Sổ sách kế toán khởi nghiệp: Chủ sở hữu doanh nghiệp mới cần biết điều gì

Bạn nghĩ rằng cửa hàng trực tuyến mà bạn đã mở vào năm ngoái để bán những chiếc mũ len đan bằng tay đã kiếm được lợi nhuận. Tuy nhiên, với hàng trăm khoản chi phí kinh doanh khác nhau, bạn không chắc khoản nào đủ điều kiện được khấu trừ thuế để giảm số tiền bạn gửi cho IRS.

Nếu bạn báo cáo quá ít, bạn có thể bị phạt rất nặng. Nếu bạn trả quá nhiều, có thể mất vài tháng bạn mới được hoàn thuế—số tiền mà doanh nghiệp của bạn có thể cần để tồn tại. Sổ sách kế toán có thể giúp bạn tìm ra chính xác số tiền bạn nợ.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những điều cơ bản về kế toán mà bạn cần biết để điều hành doanh nghiệp hoàn toàn mới của mình.

Kế toán là gì?

Sổ sách kế toán là quá trình ghi chép và tổ chức các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Ví dụ: nếu cửa hàng thương mại điện tử của bạn mua đồ dùng văn phòng, chi phí đó sẽ được ghi lại trong bảng tính hoặc chương trình phần mềm, cùng với ngày mua, chi phí và tác động của khoản thanh toán đối với báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Người giữ sổ sách cũng có thể ghi lại các giao dịch tài chính khác, chẳng hạn như các khoản vay và tiền lãi đầu tư.

Làm thế nào để bắt đầu sổ sách kế toán cho công ty khởi nghiệp của bạn

1. Chọn phương pháp ghi sổ kế toán
2. Lập bảng tài khoản
3. Ghi lại giao dịch

Thiết lập một hệ thống sổ sách kế toán chính xác là điều cần thiết để doanh nghiệp quản lý tài chính và tuân thủ các quy định về thuế. Các bước sau đây có thể giúp đỡ.

1. Chọn phương pháp ghi sổ kế toán

Có nhiều tùy chọn để theo dõi các giao dịch của bạn, từ nhập thủ công bằng cách sử dụng sổ ghi chép vật lý đến các loại phần mềm khác nhau. Sổ sách kế toán thủ công có xu hướng ít tốn kém hơn nhưng tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi do con người.

Mặt khác, sổ sách kỹ thuật số có thể tăng tốc các phần của quy trình bằng cách sử dụng hóa đơn và biên lai tự động. Ví dụ: một số ứng dụng kế toán khởi động cho phép bạn tải lên hình ảnh biên lai khi đang di chuyển, số hóa chúng và thêm chi phí vào sổ sách của bạn, giảm lượng nhập dữ liệu mà bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn có thể cần thực hiện.

2. Lập bảng định khoản

Các doanh nghiệp hoạt động tốt thường giữ một sổ cái chung, là hồ sơ tổng hợp của tất cả các giao dịch của công ty. Hầu hết các doanh nghiệp thấy hữu ích khi phân loại các loại giao dịch tương tự trong sổ cái phụ, chẳng hạn như các bản ghi riêng biệt cho các khoản phải thu hoặc các khoản phải trả.

Một chủ doanh nghiệp mới thường sẽ cần thiết lập một biểu đồ riêng cho từng sổ cái phụ. Điều này có thể có nghĩa là sổ kế toán vật lý riêng nếu sử dụng sổ sách thủ công hoặc bảng tính kế toán riêng nếu sử dụng phần mềm kế toán. Bảng tài khoản liệt kê tất cả các loại sổ cái phụ khác nhau mà doanh nghiệp theo dõi.

3. Ghi lại giao dịch

Các doanh nghiệp ghi lại các giao dịch theo một trong hai cách: ghi một lần và ghi hai lần. Trong sổ kế toán một lần, một giao dịch chỉ được ghi lại một lần trên sổ cái chung và không được hạch toán trong sổ cái phụ. Doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty khởi nghiệp rất nhỏ có xu hướng sử dụng phương pháp này.

Trong sổ sách kế toán kép, mọi giao dịch được ghi vào hai tài khoản riêng biệt. Ví dụ: nếu bạn vay 1.000 đô la, báo cáo tài chính của doanh nghiệp sẽ ghi nhận cả sự gia tăng trong tài khoản tài sản và sự gia tăng trong tài khoản nợ phải trả.

