Làm thế nào để suy nghĩ về các hệ thống trong doanh nghiệp của bạn

Nhiều doanh nhân bắt đầu kinh doanh và kết thúc việc sở hữu một công việc. Sự khác biệt giữa sở hữu công việc của bạn và sở hữu một doanh nghiệp nằm ở các hệ thống khác nhau được sử dụng để vận hành công ty. Các hệ thống này xác định cách thức hoạt động của doanh nghiệp và cấu trúc của nó.

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ hài lòng với việc sở hữu một công việc. Họ muốn độc lập. Họ muốn khả năng làm việc cho chính họ. Nhưng những người khác cố gắng biến doanh nghiệp của họ thành một thực thể tự vận hành, một thực thể mang lại cho họ nhiều tự do hơn. Họ có thể rời bỏ công việc kinh doanh trong nhiều tháng, nhưng khi quay trở lại, họ thấy công việc kinh doanh của mình vẫn tiếp tục hoạt động như kim đồng hồ.

Cho dù bạn đang tự mình nổi bật vì bạn muốn tự do hay mở rộng quy mô để bán, thì chìa khóa thành công là ở hệ thống. Các hệ thống này điều hành hoạt động kinh doanh. Họ xác định các bước cần thiết để tạo đơn đặt hàng, bán sản phẩm, giao hàng và lập hóa đơn cho khách hàng. Nếu bạn có các quy trình và thủ tục nhất quán, khách hàng của bạn sẽ học cách tin tưởng bạn.

Niềm tin từ khách hàng đến từ việc cho họ những gì họ muốn và làm điều đó để họ tin tưởng vào bạn. Nhưng bạn không thể làm điều đó nếu bạn không thiết lập các quy trình để tuân theo và thức dậy mỗi ngày để cố gắng bảo vệ nó.

Dưới đây là 3 cách để suy nghĩ về các hệ thống trong doanh nghiệp của bạn để giúp cải thiện và phát triển.

1. Bắt đầu xem các mẫu.

Các mẫu hướng dẫn chúng ta đến các hệ thống cơ bản. Các giai đoạn tại mỗi thời điểm trong quá trình phát triển sản phẩm là gì? Khách hàng có xu hướng viết gì trong các đánh giá trực tuyến của họ? Thời gian trung bình cho mỗi bước trong quy trình thanh toán của bạn là bao nhiêu?

Các mẫu là cách đầu tiên để bắt đầu suy nghĩ về các hệ thống trong doanh nghiệp của bạn. Điều này sẽ giúp bạn thấy rằng quá trình bán hàng không ngẫu nhiên như bạn nghĩ. Nó có thể tuân theo một mô hình tương tự mỗi lần.

Đây là nền tảng cho nhiều chương trình đào tạo bán hàng. Họ có các bước tốt hơn để kêu gọi ai đó mua sản phẩm của bạn. Họ biết rằng họ có thể dạy bạn cách tạo ra khoảng cách giữa những gì khách hàng của bạn hiện có và những gì họ muốn. Quy trình bán hàng làm nổi bật khoảng cách này bằng một cầu nối dễ dàng đến những gì họ muốn (mua sản phẩm của bạn).

Khi bạn bắt đầu nhìn thấy các mẫu, bạn có thể bắt đầu hỏi các bước dành cho từng chức năng kinh doanh cụ thể tại công ty của bạn như bán hàng, thanh toán, dịch vụ khách hàng và phát triển sản phẩm.

Liên quan: Làm thế nào để phát triển sản phẩm cốt lõi của bạn

2. Nếu bạn phải giải thích những gì bạn làm ở mỗi giai đoạn, bạn sẽ mô tả nó như thế nào?

Nếu bạn đang đào tạo một người mới, bạn sẽ hướng dẫn họ những gì bạn làm như thế nào để họ có thể nhân rộng nó? Điều này sẽ giúp bạn thấy rằng các bước bạn thực hiện tạo thành một khuôn mẫu và tạo ra quy trình của bạn.

