Hóa đơn điện tử là hệ thống mà người nộp thuế tạo hóa đơn B2B trên hệ thống kế toán của chính họ theo định dạng chuẩn quy định
Ủy ban Thuế gián thu và Hải quan Trung ương (CBIC) đã công bố giai đoạn thứ tư của việc lập hóa đơn điện tử vào tháng 2 năm 2022 sẽ bao gồm các doanh nghiệp có doanh thu vượt quá 20 crore INR. Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện sẽ chịu sự điều chỉnh của cải cách kỹ thuật số này và sẽ cần tạo hóa đơn điện tử từ ngày 1 tháng 4 năm 2022.
Freepik
Trong bài viết này, chúng tôi giải mã cải cách hóa đơn điện tử và giải thích cách các doanh nghiệp nhỏ có thể chuẩn bị để đáp ứng thời hạn chỉ còn chưa đầy một tháng nữa.
Lập hóa đơn điện tử là gì? Hệ thống lập hóa đơn điện tử hoạt động như thế nào?
Hóa đơn điện tử là một hệ thống mà người nộp thuế tạo hóa đơn B2B trên hệ thống kế toán của riêng họ theo định dạng tiêu chuẩn quy định đã được chính phủ ban hành. Bước tiếp theo liên quan đến việc xác thực hóa đơn trên một cổng thông thường, được gọi là Cổng đăng ký hóa đơn hoặc IRP.
Sau khi được xác thực hoặc xác thực, IRP tạo số tham chiếu hóa đơn (IRN) và mã QR và ký điện tử vào hóa đơn. Hóa đơn này, hiện được gọi là hóa đơn điện tử, sau đó được trả lại cho người nộp thuế ban đầu và dữ liệu từ hóa đơn điện tử được gửi đến hóa đơn điện tử và các cổng GST để tạo hóa đơn điện tử và để điền tờ khai thuế GST .
Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là cho đến nay, chỉ có B2B và hóa đơn xuất khẩu được lập hóa đơn điện tử. Hơn nữa, chính phủ đã miễn trừ các lĩnh vực như bảo hiểm, ngân hàng, NBFC, các tổ chức tài chính, Cơ quan Vận tải Hàng hóa (GTA), dịch vụ vận tải hành khách, rạp chiếu phim và các đơn vị SEZ.
Hướng dẫn về hành trình lập hóa đơn điện tử ở Ấn Độ
Hóa đơn điện tử được giới thiệu lần đầu tiên vào tháng 10 năm 2020 cho các doanh nghiệp có doanh thu vượt quá 500 crore INR. Sau khi điều hành thành công, chính phủ đã quyết định đưa nhiều doanh nghiệp hơn vào áp dụng hình thức lập hóa đơn điện tử và mở rộng tương tự cho các doanh nghiệp có doanh thu vượt quá 100 crore INR và 50 INR, tương ứng từ ngày 1 tháng 1 năm 2021 và ngày 1 tháng 4 năm 2021. Giờ đây, với thông báo mới vào tháng 2 này, các doanh nghiệp có doanh thu từ 20 INR crore-plus sẽ cần bắt đầu tạo hóa đơn điện tử từ ngày 1 tháng 4 năm 2022.
Ý tưởng là cuối cùng đưa tất cả các doanh nghiệp và tất cả các giao dịch theo chế độ hóa đơn điện tử để thúc đẩy khả năng tương tác giữa hệ sinh thái kinh doanh và thuế cũng như kiểm tra việc trốn thuế.
Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử mang lại lợi ích cho cả chính phủ và người nộp thuế?
Mục tiêu của lập hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn hóa định dạng hóa đơn và khả năng tương tác giữa cả hệ sinh thái kinh doanh và thuế. Tuy nhiên, lợi ích của việc lập hóa đơn điện tử còn vượt xa điều này. Lập hóa đơn điện tử giúp chính phủ theo dõi mọi giao dịch B2B đang được thực hiện bởi các doanh nghiệp trong thời gian thực, giúp loại bỏ hóa đơn giả và gian lận tín dụng thuế đầu vào (ITC). Mỗi hóa đơn điện tử đều có mã QR in trên đó, giúp cán bộ thuế xác định tính xác thực của hóa đơn, đặc biệt là trong trường hợp hàng hóa đang vận chuyển.
Đối với các doanh nghiệp, lợi ích cũng rất nhiều. Dữ liệu từ hóa đơn điện tử được tự động điền vào tờ khai thuế GST và hóa đơn điện tử. Điều này làm giảm toàn bộ bài tập trùng lặp dữ liệu. Nó cũng tăng tốc quá trình yêu cầu ITC và đảm bảo với người nộp thuế rằng chỉ ITC chính hãng mới được báo cáo.
Hậu quả của việc không tạo hóa đơn điện tử là gì?
Các doanh nghiệp đủ điều kiện không tuân thủ các định mức lập hóa đơn điện tử có thể bị phạt rất lớn lên tới 10.000 INR cho mỗi hóa đơn nếu không tạo và lên tới 25.000 INR nếu lập Hóa đơn điện tử không chính xác.
