Làm thế nào để nói chuyện với khách hàng của bạn về bất cứ điều gì

Không cần phải nói: các nhà thiết kế chuyên nghiệp là những bậc thầy trong giao tiếp. Đó là một phần của lãnh thổ, vì với mọi dự án, họ chuyển bản tóm tắt của khách hàng thành một bản thực hiện trực quan độc đáo.

Nhưng ngay cả những người giao tiếp tuyệt vời đôi khi cũng gặp khó khăn. Cho dù đó là thương lượng giá cả, làm rõ phản hồi hoặc yêu cầu giới thiệu, đôi khi con mèo chỉ đơn giản là có được lưỡi của bạn. Đó là nơi hướng dẫn này xuất hiện.

Các mẫu và mẹo “làm thế nào để nói chuyện với khách hàng của bạn” này là điểm xuất phát để bạn sử dụng khi cảm thấy bế tắc. Điều chỉnh chúng theo nhu cầu của bạn hoặc chỉ sử dụng chúng như nguồn cảm hứng. Bạn hiểu rồi đấy!

Các mẫu và mẹo “Làm thế nào để nói chuyện với khách hàng của bạn” khi bạn gặp khó khăn
—

Làm thế nào để yêu cầu xem xét

Bạn đã làm được! Dự án đã hoàn thành, bàn giao hoàn thiện và hy vọng khách hàng của bạn sẽ hài lòng hơn với công việc của bạn. Đây là thời điểm hoàn hảo để kết thúc mọi thứ bằng một tin nhắn tử tế và nhẹ nhàng nhắc nhở họ về việc để lại đánh giá. Đây là cách bạn có thể tiếp cận cuộc trò chuyện đó, lấy cảm hứng từ một thông điệp chúng tôi nhận được từ thiết kế coric:

• “Thật tuyệt khi được làm việc với bạn! Điều quan trọng là các khách hàng tương lai của tôi cảm thấy tự tin khi thuê tôi làm cộng tác viên tự do. Bạn có phiền dành một chút thời gian để viết cho tôi một bài đánh giá? Nó thực sự sẽ giúp tôi xây dựng danh tiếng của mình. Cảm ơn!”
• “Thật tuyệt khi được làm việc với bạn trên [project]. Nếu bạn có thể viết vài lời về cảm nhận của bạn về sự hợp tác của chúng ta, nó sẽ thực sự hữu ích đấy!”

Nó có thể cảm thấy khó xử lúc đầu. Nhưng một khi bạn đã thực hiện nó một vài lần, nó sẽ trở thành một phần liền mạch trong quy trình của bạn mỗi khi bạn hoàn thành một dự án.

Làm thế nào để yêu cầu giới thiệu

Khi yêu cầu đánh giá, bạn cũng có thể yêu cầu được giới thiệu đến mạng của khách hàng của mình. Nhưng đừng ngại tiếp cận các khách hàng trong quá khứ! Nếu đó là một trải nghiệm tích cực, họ thường rất vui khi ghi nhớ bạn hoặc đưa bạn đi cùng.

• “Nếu bất kỳ ai trong mạng lưới của bạn đang tìm kiếm quảng cáo, tôi rất vui nếu bạn có thể ghi nhớ tôi và chia sẻ liên kết danh mục đầu tư/thông tin liên hệ/v.v. Cảm ơn!”
• “CHÀO [Client]! Tôi hy vọng bạn ổn. Tôi đang liên hệ vì tôi hiện đang sẵn sàng cho công việc mới và tôi nhớ cảm giác tuyệt vời như thế nào khi được làm việc với bạn trên [project]. Nếu bạn hoặc bất kỳ ai trong mạng lưới của bạn cần một nhà thiết kế, tôi luôn sẵn sàng và rất muốn nhận được phản hồi từ bạn.”

????Mẹo: Khi liên hệ, hãy nhớ cá nhân hóa tin nhắn của bạn và đề cập đến công việc bạn đã thực hiện với họ.

Làm thế nào để nói chuyện với khách hàng của bạn khi bạn biết mình sẽ bỏ lỡ thời hạn

Ngay cả những kế hoạch tốt nhất cũng bị trật bánh. Nó xảy ra. Điều quan trọng là bạn giao tiếp ngay khi bạn nghĩ rằng mình có thể bỏ lỡ thời hạn.

