Quy trình chuyển đơn hàng thành tiền mặt: Hướng dẫn từng bước

Mọi doanh nghiệp bán hàng hóa đều có quy trình đặt hàng thành tiền mặt, cho dù đó là công ty sản xuất mứt thủ công, doanh nghiệp bán áo phông nghệ thuật hay nhà cung cấp bình dân bán các tấm ngói lợp.

Mặc dù hầu hết các chủ doanh nghiệp đều biết quy trình này tồn tại, nhưng một số người quen thuộc với quy trình này hơn những người khác. Có hiểu biết sâu sắc về quy trình và sẵn sàng kiểm tra những khó khăn trong quá trình thực hiện có xu hướng dẫn đến hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn—với các đặc quyền bổ sung là khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp hài lòng.

Quy trình đặt hàng thành tiền mặt là gì?

Quy trình chuyển đơn hàng thành tiền mặt là một loạt các bước bắt đầu khi khách hàng thực hiện mua hàng—trong trường hợp thương mại điện tử, khi nút Mua ngay được nhấp vào—và kết thúc khi doanh nghiệp đã nhận và thanh toán tiền mặt cho giao dịch mua đó.

Quy trình chuyển đơn hàng thành tiền mặt, thường được rút ngắn thành O2C trong tiếng nói kinh doanh, bao gồm thực hiện, lập hóa đơn và thu tiền thanh toán, trong số các bước khác. Nhiều thập kỷ trước, quy trình O2C nổi tiếng là một vấn đề hỗn loạn, trong đó các đơn đặt hàng viết tay, hóa đơn fax và các chức năng tương tự khác là tiêu chuẩn. Nhưng hiện nay có rất nhiều nền tảng và tùy chọn phần mềm để giúp các doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình O2C.

Công nghệ đã cho phép lập hóa đơn kỹ thuật số, theo dõi và trung tâm thông tin trung tâm cho phép các nhóm bán hàng, nhân viên kho, tài khoản phải trả và dịch vụ khách hàng có quyền truy cập vào cùng một thông tin trong thời gian thực. Ngoài ra, gần như tất cả các phần mềm xử lý quy trình công việc đều cung cấp dữ liệu để phân tích ở mỗi bước của quy trình O2C, với các chỉ số giúp làm sáng tỏ các hệ thống đang hoạt động và những hệ thống cần cải thiện.

8 bước trong chu trình xử lý đơn hàng thành tiền mặt

Để hiểu quy trình O2C, bạn cần nắm vững các bước từ đầu đến cuối:

1. Đặt hàng của khách hàng. Các giao dịch mua có thể bao gồm từ một cá nhân tại nhà mua sản phẩm trực tuyến đến một doanh nghiệp hoặc tổ chức gửi email đơn đặt hàng với số lượng lớn.
2. Quản lý đơn hàng. Giai đoạn này đảm bảo rằng đơn đặt hàng được gửi đến đúng người hoặc bộ phận.
3. Quản lý tín dụng. Trong khi hầu hết các giao dịch mua của khách hàng cá nhân được thực hiện theo hình thức chuyển khoản theo thời gian thực, thì các giao dịch mua do doanh nghiệp thực hiện thường được thanh toán bằng thẻ tín dụng. Quản lý tín dụng của khách hàng doanh nghiệp có thể bao gồm việc thực hiện các khoản thanh toán thông qua quy trình phê duyệt phần mềm và bật đèn xanh cho những khách hàng lặp lại ở trạng thái tốt.
4. thực hiện đơn hàng và vận chuyển. Đây là khi doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Vô số vấn đề có thể phát sinh trong bước này, từ việc phát hành một đơn đặt hàng cho đôi giày thể thao đặc biệt đó khi thực sự không còn chiếc nào trong kho cho đến việc hứa hẹn một ngày giao hàng mà thực tế là không thể. Khi phần mềm, tự động hóa và nền tảng được sử dụng đúng cách, chúng có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những sai lầm này.
5. Hóa đơn và thanh toán. Cho dù khách hàng đã thanh toán đầy đủ hay đang chờ hóa đơn, hóa đơn có thông tin và trạng thái chính xác sẽ được phát hành.
6. Những tài khoản có thể nhận được. Phần mềm kế toán chính xác theo dõi các hóa đơn quá hạn và gần quá hạn, cũng như cảnh báo những người vi phạm nhiều lần.
7. Đã thu tiền thanh toán. Các chương trình phần mềm cho phép doanh nghiệp theo dõi khi giao dịch thanh toán của khách hàng hoàn tất.
8. Quản lý dữ liệu. Phân tích kỹ lưỡng dữ liệu giúp doanh nghiệp thấy được những điểm cần cải thiện. Tùy thuộc vào phần mềm, các doanh nghiệp có thể phát hiện các kiểu thông tin sai lệch, nguồn gốc của các đơn đặt hàng của khách hàng bị tắc nghẽn và sự kém hiệu quả của một bộ phận ảnh hưởng đến các bộ phận khác như thế nào.

