PIM là gì? Định nghĩa và Phần mềm Tốt nhất (2022)

“Chúng tôi sẽ chỉ thiết lập một cửa hàng khác, và chúng tôi đã hoàn thành,” một trong những người quản lý thương mại điện tử của bạn nói.

Sau đó, một giám đốc sản phẩm lên tiếng: “Làm thế quái nào mà chúng ta có thể quản lý gấp hai hoặc ba lần thông tin sản phẩm và điều phối mọi thứ mà không cần dịch vụ hậu cần của bên thứ ba?”

Có thể bạn đã vượt qua ranh giới đó.

Bạn biết rằng việc quản lý thông tin sản phẩm theo cách thủ công sẽ là một cơn ác mộng, vì vậy bạn quyết định thiết lập một hệ thống tự động để làm điều đó. Bạn đã ra mắt trên thị trường quốc tế, nhưng đã một năm kể từ khi triển khai và bây giờ nó đã thu hút được người hâm mộ. Cho dù tình huống đó mô tả vị trí của bạn hay chỉ đơn thuần gợi ý về một số thách thức tiềm ẩn, thì bây giờ là lúc để đánh giá cách bạn đang xử lý và triển khai quản lý thông tin sản phẩm.

Bạn không cô đơn.

Mục lục

Hệ thống quản lý thông tin sản phẩm (PIM) là gì?

PIM là viết tắt của quản lý thông tin sản phẩm. Hệ thống PIM thương mại điện tử quản lý danh mục sản phẩm chính của bạn. Nó lấy dữ liệu sản phẩm từ mọi vị trí và tập trung vào một nơi.

Xem thêm: 6 Ví dụ về Đánh bạc Bán lẻ để Tăng cường Tương tác và Bán hàng

Hình ảnh qua “ Quản lý thông tin sản phẩm: Lý thuyết và thực hành ” của Abraham Jorji

Bạn và nhóm của bạn có thể chỉnh sửa và quản lý tất cả thông tin sản phẩm của mình cùng một lúc từ giao diện của hệ thống PIM (ví dụ: số mặt hàng, tài liệu tham khảo, danh mục, dữ liệu SKU, hình ảnh và video, bản dịch, bản địa hóa, tài liệu, v.v.).

Giải pháp PIM của bạn có thể cung cấp thông tin sản phẩm cho tất cả các loại bên liên quan, từ hoạt động kinh doanh nội bộ đến nhà cung cấp, nhà sản xuất, nhà bán buôn và khách hàng.

Nhiều công ty xem xét một PIM khi họ có hàng nghìn sản phẩm để quản lý, nhưng ngay cả những cửa hàng có số lượng sản phẩm hạn chế cũng có thể đầu tư vào một hệ thống PIM. 

Mặc dù số lượng sản phẩm dường như hạn chế, chúng có thể có một tập hợp các biến và tùy chỉnh cao. Hoặc, nếu họ mở rộng ra quốc tế, họ có thể thiết lập nhiều cửa hàng như một phần của quá trình bản địa hóa của họ. 

Các tính năng quan trọng của PIM

Khi bạn chọn PIM cho doanh nghiệp của mình, có một số điều bạn cần chú ý để đảm bảo nó phù hợp với bạn. 

Bất kỳ hệ thống PIM nào đáng đầu tư đều phải có ít nhất một số (nếu không phải tất cả) các tính năng sau: 

• Thu thập thông tin sản phẩm thủ công và tự động
• Khả năng xử lý nhiều SKU
• Các trường có thể tùy chỉnh cho thông tin mặt hàng: mô tả sản phẩm, thuộc tính sản phẩm, kích thước, v.v.
• Khả năng quản lý thay thế, các bộ phận thay thế và phụ kiện
• Tự động hóa quy trình làm việc
• Quản lý nội dung và tài liệu tiếp thị cho từng sản phẩm
• Tích hợp với nhà cung cấp CMS, IMS, ERP, 3PL và các phần khác của hệ sinh thái thương mại điện tử
• Quy trình làm việc có thể tùy chỉnh cho các phòng ban và bộ phận khác nhau của chuỗi cung ứng

Về cơ bản, nếu bạn có một phạm vi sản phẩm lớn và / hoặc một loạt các loại sản phẩm khác nhau phức tạp, thì việc sử dụng PIM chắc chắn là một ý tưởng hay. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thao tác nhập dữ liệu thủ công và giúp bạn không bị nhầm lẫn giữa các SKU khác nhau khi mọi thứ trở nên bận rộn.