Hãy cho khách hàng của bạn biết lý do tại sao bạn trễ hạn—cho dù đó là do bạn bị ốm, giai đoạn thiết kế mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​hay đơn giản là bạn cần thêm thời gian. Nêu các bước tiếp theo của bạn và đặt ngày khi khách hàng của bạn có thể mong đợi bản cập nhật. Sau đó, hãy chắc chắn để dính vào nó. Bạn có thể thấy rằng thường xuyên hơn không, khách hàng rất hiểu biết và linh hoạt, miễn là bạn giao tiếp. Đây là một ví dụ:

• “CHÀO [Client]. Tôi viết thư này để thông báo cho bạn biết rằng tôi sẽ không thể gửi cho bạn sản phẩm dự kiến ​​vào ngày [date] như chúng ta đã đồng ý. Thật không may, các wireframe mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​và tôi sẽ cần thêm vài ngày nữa để mô phỏng chúng. Tôi sẽ có một bản cập nhật cho bạn trên [date].”

????Mẹo: Hãy minh bạch nhưng đừng chia sẻ quá mức. Khách hàng của bạn không cần biết món sushi dở tệ nào đó đã gửi cho bạn ngoài lề, chỉ cần bạn bị ốm và thiết kế sẽ đến muộn hơn dự kiến ​​2 ngày.

????Mẹo: Hãy có tư duy định hướng giải pháp. Khi bạn đã quay lại đúng hướng, hãy đăng ký với khách hàng của mình và xem bạn có thể làm gì để giúp đưa dự án trở lại đúng tiến độ.

Làm thế nào để từ chối một dự án

Dù lý do của bạn là gì, đôi khi bạn phải nói “không” với một dự án. Đây là cách để làm điều đó một cách duyên dáng:

• “CHÀO [Client]. Cảm ơn bạn đã nghĩ về tôi cho dự án này. Tôi đã có thời gian để xem lại bản tóm tắt nhưng tiếc là tôi không thể tiếp tục việc này ngay bây giờ do [reason].”
• Bởi vì bạn không có thời gian (nhưng sẽ có trong tương lai):
  “Tôi thích làm việc trên [project], nhưng tôi không có sẵn vào lúc này. Tôi sẽ chỉ sẵn sàng để bắt đầu [date]. Điều đó có phù hợp với dòng thời gian của bạn không?”
• Bởi vì bản tóm tắt nằm ngoài phạm vi/kỹ năng của bạn:
  “Cảm ơn vì đã nghĩ đến tôi! Tôi rất muốn giúp bạn với trang web của bạn, nhưng mã hóa nằm ngoài kỹ năng của tôi. Tôi có thể đề nghị thiết kế trang web, nhưng tôi sẽ không thể xây dựng nó.”
• Vì bạn cần thêm thông tin:
  “Cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi cho dự án này. Bạn có thể vui lòng gửi cho tôi thêm chi tiết về [timeline/budget/scope] để tôi có thể xem lại chúng?”
• Vì ngân sách:
  “Dựa trên ngân sách được cung cấp, tôi sẽ không thể đảm nhận việc này. Để tham khảo, tôi thường trích dẫn [$X] cho loại dự án này.”

Làm thế nào để thương lượng

Đàm phán là một chút sắc thái hơn. Cách tốt nhất để tiếp cận đàm phán thực sự phụ thuộc vào dự án và khách hàng. Theo nguyên tắc chung, chúng tôi khuyên bạn nên luôn tham gia cuộc trò chuyện với mục đích tốt: khách hàng của bạn có thể không biết ngân sách thực tế là bao nhiêu và với tư cách là chuyên gia thiết kế, bạn có thể hướng dẫn họ một cách nhẹ nhàng. Đôi khi, việc liệt kê chính xác những gì bạn dự định cung cấp là phù hợp để họ hiểu rõ hơn những gì có trong báo giá của bạn.

