Hướng dẫn Doanh nhân về Tài chính cho Doanh nghiệp Nhỏ

Một người khuyến khích bạn khởi động công việc kinh doanh của mình: cúi đầu xuống, rút ​​tiền tiết kiệm cá nhân, đầu tư tất cả tiền mặt từ lần bán hàng đầu tiên và với một chút làm việc chăm chỉ, bạn sẽ thành công.

Trường phái khác truyền thống hơn: đến một ngân hàng lớn, ký gửi nhà và nếu bạn có lịch sử tín dụng tốt, bạn sẽ nhận được một khoản vay tốt với lãi suất cao.

Cả hai chiến lược đều hợp lý, nhưng có những cách khác để tài trợ cho doanh nghiệp nhỏ hoạt động.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về các khoản vay kinh doanh và quản lý tài chính. Đầu tiên, chúng tôi sẽ nói về các tùy chọn tài trợ của bạn. Sau đó, chúng ta sẽ xem xét cách quản lý tài chính của doanh nghiệp nhỏ khi bạn đã có tiền trong ngân hàng. Nếu bạn đang ở đây để tìm hiểu những điều cơ bản về tài chính doanh nghiệp nhỏ, hãy xem phần của chúng tôi về cách quản lý tài chính của bạn. 

Thông qua Shopify Capital, bạn nhận được số tiền cần thiết để phát triển doanh nghiệp của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. Không có quy trình nộp đơn dài dòng và không cần điền vào mẫu đơn.

Tìm hiểu thêm về Shopify Capital 

Hiểu các khoản vay cho doanh nghiệp nhỏ và các lựa chọn tài trợ

Nguồn vốn là một trong những điều đầu tiên cần nghĩ đến khi nói đến doanh nghiệp của bạn. Đây cũng là lựa chọn tài chính quan trọng nhất mà bạn sẽ thực hiện trong hành trình của mình. Cách bạn cấp vốn cho doanh nghiệp của mình có thể ảnh hưởng đến cách bạn điều hành nó.

Các loại lựa chọn tài trợ cho doanh nghiệp nhỏ

Hãy xem xét một số cách phổ biến để tài trợ cho một doanh nghiệp:

Các khoản vay có kỳ hạn

Khoản vay có kỳ hạn là khoản vay ngân hàng cho một số tiền cụ thể được hoàn trả đều đặn trong một khoảng thời gian nhất định. Các khoản cho vay có kỳ hạn được ấn định ở mức lãi suất cố định hoặc thả nổi. Các khoản vay này có thể yêu cầu một khoản trả trước lớn để giảm các khoản thanh toán khoản vay và tổng chi phí khoản vay.

Các doanh nghiệp nhỏ đã thành lập, thường có hai năm hoạt động, chọn các khoản vay có kỳ hạn. Họ sử dụng các khoản vay có kỳ hạn để mua tài sản (chẳng hạn như thiết bị) hoặc đầu tư tăng trưởng, thay vì sử dụng nó để trang trải các chi phí hàng ngày.

Các khoản vay theo điều khoản có một số điều khiến chúng khác biệt với các lựa chọn tài chính khác:

1. Giảm lãi suất
2. Sử dụng quỹ linh hoạt
3. Lịch thanh toán dự đoán

Họ cũng có ba tùy chọn cho vay khác nhau, mỗi tùy chọn phục vụ một mục đích khác nhau cho doanh nghiệp của bạn:

1. Ngắn hạn (hoàn trả trong vòng một năm) . Các doanh nghiệp chọn các khoản vay này thay vì ứng trước tiền mặt của người bán vì chúng có lãi suất thấp hơn và dễ nhận hơn. Bạn có thể sử dụng một khoản vay ngắn hạn để mua hàng tồn kho cho những ngày lễ, tận dụng một thỏa thuận hàng tồn kho hoặc trang trải bảng lương nếu bạn đang thiếu tiền.
2. Thời hạn trung hạn (hoàn trả từ một đến năm năm) . Các khoản vay này phù hợp với các dự án quy mô lớn hơn, như mua thiết bị hoặc tái cấp vốn cho các khoản nợ kinh doanh cũ. Bạn sẽ muốn sử dụng các khoản vay này cho các dự án có thể mất vài tháng hoặc vài năm để thu được lợi tức đầu tư của mình.
3. Dài hạn (hoàn trả từ sáu đến 20 năm). Các khoản cho vay dài hạn hướng đến các cơ hội tăng trưởng, như một tòa nhà mới hoặc mua thiết bị hạng nặng để sản xuất. Chúng được hỗ trợ bởi tài sản thế chấp hoặc tài sản hiện có của công ty bạn. Các khoản vay này thường đi kèm với các quy tắc nghiêm ngặt về những gì bạn có thể và không thể làm với số tiền.

Quy trình bảo lãnh phát hành tại các ngân hàng truyền thống có thể phức tạp và khó hiểu. Đó là lý do tại sao Shopify cung cấp tài trợ nhanh chóng và đơn giản cho người bán. Thông qua Shopify Capital, người bán có thể nhận được tiền trong vòng vài ngày kể từ khi được phê duyệt. Sau khi người bán chấp nhận một đề nghị và nó được chấp thuận, tiền sẽ được gửi trong vòng ít nhất là hai ngày và các khoản vay có thể được hoàn trả khi họ thực hiện bán hàng. Bạn có thể sử dụng khoản vay để tài trợ cho bảng lương, hàng tồn kho, các chiến dịch tiếp thị hoặc những thứ khác có thể thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

Xem thêm:  Máy in Lichfield ở Mohr 80 Vương quốc Anh đầu tiên

Tôi chỉ không muốn giải quyết toàn bộ quá trình thông qua một ngân hàng — tôi muốn tập trung vào công việc kinh doanh. Một khoản vay truyền thống cảm thấy cồng kềnh và hạn chế hơn. Shopify Capital có một tâm lý khác với nó. Nó rất dễ.

Phần tốt nhất? Bạn có thể tránh các quy trình nộp đơn dài dòng với thủ tục giấy tờ tối thiểu và không cần kiểm tra tín dụng. Trong vòng tài trợ thông qua Shopify Capital, bạn có thể nhận được sự hỗ trợ tài chính mà bạn cần một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Đọc thêm: Làm thế nào để có được một khoản vay kinh doanh nhỏ và những điều cần biết trước khi đăng ký

Ứng tiền mặt của người bán

Ứng tiền mặt cho người bán là một khoản tiền một lần mà bạn có thể nhận được với một khoản phí cố định. Trong mô hình này, nhà tài trợ mua một phần trăm doanh số bán hàng trong tương lai của bạn, sau đó thu phần trăm doanh số bán hàng mỗi ngày bằng cách giữ lại một phần doanh số bán thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ của bạn. Bởi vì doanh số bán hàng có thể cao vào một số ngày và thấp vào những ngày khác, không có thời hạn nhất định.

Shopify Capital cung cấp tài trợ kinh doanh nhỏ dưới hình thức ứng trước tiền mặt cho người bán đủ điều kiện ở Vương quốc Anh.

Tài chính thiết bị

Tại một số thời điểm trong công việc kinh doanh của mình, bạn sẽ cần mua, nâng cấp hoặc thay thế các thiết bị khác nhau. Đây là nơi mà các khoản vay thiết bị đến.

Tài trợ thiết bị là một loại cho vay doanh nghiệp nhỏ được thiết kế để giúp bạn mua thiết bị cho doanh nghiệp của mình. Các khoản vay này bao gồm bất kỳ thứ gì, bao gồm đồ nội thất văn phòng, lò nướng thương mại, thiết bị y tế, máy tính, thiết bị sản xuất hạng nặng, v.v.