Nó cũng có thể tạo ra một tác động bất lợi cho việc kinh doanh của họ. Ví dụ: nếu hóa đơn điện tử không được tạo, thì hóa đơn B2B sẽ không được điền vào tờ khai GST. Điều này ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa người bán và người mua vì GSTR-2A / 2B của người mua cũng không được tự động điền và họ không thể yêu cầu khấu trừ thuế đầu vào. Không tạo hóa đơn điện tử có nghĩa là bạn cũng không thể tạo hóa đơn điện tử cho nguồn cung cấp B2B, vì IRN hiện là bắt buộc để tạo hóa đơn điện tử. Điều này có thể dẫn đến việc giam giữ hàng hóa và bị phạt.
Các doanh nghiệp nhỏ có doanh thu từ 20 INR trở lên chuẩn bị cho việc lập hóa đơn điện tử như thế nào?
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ có doanh thu từ 20 INR trở lên cần nhanh chóng tìm ra giải pháp giúp họ sẵn sàng lập hóa đơn điện tử trước thời hạn ngày 1 tháng 4. Tạo hóa đơn điện tử không phải là một vấn đề phức tạp với các công cụ phù hợp. Tuy nhiên, quá trình thiết lập, tìm hiểu hệ thống và điều chỉnh có thể mất vài tuần. Chỉ còn chưa đầy một tháng nữa, các doanh nghiệp mới đủ điều kiện này cần phải nhanh chóng chuẩn bị để thực hiện cuộc cải cách kỹ thuật số này.
Đầu tiên, các công ty đủ điều kiện sẽ cần đăng ký trên cổng hóa đơn điện tử của chính phủ. Người nộp thuế đã đăng ký trên Cổng hóa đơn điện tử có thể sử dụng cùng thông tin đăng nhập cho Cổng hóa đơn điện tử. Tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn phương án tạo hóa đơn điện tử phù hợp nhất. Chính phủ cung cấp công cụ tạo hóa đơn điện tử dựa trên Excel. Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ này tốn nhiều thời gian, vì không có tùy chọn tạo IRN hàng loạt. Nó cũng có thể dễ xảy ra lỗi vì toàn bộ quy trình là thủ công.
Các tùy chọn lập hóa đơn điện tử khác có sẵn cho các doanh nghiệp nhỏ là gì?
Có một số giải pháp lập hóa đơn điện tử đáng tin cậy hàng đầu trên thị trường cung cấp một công cụ dựa trên web nâng cao hơn để tạo hóa đơn điện tử. Các công cụ giao diện người dùng này thân thiện với người dùng và có thể được thiết lập trong vòng 10-15 phút. Tại đây, các doanh nghiệp nhận được một mẫu Excel để nhập và tải lên dữ liệu nhằm tạo hàng loạt hóa đơn điện tử chỉ với một cú nhấp chuột.
Bên cạnh việc tạo hàng loạt hóa đơn điện tử, điều quan trọng là phải chọn giải pháp lập hóa đơn điện tử cung cấp các tính năng nâng cao như xác thực dữ liệu hơn 200 lần, báo cáo MIS, trang tổng quan thông minh, lưu trữ dữ liệu 7-8 năm, thời gian phản hồi nhanh chóng và Chỉnh sửa SmartScreen để sửa lỗi trên màn hình và giảm lỗi. Nó cũng sẽ giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp nếu giải pháp lập hóa đơn điện tử của họ cung cấp một công cụ thống nhất để tạo hóa đơn điện tử cũng như để các doanh nghiệp có thể thực hiện tất cả các tuân thủ tại một nơi.
Còn về các tùy chọn tích hợp ERP để tạo hóa đơn điện tử tự động thì sao?
Tích hợp ERP để lập hóa đơn điện tử là một trong những phương thức tạo hóa đơn điện tử phổ biến của các doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ hơn đôi khi không thích nó do yếu tố chi phí, mặc dù bạn không thể đặt giá về độ chính xác, vì hóa đơn được tạo theo chế độ này hầu như không có sai sót. Tại đây, hệ thống ERP hoặc hệ thống kế toán của người nộp thuế được tích hợp với IRP để tạo và hủy hóa đơn điện tử tự động, tất cả đều diễn ra trong thời gian thực.
Nếu một doanh nghiệp đang xem xét chế độ tích hợp ERP để tạo hóa đơn điện tử, thì tốt hơn nên sử dụng giải pháp lập hóa đơn điện tử có uy tín và đáng tin cậy. Họ sẽ đưa ra các tùy chọn khác nhau và giúp công ty của bạn đưa ra lựa chọn phù hợp trong phạm vi ngân sách của bạn. Họ cũng sẽ hoàn thành quá trình thiết lập và đào tạo cũng như giải quyết tất cả các truy vấn trong thời gian thực.
Các doanh nghiệp mới đủ điều kiện hầu như không còn ba tuần để triển khai lập hóa đơn và đào tạo nhân viên của họ để áp dụng cải cách kỹ thuật số này. Tốt nhất bạn nên bắt đầu ngay bây giờ thay vì đợi đến giây phút cuối cùng vì bất kỳ trục trặc nào được phát hiện có thể được khắc phục kịp thời và hệ thống sẽ hoạt động và sẵn sàng trước ngày 1 tháng 4.
Nguồn: https://www.entrepreneur.com/