• “Cảm ơn bạn đã nghĩ đến tôi cho dự án này. Tôi rất muốn nhận nó, nhưng ngân sách được cung cấp thấp hơn mức tôi thường trích dẫn cho loại dự án này. Có sự linh hoạt nào ở đó không?”
• “Để tham khảo, tôi thường trích dẫn [$X] cho loại dự án này. Điều đó bao gồm [list out deliverables]. Tôi rất muốn có thể thực hiện công việc này, vì vậy tôi có thể cắt giảm số lượng khái niệm và bản sửa đổi để phù hợp với ngân sách của bạn. Bạn có muốn công việc kia?”

????Mẹo: Một lần nữa, tư duy định hướng giải pháp có thể thay đổi cuộc chơi. Những phần nào của phạm vi có thể được cắt giảm để phù hợp với ngân sách? Bạn có thể cắt giảm các khái niệm, các vòng sửa đổi hoặc dòng thời gian tổng thể để làm cho nó phù hợp với cả hai bên.

Làm thế nào để nói chuyện với khách hàng của bạn về phản hồi của họ

Thật tuyệt khi khách hàng đưa ra phản hồi rõ ràng, nhưng đôi khi ghi chú của họ có thể khiến bạn vò đầu bứt tai. “Làm cho nó mát hơn” thậm chí có nghĩa là gì? Trong những trường hợp này, điều quan trọng hơn nữa là yêu cầu hướng dẫn để ngăn chặn thông tin sai lệch sau này. Đây là cách bạn có thể tiếp cận nó:

• “Cảm ơn bạn đã phản hồi. Về quan điểm của bạn trên X—bạn có phiền làm rõ những gì bạn thích/không thích về nó không?”
• “Cảm ơn bạn đã phản hồi. Khi bạn nói “làm cho nó ngầu hơn”, bạn có thể cho tôi một ví dụ về thiết kế mà bạn nghĩ là tuyệt không?”
• “Cảm ơn bạn đã phản hồi. tôi không hiểu những gì [feedback] có nghĩa. Bạn có phiền làm rõ thêm không?

Làm thế nào để nói chuyện với khách hàng của bạn khi họ đã đi MIA

Không có gì gây lo lắng hơn việc khách hàng im lặng giữa dự án. Nếu bạn đã đồng ý với một thời hạn và nó đang đến gần, bạn cần cho khách hàng của mình biết rằng họ đang trì hoãn mọi việc. Cố gắng liên hệ với họ một vài lần trước khi leo thang và liệt kê chính xác những phản hồi mà họ cần cung cấp để thúc đẩy mọi thứ tiến lên.

• Nhận phòng đầu tiên:
  “CHÀO [client]. Tôi đang kiểm tra bản cập nhật từ tuần trước. Bạn đã có cơ hội xem lại chưa?”
• Nhận phòng lần thứ hai:
  “CHÀO [client]. Hy vọng bạn khỏe! Tôi chưa nhận được phản hồi từ bạn về sản phẩm có thể giao được. tôi cần sự chấp thuận của bạn về [X, Y, Z]. Bạn có thể vui lòng cho tôi biết khi nào bạn có cơ hội xem xét nó không?”
• Đăng ký lần thứ ba:
  “CHÀO [client]. Tôi viết thư này để cho bạn biết rằng tôi cần phản hồi của bạn để tiếp tục với sản phẩm có thể giao được và đáp ứng thời hạn đã thỏa thuận.”

????Mẹo: Hãy thân thiện, nhưng trực tiếp và chuyên nghiệp. Khi nghi ngờ, hãy liên hệ với nhóm hỗ trợ thiết kế của chúng tôi. Chúng tôi ở đây để giúp đỡ!

Thực hành tạo nên sự hoàn hảo và không gì có thể đánh bại trải nghiệm thực tế khi nói đến việc nâng cấp trò chơi giao tiếp của bạn. Chúng tôi hy vọng những mẫu và mẹo này sẽ giúp bạn cảm thấy tự tin hơn khi nói chuyện với khách hàng của mình về bất kỳ điều gì. Hãy cho chúng tôi biết trong các nhận xét về những tình huống chúng tôi nên đề cập tiếp theo. Chúc bạn giao lưu vui vẻ!