Phần mềm PIM tốt nhất

Jasper PIM

Jasper PIM tập trung tất cả thông tin quan trọng bạn cần về sản phẩm của mình thành một hệ thống mạnh mẽ. Về phía khách hàng, nó sẽ lưu trữ hình ảnh, video và tài liệu tiếp thị về từng sản phẩm và đằng sau nó sẽ lưu trữ dữ liệu nhà cung cấp, hàng tồn kho và danh mục.

Vì là một ứng dụng Shopify, Jasper tích hợp độc đáo vào nền tảng và mang đến trải nghiệm phong phú cho các cửa hàng Shopify, như khả năng tìm kiếm nâng cao và phân phối sản phẩm tự động đến cửa hàng của bạn.

Với Jasper, bạn có thể:

• Cung cấp các sản phẩm giống nhau thông qua nhiều thương hiệu và mặt tiền cửa hàng bằng các ngôn ngữ khác nhau
• Tự động cung cấp sản phẩm cho các nền tảng thương mại điện tử
• Lên lịch cập nhật nội dung sản phẩm và định giá khuyến mãi
• Tổ chức các sản phẩm của bạn cùng với nội dung đa phương tiện

Giá: Từ $ 99 / tháng.

Có lẽ

Akeneo là một hệ thống quản lý thông tin sản phẩm mở rộng hứa hẹn sẽ tổ chức và làm phong phú toàn bộ danh mục sản phẩm của bạn. Nó được thiết kế để đáp ứng một loạt các nhu cầu và chiến lược kinh doanh khác nhau từ trực tiếp đến người tiêu dùng, nhấp chuột và thu thập hoặc vận chuyển từ cửa hàng.

Akendo là một SaaS PIM mã nguồn mở, có nghĩa là có nhiều tùy chọn giá cả phù hợp với quy mô của bạn, bao gồm tùy chọn miễn phí yêu cầu một số bí quyết kỹ thuật và cài đặt thủ công tại chỗ. Hoặc bạn có thể đăng ký phiên bản phần mềm được quản lý trên đám mây.

Hệ thống PIM miễn phí của Akeneos bao gồm các tính năng tiêu chuẩn mà bạn mong đợi, trong khi các phiên bản doanh nghiệp và tăng trưởng trả phí bao gồm:

• Đám mây lưu trữ
• Tự động hóa và quản trị
• Tăng cường chất lượng dữ liệu
• Các bản dịch và phép đo được bản địa hóa cho các vị trí khác nhau
• Công cụ quản lý nhà cung cấp

Giá: Miễn phí để tự cài đặt tại chỗ hoặc từ $ 25,000 / năm cho đăng ký được quản lý.

Plytix

Plytix được thiết kế với sự cộng tác nhóm, vì vậy mọi người đều có thể truy cập thông tin sản phẩm phù hợp vào đúng thời điểm. Từ cung cấp đến hậu cần đến bán hàng và tiếp thị, sẽ không ai có thể nhầm lẫn về trạng thái và thông số kỹ thuật của một sản phẩm khi họ đang sử dụng Plytix.

Nhóm Plytix tự hào về UX và thiết kế của họ. Phần mềm này đẹp hơn và dễ sử dụng hơn hầu hết các đối thủ cạnh tranh (điều mà bạn không phải lúc nào cũng thấy trong các hệ thống kinh doanh thương mại điện tử back end).

Các tính năng chính của nó bao gồm:

• Người dùng không giới hạn
• Bộ lọc và tìm kiếm mạnh mẽ
• Quản lý tài sản kỹ thuật số
• API cho tích hợp tùy chỉnh
• Xử lý biến thể linh hoạt

Giá: Có gói miễn phí; $ 330 / tháng cho Standard; 1.200 đô la / tháng cho Pro.

