Làm cho văn hóa cải tiến liên tục trở thành lợi thế cạnh tranh của bạn với 5 lời khuyên này

Văn hóa cải tiến liên tục của một tổ chức là động lực quan trọng để có được lợi thế cạnh tranh mong muốn đó. Nó có vẻ giống như một biệt ngữ quản lý đối với một chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc công việc khó khăn đối với lãnh đạo cấp cao của một tổ chức lớn. Tuy nhiên, nó đóng một vai trò quan trọng trong việc định hình tương lai thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Kịch bản tối ưu cho một nhà lãnh đạo doanh nghiệp là có những khách hàng hài lòng với dịch vụ hoặc sản phẩm, nhân viên hài lòng và hài lòng với cuộc sống công việc của họ, và lợi nhuận tài chính lành mạnh khiến tất cả các cổ đông hài lòng.

Tôi đã huấn luyện và đào tạo các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cải tiến liên tục trong hơn một thập kỷ nay. Mặc dù mỗi hành trình là đặc biệt của một tổ chức, nhưng có những chủ đề chung để tổ chức và dẫn dắt sự cải tiến liên tục, bất kể quy mô, ngành nghề hoặc vị trí của tổ chức.

Cải tiến liên tục là gì?

Cải tiến liên tục là một văn hóa tổ chức, nơi mọi người liên tục làm việc để cải thiện tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp. Mục tiêu của bất kỳ ngày làm việc nào là làm hài lòng khách hàng và luôn cung cấp các dịch vụ chất lượng cao. Những điều này đòi hỏi:

• Đổi mới như một ngọn hải đăng liên tục

• Hoạt động hiệu quả về chi phí

• Văn hóa giảm lãng phí thời gian, tài nguyên và tiền bạc

• Nhân viên tự nhiên mong muốn tốt hơn. Xác định được một lỗi hoặc vấn đề, họ sẽ xác định nguyên nhân gốc rễ và hành động để khắc phục và cải thiện nó.

• Các quy trình nhanh hơn, không phức tạp, dễ hiểu và dễ làm theo

Hãy lấy một hãng hàng không làm ví dụ. Hầu hết chúng ta đều thích đi du lịch. Nếu chúng tôi bay với một hãng hàng không có văn hóa cải tiến liên tục, trải nghiệm của chúng tôi có thể sẽ rất suôn sẻ và vui vẻ, từ việc đặt chuyến bay cho đến khi đến đích. Chúng tôi sẽ bỏ qua cầu tàu.

Liên quan: Nếu công ty của bạn không bị khách hàng ám ảnh, bạn đang làm sai

Nó cần những gì?

Cải tiến liên tục là một hành trình. Cần có thời gian, lập kế hoạch, sự cống hiến, sự kiên trì và một khuôn mẫu hành vi lãnh đạo nhất định.

Nghiên cứu được thực hiện bởi các nhóm của Đại học Oxford và EY đã phát hiện ra rằng cách tiếp cận lấy con người làm trung tâm sẽ tăng gấp đôi thành công của một hành trình cải tiến. Sự hiện diện – hoặc thiếu nó – sẽ nâng cao hoặc hạ bệ những nỗ lực. Dưới đây là năm mẹo chính để xây dựng văn hóa cải tiến liên tục để đạt được thành công lâu dài.

1. Tìm kiếm cơ hội cải tiến

Đôi khi cơ hội có thể là hiển nhiên, và những lúc khác, chúng ta cần phải tìm kiếm nó. Dưới đây là một số hoạt động tìm kiếm cơ hội phổ biến:

• Hỏi khách hàng của bạn.

• Lắng nghe nhân viên của bạn. Họ có cái nhìn sâu sắc nhất.

• Điều tra các quy trình kinh doanh và khám phá các cơ hội để loại bỏ các bước.

Một lời phàn nàn của khách hàng là vàng! Tôi nhớ rất rõ cái nhìn trống rỗng của một chủ doanh nghiệp khi tôi lần đầu tiên đề cập đến vấn đề này. Thật là một nguồn tuyệt vời để làm quen với khách hàng của bạn. Không hiểu khách hàng muốn gì cũng giống như việc đưa hành khách của hãng hàng không đến nhầm điểm đến, vì không ai biết điểm đến mong muốn là ở đâu.

2. Chuẩn bị để cải tiến

Bạn đã tìm thấy cơ hội cải tiến; đã đến lúc tạo ra một lộ trình thú vị làm sáng tỏ các hoạt động chính. Một số ví dụ về các hoạt động chuẩn bị bao gồm:

• Phát triển một cấu trúc thúc đẩy quyền sở hữu chung trên toàn bộ chuỗi lãnh đạo. Nó không phải là về một anh hùng đơn độc, mà là một đội hợp tác.

