Sổ sách kế toán kép: Hướng dẫn dành cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Đó là một vấn đề kế toán phổ biến đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ: Bạn xem lại bảng sao kê ngân hàng hàng tháng của mình và đối chiếu chúng với nhật ký bán hàng và chi phí viết tay. Tuy nhiên, nhật ký và báo cáo ngân hàng không phải lúc nào cũng khớp. Đôi khi ngân hàng nói rằng bạn có nhiều tiền hơn hồ sơ của bạn cho thấy, đôi khi ít hơn.

Có một cách tốt hơn để theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp bạn. Nó bắt đầu với sổ sách kế toán kép.

Sổ sách kế toán kép là gì?

Kế toán kép, còn được gọi là kế toán kép, là một hệ thống ghi lại mỗi giao dịch kinh doanh hai lần. Chúng được gọi là mục ghi sổ kế toán và chúng xuất hiện với số lượng bằng nhau nhưng ngược lại. Một mục hiển thị nguồn tiền của mỗi giao dịch và mục còn lại hiển thị đích đến của tiền. Hệ thống nhập kép hiển thị hai cột cho các mục này, được gọi là ghi nợ và tín dụng.

Đặc điểm chính của mục nhập kép là hai cột phải cân bằng. Điều này cho phép bạn theo dõi tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của mình. Thông qua các đánh giá định kỳ được gọi là số dư dùng thử, bạn đảm bảo các tài khoản là chính xác.

Mục đích của hệ thống kế toán kép là gì?

Hệ thống kế toán ghi kép đáng tin cậy hơn hệ thống kế toán ghi một lần, trong đó các giao dịch mua và thanh toán được ghi lại đơn giản dưới dạng cộng hoặc trừ vào một tài khoản kinh doanh. Mục nhập kép cho phép bạn tạo các tài khoản khác để theo dõi tiền chưa nhận được (các khoản phải thu) hoặc đã thanh toán (các khoản phải trả) và hàng hóa được giữ để bán (hàng tồn kho).

Các công ty giao dịch công khai và nhiều công ty tư nhân sử dụng sổ sách kế toán kép. Nó cần thiết cho việc chuẩn bị các báo cáo tài chính, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cũng như cho kế toán dồn tích—ghi nhận doanh thu và chi phí khi chúng xảy ra nhưng chưa nhận được hoặc chưa thanh toán. Người cho vay và nhà đầu tư yêu cầu báo cáo tài chính dựa trên bút toán kép để xác minh tình trạng tài chính của doanh nghiệp trước khi họ xem xét khoản vay hoặc khoản đầu tư vốn cổ phần.

Cách thức hoạt động của kế toán bút toán kép

Sổ sách kế toán kép và cân bằng sổ sách của một doanh nghiệp—đảm bảo ghi nợ và ghi có bằng nhau—được liên kết với một khái niệm cơ bản về tài chính được gọi là phương trình kế toán. Nó trông như thế này:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Phương trình này tổng hợp bảng cân đối kế toán của một doanh nghiệp, một trong ba báo cáo tài chính thiết yếu cùng với báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nó được gọi là bảng cân đối kế toán vì tài sản của doanh nghiệp phải bằng hoặc cân bằng với nợ và nợ phải trả được sử dụng để tài trợ cho chúng.

Lý tưởng nhất là tài sản lớn hơn nợ và nợ phải trả, và sự khác biệt này tạo nên vốn chủ sở hữu hoặc cổ đông. Vốn chủ sở hữu đại diện cho giá trị đồng đô la của một cổ phần sở hữu, cho dù doanh nghiệp là công ty sở hữu độc quyền hay một tập đoàn lớn với hàng nghìn cổ đông.

Trong sổ sách kế toán kép, các mục bên trái được gọi là ghi nợ và các mục bên phải là tín dụng. Tài liệu (hoặc phần mềm) nơi các mục này được ghi lại được gọi là sổ cái.

Lợi ích của sổ sách kế toán kép là gì?

