Mẫu để kết nối tiềm năng với hiệu suất

Winston Churchill nói: “Không ngừng nỗ lực,“ không phải sức mạnh hay trí thông minh, mới là chìa khóa để mở ra tiềm năng của chúng ta ”.

Có nguy cơ mâu thuẫn với Bulldog của Brittain… điều đó chỉ đúng một nửa.

Nỗ lực – điều mà người chiến thắng MacArthur Genius Grant Angela Duckworth mệnh danh là “gan góc” – là điều cần thiết để thành công. Tuy nhiên, điều mở ra tiềm năng không phải là quá vũ phu, mà là sự nhìn nhận rộng rãi về (1) chúng ta đang ở đâu và (2) tầm nhìn về nơi chúng ta muốn.

Trong kinh doanh, quá trình này để mở ra tiềm năng và thúc đẩy tăng trưởng được gọi là phân tích khoảng cách.

Bài viết này hướng dẫn bạn một quy trình đơn giản để tiến hành một phân tích như vậy, cùng với một mẫu có thể tải xuống để hướng dẫn bạn.

Nhưng trước tiên …

Phân tích khoảng cách là gì?

Phân tích khoảng cách là sự so sánh định lượng và định tính giữa hiệu suất hiện tại của một công ty hoặc cá nhân (tức là trạng thái hiện tại) với hiệu suất tiềm năng (tức là trạng thái tương lai hoặc mục tiêu).

Nó giải quyết hai câu hỏi:

• Hiệu suất: Chúng ta đang ở đâu?
• Tiềm năng: Chúng ta muốn ở đâu?

Tìm hiểu thêm: Cách thực hiện phân tích SWOT cho doanh nghiệp của bạn

Phân tích khoảng cách có nhiều tên gọi: đánh giá nhu cầu, phân tích nhu cầu, hoặc phân tích khoảng cách nhu cầu. Dù bạn gọi nó là gì, nguyên tắc cốt lõi vẫn không đổi: xác định và sau đó tìm ra giải pháp cho các vấn đề đang kìm hãm doanh nghiệp của bạn.

Mặc dù quá trình bắt đầu với một cái nhìn hướng nội về hiệu suất hiện tại so với tiềm năng, nhưng nó không dừng lại ở đó. Phân tích khoảng cách cũng nên bao gồm các nguồn bên ngoài như điểm chuẩn của ngành và bối cảnh cạnh tranh của thị trường của bạn.

Loại phân tích 360 độ này có thể được thực hiện ở cả cấp chiến lược hoặc cấp hoạt động. Bạn có thể phân tích hướng kinh doanh tổng thể của mình hoặc đi sâu vào các quy trình hoặc phòng ban khác nhau.

Sau khi trải qua giai đoạn đầu tiên của phân tích – hiệu suất so với tiềm năng – bạn có thể thấy rằng kết quả của mình vượt quá mong đợi. Điều này cũng có thể đúng nếu doanh nghiệp của bạn hiện đang phát triển với tốc độ nhanh. Trong những trường hợp đó, mục đích thay đổi từ việc tìm ra vấn đề sang xác định các yếu tố thành công có thể lặp lại, áp dụng cho các lĩnh vực khác của doanh nghiệp bạn và cuối cùng là mở rộng quy mô.

Bất kể những gì bạn đang đánh giá – đó là vấn đề hay thành công, nguồn nhân lực hay chức năng hậu cần – thì quá trình thực hiện phân tích đều giống nhau.

Hãy cùng xem xét chính xác những gì đi vào phân tích lỗ hổng…

Cách tiến hành phân tích khoảng cách

Sự cám dỗ với phân tích khoảng cách là bắt đầu bằng cách đi lớn. Thật không may, khi bạn cố gắng giải quyết quá nhiều cùng một lúc – để làm cho mọi thứ trở nên tốt hơn, đồng thời – các nguồn lực trở nên mỏng dần.

Thay vào đó, hãy ưu tiên những khu vực mà (1) tác động tích cực lớn nhất tồn tại hoặc (2) bạn cảm thấy đau đớn nhất.

Đây có thể là bất kỳ một trong số các yếu tố:

1. Doanh số bán hàng
2. Sự hài lòng của khách hàng
3. Tỷ lệ duy trì
4. Thời gian vận chuyển
5. Lợi nhuận tiếp thị
6. Giá thành sản xuất
7. Sự mở rộng quốc tế

Khi bạn đã cô lập một khu vực đủ lớn để tạo ra tác động, nhưng đủ nhỏ để quấn quanh đầu và tay của bạn…

1. Xác định các quốc gia của bạn

Khi bạn đã chọn lĩnh vực trọng tâm của mình, bước đầu tiên của bạn là xác định cả vị trí hiện tại của bạn – hiệu suất – và nơi bạn muốn trở thành trong tương lai – tiềm năng.

