Ngăn chặn khoảng cách giao tiếp cũng làm cho năng suất tốt hơn. Đây là cách.

Một lực lượng lao động kết hợp có nhiều lợi thế, thường mang lại sự gia tăng năng suất, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và nhân tài từ mọi nơi. Nhưng khi sự hợp tác trở nên vô định hình hơn, nó cũng có thể mang lại sự gia tăng trong các silo giao tiếp.

Trên thực tế, tâm lý silo là một trong những trở ngại quan trọng nhất đối với sự thành công của tổ chức trong môi trường hỗn hợp. Bởi vì giao tiếp cần nhiều nỗ lực hơn khi chúng ta không gặp mặt trực tiếp, điều đó có nghĩa là nhân viên thường không chia sẻ thông tin với các phòng ban hoặc nhóm thường xuyên (hoặc theo cách tương tự) như trước đây. Những sai sót và thông tin sai lệch này có thể dẫn đến sự cạnh tranh không lành mạnh, sự thất vọng và giảm năng suất — vì nhiều khả năng sẽ có nhiều người làm cùng một nhiệm vụ mà không biết về nhau. Kết quả: lãng phí năng lượng, lãng phí tài nguyên và sa sút tinh thần.

Hơn nữa, khi nhân viên làm việc trong các hầm chứa, điều đó ảnh hưởng đến sự đổi mới, ảnh hưởng đến kết quả tổng thể. Chỉ để cung cấp cho bạn ý tưởng về mức độ bất lợi của tâm lý silo, nghiên cứu mới cho thấy giao tiếp kém tại nơi làm việc khiến các doanh nghiệp Hoa Kỳ thiệt hại 1,2 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Trong khi đó, hơn 9/10 lãnh đạo doanh nghiệp (96%) đồng ý rằng “giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để mang lại kết quả kinh doanh như mong đợi của [their] đội trong năm tới.”

Vì vậy, làm thế nào những silo này có thể được bắc cầu? Về lý thuyết, có thể dễ dàng vượt qua tâm lý silo bằng cách xây dựng một không gian an toàn về tâm lý và tự do thể hiện. Có rất nhiều công cụ cộng tác tuyệt vời để cho phép lực lượng lao động được phân phối đến với nhau và đóng góp cho các dự án. Tuy nhiên, thực tế của công việc kết hợp và từ xa có phần khác nhau, và cần nhiều nỗ lực và tâm huyết hơn để thúc đẩy giao tiếp nội bộ thực sự và hiệu quả.

Liên quan: Để phá vỡ silo, xây dựng trong giao tiếp chéo

Mẹo để thành công

Đối với các công ty hỗn hợp, nơi làm việc cũng tệ như các silo, mọi người thường thấy chúng thoải mái. Điều này khiến việc chống lại chúng trở nên khó khăn hơn, nhưng may mắn thay, không phải là không thể. Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể thực hiện một vài bước để đảm bảo nhân viên của mình đang giao tiếp và cộng tác để phát huy hết tiềm năng của họ.

Tôi nói từ kinh nghiệm. Khi tôi thành lập công ty của mình, chúng tôi có một nhóm nhỏ và thật dễ dàng để chia sẻ ý tưởng và làm việc cùng nhau. Khi công ty phát triển, tôi trở thành Giám đốc điều hành của một công ty toàn cầu, phân tán, nơi làm việc từ xa là tiêu chuẩn, ngay cả trước khi xảy ra đại dịch Covid-19. Chúng tôi đã đối mặt với một số thách thức về giao tiếp và cộng tác trong môi trường chủ yếu là ảo. Vì trọng tâm của chúng tôi là đổi mới dạy và học, nhân viên và lãnh đạo phải sáng tạo và trao đổi ý tưởng với nhau để đưa ra các giải pháp tối ưu cho cả sản phẩm và quy trình nội bộ của chúng tôi.

Dưới đây là một số lĩnh vực chúng tôi nhận thấy có thể giúp phá vỡ các rào cản giao tiếp.

1. Văn hóa tổ chức lành mạnh

Văn hóa công ty đề cập đến các giá trị, hành vi và thái độ thường được chấp nhận trong một tổ chức. Nó ảnh hưởng đến mọi thứ, từ cách nhân viên nhìn nhận vai trò của họ đến cách họ giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên. Các nhà lãnh đạo phải lưu tâm đến điều này và cố gắng xây dựng và duy trì một nền văn hóa tích cực.

