Bạn phải đối mặt với nhiều thách thức khó khăn khi là chủ doanh nghiệp, nhưng ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ có thể là điều đáng sợ nhất. Việc tìm ra những gì bạn cần bao gồm và ước tính thông tin tài chính chính xác đã đủ choáng ngợp, chưa nói đến việc sắp xếp nó thành một ngân sách có trật tự.
Nhưng lập ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ không nên làm bạn sợ hãi. Trên thực tế, nó sẽ trao quyền cho bạn.
Có ngân sách là rất quan trọng để tạo ra một doanh nghiệp thành công và bền vững, và nó không phức tạp như bạn tưởng tượng. Hãy gắn bó với chúng tôi khi chúng tôi phân tích lý do tại sao bạn nên có và cách điều hướng ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ để bạn luôn biết tiền của mình đang đi đâu.
Tại sao lập ngân sách cho một doanh nghiệp nhỏ lại quan trọng
Trước khi chúng ta bắt đầu, bạn có thể tò mò tại sao lập ngân sách lại rất cần thiết, đặc biệt là khi doanh nghiệp của bạn còn nhỏ hoặc mới bắt đầu.
Ngân sách kinh doanh là thứ mà bạn thường xuyên cập nhật, giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính trong tương lai của thương hiệu. Bạn điền vào nó các chi phí hàng ngày, thu nhập trong tương lai và khoản đầu tư sắp tới, và nó sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn để đạt được các mục tiêu dài hạn của mình.
Một số ví dụ về những gì ngân sách kinh doanh có thể giúp bao gồm:
- Phát hiện các cơ hội để tăng doanh thu của bạn
- Xác định các lĩnh vực để cắt giảm chi tiêu
- Dự đoán các tháng chậm để tránh nợ
- Tái đầu tư các khoản tiền chưa động đến
- Làm cho doanh nghiệp của bạn có lãi
- Giữ tài chính của bạn để có thể cho các khoản vay hoặc nhà đầu tư
Nói tóm lại, có ngân sách cho việc kinh doanh giúp bạn đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn. Nó có nghĩa là bạn am hiểu về các lĩnh vực mà bạn chi tiêu và làm nổi bật các cơ hội mà bạn có thể phát triển.
Theo một nghiên cứu năm 2021, chỉ 54% doanh nghiệp nhỏ có ngân sách chính thức – đó là gần một nửa số doanh nghiệp nhỏ không có công cụ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động và lập kế hoạch tương lai đúng đắn.
Bây giờ bạn đã biết lý do tại sao ngân sách lại quan trọng, hãy làm theo các bước dưới đây để tạo ra một ngân sách giúp bạn nắm vững tài chính và giữ cho doanh nghiệp của bạn vững chắc và ổn định.
1. Thêm tất cả các nguồn doanh thu của bạn
Bước đầu tiên trong việc chuẩn bị ngân sách cho một công ty là kiểm tra tất cả các nguồn thu nhập của bạn. Điều này cho phép bạn xem dòng tiền nào đang chảy vào mỗi tháng.
Nếu bạn điều hành một cửa hàng trực tuyến và đó là nguồn doanh thu duy nhất của bạn, thì tất cả những gì bạn cần là những con số bán hàng đó. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của bạn, bạn có thể cần phải có những yếu tố như:
- Giảm giá từ triển lãm thương mại
- Bán hàng từ một cửa hàng truyền thống
- Phí tư vấn
- Dự án tự do
Sau khi xác định tất cả các khoản thu nhập, đã đến lúc tính toán doanh thu hàng tháng của bạn. Hãy nhớ rằng bạn muốn tính toán số doanh thu của mình — bạn không cần tính lợi nhuận ở giai đoạn này.
Lý tưởng nhất là bạn sẽ kiểm đếm thu nhập từ hơn 12 tháng trước hoặc càng xa càng tốt, nhưng bạn luôn có thể đưa ra các ước tính sáng suốt nếu doanh nghiệp của bạn mới hơn. Bạn đã kinh doanh càng lâu, bạn càng phải nhìn lại nhiều hơn và bạn càng dễ dàng bắt đầu xác định các xu hướng và mô hình. Ví dụ, phát hiện những thay đổi theo mùa dẫn đến những tháng chậm hơn. Biết được điều này có nghĩa là bạn có thể chuẩn bị tốt hơn cho những thời điểm đó.