Với mục đích minh họa, hãy chọn:

• Bán hàng đa kênh như của bạn Tiêu điểm

• Các cửa hàng cụ thể như Kênh truyền hình
• Doanh số hàng tháng hiện tại là Màn biểu diễn
• Ngành trung bình là Tiềm năng

(1) Hiệu suất hiện tại của bạn

Mọi phân tích khoảng cách đều bắt đầu bằng việc xem xét nội tâm. Bạn hiện đang ở đâu trong số liệu mà bạn đang phân tích? Ý tưởng là liệt kê tất cả các thuộc tính – trong trường hợp này là Kênh – đóng một vai trò trong sự thành công hoặc thất bại.

Các thuộc tính (và do đó phân tích) có thể là định lượng hoặc định tính. Điều quan trọng là phải cụ thể và thực tế khi xác định các điểm yếu có thể xảy ra. Dữ liệu yêu cầu có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau tùy thuộc vào khoảng cách đang được phân tích:

• Trung bình ngành
• Điểm chuẩn lịch sử
• Tài liệu nội bộ
• Phỏng vấn khách hàng
• Vân vân.

(2) Trạng thái tiềm năng của bạn

Trạng thái tương lai thể hiện điều kiện lý tưởng mà bạn muốn doanh nghiệp của mình trở thành. Đối với phân tích định lượng, như theo dõi số lượng bán hàng, bạn sẽ bao gồm dữ liệu từ ngành hoặc doanh số dự kiến ​​(tức là mục tiêu).

Khi lập kế hoạch cho tương lai, bạn có thể rất cụ thể (ví dụ: tăng doanh số bán hàng tổng thể lên 40% vào cuối quý 3) hoặc chung chung (ví dụ: bắt đầu bán hàng trên Pinterest).

(3) Khoảng cách của bạn

Được xác định về mặt định lượng, các khoảng trống là đơn giản. Sự khác biệt về số lượng giữa nơi bạn đang ở và nơi bạn muốn là gì?

Về mặt chất lượng, điều này sẽ cần sự xem xét nội tâm và hợp tác nhiều hơn một chút.

2. Mô tả Khoảng cách

Sau khi xác định được các lỗ hổng, bước tiếp theo là mô tả lỗ hổng để hiểu rõ hơn lý do đằng sau sự tồn tại của chúng.

Nếu bạn hiện đang vượt trước các mục tiêu của mình, thì đây là thời điểm tuyệt vời để phân tích chính xác điều gì đã tạo nên kết quả khả thi và liệu có cách nào để sử dụng các nguyên tắc tương tự trong các lĩnh vực khác của công ty bạn hay không.

Ngay cả một hệ thống hoạt động tốt luôn có thể được tối ưu hóa, vì vậy việc thực hiện bước này là rất quan trọng.

(1) Khoảng cách

Điều này là dễ dàng. Đơn giản chỉ cần vượt qua những khoảng trống mà bạn đã xác định ở bước trước, bắt đầu với những lĩnh vực kém hiệu quả nhất trước. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã chọn email vì đó là nơi tồn tại khoảng cách lớn nhất giữa hiệu suất và tiềm năng.

(2) Mô tả khoảng cách

Mục đích của mô tả khoảng cách là ghi lại tất cả các yếu tố góp phần gây ra khoảng cách. Do đó, mô tả phải phù hợp với các trạng thái đó. Đây có thể là định lượng hoặc định tính.

Tuy nhiên, thường xuyên hơn không, để giải quyết những lý do đằng sau những khoảng trống, bạn sẽ sử dụng các mô tả định tính.

(3) Tại sao?

Câu hỏi thách thức ở đây không phải là hiệu suất thực tế của bạn giảm bao xa so với mục tiêu, mà là tại sao khoảng cách lại tồn tại. Để được sử dụng, danh sách này phải cụ thể, khách quan và liên quan đến vấn đề đang bàn.

Nó giúp suy nghĩ về các nguyên nhân có thể gây ra hiệu suất kém và sau đó thu hẹp những nguyên nhân đó bằng cách sử dụng các công cụ như phân tích “năm lý do”…

Năm lý do tại sao trong phân tích khoảng cách

“Năm lý do” là một kỹ thuật lặp đi lặp lại được sử dụng để khám phá các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả cơ bản của một vấn đề cụ thể. Mục tiêu chính của nó là xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề bằng cách lặp lại câu hỏi “Tại sao?” với mỗi câu hỏi tạo cơ sở cho câu hỏi tiếp theo.

Mặc dù kỹ thuật này được gọi là năm lý do, nhưng nó không có nghĩa là bạn phải hỏi “Tại sao?” năm lần. Ý tưởng là lặp lại quá trình trong khoảng thời gian cần thiết để xác định (các) nguyên nhân gốc rễ. Có thể mất ít hơn hoặc nhiều hơn năm “lý do” trước khi bạn đi đến vấn đề cơ bản.

