Ngăn ngừa kiệt sức: 10 cách để duy trì năng suất mà không bị quá tải

Không có gì lạ khi một chủ doanh nghiệp đôi khi cảm thấy không có hồi kết cho tình trạng hỗn loạn bán lẻ. Vào thời điểm Thứ Sáu Điện Tử Ngày Thứ Sáu Đen và các tuần trước ngày lễ trôi qua, ngày làm việc có thể là một cuộc đấu tranh. Cố gắng tự mình sắp xếp mọi công việc, cho dù đó là do thiếu nguồn lực, sợ được ủy quyền hay nỗi ám ảnh về việc làm việc hiệu quả, có thể khiến bạn dễ bị kiệt sức.

Những cảm giác này đều quá phổ biến đối với nhiều doanh nhân:

• Theo Chỉ số An sinh của Gallup, 45% doanh nhân cho biết họ đang bị căng thẳng, so với 42% “những người lao động khác” (trong trường hợp này là làm việc so với tự kinh doanh). Các doanh nhân cũng cho biết họ có nhiều khả năng “lo lắng rất nhiều” so với những người có việc làm (34% so với 30%).
• Một nghiên cứu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard cho thấy các doanh nhân có nhiều nguy cơ kiệt sức hơn vì họ có xu hướng cực kỳ đam mê công việc và bị cô lập hơn với xã hội, có mạng lưới an toàn hạn chế và hoạt động trong tình trạng không chắc chắn cao.

ĐỌC THÊM: Học các mức độ khác nhau của niềm đam mê đối với công việc của bạn có thể liên quan đến tình trạng kiệt sức như thế nào.

Chúng tôi đã tham khảo ý kiến ​​của năm huấn luyện viên kinh doanh và doanh nhân để thảo luận về cách xác định tình trạng kiệt sức, xác định các dấu hiệu bạn có thể bị kiệt sức, cách phục hồi và những thói quen cần áp dụng để đảm bảo bạn không kiệt sức trong Năm mới:

• Alison Gilbert, người sáng lập Project AG, đối tác chiến lược cho các doanh nhân giai đoạn đầu.

• Dominique Mas, huấn luyện viên cuộc sống của Series High Achievers.

• Jason Portnoy, chủ tịch của JPORT Media, công ty quảng cáo và tiếp thị kỹ thuật số đầy đủ dịch vụ, đồng thời là người sáng lập thương hiệu may mặc True Rivalry.
• Samara Zelniker, huấn luyện viên chăm sóc sức khỏe và sức khỏe, đồng thời là người sáng lập ra các vấn đề về chánh niệm.

• Kelly Lynn Adams, huấn luyện viên chuyên nghiệp về kinh doanh và chuyển đổi cuộc sống, đồng thời là người sáng lập Câu lạc bộ Sau 5.

Xác định tình trạng kiệt sức: Các dấu hiệu và triệu chứng

Các triệu chứng kiệt sức thường có thể bị nhầm lẫn với các triệu chứng kiệt sức, trầm cảm và lo lắng. Để thoát khỏi tình trạng kiệt sức và ngăn nó tái phát, điều quan trọng là phải xác định đúng cách trước tiên.

Dựa theo Tâm lý ngày naycác chuyên gia định nghĩa kiệt sức là “trạng thái căng thẳng mãn tính dẫn đến các dấu hiệu và triệu chứng” trong ba lĩnh vực bao trùm: thể chất, cảm xúc và tinh thần (lưu ý rằng có thể có sự trùng lặp trong các loại này).

