Làm thế nào để tăng năng suất của doanh nghiệp nhỏ của bạn mà không cần tăng chi phí

Một số công ty chi hàng ngàn đô la hàng năm cho các dự án được thiết kế để tăng năng suất. Trớ trêu thay, nhiều chương trình trong số này thực sự phản tác dụng vì chúng lấy đi nguồn lực và nhân sự từ các hoạt động kinh doanh quan trọng.

Trên thực tế, khá nhiều kỹ thuật mà các nhà quản lý thích ứng để tăng năng suất có thể tác động tiêu cực đến mức độ làm việc chăm chỉ của nhân viên. Một nghiên cứu tuyên bố rằng những người đa nhiệm đã hoàn thành Giảm 40 phần trăm so với những người làm việc riêng lẻ tại một thời điểm. Điều đó trái ngược với sự khôn ngoan thông thường, nhưng nó có ý nghĩa vì đa nhiệm làm tăng nguy cơ mắc một sai lầm đắt giá.

May mắn thay, bạn không cần phải thuê một nhà tư vấn hoặc bỏ ra nhiều tiền để cải thiện mức năng suất của công ty. Đơn giản chỉ cần làm theo một vài gợi ý dễ dàng sau đây.

Cải thiện năng suất doanh nghiệp nhỏ theo cách dễ dàng

Có lẽ nơi quan trọng nhất để bắt đầu là với thói quen của riêng bạn. Các chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải tự mình làm nhiều việc. Do đó, tăng năng suất của chính bạn có thể là cách nhanh nhất để xoay chuyển tình hình kinh doanh của bạn.

Dmitry Dragilev, người đồng sáng lập JustReachOut, đã ghi nhận rằng bắt đầu ngày mới với càng ít phiền nhiễu càng tốt là một trong những cách quan trọng nhất để duy trì năng suất tại nơi làm việc. Hoàn toàn không tốn chi phí để loại bỏ phiền nhiễu, nhưng hoạt động đơn giản này có thể cải thiện mức năng suất hơn bất cứ điều gì khác.

Theo Dragilev, anh ấy đảm bảo mở máy tính xách tay của mình và khởi động các công cụ làm việc chính trước khi làm bất cứ điều gì khác. Điều này đảm bảo rằng anh ấy không lãng phí thời gian với mạng xã hội hoặc bất kỳ sự phân tâm kỹ thuật số nào khác. Thật dễ dàng để kiểm tra các bài đăng hoặc video khi bạn nên làm việc nếu bạn không bắt đầu ngay lập tức. Bằng cách luôn đảm bảo rằng bạn có thể tự do cống hiến cho những nhiệm vụ quan trọng nhất trong tầm tay, bạn sẽ không có nguy cơ kết thúc trong một chu kỳ bận rộn vô tận.

Bạn có thể muốn thêm một số công cụ kỹ thuật số nhất định vào thư mục khởi động của máy tính, điều này sẽ đảm bảo rằng chúng sẽ tự động khởi chạy khi bạn khởi động máy. Điều này sẽ giúp bạn không viện cớ lãng phí thời gian cho những việc khác. Nếu bạn đang quản lý máy cho một số thành viên trong nhân viên của mình, thì bạn có thể định cấu hình tất cả chúng để khởi chạy các công cụ kinh doanh quan trọng mỗi khi chúng bắt đầu.

Trong khi bạn đang làm việc đó, hãy dành một chút thời gian để đưa ra danh sách tất cả các công việc hàng ngày mà bạn có thể quản lý tốt hơn với tự động hóa. Quá tải thông tin thường là một trong những vấn đề lớn nhất có thể được giải quyết thông qua tự động hóa. Một số chuyên gia kinh doanh đã giải quyết các vấn đề liên quan đến email bằng cách thiết lập thư mục thông minh trong hộp thư đến của họ. Những thông điệp này sắp xếp dựa trên các quy tắc nhất định, giúp người dùng theo dõi những sai sót quan trọng nhất của họ.