Mỗi bên cho vay sẽ có những điều khoản khác nhau. Nhưng nói chung, bạn có thể tài trợ khoảng 80% tổng giá mua của một mặt hàng. Khoản thanh toán trước 20% thường được yêu cầu đối với khoản vay thiết bị kinh doanh nhỏ. Bạn sở hữu thiết bị ngay từ ngày đầu tiên.

Dòng tín dụng

Thích ứng với sự thay đổi là một phần thường xuyên của việc sở hữu một doanh nghiệp nhỏ. Đôi khi, nếu có một cơ hội phát triển bạn muốn nắm lấy, bạn có thể cần tiền mặt nhanh chóng, với các điều khoản thanh toán hàng tháng linh hoạt. Một hạn mức tín dụng không có bảo đảm có thể là một giải pháp.

Hãy coi một hạn mức tín dụng dành cho doanh nghiệp nhỏ giống như một thẻ tín dụng hơn là một khoản vay. Nó cung cấp cho bạn quyền truy cập vào số tiền mà bạn có thể sử dụng để đáp ứng bất kỳ nhu cầu kinh doanh nào phát sinh. Không có khoản giải ngân một lần (nghĩa là bạn nhận được tất cả tiền mặt cùng một lúc) khi bạn mở hạn mức tín dụng.

Tương tự như thẻ tín dụng, khi bạn lấy tiền mặt từ hạn mức tín dụng của mình, tiền lãi sẽ bắt đầu tích lũy. Số tiền bạn có thể chi tiêu tùy thuộc vào tín dụng hiện có mà bạn còn lại. Khi bạn hoàn trả số tiền đã rút, tín dụng của bạn sẽ tăng lên. Người cho vay sẽ đặt ra một giới hạn về số tiền bạn có thể vay.

Các khoản vay của SBA

Hiệp hội Doanh nghiệp Nhỏ (SBA) hợp tác với những người cho vay để cho các chủ doanh nghiệp nhỏ vay. SBA không cho người vay tiền trực tiếp. Nó đặt ra các nguyên tắc cho các khoản vay được thực hiện bởi các đối tác của nó. SBA giúp các chủ doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn để được chấp thuận cho các chương trình cho vay khác.

Ví dụ, nếu một ngân hàng cho rằng doanh nghiệp của bạn quá rủi ro để cho vay tiền bởi vì bạn có tín dụng xấu, SBA có thể đảm bảo khoản vay. Khi đó, ngân hàng có ít rủi ro hơn và sẵn sàng cung cấp khoản vay kinh doanh hơn. Các khoản vay của SBA có thể được sử dụng cho hầu hết các nhu cầu kinh doanh và số lượng khác nhau. Một số chương trình có những giới hạn và yêu cầu để đủ điều kiện.

Quan tâm đến việc nhận một khoản vay SBA? Tìm hiểu thêm về các yêu cầu đủ điều kiện trên trang web của Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ.

Các phương án tài trợ thay thế

Nhiều người cho vay sẽ yêu cầu bạn cung cấp tài sản thế chấp hoặc bảo lãnh cá nhân để được chấp thuận cấp vốn. Tài sản thế chấp đề cập đến một tài sản có thể đảm bảo bạn sẽ trả khoản vay, chẳng hạn như ngôi nhà của bạn hoặc một tài sản có giá trị cao khác.

Nếu bạn không trả được khoản vay của mình, ngân hàng sẽ thu hồi tài sản đó để trả nợ. Đây là một quy trình phổ biến để cho vay, nhưng nó không phải là cách duy nhất.

Các lựa chọn tài trợ thay thế bao gồm:

Những người bạn và gia đình

Các chủ doanh nghiệp thường tìm đến bạn bè và gia đình để xin tài trợ khi bắt đầu một dự án kinh doanh mới. Bạn có thể huy động tiền từ họ trước khi lập kế hoạch kinh doanh hoặc có bằng chứng về giá trị. Số tiền này có thể giúp tài trợ cho các đơn đặt hàng ban đầu để tồn kho hoặc phát triển sản phẩm ban đầu.

Con đường bạn bè và gia đình ít chính thức hơn nhiều so với việc vay ngân hàng hoặc đầu tư vốn. Một số có thể sẵn sàng bỏ tiền vào công ty của bạn trên cơ sở không tính lãi. Nó cũng sẽ cho phép bạn giữ toàn quyền kiểm soát doanh nghiệp của mình.

Hai hình thức đầu tư chính của bạn bè và gia đình là tài trợ vốn cổ phần và cho vay kinh doanh. Trong tài trợ vốn cổ phần, bạn cung cấp cho các nhà đầu tư một phần vốn cổ phần trong doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển về giá trị, thì khoản đầu tư của họ cũng vậy. Với các khoản vay kinh doanh, bạn hứa sẽ trả lại tiền lãi cho các nhà đầu tư trong một khoảng thời gian nhất định hoặc khi bạn đạt đến một điểm sinh lời cụ thể.

Các nhà đầu tư vốn

Các nhà đầu tư vốn dưới dạng nhà đầu tư thiên thần hoặc quỹ đầu tư mạo hiểm. Các nhà đầu tư được công nhận này cung cấp tài chính cho các công ty khởi nghiệp nhỏ hoặc các công ty giai đoạn đầu. Đổi lại vốn đầu tư, các nhà đầu tư này nhận được quyền sở hữu vốn cổ phần hoặc nợ chuyển đổi, là một khoản vay có thể được chuyển đổi thành vốn chủ sở hữu trong tương lai.

Số tiền cho vay có thể dao động từ 5.000 đô la đến hơn 1 triệu đô la, tùy thuộc vào số lượng quyền sở hữu và quy mô công ty khởi nghiệp. Loại tài trợ này thường được dành cho các công ty khởi nghiệp có tiềm năng phát triển cao. Các ngân hàng thường sẽ không đầu tư vào chúng vì họ không hiểu công nghệ hoặc mô hình kinh doanh.

Huy động vốn từ cộng đồng

Gây quỹ cộng đồng đề cập đến việc huy động số tiền nhỏ từ nhiều người, thường để đổi lấy phần thưởng. Nó tương tự như bạn bè và gia đình và đầu tư vốn, tuy nhiên, huy động vốn từ cộng đồng sẽ huy động vốn từ công chúng.

Các nền tảng như Kickstarter, Indiegogo và GoFundMe đã trở nên phổ biến trong những năm gần đây. Các trang web này giúp mọi người quyên tiền cho một doanh nghiệp, sản phẩm mới, tổ chức phi lợi nhuận hoặc hoạt động từ thiện. Có rất ít rào cản đối với việc gia nhập để khởi động chiến dịch huy động vốn từ cộng đồng. Một lợi ích phụ của huy động vốn từ cộng đồng là nó giúp thu hút khán giả mới đến với doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn mà bạn có thể chưa tiếp cận bằng cách khác.

Đầu tư vào công việc kinh doanh của riêng bạn

Một lựa chọn khác để tài trợ cho doanh nghiệp của bạn là đầu tư vào nó bằng tiền của chính bạn. Nhiều doanh nhân sẽ tái đầu tư lợi nhuận ban đầu vào các chiến dịch tiếp thị và quảng cáo, không tính bất kỳ mức lương nào của họ. Có một bài toán nhỏ đằng sau chiến lược này. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến nó, hãy đọc Đầu tư vào Doanh nghiệp của Bạn: Những Điều Bạn Cần Biết Trước khi Bắt đầu.

