP hoạt động như thế nào

Vay và cho vay không phải là một ý tưởng mới. Trên thực tế, khái niệm về nợ – nợ một thứ gì đó đối với ai đó vào một ngày trong tương lai – thậm chí còn có trước sự tồn tại của tiền tệ, với hệ thống nợ lâu đời nhất được ghi nhận có niên đại khoảng 3500 năm trước Công nguyên. Theo hệ thống này, nông dân Sumer sẽ trao đổi hàng hóa để lấy hàng hóa, hoặc, nếu họ không có hàng hóa trong tay, để lấy khái niệm hàng hóa sẽ được giao vào một ngày trong tương lai. Nói cách khác, họ mắc nợ.

Trong thế giới kinh doanh hiện đại, các khoản nợ được ghi vào một tài khoản được gọi là tài khoản phải trả. Sau khi hàng hóa được giao, bạn ghi lại số tiền còn nợ trong tài khoản phải trả, trong đó số tiền còn lại cho đến khi khoản nợ được thanh toán.

Theo dõi các khoản phải trả là rất quan trọng để đánh giá tình trạng tài chính hiện tại của công ty. Nó cũng giúp quản lý dòng tiền, đáp ứng thời hạn với nhà cung cấp, đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính, xác định và loại bỏ các chi phí không cần thiết cũng như lập kế hoạch phát triển kinh doanh dài hạn.

Tài khoản phải trả (AP) là gì?

Tài khoản phải trả (AP) là tài khoản thể hiện các khoản nợ ngắn hạn của công ty. Về cơ bản, con số này đại diện cho tất cả số tiền mà một doanh nghiệp nợ người khác. Tài khoản này được liệt kê trên bảng cân đối kế toán, là một báo cáo tài chính quan trọng và là một phần của sổ cái chung của công ty.

Các khoản phải trả bao gồm chi phí tiện ích và cơ sở vật chất, tiền thuê nhà, giấy phép, hóa đơn của nhà cung cấp hoặc nhà thầu chưa thanh toán và các chi phí hàng tháng khác. AP cũng được sử dụng như một cách viết tắt để chỉ bộ phận phải trả của công ty, là người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm quản lý tất cả các nghĩa vụ tài chính chưa thanh toán của công ty, ghi lại chúng trên bảng cân đối kế toán dưới các khoản phải trả và xử lý các khoản thanh toán.

Quy trình tài khoản phải trả hoạt động như thế nào?

Công tác quản lý công nợ phải trả như sau:

1. Công ty của bạn gửi đơn đặt hàng hoặc ký hợp đồng với nhà cung cấp.
2. Hàng hóa hoặc dịch vụ được giao và nhà cung cấp nộp hóa đơn cho bộ phận tài khoản phải trả.
3. Bộ phận AP ghi lại tổng hóa đơn của nhà cung cấp dưới dạng tín dụng cho các khoản phải trả.
4. Bộ phận AP yêu cầu phê duyệt thanh toán hóa đơn từ chủ doanh nghiệp, CFO hoặc một bên khác được ủy quyền phê duyệt chi phí.
5. Sau khi nhận được phê duyệt, bộ phận xử lý thanh toán cho hóa đơn và ghi nợ các tài khoản phải trả cho số tiền thanh toán.

Điều quan trọng cần lưu ý là các khoản phải trả định lượng tổng nợ ngắn hạn bằng cách thể hiện các khoản nợ phải trả dưới dạng số dương. Điều này giải thích tại sao các tài khoản phải trả được ghi có (thay vì ghi nợ) khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp. Số dư tài khoản phải trả là 5.000 đô la có nghĩa là công ty của bạn nợ các chủ nợ 5.000 đô la. Số dư âm là bất thường và có nghĩa là công ty của bạn đã trả quá cao cho một hàng hóa hoặc dịch vụ và được nợ lại tiền.

Phần mềm tự động hóa các khoản phải trả

Việc quản lý quy trình AP có thể được thực hiện dễ dàng hơn bằng cách sử dụng phần mềm tự động hóa tài khoản phải trả. Phần mềm này sử dụng công nghệ xử lý hóa đơn tự động để đọc và số hóa hóa đơn của nhà cung cấp, khớp hóa đơn với đơn đặt hàng và ghi có số tiền thích hợp vào tài khoản phải trả.

Tự động hóa AP giúp bạn hoặc một thành viên trong nhóm của bạn không cần phải dành thời gian cho nhiệm vụ này và giảm khả năng xảy ra lỗi do con người. Khi nhận được phê duyệt và thanh toán được thực hiện, phần mềm này sẽ tự động ghi nợ các tài khoản phải trả, giữ cho bảng cân đối kế toán của bạn được sắp xếp hợp lý và cập nhật.

Phần mềm tự động hóa AP cũng có thể tạo các báo cáo tài chính khác, bao gồm báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Cùng với nhau, những báo cáo này cung cấp hồ sơ về sự luân chuyển của các quỹ thông qua hoạt động kinh doanh của bạn: bảng cân đối kế toán cung cấp ảnh chụp nhanh về tình hình tài chính hiện tại của bạn, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (còn được gọi là báo cáo lãi và lỗ) cho biết các khoản lãi hoặc lỗ trong một khoảng thời gian và báo cáo lưu chuyển tiền tệ liệt kê cách tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp trong giai đoạn đó.

Các khoản phải trả so với các khoản phải thu

Theo phương pháp kế toán dồn tích, các khoản phải trả được sử dụng song song với các khoản phải thu để giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền và cung cấp một bức tranh rõ ràng về tính thanh khoản tổng thể của công ty.