Tầng bán hàng

Tầng bán hàng là một hệ thống quản lý thông tin sản phẩm dựa trên đám mây dành cho các nhà tiếp thị sản phẩm. Đó là một nền tảng PIM đặc biệt thân thiện với người dùng, hứa hẹn sẽ nâng cao trải nghiệm của khách hàng bằng cách cung cấp nội dung và dữ liệu chính xác.

PIM của Sales Layer’s có trọng tâm đáng chú ý là phân tích: bạn có thể sử dụng nó để phân tích chất lượng thông tin sản phẩm nhằm đảm bảo danh mục của bạn không có dữ liệu bị thiếu hoặc không chính xác. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các phạm vi sản phẩm phức tạp.

Các tính năng bao gồm:

• Cập nhật dữ liệu thời gian thực
• Báo cáo trạng thái danh mục
• Quản lý tài sản kỹ thuật số
• Thiết kế và quản lý quy trình làm việc

Giá cả: Giá tùy chỉnh có sẵn theo yêu cầu.

Catsy

Catsy là một nền tảng quản lý dữ liệu sản phẩm thân thiện với người dùng, vượt trội trong việc giúp bạn xây dựng danh mục. Các chức năng cơ sở dữ liệu có thể tùy chỉnh sâu của nó có thể được sử dụng để tạo tờ rơi, sách giá, tờ thông số kỹ thuật, danh mục và hơn thế nữa. Trình hướng dẫn nhập khẩu của nó giúp bạn đặc biệt dễ dàng thêm các sản phẩm và nội dung mới mà không cần nhập thủ công không cần thiết.

Nó nhắm đến các cửa hàng truyền thống và hoạt động đặt hàng qua thư hơn là thương mại điện tử, nhưng nó vẫn đáng xem nếu bạn có nhiều sản phẩm cần tổ chức ở một nơi duy nhất. Các tính năng bao gồm:

Xem thêm: Ricoh cập nhật quy trình làm việc TotalFlow và khởi chạy MarcomCentral

• Xây dựng danh mục tự động
• Mẫu thiết kế sẵn
• Tùy chỉnh kiểu danh mục
• Dữ liệu có thể được cung cấp cho nhiều loại tài liệu tiếp thị
• Hỗ trợ nhiều định dạng và kiểu dữ liệu
• Hỗ trợ khách hàng tuyệt vời

Giá cả: Giá tùy chỉnh có sẵn theo yêu cầu.

Cây củ hạ

Salsify là một PIM cung cấp dữ liệu sản phẩm cho toàn bộ “kệ kỹ thuật số” —các điểm tiếp xúc khác nhau mà người tiêu dùng gặp phải trên đường mua hàng.

Theo Salsify, “Thông tin Sản phẩm là Thương hiệu Mới” và nó rất coi trọng chất lượng thông tin.

Salsify thương hiệu PIM của nó như một ProductXM — quản lý trải nghiệm sản phẩm — vì dữ liệu mà nó cung cấp rất quan trọng đối với trải nghiệm của khách hàng cuối cùng. Đây là một trong những lựa chọn mở rộng hơn và nhắm đến các nhà sản xuất, nhà bán lẻ và nhà phân phối có thương hiệu lớn hơn.

Các tính năng bao gồm:

• Tạo nội dung nâng cao với các mẫu tùy chỉnh
• Nhập dữ liệu hợp lý
• Quy trình quản lý dữ liệu tự động
• Duy trì các tiêu chuẩn về chất lượng dữ liệu thông qua hệ thống
• Bảo mật, kiến ​​trúc dựa trên SaaS với các bản cập nhật thường xuyên

Giá cả: Giá tùy chỉnh có sẵn theo yêu cầu.

Lợi ích của việc triển khai giải pháp PIM

Hiệu quả thời gian từ việc giảm nhập dữ liệu thủ công

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của PIM là tiết kiệm thời gian — hãy nghĩ đến tất cả các thao tác nhập dữ liệu thủ công hoặc tìm kiếm bực bội khiến nhóm của bạn sẽ không còn phải chịu đựng nữa.