Thông qua Shopify Capital, bạn nhận được số tiền cần thiết để phát triển doanh nghiệp của mình chỉ với một vài cú nhấp chuột. Không có quy trình nộp đơn dài dòng và không cần điền vào mẫu đơn.

Tìm hiểu thêm về Shopify Capital

Cách quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ của bạn

Có một câu nói quen thuộc: “Hãy cho một người đàn ông một con cá và anh ta sẽ ăn trong một ngày. Hãy dạy một người đàn ông câu cá và bạn sẽ nuôi sống anh ta suốt đời ”. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu người đàn ông đó không biết phải làm gì với con cá một khi anh ta bắt được nó?

Khi bạn hiểu tài chính của doanh nghiệp nhỏ hoạt động như thế nào, bạn sẽ biết phải làm gì với con cá — nói cách khác, tất cả số tiền bạn kiếm được và chi tiêu. Điều này không chỉ đơn giản là bắt đầu một công việc kinh doanh với vốn đầu tư thấp. Điều đó có nghĩa là biết cách xử lý tài chính hợp lý sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn cơ hội chiến đấu để tồn tại và phát triển.

Hãy cùng xem xét các kỹ năng tài chính doanh nghiệp nhỏ cần thiết cho các doanh nhân thành công, bao gồm xây dựng ngân sách, theo dõi chi tiêu và tạo báo cáo tài chính dễ hiểu.

1. Tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh của bạn
2. Chọn ngân hàng
3. Cách tạo ngân sách
4. Hiểu biết về kế toán, ghi sổ và lưu trữ hồ sơ
5. Làm thế nào để bắt đầu với kế toán
6. Sổ sách kế toán Do-it-Yourself (DIY)
7. Gia công sổ sách kế toán của bạn
8. Giữ cho hồ sơ kinh doanh của bạn có trật tự
9. Tạo và đọc báo cáo tài chính

Tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh của bạn

Điều đầu tiên và dễ dàng nhất cần làm cho sự ổn định tài chính của doanh nghiệp là tách biệt tài chính của bạn. Giữ tài chính cá nhân của bạn tách biệt với tài chính kinh doanh của bạn mang lại nhiều lợi thế, từ việc đơn giản hóa kế toán đến bảo vệ tài sản cá nhân và các tài sản khác của bạn.

Tách biệt tài chính của bạn cũng có những lợi thế khác. Việc tính toán các khoản khấu trừ thuế và khai thuế tổng thể sẽ đơn giản hơn nhiều khi công ty của bạn có tài khoản ngân hàng riêng. Cũng dễ dàng hơn để tìm hiểu xem bữa trưa chiều Thứ Tư đó là với khách hàng hay bạn bè khi các khoản thu cá nhân và doanh nghiệp của bạn không bị trộn lẫn với nhau. Ngay cả khi bạn có thể dễ dàng phân biệt tập hợp chi phí này với tập hợp chi phí khác, việc phân loại một đống giấy tờ đến mùa thuế sẽ lãng phí thời gian quý báu và việc trả tiền cho một kế toán chuyên nghiệp được điều hành làm việc đó cho bạn có thể rất tốn kém.

Khi doanh nghiệp nhỏ của bạn bắt đầu phát triển, bạn có thể muốn xem xét kết hợp. Khi một doanh nghiệp hợp nhất, nó sẽ trở thành một pháp nhân. Điều đó có nghĩa là nếu doanh nghiệp của bạn gặp rắc rối về tài chính hoặc pháp lý, thì tài sản cá nhân của bạn, chẳng hạn như nhà hoặc quỹ đại học cho con bạn, trong hầu hết các trường hợp, sẽ được bảo vệ.

Điều quan trọng là phải biết khi nào nên kết hợp. Nếu bạn đặt công ty của mình thành một pháp nhân hợp pháp khi công ty vẫn còn ở giai đoạn đầu, bạn sẽ không thể yêu cầu bất kỳ tổn thất nào mà công ty phải gánh chịu đối với thuế cá nhân của bạn. Đồng thời, một công ty càng trở nên trưởng thành và càng có nhiều tài sản, thì càng cần nhiều thủ tục giấy tờ để kết hợp nó. Trong cả hai trường hợp, hãy mong đợi chi phí kết hợp nằm trong khoảng từ 1.000 đô la đến 2.000 đô la.

Chọn ngân hàng phù hợp

Không phải tất cả các ngân hàng đều cung cấp các dịch vụ giống nhau. Ví dụ, một số có ứng dụng dành cho thiết bị di động, một số thì không. Một số sẽ điều chỉnh các dịch vụ của họ xung quanh doanh nghiệp nhỏ của bạn, trong khi những người khác sẽ có cách tiếp cận tiêu chuẩn hóa hơn.

Tài khoản công ty hơi khác so với tài khoản cá nhân, vì vậy đây là một số điều bạn nên cân nhắc khi chọn ngân hàng cho doanh nghiệp của mình:

• Nó có cung cấp ngân hàng kinh doanh trực tuyến không?
• Phí giao dịch kinh doanh của nó là gì?
• Cho vay kinh doanh có những loại lãi suất nào?
• Nó có thể cung cấp cho bạn một thẻ tín dụng kinh doanh không?
• Bạn có thể thêm người khác và quyền vào tài khoản của mình khi doanh nghiệp của bạn phát triển không?

Thực hiện tất cả các ngân hàng của bạn tại một tổ chức giúp mọi thứ đơn giản, nhưng hãy nhớ rằng nó không cần thiết. Ví dụ: nếu ngân hàng ưa thích của bạn không có lãi suất cạnh tranh cho các khoản vay, bạn có thể tìm một khoản vay từ một ngân hàng khác.

Các loại tài khoản

Khi bạn mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp của mình, hãy cân nhắc mở cả tài khoản séc và tài khoản tiết kiệm. Đầu tiên sẽ cung cấp cho bạn một nơi để quản lý doanh thu và chi phí hàng ngày của bạn, trong khi thứ hai có thể được sử dụng để dành tiền cho những thứ như thuế hoặc các khoản đầu tư trong tương lai vào doanh nghiệp của bạn.

Phí giao dịch

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, giống như tài khoản cá nhân, có nhiều cấp độ khác nhau cho phép một số giao dịch nhất định với một khoản phí hàng tháng. Có ý tưởng về cách doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được các khoản thanh toán và bạn sẽ thực hiện bao nhiêu giao dịch mua hàng tháng thông qua tài khoản của mình là thông tin hữu ích cần biết khi quyết định loại tài khoản nào để thiết lập.

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên giao dịch với một số nhà cung cấp khác nhau, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bạn có phí giao dịch thấp (hoặc không) khi mua hàng. Bạn cũng có thể muốn xem liệu ngân hàng của bạn có thể cung cấp cho bạn một tài khoản không có giới hạn hàng ngày đối với các giao dịch mua ghi nợ hay không.

Các khoản cho vay và hạn mức tín dụng

Ngay cả khi bạn không cần một khoản vay hoặc tài chính bổ sung cho công việc kinh doanh của mình ngay bây giờ, bạn vẫn có thể trong tương lai. Sử dụng máy tính khoản vay thương mại để dễ dàng tính toán các khoản vay lãi suất cố định và sau đó thảo luận về các lựa chọn của bạn với ngân hàng của bạn. Hỏi trước một vài câu hỏi về các yêu cầu cho vay của ngân hàng. Ngoài ra, hãy hỏi về lãi suất của các khoản vay, các điều khoản của các khoản vay kinh doanh và hạn mức tín dụng, và doanh nghiệp nhỏ của bạn cần những gì để đủ điều kiện vay.