Theo Bamboo HR, các yếu tố tạo nên văn hóa công ty tuyệt vời là: thúc đẩy sự đa dạng, tập trung vào việc giới thiệu, khuyến khích nhân viên, hòa nhập, ghi nhận và khen thưởng nhân viên cũng như chuẩn bị cho tương lai.

Tất nhiên, không có hai nền văn hóa tổ chức nào giống nhau, vì vậy điều cần thiết là phải tìm ra và nói rõ các giá trị của công ty bạn cũng như cách chúng chuyển thành văn hóa tập trung vào con người của bạn và hạnh phúc của họ. Khi nhân viên cảm thấy họ được lắng nghe và ý kiến ​​đóng góp của họ có giá trị, nhiều khả năng họ sẽ thoát ra khỏi những rào cản.

Liên quan: Cách phá vỡ silo trong công ty của bạn bằng cách xây dựng các làn đường

2. Hệ sinh thái học tập tập trung vào kỹ năng mềm

Chuẩn bị cho tương lai không chỉ cần thiết cho văn hóa công ty tích cực; đó cũng là một yêu cầu đối với bất kỳ tổ chức nào muốn thành công lâu dài. Xây dựng và nuôi dưỡng một hệ sinh thái học tập tốt hỗ trợ giáo dục liên tục, tái đào tạo, nâng cao kỹ năng và đào tạo đúng kỹ năng đảm bảo rằng nhân viên vẫn làm việc hiệu quả khi hoàn cảnh thay đổi.

Tuy nhiên, ngoài các kỹ năng cứng có thể đo lường được, các công ty cũng phải tập trung phát triển các kỹ năng mềm của nhân viên. Chúng bao gồm giao tiếp cởi mở và hiệu quả, năng lực giải quyết vấn đề hiệu quả và liên văn hóa, tất cả đều phù hợp để đảm bảo sự hợp tác không bị cản trở trong các nhóm hỗn hợp, phân tán về mặt địa lý. Việc sử dụng nền tảng học tập trực tuyến cũng sẽ giúp các nhóm học tập và phát triển (L&D) thiết kế nội dung và trải nghiệm học tập có liên quan phù hợp với nhu cầu cộng tác và giao tiếp đa dạng và đang phát triển của lực lượng lao động của họ.

3. Công nghệ truyền thông phù hợp

Không thiếu các công cụ giao tiếp hứa hẹn sẽ tăng năng suất và giúp giao tiếp trở nên dễ dàng. Họ chắc chắn có thể làm điều đó — nhưng chỉ khi bạn tìm thấy những cái phù hợp cho tổ chức của mình. Trước khi mua bất kỳ phần mềm nào, bất kể cách trình bày tiếp thị hấp dẫn như thế nào, tốt nhất bạn nên yêu cầu bản demo hoặc, nếu có thể, thời gian dùng thử. Đó là cách tốt nhất để biết rằng nhóm của bạn sẽ được hưởng lợi từ nó.

Điều cần thiết nữa là đảm bảo bạn được đào tạo và hỗ trợ thích hợp cho bất kỳ nền tảng mới nào, vì quá trình áp dụng có thể mất một khoảng thời gian. Nếu mục tiêu của bạn là để nhân viên cộng tác hiệu quả, thì họ phải biết cách sử dụng công nghệ và thấy được lợi ích của nó. Cảm thấy thoải mái khi sử dụng các công cụ giao tiếp sẽ giúp việc chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn.

Liên quan: 4 dấu hiệu cảnh báo Nhóm của bạn đang làm việc trong silo và cách tiêu diệt chúng

Phá vỡ và ngăn chặn silo

“Bình thường mới” đã được thiết lập như là sự kết hợp giữa lực lượng lao động hỗn hợp và nền kinh tế biểu diễn. Các công ty đang ngày càng toàn cầu hóa và các nhóm cũng như tài năng bị phân tán về mặt địa lý. Những thuộc tính này đi kèm với những thách thức, cùng với những cơ hội đổi mới to lớn – miễn là các công ty biết tâm lý silo có thể gây bất lợi như thế nào và tập trung vào việc xây dựng một nền văn hóa tích cực, cung cấp cơ hội học tập tuyệt vời và sử dụng các công nghệ truyền thông phù hợp để phá vỡ silo (và ngăn chặn chúng trong vị trí đầu tiên).