Ấn phẩm thương mại liệt kê một số triệu chứng phổ biến xác định tình trạng kiệt sức cần lưu ý, đặc biệt khi chúng không phải là những đặc điểm chung của bạn:

• Mệt mỏi mãn tính hoặc mất ngủ (hoặc cả hai).
• Cảm giác cáu kỉnh.
• Cảm giác như bạn đang dựa vào một bức tường hoặc cảm giác không hiệu quả và không hoàn thành công việc. (Gilbert coi cảm giác này giống như “lội qua mật mía – bạn đang xuất hiện để làm công việc và nhận thấy rằng nhiệm vụ nhỏ nhất, có vẻ dễ dàng lại cảm thấy khó khăn hơn nhiều.”)
• Cảm thấy choáng ngợp và không thể đối phó.
• Giảm hiệu suất nhận thức (ví dụ, không có khả năng suy nghĩ logic hoặc đưa ra quyết định).
• Thiếu động lực để làm việc và / hoặc hòa nhập xã hội.

6 cách để thoát khỏi tình trạng kiệt sức

Để trở lại sau khi kiệt sức đòi hỏi phải làm việc, tự phản ánh và chăm sóc bản thân. Vì vậy, mặc dù việc thiếu thời gian (nhận thức hoặc thực tế) có thể khiến bạn không cho phép mình nghỉ ngơi và thực hành các thói quen dưới đây, Mas chỉ ra rằng các nghi thức tự làm việc “cho phép chúng ta nhận thức và làm mới quan điểm của mình”.

1. Kiểm tra hành vi của bạn. Mas khuyên bạn nên dành thời gian để suy ngẫm về sự suy kiệt tinh thần, thể chất và / hoặc cảm xúc của bạn: điều này sẽ giúp bạn tạo ra nhận thức về nguyên nhân khiến bạn kiệt sức.

2. Tạo ranh giới mạnh mẽ – và gắn bó với chúng. Điều gì có thể đạt được trên thực tế sẽ giúp bạn tiến tới tầm nhìn lớn hơn? Chỉ nói có với những nhiệm vụ đó.

Nói không với bất cứ điều gì và bất kỳ ai đang tiêu hao thời gian và năng lượng của bạn, cho dù đó là nhiệm vụ mà người khác có thể làm nhanh hơn hay một nhà cung cấp tạo ra nhiều vấn đề hơn là lợi nhuận.

Quan trọng nhất, hãy nhắc nhở bản thân rằng bạn không thể làm tất cả mọi thứ. Tìm hiểu thêm về cách thuê ngoài và ủy quyền một số nhiệm vụ này.

3. Dành thời gian ra ngoài. Tắt các thiết bị của bạn và rời khỏi công việc để thực hiện các hoạt động bạn yêu thích với những người bạn yêu thương. Điều này sẽ giúp bổ sung năng lượng thể chất, tinh thần và cảm xúc của bạn.

Mas gợi ý viết những hoạt động đó vào lịch của bạn và coi chúng như những cuộc họp hoặc cuộc hẹn thực sự với chính bạn; rất nhiều người trong chúng ta ưu tiên những cam kết của mình với người khác, nhưng chúng ta không dành cho mình sự tôn trọng và tầm quan trọng tương tự.

4. Hãy nắm lấy sự phá vỡ này. Chúng tôi làm việc hiệu quả hơn nhiều khi chúng tôi nghỉ giải lao.

Gilbert nói: “Tập trung vào thói quen lắng nghe bản thân và ghi nhận khi nào bạn cảm thấy ít năng lượng hơn trong ngày, ngay cả khi điều này có nghĩa là bạn làm việc hiệu quả nhất trong khoảng thời gian ngắn 20 phút. “Nếu bạn đang cảm thấy cạn kiệt năng lượng, hãy nghỉ ngơi, đi dạo, gọi điện cho một người bạn.

Hãy làm điều gì đó để thoát khỏi khu vực gây ra kiệt sức và quay lại nhiệm vụ khi bạn cảm thấy tràn đầy năng lượng hơn. “

5. Nói ra. Chia sẻ những khó khăn của bạn với người mà bạn tin tưởng: “Đôi khi bạn chỉ cần nói chuyện với một người sẵn lòng và cởi mở lắng nghe mà không phán xét, và những người ở đó để hỗ trợ,” Adams nói.