Thẻ tín dụng kinh doanh

Thẻ tín dụng là một cách tuyệt vời để xây dựng xếp hạng tín dụng cho doanh nghiệp của bạn, mang lại cho bạn cơ hội tốt hơn để đảm bảo các khoản vay và lãi suất thấp trong tương lai. Có thẻ tín dụng doanh nghiệp cũng có thể cho phép bạn nhận phần thưởng, bảo vệ chống gian lận và bảo hành mở rộng khi mua hàng.

Cách tạo ngân sách

Như có câu nói, nếu bạn không lập kế hoạch, bạn sẽ thất bại. Bạn sẽ không bao giờ có thể nhìn thấy mọi gập ghềnh trên con đường tài chính phía trước, nhưng bạn có thể tránh những bất ngờ và giữ cho doanh nghiệp của mình hoạt động tốt bằng cách xây dựng một ngân sách vững chắc và theo dõi tiền của bạn.

Tạo một ngân sách mẫu sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng chung về những gì sẽ xảy ra trong những tháng và năm hoạt động đầu tiên của bạn. Theo thời gian, ngân sách của bạn sẽ trở nên dễ tạo hơn và bạn sẽ trở nên tốt hơn trong việc dự báo chi phí và doanh thu trong suốt cả năm. Bây giờ, hãy xem xét các loại thứ cần bao gồm trong ngân sách ban đầu của bạn.

Tìm hiểu thêm: Chi phí thực sự để bắt đầu kinh doanh là gì?

Chi phí

Một cách tuyệt vời để bắt đầu ngân sách của bạn là viết ra danh sách mọi mặt hàng có thể mà bạn nghĩ doanh nghiệp của mình sẽ cần — từ công nghệ được sử dụng để tạo khoảng không quảng cáo cho đến các mặt hàng hàng ngày trong văn phòng của bạn. Tìm kiếm nhanh trên Google về các ví dụ về ngân sách trong ngành của bạn có thể giúp bạn tìm ra bất kỳ điều gì bạn có thể đã bỏ lỡ.

Chi phí một lần

Chi phí một lần thường là những món có giá trị lớn bạn mua một lần (hoặc đôi khi vài năm một lần). Điều này có thể bao gồm máy tính xách tay, máy móc và đồ nội thất văn phòng. Nó cũng có thể bao gồm các dịch vụ như thiết kế logo hoặc phát triển trang web.

Chi phí cố định

Chi phí cố định là những chi phí mà bạn có thể phải trả hàng tháng một cách đáng tin cậy và không thay đổi quá nhiều về giá cả. Điều này có thể bao gồm tiền thuê nhà, bảo hiểm kinh doanh, dịch vụ internet, lưu trữ trang web, hóa đơn điện thoại và đăng ký phần mềm.

Chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi nằm giữa chi phí cố định và chi phí một lần — chúng xảy ra nhiều lần nhưng khác nhau về số lượng và được thanh toán trong khoảng thời gian không đều đặn. Điều này có thể bao gồm tài liệu để tạo ra sản phẩm của bạn, chi phí tiếp thị, đi công tác, kế toán để nộp thuế hoặc phí xử lý thẻ tín dụng.

Chiến lược định giá sản phẩm

Đưa ra mức giá phù hợp cho sản phẩm của bạn là một phần quan trọng trong ngân sách của bạn. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi đặt giá của bạn.

Giá trị hàng hóa

Chi phí cố định của các mặt hàng bạn đang bán thường rất đơn giản. Ví dụ: nếu bạn đang điều hành một cửa hàng bán áo phông in tay, chi phí nguyên liệu của bạn có thể là 8 đô la cho mỗi chiếc áo phông và 3 đô la cho mực in. Nhưng có nhiều thứ để đặt giá hơn là cộng các chi phí khó.

Nhân công

Bạn có trả tiền cho mọi người để làm sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ của bạn không? Chi phí đó cần được tính vào giá vốn hàng bán của bạn. Ngay cả khi bạn chưa thuê bất kỳ nhân viên nào, hãy đảm bảo bao gồm giá trị sức lao động của chính bạn để giúp bạn đánh giá hiệu quả kinh doanh của mình. (Nếu “mức lương” hàng giờ của bạn thấp một cách không bền vững, thì doanh nghiệp của bạn sẽ cần được điều chỉnh.) Nó cũng có thể giúp bạn biết rõ về thời điểm bắt đầu thực hiện nhiệm vụ gia công phần mềm cho người khác.

Bao bì

Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc vận chuyển sản phẩm cho khách hàng, thì việc đóng gói và mở hộp sẽ đóng một vai trò quan trọng trong cách khách hàng trải nghiệm thương hiệu của bạn. Gói hàng của bạn là một phần mở rộng của sản phẩm, vì vậy bạn sẽ cần tính chi phí của nó vào giá vốn hàng bán.

Đang chuyển hàng

Vận chuyển là một phần quan trọng khác để đưa sản phẩm của bạn đến với khách hàng và việc không ước tính chi phí một cách chính xác có thể khiến ngân sách của bạn bị hao hụt. Những thứ như kích thước, trọng lượng, vị trí và tốc độ đều ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển của bạn. Ghé thăm bưu điện địa phương của bạn để được trợ giúp ước tính vận chuyển của bạn.

Một lần nữa, đừng quên tính thời gian của chính bạn vào chi phí vận chuyển. Về mặt kỹ thuật, bạn có thể cung cấp dịch vụ vận chuyển trong vòng năm ngày, nhưng đóng gói sản phẩm và vận chuyển đến bưu điện hàng ngày không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả và sẽ khiến việc vận chuyển tốn kém hơn do khiến bạn phải thực hiện các nhiệm vụ khác.

Người mua sắm trực tuyến mong đợi sẽ thấy một khoản phí vận chuyển được thêm vào khi kết thúc quá trình mua hàng của họ, nhưng hãy giữ chi phí này ở mức hợp lý. Khách hàng phải đối mặt với chi phí vận chuyển cắt cổ rất có thể từ bỏ giỏ hàng của họ và không quay lại.

Phí xử lý

Nếu bạn chấp nhận thẻ tín dụng, bạn có thể phải trả một khoản phí xử lý cố định cho mỗi giao dịch cũng như một khoản phí bổ sung khoảng 3% giá đặt hàng. Các khoản phí này khác nhau tùy thuộc vào dịch vụ xử lý mà bạn sử dụng, vì vậy hãy mua một chiếc phù hợp với số lượng đơn đặt hàng của bạn. Nếu cửa hàng của bạn chấp nhận các đơn đặt hàng quốc tế, hãy nhớ rằng thanh toán đến từ bên ngoài quốc gia của bạn có thể phải chịu phí cao hơn.

Chấp nhận thẻ tín dụng trực tiếp với Shopify

Shopify Payments là cách đơn giản nhất để chấp nhận thanh toán trực tuyến. Nó giúp loại bỏ những rắc rối khi thiết lập nhà cung cấp thanh toán bên thứ ba hoặc tài khoản người bán và phải nhập thông tin đăng nhập vào Shopify.

Hãy thử Shopify Payments

Chấn thương

Đôi khi các mặt hàng bị hư hỏng, dù trên đường đến bạn hay trên đường từ bạn đến khách hàng. Hy vọng rằng chi phí thay thế những hàng hóa này sẽ là một chi phí tối thiểu đối với bạn, nhưng điều quan trọng là phải tính lượng hàng tồn kho bị hư hỏng dự kiến ​​vào giá của bạn. Tìm kiếm trên Google sẽ cung cấp cho bạn một ý tưởng sơ bộ về những điểm chung cho loại hình kinh doanh của bạn. Nhân tỷ lệ tổn thất trung bình trong ngành của bạn với giá thành sản phẩm để đưa ra ước tính tổn thất, sau đó tính trung bình ước tính đó vào giá của bạn.