Mục nhập kép có thể giúp doanh nghiệp nhỏ của bạn theo nhiều cách, bao gồm:

• Phân tích dòng tiền. Việc có nhiều tài khoản hơn tài khoản thu nhập và chi phí đơn giản cho phép bạn phân tích toàn diện dòng tiền chảy qua doanh nghiệp của mình.
• Xác định khả năng sinh lời. Mục nhập kép giúp tính toán lợi nhuận của doanh nghiệp bạn dễ dàng hơn, bao gồm những phần nào trong doanh nghiệp của bạn có lợi nhuận cao nhất hoặc ít nhất.
• Phát hiện lỗi và trộm cắp. Nó làm cho việc phát hiện và sửa bất kỳ lỗi kế toán nào dễ dàng hơn. Nó cũng có thể giúp xác định gian lận hoặc biển thủ.
• Tạo điều kiện cho đánh giá bên ngoài. Các ngân hàng và nhà đầu tư có thể có được bức tranh đáng tin cậy về tình trạng kinh doanh của bạn trước khi họ cân nhắc cho vay tiền hoặc đầu tư vốn cổ phần.

Hạn chế của sổ sách kế toán kép là gì?

Đồng thời, nhập kép có một số nhược điểm, bao gồm:

• Nó phức tạp lắm. Nó phức tạp hơn sổ sách kế toán một lần vì nó liên quan đến các tài khoản trên bảng cân đối kế toán và các nguyên tắc kế toán khác nhau, chẳng hạn như dồn thu nhập và chi phí.
• Nó tốn thời gian. Sẽ tốn nhiều thời gian hơn để duy trì sổ cái và xem xét số dư tài khoản.
• Nó rất tốn kém. Các doanh nghiệp rất nhỏ gặp khó khăn hơn trong việc trang trải chi phí thuê nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán hoặc mua một chương trình phần mềm kế toán.

Sự khác biệt giữa kế toán ghi sổ kép và ghi sổ đơn là gì?

Tóm tắt nhanh về sự khác biệt bao gồm:

• Một lần so với hai lần. Sổ sách kế toán một lần ghi lại một giao dịch một lần. Mục nhập kép ghi lại giao dịch hai lần, với số tiền bằng nhau và bù trừ.
• Kích cỡ. Nhập một lần có thể đủ cho các doanh nghiệp rất nhỏ chẳng hạn như chủ sở hữu duy nhất, dịch giả tự do hoặc những người khác có số lượng giao dịch tối thiểu. Các doanh nghiệp lớn hơn với nhiều nhân viên hơn và các giao dịch thường xuyên thường sử dụng bút toán kép.
• Các loại tài khoản. Nhập một lần chỉ sử dụng các tài khoản tiền mặt cá nhân và doanh nghiệp, chẳng hạn như tài khoản séc, để theo dõi thu nhập và chi phí, séc và rút tiền. Mục nhập kép sử dụng các tài khoản danh nghĩa (chẳng hạn như các tài khoản xuất hiện trên báo cáo thu nhập) để theo dõi doanh thu và chi phí và các tài khoản thực (như bảng cân đối kế toán) để theo dõi tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.
• Sự phức tạp. Mục nhập một lần đơn giản hơn nhưng không đầy đủ, bởi vì việc ghi lại các giao dịch chỉ một lần khiến báo cáo tài chính trở nên khó lập. Mục nhập kép phức tạp hơn, nhưng bằng cách hiển thị cả hai mặt của giao dịch thông qua ghi nợ và tín dụng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tạo báo cáo tài chính hơn.
• Thông tin. Sẽ khó biết được tình hình tài chính của một doanh nghiệp dựa trên một mục duy nhất vì nó không duy trì sổ cái ghi nợ và ghi có và không thực hiện số dư dùng thử. Bởi vì kế toán kép cung cấp thêm thông tin về doanh nghiệp, nên việc xác định tình trạng tài chính của nó sẽ dễ dàng hơn.
• Chuẩn bị thuế. Việc nộp thuế của bạn có thể khó khăn hơn khi sử dụng sổ sách kế toán một lần. Kế toán thuế phải làm việc từ ít thông tin hơn về các giao dịch kinh doanh của bạn để xác định nghĩa vụ thuế của nó. Mục nhập kép cho phép kế toán viên kiểm tra các tài khoản khác nhau trong doanh nghiệp của bạn để đảm bảo xử lý thuế phù hợp với các giao dịch.

Làm thế nào để bắt đầu kế toán kép

Sử dụng một chương trình phần mềm kế toán là một trong những cách dễ dàng nhất để bắt đầu ghi sổ kế toán kép. Doanh nghiệp nhỏ của bạn có vô số lựa chọn để lựa chọn. Sau khi thiết lập ban đầu hệ thống nhập kép, hầu hết các nhà cung cấp phần mềm đều tính phí đăng ký hàng tháng.

Nếu các tài khoản kinh doanh của bạn cần được giải quyết trước, bạn cũng có thể cần phải thuê một nhân viên kế toán hoặc nhân viên kế toán trước khi đầu tư vào một chương trình phần mềm.