Trong cuốn sách Quản lý Thông tin Sản phẩm: Lý thuyết và Thực hành , Abraham Jorij viết:

“Theo Goodmasters, 25 phút mỗi SKU mỗi năm được chi cho việc dọn dẹp dữ liệu mặt hàng thủ công, việc này sẽ chỉ mất 4 phút với đồng bộ hóa tự động. Nói cách khác, 20 tháng làm việc trên 10.000 SKU! ”

Jorji cũng dẫn chứng: “Trước khi hệ thống PIM ra đời, chưa đến 17% nhân viên tại các công ty sản xuất dành ít hơn 2 giờ mỗi tuần để tìm kiếm sản phẩm. Sau khi thực hiện, tỷ lệ này đã tăng lên 36%. Đối với các nhà bán lẻ, tỷ lệ này tăng từ 47% lên 58%. ”

Thông tin nhất quán, chính xác

Từ góc độ hoạt động và lợi nhuận cuối cùng, lợi ích của PIM là đáng kể:

“Aberdeen thấy trong nghiên cứu của mình đã giảm 67% chi phí lao động. Theo cách tương tự, Tập đoàn Yankee báo cáo năng suất của nhân viên tăng lên 20%, ”Jorji viết.

Nhìn xa hơn việc tiết kiệm thời gian, ông tiếp tục, “Tuy nhiên, trong các nghiên cứu điển hình của chúng tôi, chúng tôi không thấy việc tiết kiệm chi phí được thực hiện. Mặc dù việc giảm chi phí nêu trên là hợp lệ, nhưng trên thực tế, việc áp dụng hệ thống PIM hiếm khi làm giảm chi phí hoạt động. Các khoản tiết kiệm chi phí thường được đầu tư trực tiếp vào việc tạo ra thông tin sản phẩm tốt hơn và đầy đủ hơn và / hoặc hỗ trợ chiến lược dài hạn ”.

Đó là bởi vì hầu hết các công ty có rất nhiều dữ liệu không chính xác. River Sand Solutions ước tính rằng các nhà sản xuất, nhà phân phối và nhà cung cấp dược phẩm đang hoạt động với tỷ lệ không chính xác 30% đã trở thành mức trung bình của ngành.

Tuy nhiên, có một thực tế còn đáng lo ngại hơn.

Jorji lưu ý rằng sự không chính xác này áp dụng cho tất cả dữ liệu, trích dẫn một thống kê từ AT Kearney ước tính rằng “30% tất cả dữ liệu bài báo từ bán buôn và nhà sản xuất có ít nhất một sai sót trong đó. Nó ước tính chi phí sửa chữa là từ 60 € đến 80 € cho mỗi sản phẩm. ”

Jon Marsella, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Jasper Studios, nói về dữ liệu không chính xác: “Hầu hết thời gian, [dữ liệu] bị lộn xộn, nó phức tạp, ở khắp nơi và nó không nhất quán.”

Mặc dù nhóm của bạn có thể tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu, nhưng thời gian đó sẽ được tái đầu tư vào việc làm sạch thông tin. Với PIM sắp xếp tất cả thông tin của bạn ở một nơi, nhiệm vụ mới của nhóm của bạn là đảm bảo dữ liệu của bạn chính xác nhất có thể.

Tiết kiệm chi phí từ việc cải thiện hậu cần 

Với độ chính xác của thông tin được cải thiện mang lại lợi tức đầu tư thông qua tiết kiệm chi phí. Theo Heiler (thông qua Jorji), các công ty đầu tư vào PIM nhận thấy lợi nhuận sản phẩm ít hơn tới 23%.

Nhà phân tích cấp cao Kosin Huang của Yankee Group củng cố phát hiện này: “Đối với các công ty đã triển khai PIM, mức cải thiện kinh doanh hàng năm trung bình là 25%. … Các nhà cung cấp đều nhận ra tác động của PIM và sẽ sử dụng chiến lược CNTT PIM của họ để tạo sự khác biệt với các nhà bán lẻ như những đối tác ưu tiên có thể thể hiện sự thành công ấn tượng của chuỗi cung ứng ”.