Lợi nhuận

Bạn có thể chọn hoặc không chấp nhận trả lại hàng. Ví dụ: nếu bạn bán hàng thủ công mỹ nghệ, lợi nhuận có thể không dành cho bạn. Nếu bạn chọn chấp nhận trả lại hàng, bạn có thể thực hiện một trong ba điều sau:

• Tính “phí dự trữ” riêng để bù đắp phần nào tổn thất
• Tăng giá của bạn một chút để giải quyết các khoản lỗ từ lợi nhuận
• Giữ nguyên giá của bạn và tin tưởng rằng chính sách hoàn trả hào phóng sẽ đồng nghĩa với việc tăng doanh số bán hàng

Hãy nhớ rằng bạn cũng sẽ phải chịu chi phí bồi hoàn thẻ tín dụng cho các giao dịch gian lận hoặc tranh chấp.

Thương hiệu và thị trường mục tiêu

Cách bạn trình bày thương hiệu sẽ đóng góp trực tiếp vào chiến lược định giá của bạn. Bạn có phải là một doanh nghiệp sang trọng bán các sản phẩm cao cấp? Bạn có phải là một cửa hàng giảm giá sau khi thị trường kết thúc thấp? Cách bạn định vị doanh nghiệp của mình là một yếu tố ít hữu hình hơn trong việc đặt giá của bạn, nhưng nó chắc chắn là một yếu tố.

Đôi khi, việc tăng giá ngược lại có thể làm tăng doanh số bán hàng bằng cách truyền đạt chất lượng. Những lần khác, giá thấp nhất sẽ luôn thắng. Biết thị trường của bạn và giá cả phù hợp.

Cuộc đua, cuộc thi

Rất có thể sẽ có các doanh nghiệp khác cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ tương tự như của bạn. Nghiên cứu một số người trong số họ để biết cách họ định giá các mặt hàng của họ. Bạn có thể muốn đưa ra mức giá thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh để thu hút nhiều khách hàng hơn hoặc bạn có thể muốn sử dụng thương hiệu của mình để nâng cao giá trị của sản phẩm hơn của họ.

Dự kiến ​​doanh thu

Ban đầu, dự đoán doanh số bán hàng là một phần nghiên cứu, một phần phỏng đoán mang tính giáo dục. Bạn kinh doanh càng lâu, bạn càng có khả năng dự đoán những con số này tốt hơn và biết khi nào đỉnh và đáy của bạn sẽ ở trong suốt cả năm. Giống như chi phí, doanh số bán hàng của bạn sẽ thay đổi theo ngành.

Nếu công việc kinh doanh của bạn bắt đầu như một công việc phụ, bạn có thể đã có một số dữ liệu bán hàng sơ bộ. Thậm chí một vài con số có thể giúp bạn tìm ra sản phẩm nào bán chạy nhất và thời điểm nào trong năm doanh số bán hàng của bạn cao hay thấp.

Nếu bạn không có dữ liệu để bắt đầu, bạn vẫn có thể thu thập thông tin hữu ích bằng cách nói chuyện với các chủ doanh nghiệp khác trong ngành của bạn (nếu bạn không biết, kế toán của bạn có thể) và thực hiện một số nghiên cứu trực tuyến. Rất có thể, với một chút đào sâu, bạn sẽ có thể tìm thấy một số con số sơ bộ về mức độ tăng trưởng dự kiến ​​trong năm đầu tiên của bạn và những tháng nào sẽ nâng cao doanh số bán hàng.

Hiểu biết về kế toán, ghi sổ và lưu trữ hồ sơ

Trong phần này, chúng ta sẽ xem xét ba lĩnh vực không thể thiếu để giữ cho tình hình tài chính của công ty bạn đi đúng hướng.

Kế toán sổ sách là việc theo dõi hàng ngày các giao dịch của doanh nghiệp bạn, chẳng hạn như doanh thu bán hàng và chi phí đã thanh toán. Kế toán doanh nghiệp nhỏ giải thích các giao dịch đó trong thời gian dài hơn. Nó cho phép bạn xem liệu doanh nghiệp của bạn có sinh lời hay không, bộ phận nào của doanh nghiệp của bạn đang hoạt động tốt (hoặc không quá tốt), giá trị của doanh nghiệp và dòng tiền của bạn. Và lưu trữ hồ sơ là việc tổ chức tất cả các tài liệu giúp cho việc ghi sổ và kế toán có thể thực hiện được.

Hãy cùng xem xét chi tiết hơn về sự khác biệt giữa từng nhiệm vụ tài chính này, tại sao bạn cần chúng và cách quản lý chúng theo cách phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Kế toán

Có hai phương pháp kế toán mà các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng — tiền mặt và cộng dồn. Bạn sẽ cần chọn một hệ thống trước khi kết thúc năm tính thuế đầu tiên và sau đó tuân theo hệ thống đó hàng năm sau đó.

Tiền mặt so với tích lũy

Kế toán tiền mặt chỉ ghi nhận các giao dịch khi tiền đổi chủ. Vì vậy, nếu bạn lập hóa đơn cho khách hàng, bạn sẽ không nhận ra doanh thu đó cho đến khi thanh toán của họ được xóa. Trong kế toán dồn tích, doanh thu, giao dịch mua và chi phí được ghi nhận ngay khi chúng được lập hóa đơn.

Bạn nên chọn phương pháp nào? Kế toán tiền mặt dễ theo dõi hơn vì các giao dịch được ghi lại khi nhận hoặc thực hiện thanh toán. Không cần phải theo dõi các khoản phải thu hoặc phải trả, và bạn luôn có ý tưởng rõ ràng về số tiền bạn có. Nói cách khác, sách của bạn sẽ luôn khớp với tài khoản ngân hàng của bạn.

Vì kế toán dồn tích ghi lại các khoản phải trả và phải thu, nên việc theo dõi dòng tiền có thể khó khăn hơn, nhưng nó cũng giúp bạn dự báo tốt hơn tình hình tài chính của doanh nghiệp trong những tháng và năm tới.

Nói chung, bạn có thể chọn hệ thống phù hợp nhất với mình, nhưng vẫn có những trường hợp ngoại lệ. Tại Hoa Kỳ, một doanh nghiệp được yêu cầu sử dụng phương pháp cộng dồn nếu doanh nghiệp đó có hàng tồn kho hoặc tạo ra thu nhập hơn 25 triệu đô la mỗi năm. Ở Canada, bất kỳ thu nhập nào từ việc tự kinh doanh (trừ khi thu nhập từ trồng trọt, đánh bắt cá hoặc hoa hồng cho tư nhân) phải được ghi lại bằng phương pháp cộng dồn.

Khi nào bạn nên nói chuyện với CPA

Nếu công việc kinh doanh của bạn vẫn còn nhiều hối hả hoặc nếu tài chính của nó còn đơn giản, bạn có thể bỏ qua việc tranh thủ sự trợ giúp của CPA ngay bây giờ. Có rất nhiều nguồn tài chính cho doanh nghiệp nhỏ trực tuyến mà bạn có thể tham khảo.

Nhưng nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn bắt đầu làm lu mờ công việc trong ngày của bạn, bạn nên nói chuyện với CPA để đảm bảo rằng bạn đang đi đúng hướng. CPA không chỉ khai thuế của bạn — họ còn có thể giúp bạn lập kế hoạch tài chính, lập kế hoạch thuế, đàm phán cho thuê, báo cáo tài chính, tuân thủ thuế và quản lý kho bạc.