Trong khi các khoản phải trả theo dõi số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ, thì các khoản phải thu theo dõi số tiền mà doanh nghiệp của bạn nợ khách hàng hoặc những người mắc nợ khác. Cả hai tài khoản đều được theo dõi trên bảng cân đối kế toán của công ty. Các khoản phải thu ghi lại các giao dịch mua được thực hiện bằng cách cấp tín dụng cho khách hàng cho đến thời điểm nhận được khoản thanh toán. Sau khi nhận được thanh toán, nhóm kế toán của bạn sẽ ghi nợ các khoản phải thu đối với số tiền thanh toán và ghi có vào tài khoản doanh thu của bạn.

Các khoản phải trả so với các khoản phải trả thương mại

Mặc dù các điều khoản đôi khi được hoán đổi cho nhau, các khoản phải trả không giống như các khoản phải trả thương mại. Các khoản phải trả thương mại đại diện cho hàng hóa và hàng tồn kho—ví dụ, loại vải mà bạn sử dụng để may chăn bông hoặc mực in cho máy in văn phòng của bạn. Mặt khác, các khoản phải trả là một thuật ngữ chung đề cập đến tất cả các khoản nợ chưa thanh toán của công ty. Tiền thuê nhà, phí tiện ích, giấy phép phần mềm và tư cách thành viên trong các tổ chức chuyên nghiệp là những ví dụ về chi phí thuộc các khoản phải trả nhưng không thuộc các khoản phải trả thương mại.

Hãy coi đây là những tài khoản lồng nhau—tổng tài khoản phải trả bao gồm tất cả các nghĩa vụ chưa thanh toán đối với các công ty khác trong khi các khoản phải trả thương mại thể hiện tập hợp con các tài khoản phải trả đến hạn để đổi lấy các mặt hàng tồn kho.

Thanh toán hóa đơn của bạn với Shopify Bill Pay

Nếu bạn chưa ở giai đoạn có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình tài khoản phải trả của mình, thì các công cụ như Thanh toán hóa đơn Shopify có thể giúp mọi việc trở nên dễ dàng hơn nhiều bằng cách cho phép bạn tải lên, lên lịch trước và thanh toán cho nhà cung cấp, nhà cung cấp và nhà thầu từ trang quản trị Shopify.

Hãy khám phá cách Shopify Bill Pay giúp bạn hợp lý hóa quy trình thanh toán tài khoản.

Tính linh hoạt cho mọi người tham gia

Nếu một nhà cung cấp chỉ nhận séc, có lẽ bạn sẽ khó thuyết phục họ thay đổi cách thức và cho phép bạn thanh toán bằng thẻ.

Shopify Bill Pay cho phép bạn thanh toán linh hoạt bằng tín dụng, ghi nợ hoặc chuyển khoản ACH, đồng thời cung cấp cho nhà cung cấp khả năng chấp nhận thanh toán theo bất kỳ phương thức nào họ muốn—séc, chuyển khoản ngân hàng, v.v.

Bạn có thể thanh toán theo cách của mình trong khi nhà cung cấp của bạn vẫn được thanh toán theo cách của họ. Điều này củng cố các mối quan hệ với nhà cung cấp và mang lại lợi ích cho tất cả mọi người tham gia.

Chi phí hiệu quả hơn so với chuyển khoản ngân hàng

Phần mềm phải trả tài khoản của bên thứ ba có thể sẽ tính phí đăng ký hàng tháng. Nó cũng có thể tính phí cho mỗi giao dịch. Những chi phí đó có thể tăng lên.

Shopify Bill Pay cung cấp các tùy chọn miễn phí để thanh toán hóa đơn nếu bạn sử dụng Số dư Shopify dưới dạng tài khoản doanh nghiệp và bạn không phải trả chi phí đăng ký hàng tháng.

Nhận đặc quyền thẻ tín dụng

Shopify Bill Pay cho phép bạn thanh toán hóa đơn bằng thẻ tín dụng doanh nghiệp Số dư Shopify, ngay cả khi đó không phải là một trong các phương thức thanh toán được chấp nhận của nhà cung cấp. Ngoài việc thuận tiện, điều này còn giúp bạn kiếm được phần thưởng và hưởng đặc quyền cho mỗi đô la chi cho chi phí kinh doanh. Bảo mật nâng cao

An ninh tốt hơn

Thanh toán kỹ thuật số được thực hiện thông qua Shopify Bill Pay rất dễ theo dõi. Cả bạn và nhà cung cấp của bạn đều được thông báo ngay khi tiền rời khỏi tài khoản của bạn và bạn có thể theo dõi trạng thái thanh toán theo từng bước. Được hỗ trợ bởi các chứng chỉ ISO và SOC2, dữ liệu cá nhân và tài chính của bạn và nhà cung cấp của bạn được bảo mật, vì vậy bạn có thể tự tin quản lý hóa đơn.

Xem và theo dõi lịch sử giao dịch

Shopify Bill Pay được tích hợp hoàn toàn với trang quản trị Shopify, nghĩa là bạn có thể thực hiện, theo dõi và quản lý các khoản thanh toán cho nhà cung cấp theo thời gian thực từ chính nơi bạn điều hành doanh nghiệp của mình.

Điều này giúp dễ dàng theo dõi các khoản tiền gửi đi, kiểm tra trạng thái của mọi khoản thanh toán và thay đổi hoặc hủy giao dịch. Bạn có tất cả quyền kiểm soát cần thiết ở cùng một nơi mà bạn điều hành doanh nghiệp của mình.