2. Xác định chi phí cố định của bạn
Với doanh thu của bạn đã được tính toán, bạn có một con số hàng đầu. Bây giờ là lúc tính đến chi phí cố định của bạn.
Chi phí cố định là chi phí định kỳ của doanh nghiệp bạn. Đây có thể là chi phí hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm, vì vậy điều quan trọng là phải xác định tất cả chúng một cách cẩn thận — đây là lý do tại sao nhìn lại 12 tháng đầy đủ có thể có lợi. Giả sử bạn có một tài khoản quản lý tiền kinh doanh, chẳng hạn như Shopify Balance. Trong trường hợp đó, bạn sẽ có sự tách biệt tốt giữa tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp của mình. Sẽ rất đơn giản khi cuộn lại các giao dịch của bạn để xác định bất kỳ khoản thanh toán thông thường nào bạn thực hiện.
Một số ví dụ bao gồm:
- Thuê
- Internet và điện thoại
- Quân nhu
- Bảo hiểm
- Lương bổng
- Trang web lưu trữ
Nếu doanh nghiệp của bạn mới thành lập, bạn sẽ muốn sử dụng các chi phí dự kiến, chẳng hạn như tiền thuê nhà hàng tháng của bạn trong tương lai, hóa đơn tiện ích dự kiến của bạn, v.v.
Khi bạn đã có tất cả chi phí cố định, hãy cộng chúng lại với nhau và bạn sẽ có tổng chi phí cố định hàng tháng của mình.
3. Yếu tố chi phí biến đổi
Sau khi kiểm đếm các chi phí cố định, bây giờ bạn nên nghĩ đến các chi phí biến đổi. Như tên của nó, đây là chi phí định kỳ, nhưng số tiền không cố định và có thể dao động hàng tháng, tùy thuộc vào nhiều yếu tố.
- Chi phí biến đổi có thể bao gồm:
- Vật liệu
- Chi phí vận chuyển và giao hàng
- Tiện ích
- Chi phí đi lại
- Người làm nghề tự do
- Chi phí tiếp thị
- Các khóa đào tạo và nâng cao nghiệp vụ
Khi bạn lưu ý chi phí biến đổi của mình, bạn có thể bắt đầu xác định các chi phí mà bạn có thể dễ dàng cắt giảm trong những tháng chậm hơn, khi việc giảm chi tiêu là hợp lý. Mặt khác, bạn cũng sẽ biết được thời điểm lý tưởng để tăng chi tiêu biến đổi để đầu tư vào doanh nghiệp của mình. Các khóa đào tạo và chi phí tiếp thị là những ví dụ điển hình cho những điều này.
4. Cân nhắc các khoản đầu tư và chi tiêu một lần sắp tới
Loại chi phí tiếp theo của ngân sách kinh doanh là những khoản không thường xuyên xảy ra, nhưng vẫn cần được hạch toán.
Các mặt hàng trong danh mục này có thể là phần cứng mới như máy tính xách tay hoặc các nhà sản xuất tem nhãn — đây sẽ không phải là những mặt hàng bạn mua sáu tháng một lần nhưng có khả năng sẽ xuất hiện vài năm một lần. Và khi bạn coi những khoản chi tiêu một lần này thường dành cho những việc quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của mình, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra lý do tại sao việc lập ngân sách cho chúng là điều cần thiết.
5. Có quỹ dự phòng
Bước này song hành với bước trên — không nên bỏ qua việc lập ngân sách cho các chi phí không mong muốn.
Điều hành một doanh nghiệp rất phức tạp và có nhiều khía cạnh cần xem xét. Cũng hoàn toàn có thể hiểu được — và có khả năng — một chi phí không mong muốn sẽ phát sinh. Có thể một bộ phận quan trọng của máy móc bất ngờ bị hỏng trong thời gian bận rộn nhất của bạn, hoặc có thể một tai nạn khiến xe tải của bạn không hoạt động.