Với PIM, Proctor & Gamble phát hiện ra rằng 3,6% đơn đặt hàng của họ bao gồm các sản phẩm lỗi thời. Johnson & Johnson đã phát hiện ra rằng dữ liệu sản phẩm không chính xác đã gây ra 2,5% tổng lượng hàng dự trữ của nhà bán lẻ lớn nhất, Walmart.

Cả hai đều là những ví dụ thực tế về cách PIM có thể thúc đẩy cải tiến kinh doanh.

Sự khác biệt giữa PIM và CRM là gì?

Sự khác biệt giữa PIM và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) nằm ở dữ liệu mà chúng quản lý. 

CRM quản lý thông tin khách hàng . Điều này có nghĩa là họ chứa và sắp xếp tất cả dữ liệu bạn thu thập được về khách hàng: ngay từ đầu của họ với tư cách là khách hàng tiềm năng, trong suốt quá trình thông qua kênh của bạn cho đến khi mua hàng và trở thành người mua lặp lại trung thành. Mục đích của CRM là để hiểu và củng cố mối quan hệ với những người mua hàng của bạn và đang cân nhắc mua hàng của bạn.

PIM xử lý thông tin sản phẩm . PIM được thiết kế để lưu trữ và quản lý mọi thứ về sản phẩm trong một cơ sở dữ liệu được kết nối, mở rộng. Nó sẽ chứa các thông số kỹ thuật của một sản phẩm, thông tin danh mục, nội dung và siêu dữ liệu về sản phẩm đó và các biến thể dữ liệu liên quan khác. 

Mục đích tổng thể là trở thành nguồn trung thực duy nhất về từng sản phẩm riêng lẻ, mà các hệ thống khác có thể nhận thông tin từ đó — ví dụ: các trang sản phẩm trên trang web thương mại điện tử.

CRM và PIM có thể tồn tại song song với nhau một cách vui vẻ. Cả hai đều là tập con của MDM — quản lý dữ liệu tổng thể — đề cập đến việc tổ chức tất cả dữ liệu trong một doanh nghiệp.

Họ có thể trao đổi dữ liệu và làm việc cùng nhau để cung cấp một hệ thống hiệu quả để quản lý cửa hàng và đưa sản phẩm phù hợp đến đúng khách hàng. 

Shopify có phải là hệ thống PIM không? 

Bản thân Shopify không phải là một hệ thống PIM, mặc dù nó tích hợp tốt với PIM. 

Shopify là một nền tảng và bộ công cụ cho phép bạn điều hành một cửa hàng thương mại điện tử đang phát triển mạnh. Tuy nhiên, nó không hoạt động như một kho lưu trữ trung tâm cho toàn bộ phạm vi sản phẩm của bạn. Thay vào đó, nếu bạn sử dụng PIM, Shopify có thể sử dụng dữ liệu của nó và đưa nó đến cửa hàng của bạn.

Shopify không thực sự được thiết kế như một giải pháp quản lý nội dung, vì vậy nếu phương pháp tiếp cận đa kênh của bạn yêu cầu nhiều ảnh, video hoặc siêu dữ liệu khác nhau được đưa ra thông qua các kênh phân phối khác nhau, thì PIM là thứ bạn nên xem xét đầu tư.

Nếu bạn là khách hàng của Shopify và bạn nghĩ rằng bạn sẽ được lợi khi sử dụng PIM, chúng tôi khuyên bạn nên thử một số hệ thống được liệt kê ở trên. 

Nhưng vấn đề thực sự… PIM được đơn giản hóa quá mức

Khi tôi bắt đầu bài viết này, một trong những đồng nghiệp đáng kính của tôi đã cảnh báo, “Hầu hết mọi người đến với PIM với một thế giới quan đơn giản hóa quá mức. Chúng tôi không muốn đơn giản hóa vấn đề bằng một bài báo sáo mòn ”.

Đó không phải là sự thật.