6. Đầu tư và tập trung vào kiến ​​thức bản thân. Đây là nơi mà việc tự phản ánh bản thân trở thành một hình thức tự chăm sóc bản thân, vì điều quan trọng là nuôi dưỡng nhu cầu của bạn, hiểu cách bạn hoạt động khi làm việc và căng thẳng, và đầu tư vào các nguồn lực để giúp bạn phát triển.

Gilbert nói: “Sự kiệt sức bắt nguồn từ việc thiếu sự phù hợp sâu sắc hơn với nhu cầu nội bộ và trình điều khiển của bạn. Để thiết lập bản thân để giảm thiểu tình trạng kiệt sức – hãy lưu ý tôi nói ‘giảm nhẹ’, bởi vì tránh hoàn toàn điều đó là không thực tế – hãy dành thời gian và không gian trong lịch trình của bạn để hiểu bản thân nhiều hơn. Đầu tư vào sách, công cụ và kinh nghiệm sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về bản thân. Hoặc kết hợp thời gian vào buổi sáng của bạn để viết nhật ký và / hoặc thiền định. “

10 mẹo năng suất để tránh kiệt sức

Hãy bắt đầu mới trong năm nay và quyết tâm tránh kiệt sức – nếu bạn lặp lại những hành vi tương tự, bạn sẽ rơi vào bẫy kiệt sức tương tự. Hãy cố gắng ghi nhớ câu nói này hàng ngày: “Nếu bạn không thay đổi, không có gì thay đổi.”

Đánh giá các thói quen năng suất sau đây để xác định thói quen nào phù hợp nhất với bạn và quan trọng nhất là thực tế để bạn áp dụng và duy trì.

1. Đừng tham quá nhiều. Bám sát vào ba nhiệm vụ, hàng đầu. Adams khuyên bạn nên tập trung vào một đến ba nhiệm vụ chính mà bạn phải làm trước khi một ngày kết thúc: “Hãy cố gắng thực hiện ba việc đó vào đầu ngày nếu bạn có thể”.

2. Tạo trước một danh sách việc cần làm và lập kế hoạch cho phù hợp. Adams khuyên bạn nên làm điều này vào Chủ nhật: Dành một chút thời gian vào buổi chiều hoặc buổi tối để lập kế hoạch cho tuần của bạn và dành một vài phút vào mỗi buổi tối trong suốt cả tuần để lập kế hoạch cho ngày hôm sau.

Điều này giúp bạn có chủ đích với thời gian và năng lượng của mình và cho phép bạn bắt đầu nói không với những việc không phù hợp với mục tiêu hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng của bạn.

3. Hãy coi nó như một danh sách việc cần làm. Zelniker gợi ý rằng hãy tối đa hóa năng suất bằng cách thay đổi quan điểm về cách bạn tiếp cận công việc của mình. “Thay vì coi danh sách việc cần làm của bạn là một việc vặt, hãy xem đó là danh sách việc cần làm của bạn: tất cả những điều mà bạn lấy để làm trong suốt cả ngày của bạn. “

Cách tiếp cận này giúp bạn dẫn đầu với lòng biết ơn hơn là nghĩa vụ. Tất nhiên, vẫn sẽ có những công việc tẻ nhạt và những việc cần làm mà bạn sợ phải giải quyết, nhưng tích hợp lòng biết ơn trong ngày của bạn được khoa học chứng minh là có thể giảm bớt căng thẳng. Vì vậy, nếu thủ thuật này giúp bạn vượt qua một số nhiệm vụ của bạn trong khi mỉm cười, thì đó đã là một nửa của trận chiến.

4. Giữ cho lịch của bạn luôn đầy đủ. Portnoy nhấn mạnh tầm quan trọng của việc có một cuốn lịch đầy đủ: “Tác giả, nhà đào tạo bán hàng và diễn giả nổi tiếng Grant Cardone đã từng nói rằng khoảng trắng trên lịch là chết người. Có một lịch làm việc đầy đủ giúp bạn bận rộn và làm việc hiệu quả bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu, ngay cả khi bạn dành thời gian để sắp xếp, nghiên cứu hoặc động não sáng tạo. “

5. Sử dụng thời gian vận chuyển để đa nhiệm. Portnoy thề bằng cách thực hiện đa nhiệm bất cứ khi nào có thể, đặc biệt là trong quá trình đi làm.