Những loại sự kiện không thể đoán trước này tự chúng đã đủ căng thẳng, nhưng có ngân sách và dành riêng cho chúng sẽ giúp giảm bớt căng thẳng.
Khi doanh nghiệp của bạn không ở giai đoạn khả thi để có một khoản tiền trong quỹ khẩn cấp chỉ chờ đợi, các dịch vụ khác có thể giúp đỡ, bao gồm cả tài trợ cho doanh nghiệp nhỏ của Shopify Capital. Tuy nhiên, một quỹ dự phòng vững chắc mang lại sự bảo vệ và thoải mái hơn một chút.
6. Làm phép toán và tìm tỷ suất lợi nhuận của bạn
Khi bạn đã ghi nhận tất cả thu nhập và các khoản chi phí khác nhau của mình, bây giờ bạn cần phải tổng hợp mọi thứ lại với nhau và tạo báo cáo lãi và lỗ của mình.
Trước tiên, hãy cộng tất cả các dòng thu nhập của bạn lại với nhau, sau đó cộng các khoản chi phí khác nhau của bạn. Bạn sẽ kết thúc với hai con số. Tiếp theo, trừ tổng chi phí của bạn khỏi tổng doanh thu và bạn sẽ có một số dương, nghĩa là doanh nghiệp của bạn có lãi hoặc số âm, tức là lỗ.
Dưới đây là một ví dụ về ngân sách dành cho doanh nghiệp nhỏ:
Chi phí:
Giá cố định
Internet: $ 65
Gói Shopify: $ 29
Bảo hiểm: $ 50
Phí ngân hàng: $ 20
Kế toán và cố vấn thuế: $ 100
Tổng chi phí cố định: $ 264
Chi phí biến đổi
Lương của người làm nghề tự do: $ 500
Du lịch: $ 100
Đăng ký sự kiện triển lãm thương mại: $ 300
Tiếp thị: $ 500
Nguyên liệu: $ 750
Vận chuyển: $ 300
Vật tư in ấn: $ 120
Tổng chi phí biến đổi: $ 2,570
Chi tiêu một lần
Nhà sản xuất tem nhãn mới: $ 150
Ghế văn phòng mới: $ 200
Mẫu miễn phí cho triển lãm thương mại: $ 120
Tổng chi phí một lần: $ 470
Tổng chi phí: $ 3304
Tổng thu nhập ($ 4,500) – Tổng chi phí ($ 3,304) = Tổng thu nhập ròng ($ 1,196)
Nếu bạn thấy mất mát, đừng nản lòng. Không phải tất cả các doanh nghiệp nhỏ đều có lãi hàng tháng. Bằng cách lập ngân sách kinh doanh, bạn đã đặt mình vào vị trí để kiểm tra tất cả các khoản tài chính của mình tốt hơn. Có lẽ bây giờ bạn có thể phát hiện ra các lĩnh vực mà bạn có thể cắt giảm chi phí và xem nơi bạn thúc đẩy thu nhập nhất và đầu tư nhiều nguồn lực hơn vào các lĩnh vực đó.
Đối với các doanh nghiệp đang thu được lợi nhuận cao, hãy nghiên cứu ngân sách kinh doanh của bạn để tìm các lĩnh vực mà bạn có thể đầu tư để hợp lý hóa và mở rộng quy mô. Có lẽ đây là các khóa đào tạo hoặc phần mềm mới, hoặc có thể là tiếp thị hoặc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới.
7. Đặt ngân sách của bạn cho những tháng tới
Với tất cả những công việc đó đã hoàn thành, giờ đây bạn đã có một cái gì đó ghi lại chính xác tài chính kinh doanh của mình. Mặc dù điều này vô cùng hữu ích và có thể giúp cung cấp thông tin cho việc đưa ra quyết định tài chính đúng đắn, nhưng một khoản ngân sách tốt sẽ phải đối mặt trong tương lai và sẽ giúp bạn lập kế hoạch đầu tư trong tương lai — hoặc tránh chúng.