CPA có thể xem xét kế hoạch kinh doanh và ngân sách của bạn, giúp làm sáng tỏ bất kỳ điều gì bạn có thể đã bỏ lỡ và giúp bạn thiết lập quy trình kế toán phù hợp với ngành của bạn. Nếu bạn cần trợ giúp viết kế hoạch của mình, hãy sử dụng mẫu kế hoạch kinh doanh miễn phí của chúng tôi để hướng dẫn bạn.

Chọn CPA tương tự như chọn ngân hàng. Chúng phải phù hợp với bạn và cho doanh nghiệp của bạn. Một cách tuyệt vời để nhận được đề xuất cho CPA là hỏi các chủ doanh nghiệp khác mà bạn biết và tin tưởng trong ngành của mình. Đảm bảo nói chuyện trực tiếp với CPA để biết họ có phải là CPA phù hợp với bạn hay không.

CPA của bạn có thể giúp bạn tránh bị bất ngờ bằng cách giúp bạn tìm ra số thuế bạn cần phải thu và trích lập, những khoản chi phí nào cần theo dõi và khấu trừ cũng như cấu trúc pháp lý mà doanh nghiệp của bạn nên sử dụng.

Sổ sách kế toán

Ghi sổ kế toán là việc theo dõi doanh thu và chi phí của một doanh nghiệp. Nó cho phép bạn theo dõi tình hình tài chính của công ty bạn và làm cho công việc CPA của bạn dễ dàng hơn khi đến thời điểm tính thuế. Về cơ bản, việc ghi sổ liên quan đến việc nhập doanh thu và chi phí của bạn vào một bảng tính và lưu biên lai của bạn như một bản sao lưu.

Nếu bạn muốn đảm bảo tài chính cho doanh nghiệp của mình vào một thời điểm nào đó trong tương lai, việc cập nhật sổ sách của bạn có thể giúp thúc đẩy đơn xin vay hoặc quảng cáo chiêu hàng đầu tư. Tài chính được quản lý tốt và hồ sơ rõ ràng cho phép các nhà cho vay và nhà đầu tư tiềm năng đưa ra những dự đoán thực tế về sức khỏe tài chính của công ty bạn và giúp họ tin tưởng đầu tư vào bạn.

Sách được quản lý tốt cũng giúp CPA của bạn tận dụng tất cả các khoản khấu trừ thuế đủ điều kiện và phát hiện các lỗi ngân hàng kịp thời. Nhưng lợi ích lớn nhất của việc theo dõi sổ sách kế toán của bạn là luôn có một bức tranh rõ ràng về vị trí tài chính của doanh nghiệp bạn vào lúc này.

Những cuốn sách được lưu giữ tốt có thể cho bạn biết điểm cao và điểm thấp của doanh nghiệp bạn sẽ ở đâu trong suốt cả năm. Họ có thể cho bạn biết nếu chi phí đóng gói của bạn quá cao hoặc nếu bạn đang chi tiêu quá mức cho hoạt động tiếp thị.

Theo dõi sách của bạn cho phép bạn xem trong thời gian thực những gì đang hoạt động tốt và những gì cần chỉnh sửa.

Xem thêm:  Cách Nordstrom làm cho thương hiệu của mình trở nên đồng nhất với dịch vụ khách hàng (và cách bạn cũng có thể làm như vậy)

Làm thế nào để bắt đầu với kế toán

Bây giờ bạn đã biết lý do tại sao bạn cần phải cập nhật sổ sách kế toán của mình, hãy xem cách thực hiện điều đó.

Bước 1: Chọn phương pháp kế toán

Có hai loại hệ thống sổ sách kế toán: ghi một lần và ghi kép. Quyết định sử dụng hệ thống nào phụ thuộc vào mức độ phức tạp của tài chính của bạn.

Mục nhập một lần

Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và bạn không thực hiện nhiều giao dịch, nhập một lần là cách đơn giản nhất để giữ sổ sách của bạn. Trong phương pháp này, các mục nhập được ghi lại một lần duy nhất, được đánh dấu là đầu vào (doanh thu) hoặc đầu ra (chi phí), trong khi những thứ như hàng tồn kho và vốn lưu động được theo dõi ngẫu nhiên hơn. Mục nhập một lần không cung cấp tất cả các kiểm tra và số dư của mục nhập kép, nhưng nếu bạn đang thực hiện việc ghi sổ kế toán của riêng mình, đây có thể là hệ thống để lựa chọn.

Nhập đôi

Với hệ thống nhập kép, mọi giao dịch được nhập vào sổ sách của bạn hai lần. Nó phức tạp hơn mục nhập đơn lẻ, nhưng nó cung cấp nhiều thông tin hơn về doanh nghiệp của bạn. Không giống như bút toán đơn, sổ sách kế toán ghi sổ kép theo dõi tài sản và nợ phải trả của bạn ngoài doanh thu và chi phí và có các kiểm tra và số dư cần thiết để giảm sai sót. Sổ sách kế toán kép cũng cung cấp cho bạn thông tin cần thiết để tạo báo cáo tài chính chi tiết cho thấy doanh thu kinh doanh của bạn đang chảy vào và ra khỏi lĩnh vực nào.

Double entry là một hệ thống mạnh mẽ hơn. Nếu bạn đang hy vọng có được một khoản vay kinh doanh hoặc thu hút các nhà đầu tư, hoặc nếu bạn đang thuê nhân viên và mang theo một lượng hàng tồn kho lớn, bạn nên sử dụng phương pháp nhập kép.

Nhập hai lần hơi phức tạp, vì vậy hãy xem qua một ví dụ. Giả sử bạn điều hành một cửa hàng áo thun trực tuyến. Bạn đặt hàng áo thun trắng từ một nhà cung cấp, tự in lụa bằng tay và sau đó vận chuyển chúng cho khách hàng của bạn.

Khi bạn nhận được một lô hàng từ nhà cung cấp của mình, bạn sẽ ghi nợ chi phí đó vào tài khoản tiền mặt và ghi có vào tài khoản sản phẩm của mình. Khi các cột ghi có và ghi nợ trong sổ cái của bạn được cộng lại với nhau, chúng sẽ bằng 0. Đây là ý nghĩa của nó khi ai đó đề cập đến việc sách “cân bằng”.

Bước 2: Lưu giữ hồ sơ tốt

Vào thời điểm tính thuế, bạn phải chứng minh tính hợp lệ của tất cả các khoản chi của mình, vì vậy việc lưu giữ các tài liệu hỗ trợ như biên lai và hóa đơn là rất quan trọng.

IRS chấp nhận hồ sơ kỹ thuật số, vì vậy nếu bạn sử dụng hệ thống dựa trên đám mây như Dropbox, Evernote hoặc Google Drive để tải lên tài liệu của mình, bạn sẽ không bao giờ phải đối mặt với biên nhận bị nhòe. Bạn cũng có thể sử dụng ứng dụng theo dõi biên lai, như Shoeboxed.

Chúng ta sẽ nói thêm về việc lưu trữ hồ sơ ở phần sau trong hướng dẫn này.

Bước 3: Nhập tất cả các giao dịch của bạn vào đâu đó

Việc ghi sổ liên quan đến việc theo dõi tài chính của bạn trên một bảng tính. Cho dù bạn sử dụng Excel, phần mềm kế toán doanh nghiệp nhỏ trực tuyến hay bút và giấy kiểu cũ, bạn sẽ cần chọn một hệ thống giúp bạn dễ dàng nhập mọi giao dịch mua bán. Tối thiểu, bạn cần theo dõi số tiền, ngày tháng, nhà cung cấp và khách hàng.