Các lỗi kế toán thường gặp

Rất dễ mắc lỗi sổ sách kế toán, đặc biệt nếu bạn chưa bao giờ thực hiện loại sổ sách này trước đây. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến cần chú ý:

• Không lưu giữ hồ sơ chính xác. Lỗi nhỏ trong nhập dữ liệu có thể dẫn đến các vấn đề lớn. Những tính toán sai lầm nhỏ về lợi nhuận và thua lỗ có thể kích hoạt cuộc kiểm toán của IRS và thiếu hụt tiền lương có thể hạn chế khả năng vay của bạn.
• Kết hợp tài chính cá nhân và doanh nghiệp. Đôi khi, các doanh nghiệp nhỏ không cẩn thận trong việc tách chi phí kinh doanh và cá nhân. Điều này có thể loại bỏ các tính toán kế toán khác và khiến bạn khó theo dõi hoạt động kinh doanh của mình.
• Không cập nhật sổ sách kế toán. Các chủ doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những người tự làm sổ sách kế toán, dễ bị tụt hậu trong việc lưu trữ hồ sơ. Bắt kịp có thể khó hơn nhiều so với việc giữ nguyên hiện tại, khiến việc đảm bảo doanh nghiệp của bạn tuân thủ thuế cũng như hồ sơ lương và thuế của nhân viên được cập nhật trở nên khó khăn hơn.

Sổ sách kế toán so với kế toán: điểm tương đồng và khác biệt

Sổ sách kế toán và kế toán đều liên quan đến việc theo dõi tài chính của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, kế toán có xu hướng tập trung nhiều hơn vào việc phân tích các giao dịch kinh doanh trong khi kế toán làm nhiều hơn về lưu trữ hồ sơ. Việc bạn quyết định thuê cho doanh nghiệp của mình cuối cùng phụ thuộc vào nhu cầu của công ty bạn. Dưới đây là những điểm khác biệt giữa kế toán viên và nhân viên kế toán cần lưu ý khi bạn bắt đầu hành trình xử lý các con số của mình.

Điểm giống nhau giữa kế toán viên và kế toán viên là gì?

• Lưu trữ hồ sơ. Cả nhân viên kế toán và kế toán đều lưu giữ hồ sơ tỉ mỉ và đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình tài chính của một doanh nghiệp.
• Cả hai đều sử dụng GAAP. Cả kế toán viên và nhân viên kế toán đều tuân theo các nguyên tắc kế toán được chấp nhận rộng rãi (GAAP) để duy trì tính nhất quán trong các tài liệu tài chính và tuân thủ các tiêu chuẩn kế toán.

Sự khác biệt giữa kế toán viên và nhân viên kế toán là gì?

• phức tạp. Kế toán có xu hướng xử lý việc nhập dữ liệu và báo cáo tài chính đơn giản, trong khi kế toán thường đảm nhận các nhiệm vụ phức tạp hoặc phân tích chuyên sâu mà chủ doanh nghiệp và nhà đầu tư cần để hiểu hiệu suất tổng thể của công ty. Kế toán doanh nghiệp tập trung ít hơn vào các hoạt động hàng ngày của một công ty hơn là sổ sách kế toán.
• Giáo dục. Ở Mỹ, bất kỳ ai có bằng tốt nghiệp trung học hoặc đã vượt qua bài kiểm tra phát triển giáo dục tổng quát (GED) tương đương đều có thể làm nhân viên kế toán. Tuy nhiên, quy trình để trở thành một kế toán viên khắt khe hơn. Nó thường yêu cầu bằng cử nhân, trong khi việc vượt qua kỳ thi kế toán viên công chứng được chứng nhận cho phép kế toán viên giám sát tất cả các khía cạnh của các vấn đề tài chính của công ty.
• trách nhiệm. Trong số những thứ khác, nhân viên kế toán theo dõi các khoản phải thu và các khoản phải trả. Họ cũng chuẩn bị các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo lãi lỗ và đảm bảo rằng các giao dịch hàng tháng khớp với thẻ tín dụng và sao kê ngân hàng của doanh nghiệp. Đôi khi họ cũng xử lý bảng lương. Kế toán có thể cung cấp lời khuyên về thuế và chuẩn bị khai thuế, giúp đăng ký các khoản vay và đưa ra lời khuyên để hướng dẫn các quyết định kinh doanh chiến lược. Kế toán cũng xác nhận tính chính xác của tài liệu tài chính.

Khi nào nên cân nhắc việc thuê một nhân viên kế toán

Thuê một nhân viên cung cấp dịch vụ kế toán có thể hữu ích cho một số công ty mới thành lập, đặc biệt là khi tăng trưởng kinh doanh dẫn đến khối lượng giao dịch tăng mạnh. Người giữ sổ sách rất hữu ích vì họ có thể chỉ tập trung vào việc duy trì hồ sơ chính xác và kịp thời, trong khi những người sáng lập công ty khởi nghiệp thường phải sắp xếp sổ sách kế toán với việc điều hành doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều giao dịch hơn mức bạn có thời gian để theo dõi mỗi ngày, việc thuê một nhân viên kế toán có lẽ là một ý tưởng hay.

Để thuê một nhân viên kế toán, bạn có thể bắt đầu bằng cách liên hệ với các công ty kế toán cung cấp dịch vụ kế toán khởi nghiệp. Bởi vì bạn không cần bằng cấp để làm sổ sách kế toán, thậm chí bạn có thể thuê một học sinh mới tốt nghiệp trung học siêng năng và tài năng để ghi chép đơn giản. Nếu bạn muốn thuê một nhân viên kế toán có kinh nghiệm hơn, bạn có thể sẽ phải trả mức lương theo giờ cao hơn.