Cách tối ưu hóa quy trình O2C

Hãy xem xét những điều sau đây khi lập chiến lược về cách tối ưu hóa quy trình O2C của bạn.

• Bạn có một bộ tiêu chuẩn được thiết lập? Một cuốn sách hướng dẫn đơn giản với thuật ngữ dễ hiểu có thể giúp nhân viên định hướng quy trình O2C của công ty.
• Phần mềm kế toán của bạn hiệu quả như thế nào? Có rất nhiều nền tảng kế toán và chương trình phần mềm nhằm giúp các chủ doanh nghiệp có sổ cái chung. Những hỗ trợ này trong quy trình phải thu và quản lý hàng tồn kho, trong số các khía cạnh khác của quy trình 02C.

• Hóa đơn của bạn đã được số hóa chưa? Việc có một hệ thống lập hóa đơn số hóa nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng một số chủ doanh nghiệp là những người nắm giữ tương tự. Tuy nhiên, hầu hết những người dành thời gian tìm hiểu về hóa đơn kỹ thuật số đều phát hiện ra rằng nó có thể tiết kiệm thời gian về lâu dài.

• Bạn đăng ký thường xuyên như thế nào? Dữ liệu được lấy từ phần mềm một cách thường xuyên có thể tiết lộ các mẫu thú vị trong chu kỳ O2C của doanh nghiệp. Nó có thể hiển thị các quy trình dư thừa, khách hàng thường xuyên thanh toán trễ hoặc khiếu nại của khách hàng lặp đi lặp lại—tất cả đều chỉ ra nơi cần chỉnh sửa, cập nhật và thay đổi.

suy nghĩ cuối cùng

Hầu hết các doanh nghiệp chú ý đến quy trình O2C của họ đều thấy rằng nó mang lại lợi ích về hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. Theo báo cáo năm 2020 của BCG về nền tảng O2C, “các công ty triển khai nền tảng O2C và tái cấu trúc quy trình sẽ tăng doanh thu từ 1% đến 3% mỗi năm”.

Các lựa chọn phần mềm ngày nay cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu cụ thể và việc phân tích các số liệu này cho thấy thông tin chi tiết quý giá. Với một quy trình tự động, sự thiếu hiệu quả—từ tồn đọng thực hiện đến những trở ngại trong chuỗi cung ứng—không còn là những khái niệm trừu tượng mơ hồ mà là những vấn đề có thể xác định được trong suốt chu trình O2C. Khi tất cả tám bước O2C được kiểm tra và thực hiện tốt nhất, các doanh nghiệp sẽ hoạt động hiệu quả hơn. Khi các doanh nghiệp chủ động đảm bảo trải nghiệm mua hàng tích cực cho khách hàng của mình, họ có xu hướng mua hàng nhiều và lặp lại.