Jon Marsella từ Jasper cho biết, “Khi các công ty cố gắng tự triển khai PIM, tôi nghĩ điều đó thực sự rơi vào đâu là hiểu được phạm vi tiếp cận sản phẩm của họ được tích hợp sâu đến mức nào và họ đang sử dụng bao nhiêu quy trình thủ công. ”

“Họ không lường trước được có bao nhiêu công việc liên quan đến việc tích hợp với những thứ này. Hầu hết các khách hàng và khách hàng tiềm năng của chúng tôi mà chúng tôi gặp phải đều có sản phẩm ở khắp nơi. Đôi khi họ có chúng ở hơn chục nơi, và có nhiều bộ phận khác nhau quản lý nó. “

Điều này áp dụng cho các tổ chức thuộc mọi quy mô. Marsella tiếp tục: “Ngay cả những tổ chức nhỏ hơn cũng có thể đánh giá thấp một vài thứ. Ví dụ: số lượng điểm tiếp xúc cần thiết để làm cho PIM của bạn hiệu quả, thực sự đưa PIM của bạn trở thành bộ não của hoạt động, theo quan điểm của chúng tôi, đó là con đường phải đi, liên quan đến kiến ​​trúc ”.

Có rất nhiều ví dụ: phân loại sản phẩm, ánh xạ sản phẩm, tất cả sự phức tạp xung quanh sản phẩm con / cha mẹ, sản phẩm gói và giảm giá. Và sau đó là những hạn chế tiềm ẩn của các kênh bán hàng trên thị trường trực tuyến như eBay và Amazon.

Marsella nói, “Khi các công ty triển khai PIM của riêng họ, họ cũng phải xem xét cách triển khai các điểm tiếp xúc và kết nối của họ, và đó là cái chết của hàng nghìn lần cắt giảm”.

Hơn nữa, PIM không phải là một giải pháp kỹ thuật thuần túy cho một vấn đề của tổ chức. Việc triển khai PIM thành công đòi hỏi phải suy nghĩ lại cách công ty của bạn quản lý luồng thông tin và sẽ kiểm tra quy trình giao tiếp của nhóm bạn.

Hiệu trưởng Ernst & Young Can A. Dogan đã viết cho Chuỗi cung ứng hàng quý về cách các công ty có xu hướng quá nhấn mạnh vai trò của công nghệ trong việc đạt được các mục tiêu quản lý hàng tồn kho:

“Các ngành có rất nhiều công ty không nhấn mạnh đến các yếu tố quan trọng như quy trình, chính sách, kỹ năng con người, thiết kế tổ chức, độ tin cậy của dữ liệu, số liệu, phân tích và báo cáo bằng cách tập trung chủ yếu vào hỗ trợ công nghệ. Các công ty này thường thấy mình bị đè nặng với những hệ thống mà tốt nhất là không bao giờ được tận dụng đầy đủ, và tệ nhất là bị bỏ rơi theo thời gian ”.

Hãy chắc chắn rằng bạn tránh được một số phận tương tự.

PIM như một động lực thúc đẩy hiệu quả kinh doanh

Hầu hết mọi người coi PIM là một khoản chi phí cần được giảm thiểu. Và với mức tiết kiệm chi phí đáng kinh ngạc đi kèm với độ chính xác của thông tin thì đó không phải là một gợi ý không hợp lý.

Nhưng PIM phát huy hết tiềm năng khi nó không chỉ được sử dụng như một chức năng của chuỗi cung ứng mà còn như một tài sản để thúc đẩy hiệu quả kinh doanh.

Như Marsella đã nhấn mạnh trước đó, những lợi ích bao gồm mở rộng thị trường và không gian mà doanh nghiệp của bạn không thể tiếp cận trước đây, đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn (trung bình 4 lần). Nó cũng có thể có nghĩa là cho phép bán hàng bằng cách cung cấp cho toàn bộ nhóm và các bên khác quyền truy cập dễ dàng vào tài liệu và xuất bản, hoặc tiếp thị bằng cách tự động hóa tiếp thị kỹ thuật số và các chiến dịch xã hội.

Xem thêm: Người tiêu diệt năng suất: Cách xác định cống rãnh và gián đoạn để tối ưu hóa ngày làm việc của bạn