Thay vì đi theo con đường thương mại điện tử đa kênh, hãy xem xét một tình huống mà khách hàng không hài lòng vì họ được giao những sản phẩm không đáp ứng được kỳ vọng của họ.

1. Tại sao khách hàng bị vận chuyển sản phẩm xấu?

Bởi vì sản xuất đã xây dựng các sản phẩm với chất liệu khác với những gì khách hàng mong đợi dựa trên quảng cáo.

2. Tại sao công ty sản xuất lại chế tạo các sản phẩm bằng vật liệu khác với quảng cáo?

Bởi vì người quản lý chuỗi cung ứng sẽ làm việc trên tầng cửa hàng bằng cách gọi trực tiếp người đứng đầu bộ phận sản xuất để bắt đầu sản xuất. Đã xảy ra lỗi khi thông báo các thông số kỹ thuật.

3. Tại sao người quản lý chuỗi cung ứng gọi trực tiếp người đứng đầu bộ phận sản xuất để bắt đầu công việc thay vì sử dụng thông tin liên lạc bằng văn bản?

Bởi vì biểu mẫu “bắt đầu công việc” yêu cầu sự chấp thuận trực tiếp của người quản lý chuỗi cung ứng trước khi công việc có thể bắt đầu.

4. Tại sao biểu mẫu yêu cầu sự chấp thuận của người quản lý chuỗi cung ứng?

Bởi vì nhà sản xuất không cung cấp tích hợp kỹ thuật số với nền tảng thương mại điện tử hiện tại của công ty bạn.

Trong trường hợp này, chỉ có bốn lý do được yêu cầu để tìm ra rằng một chữ ký không có giá trị gia tăng – do thiếu tích hợp – gây ra lỗ hổng.

Năm tại sao hạn chế

Mặc dù phân tích ví dụ ở trên đã dẫn đến một câu trả lời thỏa đáng, nhưng điều này có thể không phải lúc nào cũng đúng như vậy. Phương pháp này không cung cấp các quy tắc khó và nhanh chóng về những dòng câu hỏi cần khám phá hoặc thời gian tiếp tục tìm kiếm các nguyên nhân gốc rễ bổ sung.

Vì vậy, kết quả vẫn phụ thuộc vào kiến ​​thức và sự kiên trì của những người liên quan. Thêm vào đó, có những tình huống mà vô số vấn đề đều đóng một vai trò nào đó và rất khó để quyết định vấn đề nào trong số đó là gốc rễ chính của lỗ hổng.

Tuy nhiên, “Năm lý do” có thể hữu ích trong việc xác định các vấn đề cơ bản. Và, bằng cách nhận thức trước những hạn chế của phương pháp, bạn có thể sử dụng nó một cách hiệu quả trong khi chỉ đạo loại bỏ những thiếu sót của nó.

Một khi chúng ta đã trải qua quá trình xác định các lỗ hổng và lý do đằng sau chúng, đã đến lúc bắt tay vào tìm giải pháp.

3. Cầu vượt khoảng cách

Bước thứ ba và cuối cùng là suy nghĩ về tất cả các giải pháp khả thi cho khoảng trống và lý do đằng sau nó. Các giải pháp này phải cụ thể và tác động trực tiếp đến các yếu tố đã liệt kê ở bước trước.

Để làm điều đó, hãy quay lại tiêu điểm đa kênh từ trước:

Bằng cách tạo ra một danh sách đầy đủ các giải pháp cho bản tóm tắt mô tả khoảng trống, bạn cho phép mình suy nghĩ rộng hơn và xác định vị trí của mình để triển khai thực tế.

Khi xây dựng các giải pháp khả thi, điều quan trọng cần lưu ý là có thể có chi phí thực hiện liên quan. Những chi phí đó có thể bao gồm thời gian, tiền bạc và nguồn nhân lực.

Suy nghĩ cuối cùng về phân tích khoảng cách

Cuối cùng, phân tích lỗ hổng mang lại một cuộc kiểm tra chi tiết về…

1. Các vấn đề tồn tại trong hiệu suất hiện tại của bạn
2. Lý do đằng sau những vấn đề đó
3. Các giải pháp khả thi và chi phí liên quan của chúng

Thay vì thô bạo – hoặc “bắn từ hông” – bạn sẽ có dữ liệu cứng để dựa vào đó đưa ra quyết định cùng với lộ trình hướng dẫn bạn.

Điều này không có nghĩa là bạn sẽ không thể tránh được sự nhấn mạnh của Churchill về “nỗ lực không ngừng”. Nhưng nó không có nghĩa là nỗ lực của bạn sẽ được thông minh.

Sau tất cả, như khuôn sáo cũ: làm việc thông minh hơn, không chăm chỉ hơn.