“Tôi sử dụng thời gian trên ô tô để hoàn thành công việc, vì vậy trong quá trình vận chuyển, tôi nghe podcast để cập nhật về ngành của mình và có các cuộc gọi hội nghị hoặc khách hàng trong khi di chuyển giữa các cuộc họp,” anh nói.

6. Sử dụng các công cụ hội nghị ảo nếu bạn có thể. Portnoy, một người có nhiều cuộc họp mỗi ngày, sử dụng các công cụ họp ảo như Zoom để giúp anh ta có mặt ở nhiều nơi cùng một lúc: “Tôi sẽ luôn thích gặp mặt trực tiếp hơn, nhưng Zoom cho phép tôi phù hợp với nhiều cuộc họp hơn”.

7. Khai thác không gian của bạn. Zelniker nói rằng bạn không thể đánh giá thấp tầm quan trọng của việc dọn dẹp văn phòng thực và không gian làm việc của mình. “Khi có sự lộn xộn trong không gian của bạn, có sự lộn xộn trong tâm trí bạn. Dọn dẹp bàn làm việc của bạn để tối đa hóa năng suất, ”cô nói.

8. Ủy nhiệm để nâng cao. Có thể khó để buông bỏ quyền kiểm soát trong một số khía cạnh của doanh nghiệp, nhưng ủy quyền là một trong những thói quen năng suất quan trọng nhất, đặc biệt là khi nói đến những nhiệm vụ mà người khác có thể làm tốt hơn và nhanh hơn bạn.

Hãy học cách giao phó những nhiệm vụ mà bạn không giỏi để có thêm thời gian làm những việc bạn yêu thích và đảm bảo rằng bạn luôn ở trong khu vực thiên tài của mình, ”Zelniker nói.

9. Tạo giờ năng lượng yêu bản thân mỗi ngày: Đây là thời gian dành riêng cho bạn, một khoảng thời gian không thể thương lượng mà bạn có thể chọn cách lấp đầy.

“Điều quan trọng nhất ở đây là nếu bạn không thể tìm thấy một giờ, thì ít nhất hãy tìm năm phút cho bạn,” Adams nói. “Yếu tố thời gian không phải là quan trọng, mà là tạo thói quen làm những việc khiến bạn hạnh phúc và cảm thấy thoải mái”.

10. Ăn mừng những chiến thắng nhỏ. Dành thời gian để ăn mừng những chiến thắng quan trọng, bất kể quy mô, có thể giúp bạn duy trì động lực và chú ý đến bức tranh lớn.

Zelniker nói: “Khi bạn đạt được mục tiêu mà bạn đang phấn đấu, bạn ăn mừng hay bạn chuyển sang mục tiêu tiếp theo. “Làm việc chăm chỉ để đạt được những điều bạn muốn có ích gì nếu bạn quên đi tất cả nỗ lực đã bỏ ra để đạt được điều đó?”

Tài sản quan trọng nhất của bạn là bạn

Là một doanh nhân bán lẻ, bạn muốn cống hiến mọi thứ cho doanh nghiệp của mình là điều đương nhiên. Nhưng có những cách để thành công trong kinh doanh mà không phải hy sinh sức khỏe và hạnh phúc của bạn. Hãy ghi nhớ câu thần chú này của Zelniker: “Cách bạn làm bất cứ điều gì là cách bạn làm mọi thứ.”

Mỗi bước nhỏ bạn thực hiện để làm việc thông minh hơn đều có tác động rất lớn đến kết quả tổng thể của bạn. Tổng năng suất của bạn thực sự cũng tuyệt vời như các phần của nó: Hãy nhớ điều này và bạn sẽ thấy rằng thành công là hoàn toàn có thể xảy ra, mà không phải trả giá bằng hạnh phúc của bạn.