• Tạo một bộ lạc cải tiến (nhà vô địch và chuyên gia) để khơi dậy con đường.

• Đầu tư vào đào tạo (nghĩa là thay đổi hàng đầu, quản lý dự án, đổi mới, các công cụ cải tiến, v.v.).

Sử dụng ví dụ về du lịch hàng không, tất cả người chơi – đối với mỗi quy trình – phải có kỹ năng và rõ ràng về vai trò của họ. Nếu không, hành lý của bạn có thể sẽ đến Ga McMurdo, Nam Cực.

Liên quan: Bốn cách để tăng cường trải nghiệm khách hàng (Và do đó giữ chân khách hàng của bạn)

3. Đo lường sự cải tiến

Tập trung chuyên dụng vào các chỉ số đo lường và cải tiến sẽ giúp cải thiện hoặc đánh bại trọng tâm chất lượng của bạn. Ví dụ, một nhóm quản lý bệnh viện lớn đang cố gắng giải quyết thời gian chờ đợi lâu của họ tại một phòng khám ngoại trú. Mục tiêu của họ là “Giảm thời gian chờ đợi trung bình ít nhất 50%.”

Giảm 50% nghe có vẻ như là một kết quả cải thiện tốt. Tôi hỏi, “Nó mặc dù?” Nghiêng đầu sang một bên, một người quản lý đáp: “Bệnh nhân của chúng tôi vẫn sẽ đợi.” Nếu đúng như vậy, giảm 50% không phải là mục tiêu cuối cùng.

Đây là một ví dụ về chất lượng và lấy bệnh nhân làm trung tâm:

• Mục đích: “Bệnh nhân sẽ được nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khám trong vòng 15 phút sau khi đến phòng khám ngoại trú vào các ngày thứ Bảy.”

• Chỉ số cải tiến: “Chúng tôi sẽ giảm thời gian chờ đợi trung bình của các phòng khám thứ Bảy từ ba giờ xuống còn 15 phút trong sáu tháng.”

Các chỉ số càng cụ thể và có ý nghĩa thì trải nghiệm của khách hàng càng tốt.

Liên quan: Bóng chày và Kinh doanh cần các chỉ số để đạt thành tích về nhà

4. Cung cấp cải tiến

Không có tốt nhất phương pháp, chỉ là bên phải một cho nhu cầu: một cách tiếp cận cải tiến quy mô nhỏ hoặc một sự chuyển đổi gia tăng nhưng lớn. Bầu trời là giới hạn khi tìm cách làm khách hàng kinh ngạc. Đối với khách hàng của hãng hàng không, điều này có nghĩa là tận hưởng trải nghiệm hạng nhất bất kể họ đang ngồi ở đâu.

5. Cải tiến lan tỏa và mở rộng quy mô

Khi ý tưởng đã chuyển thành một cải tiến sáng tạo, hãy khám phá các cơ hội tiếp theo để áp dụng, lan truyền hoặc mở rộng quy mô. Không cần phải phát minh lại bánh xe. Nếu bạn đã có nó, hãy xem nơi khác nó có thể tạo ra sự khác biệt. Đầu tư vào đào tạo là đáng quý, vì nhân viên sẽ áp dụng tư duy cải tiến và kiến ​​thức của họ vào các lĩnh vực khác.

Liên quan: Liên tục cải thiện doanh nghiệp của bạn với 3 phương pháp đơn giản

Cho dù đối với chủ doanh nghiệp nhỏ, lãnh đạo cấp cao của một tổ chức lớn hay giám đốc hãng hàng không, trọng tâm cải tiến liên tục sẽ khởi động một hành trình chuyển đổi mà bạn, nhân viên và tổ chức của bạn sẽ liên tục tìm cách phát triển tốt hơn.

Việc tập trung vào việc làm hài lòng khách hàng một cách nhất quán sẽ tạo ra lòng trung thành và tăng doanh thu. Doanh thu tăng sẽ dẫn đến sự đổi mới, nhân viên gắn bó và đầu tư vào phát triển. Nhân viên lành nghề và vui vẻ sẽ ít mắc lỗi hơn và cung cấp dịch vụ hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Các hoạt động hiệu quả sẽ tiếp tục làm hài lòng khách hàng, v.v. Như một chu kỳ cạnh tranh chói lọi! Tận hưởng sự cất cánh và hành trình vào thế giới kỳ diệu của sự cải tiến liên tục.