Mặc dù không thể biết chính xác thu nhập và chi phí trong tương lai của bạn là bao nhiêu, nhưng bạn sẽ có thể ước tính tương đối chính xác nếu đã theo dõi các năm và tháng trước đó. Nếu công việc kinh doanh của bạn là mới, hãy bắt đầu bằng cách đưa ra những phỏng đoán thận trọng, có học thức. Bạn có thể sửa đổi và tinh chỉnh ngân sách của mình để trở nên chính xác hơn theo thời gian.
Dành một chút thời gian để tạo tài liệu ngân sách tập trung vào tương lai của bạn bằng cách sử dụng báo cáo lãi và lỗ lịch sử mà bạn đã tạo với các bước ở trên, bao gồm tất cả doanh thu và chi phí của bạn.
Hãy xem xét những điều như thời điểm các thiết bị hoặc phần cứng quan trọng được mua lần cuối và ngân sách để mua các mặt hàng mới hoặc trả tiền để được bảo dưỡng chuyên nghiệp.
Hãy xem xét các xu hướng và kiểu mẫu bạn đã thấy trong năm ngoái và lập kế hoạch trong ngân sách của bạn cho phù hợp. Ví dụ: nếu bạn bán ba lô trẻ em, bạn có thể thấy rằng mùa tựu trường là một trong những khoảng thời gian bận rộn nhất của bạn. Bạn có thể sử dụng thông tin đó để quyết định xem bạn có muốn thuê thêm nhân viên trong giai đoạn này, tăng ngân sách tiếp thị hay kéo dài giờ làm việc của mình hay không.
Đừng dừng lại ngay bây giờ — theo kịp ngân sách của bạn
Nếu bạn đã hoàn thành tất cả các bước này, bây giờ bạn sẽ có một ngân sách toàn diện tập trung vào tương lai, được xây dựng từ dữ liệu tài chính lịch sử của bạn.
Nhưng không dừng lại ở đó!
Ngân sách kinh doanh không phải là một kiểu đặt và quên. Nó cần được cập nhật và chính xác nhất có thể để nó có thể sử dụng được. Là một chủ doanh nghiệp, bạn có thể có hàng triệu thứ khác cũng cần bạn quan tâm, vì vậy hãy tìm một hệ thống lập ngân sách phù hợp với bạn.
Nếu bạn là chủ doanh nghiệp mới hoặc có thời gian nhưng không có tiền để đầu tư vào ngân sách của mình, hãy dành thời gian riêng mỗi tuần để cập nhật ngân sách của bạn. Tạo các thư mục và quy trình cho bất kỳ thứ gì liên quan đến ngân sách của bạn, để bạn không mất thời gian tìm kiếm biên lai hoặc dữ liệu bán hàng bị mất.
Nếu bạn muốn đầu tư một số tiền nhỏ, hãy trả tiền để đăng ký phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ. Điều này sẽ tích hợp với cửa hàng trực tuyến của bạn và có thể được thiết lập để tự động theo dõi việc đến và đi của bạn.
Cuối cùng, đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, việc sử dụng một kế toán có thể đáng để đầu tư để họ có thể quản lý ngân sách của bạn và cho bạn biết những điều như khi nào chi tiêu đúng hướng và những gì bạn cần trích lập cho thuế kinh doanh.
Sự kết luận
Xây dựng ngân sách kinh doanh có thể đáng sợ, nhưng như bạn vừa khám phá, nó không khó như bạn nghĩ.
Dành một chút thời gian sẽ tạo ra một tài liệu tiết lộ các mô hình thu chi và chi tiêu của bạn. Và bằng cách sử dụng những gì bạn tìm thấy, bạn sẽ ở một vị trí tốt hơn để giữ khoản nợ của mình ở mức tối thiểu, tối đa hóa lợi nhuận và bảo vệ doanh nghiệp nhỏ của bạn khỏi bất kỳ thách thức nào có thể phát sinh.