Tận dụng lợi thế của tự động hóa

Những người khác đã khuyến nghị tự động hóa các nhiệm vụ bảo trì và kiểm tra cũng như các công việc lặp đi lặp lại khác để máy móc xử lý tốt hơn. Vì vô số công cụ tự động hóa mã nguồn mở hiện đã có sẵn, nên không khó để làm như vậy mà không tốn một xu.

Ngay cả những công cụ tự động hóa huyền ảo nhất cũng sẽ không giúp được gì nhiều cho bạn nếu bạn không có kế hoạch phù hợp ngay từ đầu. Thực hiện một quy trình quản lý dự án phức tạp không phải tốn bất cứ chi phí nào, nhưng đó là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng mọi người luôn ở trên cùng một trang. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn chỉ có một vài nhân viên làm việc tại đó, thì bạn không nên ngại gọi một cuộc họp với mọi người để thảo luận về cách bạn có thể tập trung lại các dự án của mình.

Các phương pháp quản lý dự án hiệu quả nhất thậm chí không sử dụng bất kỳ công cụ cụ thể nào, vì vậy bạn không phải tốn bất kỳ chi phí nào để thực hiện chúng. Vô số công ty công nghệ đã chuyển sang mô hình thiết kế nhanh chỉ đơn giản bằng cách tổ chức các cuộc họp và nói về mối quan tâm lớn nhất của mọi người.

Điều đó đang được nói, có thể bạn sẽ muốn đầu tư vào một số ứng dụng phần mềm quản lý dự án. Một số gói có sẵn trên cơ sở dùng thử, vì vậy bạn có thể tìm hiểu xem chúng có phù hợp với bạn hay không mà không cần phải chi bất kỳ khoản tiền nào cho chúng.

Ngay sau khi bạn giải quyết những vấn đề này, bạn có thể muốn xem xét kỹ hơn cách bạn lên lịch các hoạt động.

Tận dụng sức mạnh của một lịch trình hiệu quả

Một nghiên cứu tuyên bố rằng nhân viên trung bình chỉ thực sự làm việc hiệu quả cho ít hơn ba giờ một ngày. Bằng cách lên lịch cho những khoảng thời gian nghỉ ngơi thường xuyên, bạn có thể thực sự thấy những con số này tăng lên.

Cho nhân viên của bạn thêm thời gian để thư giãn có vẻ phản tác dụng, nhưng đó có thể là một cách tốt khác để tăng hiệu suất làm việc của họ. Các cá nhân có cân bằng công việc và cuộc sống lành mạnh thực sự có thể hoàn thành nhiều công việc hơn khi họ ở trong văn phòng. Điều này dường như đúng ngay cả khi văn phòng được đề cập là một văn phòng ảo.

Trên thực tế, bạn có thể muốn khám phá khả năng tăng số lượng cơ hội làm việc từ xa cho nhân viên của mình. Trong khi một số nhà tuyển dụng đã tuyên bố rằng điều này làm ảnh hưởng đến mức năng suất của họ, thì điều ngược lại thường đúng.

Nhân viên đang chuyển sang một số kỹ thuật khác nhau để duy trì động lực khi họ làm việc từ xa và bạn có thể giúp họ điều này. Đặt mục tiêu và thời hạn rõ ràng khi bạn giải thích trách nhiệm của họ. Điều này sẽ đảm bảo rằng họ luôn biết những gì họ mong đợi.

Bằng cách làm việc với nhân viên của bạn để tạo ra một bản phác thảo thỏa mãn mối quan tâm của mọi người, bạn có thể chắc chắn rằng mức năng suất của công ty bạn sẽ tăng vọt ngay cả khi bạn không có một số vốn lớn để đầu tư vào nó.

Xuất bản ngày 10 tháng 11 năm 2020