Nếu bạn không nghĩ về nó, thì quá trình này phát triển một cách hữu cơ. Các quy trình hữu cơ không hiệu quả và hiệu quả bằng các quy trình được suy nghĩ kỹ lưỡng. Một cách tốt để tìm hiểu xem bạn có đang làm theo các bước lý tưởng nhất hay không là hỏi, “Tại sao?”

Nếu bạn hỏi lý do tại sao bạn thực hiện từng bước, bạn bắt đầu xem liệu nó có phát triển không vì bạn đã tình cờ làm theo cách đó hay bạn có lý do chắc chắn cho việc đó. Nếu câu trả lời là “Tôi không biết, tôi đã luôn làm theo cách đó”, thì hãy tích cực hơn trong việc tạo các thủ tục. Đừng cho rằng cách bạn tình cờ làm là tốt nhất – hầu hết thời gian không phải vậy.

Liên quan: 3 lý do khiến các doanh nhân gặp khó khăn khi xây dựng hệ thống kinh doanh

3. Quy trình và thủ tục trong doanh nghiệp của bạn giống như thói quen trong cuộc sống của bạn.

Quan điểm về thói quen này khám phá các sắc thái của sự tồn tại của con người và nhận ra rằng chúng ta trải qua cuộc sống lặp đi lặp lại nhiều hơn những gì chúng ta nhận ra. Chúng tôi muốn suy nghĩ mỗi ngày và mỗi quyết định là duy nhất.

Nhưng các nhà tâm lý học thấy cách chúng ta sống có hệ thống hơn nhiều. Những thói quen này thúc đẩy suy nghĩ và hành vi của chúng ta. Chúng tạo thành các mẫu có thể hữu ích hoặc có hại cho chúng ta theo thời gian.

Các quy trình và thủ tục trong một doanh nghiệp giống như thói quen của một cá nhân. Họ có xu hướng hình thành bằng cách quyết định một lần. Sau đó, khi đối mặt với một quyết định tương tự, chúng tôi đưa ra lựa chọn tương tự. Khi chúng ta làm điều này lặp đi lặp lại, chúng ta bắt đầu tạo ra thói quen.

Hầu hết mọi người không tối ưu hóa thói quen của họ. Nhưng các doanh nghiệp thành công nhất tối ưu hóa các quy trình và thủ tục của họ. Họ không coi thành công của mình là điều hiển nhiên hoặc cho rằng một nhân viên sẽ làm mọi thứ đúng mà không cần đào tạo và cấu trúc. Thay vào đó, họ tối ưu hóa các quy trình và sau đó giúp nhân viên làm những gì hiệu quả nhất.

Các doanh nghiệp lớn chi số tiền lớn cho việc cải tiến quy trình kinh doanh. Họ không đánh đổi thành công của mình bằng cách vun vén nó. Họ biết giá trị của quá trình.

Ngay cả khi bạn muốn giữ lại quy mô nhỏ và làm chủ công việc của mình, thì việc tuân theo một quy trình cũng có giá trị rất lớn. Nó sẽ cung cấp một giá trị nhất quán cho khách hàng của bạn. Khách hàng có thể học cách tin tưởng bạn vì họ biết những gì họ nhận được khi làm việc với bạn.

Với các quy trình, bạn biết những gì sẽ xảy ra. Không có quy trình, bạn hy vọng điều tốt nhất.

Tìm cách suy nghĩ về doanh nghiệp của bạn một cách có hệ thống sẽ giúp tạo ra các bước đúng đắn dẫn đến các quy trình tốt hơn. Điều này dẫn đến nhiều thành công hơn. Bất kể bạn nhìn nhận doanh nghiệp của mình như thế nào, hãy đảm bảo rằng bạn biết các hệ thống để tiếp tục phát triển và cải thiện.

Liên quan: Phương pháp tiếp cận bốn bước sẽ làm cho doanh nghiệp của bạn có lãi