Kế toán tiền lương là gì? Thực tiễn tốt nhất về kế toán tiền lương

Một nhà bán lẻ trực tuyến các phụ kiện chơi gôn bán giày, găng tay và túi gậy đang phát triển. Doanh nghiệp hiện sử dụng năm nhân viên toàn thời gian và chủ sở hữu lo ngại về những sai phạm trong việc trả lương cho nhân viên, khấu trừ thuế và chi trả các phúc lợi cho người lao động. Doanh nghiệp cần tổ chức kế toán tiền lương của mình một cách nhanh chóng. Đây là cách nó có thể thực hiện kế toán tiền lương và tuân thủ các phương pháp hay nhất cho các doanh nghiệp nhỏ.

Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tiền lương là quá trình tính toán, ghi chép và trả lương cho nhân viên, cũng như các chi phí liên quan. Chúng bao gồm thuế thu nhập được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên, thuế trả lương cho An sinh xã hội và Medicare, các lợi ích của nhân viên như phí bảo hiểm nha khoa và sức khỏe, và bất kỳ khoản đóng góp nào của chủ lao động vào quỹ hưu trí hoặc kế hoạch nghỉ hưu.

Các doanh nghiệp cần hệ thống kế toán tiền lương để hiểu tổng chi phí của mỗi nhân viên và để đảm bảo họ thực hiện nghĩa vụ thuế và pháp lý với tư cách là người sử dụng lao động. Vì lao động thường là một trong những chi phí lớn nhất của doanh nghiệp, nên việc biết những chi phí này có thể giúp chủ doanh nghiệp quyết định nên thuê nhân viên toàn thời gian, nhân viên bán thời gian hay nhà thầu.

Thực hành kế toán tiền lương tốt nhất

Các doanh nghiệp nhỏ cần thiết lập một hệ thống bảng lương đáng tin cậy để thực hiện kế toán bảng lương một cách chính xác. Một danh sách ngắn các phương pháp hay nhất để giúp bạn bắt đầu bao gồm:

Sử dụng phần mềm tính lương trực tuyến

Phần mềm tự động hóa và tổ chức nhiều hoạt động thủ công và dễ bị lỗi liên quan đến kế toán tiền lương. Đây có lẽ là điều tốt nhất mà một doanh nghiệp có thể làm để quản lý bảng lương, bởi vì nó có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Phần mềm có thể giúp bạn tổ chức hệ thống tính lương theo quy mô hoạt động của công ty và số lượng nhân viên.

Giữ hồ sơ chính xác

Hồ sơ biên chế được tổ chức tốt cho phép chủ doanh nghiệp nhỏ dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm hoặc xử lý các thủ tục giấy tờ. Điều đó cho phép họ dành nhiều thời gian hơn để tìm kiếm khách hàng mới và mở rộng kinh doanh. Các bản ghi có thể được lưu trữ dưới dạng bản ghi điện tử được mã hóa hoặc trong các thư mục tệp bìa cứng vật lý. Cái trước an toàn hơn và dễ quản lý hơn cho các chủ doanh nghiệp nhỏ.

Tuân thủ các luật và quy định liên quan

Đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ luật pháp liên bang và tiểu bang có liên quan. Nhiều luật yêu cầu người sử dụng lao động trả lương tối thiểu và làm thêm giờ cho người lao động; cấm người sử dụng lao động phân biệt đối xử với phụ nữ, người thiểu số và người khuyết tật; và yêu cầu người sử dụng lao động nộp vào quỹ bảo hiểm thất nghiệp và trả lương công đoàn hiện hành cho người lao động trong các dự án liên bang.

Phân loại nhân viên chính xác

Việc phân loại đúng nhân viên là toàn thời gian, bán thời gian hoặc nhà thầu là rất quan trọng, với những hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra đối với những sai lầm. Ví dụ: giả sử bạn quyết định coi những người lao động toàn thời gian là nhà thầu độc lập mà không khấu trừ bất kỳ khoản thuế thu nhập nào của tiểu bang hoặc liên bang từ tiền lương của họ. Nếu chính phủ biết được điều này, doanh nghiệp của bạn có thể nợ thuế, tiền lãi và tiền phạt, cũng như tiền phạt vì phân loại công nhân không đúng cách.

Thiết lập các kỳ trả lương đều đặn

Thiết lập lịch thường xuyên để chi trả tiền lương cho nhân viên và thời hạn nộp thuế thu nhập liên bang và tiểu bang cho nhân viên bị khấu trừ, thuế FICA và bất kỳ khoản đóng góp tự nguyện nào của nhân viên cho các kế hoạch hưu trí và bảo hiểm nhân thọ và sức khỏe bổ sung. Lưu ý rằng bạn phải dành đủ tiền mặt để đáp ứng các nghĩa vụ trả lương một cách chính xác và kịp thời. Các kế toán viên thường khuyến nghị rằng chi phí tiền lương không vượt quá 30% tổng doanh thu của doanh nghiệp. Gửi tiền trực tiếp hợp lý hóa việc chuyển trả lương cho nhân viên, loại bỏ các tác vụ thủ công trong việc cắt và gửi séc qua đường bưu điện, đồng thời tránh nguy cơ séc bị thất lạc trong đường bưu điện.

3 điều cần xem xét khi thiết lập kế toán tiền lương

1. Tuân thủ các luật áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
2. Yếu tố lợi ích khi tính toán tổng số tiền bồi thường
3. Chọn chương trình phần mềm tính lương

Thực hiện một vài bước quan trọng có thể làm cho quá trình thiết lập hệ thống kế toán bảng lương dễ dàng hơn.

1. Tuân thủ luật áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Các doanh nghiệp phải tuân thủ các luật và quy định hiện hành để bồi thường cho nhân viên, khấu trừ và thanh toán thuế thu nhập liên bang và địa phương cho nhân viên, tài trợ cho phúc lợi của nhân viên và thanh toán các khoản đóng góp tự tài trợ của nhân viên cho các kế hoạch nghỉ hưu, chẳng hạn như 401(k)s. Một số luật liên bang áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, bất kể quy mô, trong khi các doanh nghiệp nhỏ hơn có thể được miễn các yêu cầu khác, chẳng hạn như thời gian nghỉ phép gia đình có hưởng lương.

2. Yếu tố phúc lợi khi tính tổng bồi thường

Chủ doanh nghiệp nên bao gồm chi phí phúc lợi khi thiết lập bồi thường cho nhân viên. Ví dụ: một nhân viên có tổng lương là 40.000 đô la, với tổng cộng 15.000 đô la tiền bảo hiểm sức khỏe và nha khoa do chủ lao động tài trợ và các khoản đóng góp cho chương trình hưu trí, thể hiện tổng chi phí bồi thường là 55.000 đô la cho doanh nghiệp. Lợi ích trong trường hợp này chiếm khoảng 27% tổng số tiền bồi thường, mà chủ doanh nghiệp có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho các quyết định trả lương trong tương lai.

3. Chọn chương trình phần mềm tính lương

Phần mềm có thể tự động hóa các quy trình tẻ nhạt, nhiều quy trình dễ bị lỗi của con người. Bạn có thể mua phần mềm—trong số những thứ khác—lên lịch thanh toán cho nhân viên và cơ quan chính phủ, điều phối việc quản lý phúc lợi của nhân viên và giúp dễ dàng truy cập thông tin bảng lương của nhân viên toàn thời gian, bán thời gian và nhân viên hợp đồng. Một số nhà cung cấp phần mềm cũng có chương trình trả lương quốc tế đáp ứng các tiêu chuẩn về lao động và phúc lợi ở các quốc gia khác.