Bước 4: Phân loại các giao dịch của bạn

Phân loại các giao dịch của bạn là phần cuối cùng của câu đố kế toán.

Phần đầu tiên và đơn giản nhất của phân loại giao dịch là một phần mà bạn có thể đã quen thuộc: tín dụng và ghi nợ. Bạn cũng sẽ cần phân loại biên nhận của mình theo “tài khoản”. Tài khoản giúp thêm ngữ cảnh vào sổ sách kế toán của bạn.

Tài khoản thường được chia thành năm loại:

• Tài sản. Tài sản là thứ mà công ty của bạn sở hữu, chẳng hạn như tiền mặt, tòa nhà, máy tính, hàng tồn kho hoặc thậm chí là tài sản trí tuệ. Về cơ bản, tài sản là bất cứ thứ gì mà công ty của bạn có thể bán nếu cần.
• Nợ phải trả. Hình thức phổ biến nhất của trách nhiệm kinh doanh là nợ. Vì vậy, nếu bạn có một khoản vay kinh doanh, khoản này sẽ thuộc loại nợ phải trả. Các khoản nợ cũng sẽ được tính là nợ phải trả.
• Vốn chủ sở hữu. Vốn chủ sở hữu là bất kỳ khoản đầu tư hoặc bản vẽ bằng tiền mặt nào được thực hiện bởi chủ sở hữu của một công ty.
• Doanh thu. Doanh thu là bất kỳ khoản thu nhập nào nhận được từ việc bán hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Chi phí. Chi phí là bất kỳ khoản tiền nào được trả cho hoạt động hàng ngày của công ty bạn. Điều này có thể bao gồm dịch vụ internet, vật tư in ấn và thuê không gian văn phòng. Các khoản chi phí khác với tài sản vì chúng thường không có khả năng bán lại hoặc không thể tiêu thụ được (như văn phòng phẩm).

Có rất nhiều sự linh hoạt trong cách phân loại các giao dịch tài chính trong sách của bạn. Điều quan trọng nhất là quyết định chọn một hệ thống và kiên định với nó. Nếu bạn chưa làm điều này trước đây, việc tham khảo ý kiến ​​của một nhân viên kế toán chuyên nghiệp có thể giúp công việc phân loại các giao dịch của bạn diễn ra suôn sẻ và cũng giúp đảm bảo danh mục của bạn phù hợp với danh mục của các doanh nghiệp khác làm việc trong cùng không gian với bạn.

Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của bạn và nhu cầu tài chính phức tạp như thế nào, bạn có một số lựa chọn về cách xử lý sổ sách kế toán của mình.

Sổ sách kế toán tự làm (DIY)

Nếu công việc kinh doanh của bạn thiên về công việc phụ, nếu tài chính của bạn eo hẹp hoặc nếu nhu cầu sổ sách kế toán của bạn đơn giản, thì bạn nên xem xét phương pháp DIY.

Điều đó nói lên rằng, ngay cả khi bạn định giữ sách của riêng mình, bạn nên tham khảo CPA trước khi bắt đầu. Bạn có thể mắc sai sót ngay cả khi ghi sổ kế toán đơn giản nhất và những sai sót đó có thể khiến bạn phải trả giá vào thời điểm tính thuế. Số tiền đã bỏ ra để có được CPA để giúp bạn thiết lập sách của mình là số tiền bạn sẽ tiết kiệm được khi trả CPA để phân loại và sửa lỗi sau này.

Khi thực hiện phương pháp Tự làm, bạn có thể sử dụng một bảng tính cơ bản để theo dõi tài chính của mình hoặc bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến như Quickbooks, Xero hoặc Wave.

Sử dụng bảng tính là miễn phí, nhưng bạn sẽ phải làm việc một chút để tạo báo cáo tài chính. Phần mềm kế toán trực tuyến có chi phí hàng tháng, nhưng nó có thể tạo báo cáo cho bạn.

Gia công sổ sách kế toán của bạn

Nếu công việc kinh doanh của bạn phức tạp hơn một chút hoặc đã chuyển khỏi giai đoạn hối hả, có thể đã đến lúc thuê ngoài công việc kế toán của bạn. Chúng tôi khuyên bạn nên thuê người khác làm sổ sách kế toán của bạn nếu:

• Bạn không có thời gian để cập nhật nó
• Tài chính của bạn đã trở nên quá phức tạp để bạn có thể tự tin duy trì những cuốn sách của mình
• Những nỗ lực của bạn sẽ tốt hơn nếu bạn dành để làm việc cho một bộ phận khác của doanh nghiệp
• Bạn đã bỏ lỡ các khoản khấu trừ tại thời điểm tính thuế hoặc vô tình giữ sách của bạn không đúng cách trong quá khứ

Khi bạn thuê ngoài công việc kế toán, bạn có thể thuê một người kế toán tự do, một công ty kế toán hoặc một dịch vụ kế toán trực tuyến.

Thuê một nhân viên kế toán tại địa phương là một lựa chọn tốt nếu hầu hết các hồ sơ của bạn là trên giấy hoặc nếu bạn cảm thấy thoải mái hơn khi gặp gỡ trực tiếp với nhân viên kế toán của mình. Thuê một dịch vụ trực tuyến, chẳng hạn như Bench, có thể là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn nếu bạn thích làm việc trực tuyến và doanh nghiệp của bạn không có nhiều tiền.

Tại Bench, nhân viên kế toán của chúng tôi sẽ làm sổ sách cho bạn. Chúng tôi tạo báo cáo tài chính hàng tháng cần thiết mà bạn cần — tất cả đều có thể truy cập trực tuyến — và cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần để chuyển đến CPA của mình tại thời điểm tính thuế.

Giữ cho hồ sơ kinh doanh của bạn có trật tự

Nếu không có hồ sơ — các tài liệu cho thấy công ty của bạn đã chi tiêu và thu nhập gì trong suốt một năm — thì sẽ không có gì để người ghi sổ hoặc kế toán phải làm.

Hồ sơ được yêu cầu hợp pháp để làm bằng chứng rằng thông tin trong bản khai thuế của bạn là chính xác. Để duy trì hồ sơ toàn diện, bạn cần phải giữ:

• Biên lai
• Bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hóa đơn
• Séc bị hủy
• Hóa đơn
• Chứng từ thanh toán
• Báo cáo tài chính từ một dịch vụ trực tuyến hoặc kế toán viên của bạn
• Các bản khai thuế trước đây

Tùy thuộc vào nơi bạn sống và loại hình kinh doanh bạn điều hành, có thể có các hồ sơ khác mà bạn cần phải lưu giữ về mặt pháp lý hoặc các biểu mẫu thuế bổ sung mà bạn cần phải nộp. Nói chuyện với CPA vào đầu năm thuế của bạn để có ý tưởng rõ ràng về cách tốt nhất để duy trì hồ sơ của bạn.

Được rồi, đi thôi:

Luôn cập nhật mọi thứ. Chờ đợi để sắp xếp thông tin của bạn sáu tháng một lần, hoặc tệ hơn, hàng năm vào thời điểm tính thuế, là một lực cản. Bạn sẽ bỏ nó cho đến phút cuối cùng vì nó cảm thấy quá tải. Nhưng việc đặt thời gian định kỳ trong lịch của bạn để xử lý các công việc hành chính đảm bảo bạn sẽ có mọi thứ cần thiết mà không gây căng thẳng không cần thiết cho bản thân. Dành một vài giờ vào mỗi buổi chiều thứ sáu để làm công việc quản trị.