4 bước thiết lập hệ thống nhập kép

Bắt đầu một hệ thống nhập kép không nhất thiết phải dễ dàng, nhưng bốn bước sau đây có thể đơn giản hóa quy trình:

1. Lập sơ đồ tài khoản
2. Lập nhật ký kinh doanh
3. Tạo sổ cái
4. Tiến hành kiểm tra số dư sổ cái

1. Lập sơ đồ tài khoản

Nhập kép yêu cầu năm tài khoản sau đây để nhập ghi nợ và tín dụng. Ba phần đầu tiên liên quan đến bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp và hai phần sau liên quan đến báo cáo thu nhập:

• Tài khoản tài sản. Tài sản bao gồm tiền mặt, bất động sản, nhà máy, thiết bị, hàng tồn kho và các khoản phải thu.
• Tài khoản nợ. Nợ phải trả bao gồm các khoản cho vay, các khoản phải trả và các khoản tín dụng của khách hàng.
• tài khoản vốn chủ sở hữu. Điều này bao gồm các khoản đóng góp từ chủ sở hữu, tiền thu được từ việc bán cổ phiếu và thu nhập giữ lại.
• Tài khoản thu nhập. Thu nhập bao gồm doanh thu, tiền bản quyền, tiền lãi và tiền thuê nhận được.
• Tài khoản chi phí. Các chi phí bao gồm chi phí sản xuất, chi phí bán hàng, chi phí chung và hành chính (SG&A) và các chi phí khác.

2. Lập nhật ký kinh doanh

Đây là nơi ghi lại tất cả các giao dịch, theo thứ tự thời gian, với tài liệu, chẳng hạn như biên lai, hóa đơn và hóa đơn. Các giao dịch nhật ký sau đó được chuyển và nhập hai lần vào sổ cái dưới dạng bù trừ các khoản ghi nợ và tín dụng. Các chương trình phần mềm dành cho kế toán doanh nghiệp thường được thiết lập với các định dạng dành cho nhật ký và sổ cái.

3. Tạo sổ cái

Ngay cả khi đã thiết lập phần mềm, việc hiểu hệ thống bút toán kép có thể là một thách thức nếu bạn có ít hoặc không có kinh nghiệm kế toán. Trước tiên, bạn phải so khớp các giao dịch với các tài khoản thích hợp để ghi nợ và ghi có. Thứ hai, các thuật ngữ “ghi nợ” và “tín dụng” không phải lúc nào cũng đơn giản như “cộng” và “trừ” trong sổ sách kế toán một lần và thậm chí chúng có vẻ phản trực giác. Trong một số trường hợp, ghi nợ làm tăng tài khoản trong khi ghi có làm giảm tài khoản đó.

Điểm quan trọng là các khoản ghi nợ, ở phía bên trái của sổ cái, phải được cân đối bằng các khoản ghi có bằng nhau ở phía bên phải, để theo dõi chính xác nguồn tiền cho mỗi giao dịch và đích đến của tiền. Phần mềm kế toán làm nhiều việc này cho bạn.

Để hiểu rõ hơn, dưới đây là biểu đồ về năm tài khoản chính và cách chúng được ghi nợ hoặc ghi có trong sổ sách kế toán kép:

Dưới đây là một vài ví dụ về sổ sách kế toán kép:

Giả sử doanh nghiệp của bạn, một người bán đồ nấu nướng và dụng cụ nhà bếp trực tuyến, đảm bảo khoản vay ngân hàng trị giá 20.000 đô la. Một bản ghi kép của giao dịch cho vay sẽ trông như thế này:

Bây giờ, bằng cách sử dụng một phần số tiền thu được từ khoản vay, giả sử bạn mua dụng cụ nấu ăn trị giá 10.000 đô la để bán buôn cho hàng tồn kho của mình. Đây là giao diện của nó trong mục nhập kép:

Cuối cùng, bạn mua quảng cáo với giá 2.500 đô la. Bạn sẽ ghi lại các chi phí dưới dạng bút toán kép theo cách này:

4. Tiến hành đối chiếu thử sổ cái

Số dư dùng thử là một đánh giá của sổ cái để đảm bảo rằng các khoản ghi nợ và tín dụng phù hợp. Đây là thời gian để tìm và sửa bất kỳ lỗi nào để sổ cái có thể được sử dụng để lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Bạn thường thực hiện đánh giá này hàng tháng.