Một nguyên tắc chung tốt là: nếu nghi ngờ, hãy giữ nó. Sau đó, việc ném biên lai ra sau khi bạn chắc chắn rằng mình không cần nó sẽ dễ dàng hơn rất nhiều so với việc điên cuồng tìm kiếm đồ tái chế của bạn.

Cách lưu trữ hồ sơ của bạn

Hộp đựng giày cũ tốt là một phương pháp cổ điển để nhận và lưu trữ hồ sơ, nhưng nó không phải là hệ thống hiệu quả nhất. Thư mục đàn accordion là một bước tiến, nhưng tai nạn vẫn có thể xảy ra. Biên lai bằng giấy có thể bị hư hỏng do nước, lửa hoặc một người bạn trung thành (nếu dễ bị kích động) của chó. Giấy cũng có thể mờ dần theo thời gian, đặc biệt là biên lai tính tiền, và điều cuối cùng bạn muốn là mở hộp đựng giày của mình vào thời điểm tính thuế và tìm thấy rất nhiều mảnh vụn trống.

Có vô số dịch vụ có sẵn để theo dõi và lưu trữ tài liệu của bạn bằng kỹ thuật số. Chụp ảnh biên lai và tải chúng lên, cùng với hóa đơn và hóa đơn điện tử, vào thư mục Dropbox hoặc Google Docs là phiên bản trực tuyến của việc lưu giữ thư mục đàn accordion. Ngoài ra còn có rất nhiều dịch vụ trực tuyến được thiết kế đặc biệt để giúp việc lưu trữ hồ sơ của bạn dễ dàng nhất có thể:

• Shoeboxed cho phép bạn quét biên nhận và sắp xếp kỹ thuật số thông tin của chúng. Nó cũng có tính năng tự động tạo báo cáo chi phí.
• FileThis tự động thu thập thông tin từ các tài liệu điện tử (như hóa đơn), giúp bạn không phải tải chúng lên.
• Expensify cho phép bạn quét và gửi biên nhận qua email và các tài liệu điện tử để tạo các báo cáo chi phí đơn giản.

Tạo và đọc báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là báo cáo được tạo ra từ sổ sách của bạn. Chúng là một cách tuyệt vời để kiểm tra xem doanh nghiệp của bạn đang hoạt động như thế nào, đưa ra dự đoán về doanh thu và chi phí sắp tới và quyết định thời điểm đầu tư vào việc phát triển doanh nghiệp của bạn.

Ban đầu, báo cáo tài chính có vẻ đáng sợ, nhưng một khi bạn xử lý được chúng, bạn sẽ thích cảm giác yên tâm khi nắm chắc tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.

Bảng cân đối

Bảng cân đối kế toán là một bản tổng quan nhanh về tài chính của bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Nó trông giống như trang tổng quan ngân hàng trực tuyến, nhưng thay vì hiển thị tài khoản séc và tài khoản tiết kiệm của bạn, ảnh chụp nhanh hiển thị tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của công ty bạn.

Về cơ bản, bảng cân đối kế toán thể hiện công thức Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.

Trong ví dụ về công ty áo thun của chúng tôi, một bảng cân đối kế toán đơn giản có thể trông như sau:

Báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập xem xét kỹ hơn — bạn đoán nó — thu nhập của doanh nghiệp bạn, chia nhỏ thành chi phí và doanh thu, sau đó chia nhỏ hơn nữa những số tiền đó thành các mục hàng riêng lẻ.

Báo cáo thu nhập xem xét những thứ như:

• Doanh thu: bạn đã mang lại bao nhiêu tiền khi bán hàng hóa (như một chiếc áo phông).
• Giá vốn hàng bán: số tiền bạn đã chi cho những hàng hóa đó trước khi bán chúng.
• Chi phí hoạt động: các chi phí khác liên quan đến việc điều hành doanh nghiệp của bạn, như điện, internet, tiếp thị và danh thiếp.

Bạn có thể sử dụng các giá trị trên để tính lợi nhuận gộp (Doanh thu – Giá vốn hàng bán) và lợi nhuận ròng của mình (Lợi nhuận gộp – Chi phí hoạt động).

Lợi nhuận gộp cho bạn biết bạn đang mang lại bao nhiêu thu nhập từ các mặt hàng cụ thể. Nếu lợi nhuận gộp của bạn thấp, bạn có thể cân nhắc việc tăng giá của từng mặt hàng đã bán.

Tỷ suất lợi nhuận ròng cho bạn biết doanh nghiệp của bạn đang mang lại bao nhiêu thu nhập sau các khoản chi phí và cung cấp cho bạn bức tranh về lợi nhuận tổng thể của doanh nghiệp. Đó là một cách tính tất cả các chi phí khác mà doanh nghiệp của bạn phải chịu vào giá thành sản phẩm của bạn. Nếu lợi nhuận ròng của bạn thấp, bạn có thể cần giảm chi phí hoạt động hoặc tăng giá thành sản phẩm của mình.

Một báo cáo thu nhập đơn giản có thể trông giống như sau:

Nếu bạn đang làm sổ sách kế toán của riêng mình, bạn có thể tìm thấy một mẫu báo cáo thu nhập đơn giản tại đây.

Báo cáo lưu chuyển tiền mặt

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho bạn biết doanh nghiệp của bạn đã kiếm được hoặc sử dụng bao nhiêu tiền mặt trong một khoảng thời gian cụ thể. Nếu bạn đang sử dụng phương pháp kế toán tiền mặt, bạn có thể biết bạn hiện có bao nhiêu tiền mặt.

Mặc dù việc theo dõi doanh thu của doanh nghiệp là quan trọng, nhưng việc theo dõi dòng tiền cũng quan trọng không kém (nếu không muốn nói là hơn).

Doanh thu là tổng lợi nhuận mà bạn có được từ hoạt động kinh doanh của mình trong dài hạn. Dòng tiền là lượng tiền mặt lưu động mà bạn có thể truy cập vào bất kỳ thời điểm nào. Dòng tiền rất hữu ích nếu bạn phải trả trước cho vật liệu. Ngay cả khi bạn sẽ tạo ra nhiều doanh thu từ việc bán hàng, bạn vẫn cần có tiền mặt để thanh toán cho các nhà cung cấp của mình.

Tài chính kinh doanh tách biệt huyền thoại với toán học

Ngay cả khi công ty của bạn có sản phẩm tốt nhất trong ngành của bạn và hoạt động tiếp thị đoạt giải thưởng, nó vẫn có thể thất bại do thiếu nhận thức về tài chính. Giữ cho hồ sơ, sổ sách và kế toán của bạn có trật tự sẽ cho bạn một bức tranh rõ ràng về sức khỏe và nhu cầu tài chính của công ty bạn. Điều này sẽ cho phép bạn đưa ra quyết định tốt nhất cho tương lai của công ty bạn.

Cho dù bạn đi một mình hay thuê một chuyên gia tài chính, việc tìm kiếm lời khuyên từ các doanh nhân thành công khác trong lĩnh vực của bạn luôn hữu ích hoặc tham khảo ý kiến ​​của một CPA tốt.

Biết cách theo dõi và quản lý tài chính của bạn sẽ giúp bạn yên tâm hơn là bù đắp cho bất kỳ thách thức nào mà bạn có thể gặp phải khi xây dựng kỹ năng. Và bạn càng học cách quản lý tiền bạc, nó sẽ trở nên dễ dàng và trực quan hơn.

Minh họa của Francesco Ciccolella

---

Sẵn sàng tạo doanh nghiệp của bạn? Bắt đầu dùng thử Shopify miễn phí trong 14 ngày của bạn — không cần thẻ tín dụng.