Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì? Định nghĩa và phần mềm tốt nhất

“Nguồn gốc của hầu hết mọi vấn đề trong cuộc sống làm việc của tôi trong năm qua.”

Một nhận xét như thế khó có thể bỏ qua. Đặc biệt là khi nó đến từ một thương gia (người yêu cầu được trích dẫn ẩn danh) có doanh thu hơn 20 triệu đô la hàng năm trên sáu kênh bán hàng trải dài phân chia từ trực tuyến đến ngoại tuyến (O2O). 

Mặc dù bạn có thể mong đợi cái gai của họ là một trong những “thách thức hàng đầu” thường được trích dẫn trong thương mại điện tử — như phát triển sản phẩm mới, dịch vụ khách hàng, tạo lưu lượng truy cập, cạnh tranh về giá hoặc bán hàng và tiếp thị — thì không.

Đối với những người bán có tốc độ tăng trưởng cao, việc quản lý khoảng không quảng cáo và đơn đặt hàng thông qua sự kết hợp đặc biệt giữa bảng tính, nhiều ứng dụng, cách giải quyết một lần cũng như in nội bộ và lưu trữ hồ sơ có thể làm tê liệt. Các cuộc đấu tranh với hàng tồn kho và quản lý đơn đặt hàng là chủ đề chung giữa các biểu tượng thương mại điện tử như Death Wish Coffee, RIPT Apparel và Shinesty.

Giải pháp mà hầu hết các doanh nghiệp hướng đến là tự động hóa thông qua hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS). Thật không may, điều duy nhất tồi tệ hơn việc không có hệ thống quản lý hàng tồn kho là hợp tác với sai lầm.

Mục lục

Hệ thống quản lý hàng tồn kho là gì?

Hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) là các chương trình phần mềm tích hợp được thiết kế để theo dõi sản phẩm, hàng tồn kho, đơn đặt hàng và việc thực hiện hàng hóa đến và đi từ khách hàng cũng như với các nhà cung cấp. Để tránh nhầm lẫn, IMS thường được sử dụng thay thế cho hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) và hai cụm từ này đồng nghĩa với nhau.

Dù là từ viết tắt nào, bằng cách hợp nhất tất cả dữ liệu này vào một vị trí duy nhất được đồng bộ hóa với nền tảng thương mại điện tử của bạn, đối tác IMS cung cấp dịch vụ bán hàng, hỗ trợ và quản lý tài sản thông qua nhiều tính năng, bao gồm:

1. Quản lý đơn hàng
2. Kiểm soát hàng tồn kho
3. Sự liên kết bán hàng đa kênh
4. Báo cáo và phân tích toàn diện
5. Dự báo khối lượng
6. Tạo đơn đặt hàng
7. Đồng bộ hóa nhiều kho
8. Sắp xếp lại điểm mua hàng

Xem thêm: Cách Quỹ Động vật Hoang dã Thế giới Canada sử dụng Shopify Plus để Bảo vệ Gấu vùng Cực

Các công ty thương mại điện tử có khối lượng lớn sử dụng IMS không chỉ để tránh tình trạng thiếu hàng tồn kho mà còn để hợp lý hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình thực hiện đơn hàng của họ.

Tập trung dữ liệu hàng tồn kho và đơn đặt hàng của bạn đặc biệt quan trọng đối với các công ty bán hàng trên nhiều kênh trực tuyến và ngoại tuyến, sử dụng nhiều nhà kho hoặc phụ thuộc vào việc lắp ráp — nhóm nhiều mặt hàng, thường từ nhiều địa điểm, được bán và vận chuyển như một sản phẩm duy nhất.

Sự biến động về nhu cầu, tính thời vụ, hậu cần chuỗi cung ứng và vòng đời tự nhiên của sản phẩm đều có thể khiến việc quản lý hàng tồn kho giống như đang cố gắng đạt được một mục tiêu di động. Thêm vào những thách thức đó, sự phức tạp của thương mại điện tử toàn cầu — cụ thể là các luật thuế và tiền tệ khác nhau — và việc vượt ra ngoài bảng tính và các giải pháp đặc biệt trở nên không thể thương lượng.

Nói cách khác, IMS là một phần không thể thiếu trong việc mở rộng quy mô hoạt động thương mại điện tử của bạn thông qua dịch vụ hậu cần của bên thứ ba (3PL).

Tuy nhiên, đối với quản lý hàng tồn kho và đơn đặt hàng, sự nhầm lẫn thường phát sinh đối với một danh mục con 3PL khác.  

“Câu hỏi phổ biến nhất mà chúng tôi nhận được từ các thương gia là liệu họ cần hệ thống quản lý hàng tồn kho (IMS) hay hệ thống quản lý kho hàng (WMS). Bước đầu tiên hầu như luôn luôn là IMS, bởi vì IMS phù hợp có thể tạo ra chiến thắng lớn về hiệu quả ngay lập tức.

Mặt khác, WMS trở nên cần thiết khi người bán cần giám sát nhiều trung tâm thực hiện và phân phối, tự động hóa việc nhận và gửi, thuê ngoài các nhu cầu “chọn, đóng gói và giao hàng” của họ cũng như xử lý việc trả hàng.

Tuy nhiên, hiểu IMS là gì — và tại sao bạn cần IMS — chỉ là bước đầu tiên. Và một cái nhỏ ở đó. Trên thực tế, đối với hầu hết mọi người đọc cuốn sách này, vấn đề là gì và tại sao hầu như không phải là vấn đề. 

Các loại giải pháp quản lý hàng tồn kho

Bảng tính

Ở cấp độ cơ bản nhất, chủ doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho thông qua một bảng tính đơn giản trên máy tính của bạn. Đây chỉ thực sự là một giải pháp cho các doanh nghiệp nhỏ — và thậm chí sau đó, nó hiếm khi là một giải pháp tốt. Việc nhập dữ liệu qua bảng tính rất dễ xảy ra lỗi do con người. 

Nếu bạn đang vận chuyển từ 10 đến 20 mặt hàng mỗi tháng và bạn là hoạt động của một người, theo dõi các đơn đặt hàng bán hàng trong bảng tính của riêng bạn có thể là lựa chọn của người khởi nghiệp thực sự. Việc này tốn thời gian và khi bạn phát triển, bạn sẽ nhanh chóng nhận thấy rằng hiệu quả sẽ giảm dần trong khi bạn thực hiện quy trình quản lý hàng tồn kho theo cách thủ công.

Công cụ quản lý hàng tồn kho cơ bản

Đây là những hệ thống thường đi kèm với các ứng dụng đám mây thương mại điện tử. Chúng tối thiểu, thay vì rộng rãi, nhưng trong giai đoạn đầu của cuộc hành trình của bạn, chúng có thể là giải pháp tốt nhất — gần như chắc chắn tốt hơn so với việc sử dụng bảng tính. 

Bạn cũng có thể thấy rằng các dịch vụ thực hiện hoặc các nhà cung cấp 3PL khác có các tính năng IMS như một phần của giải pháp phần mềm của họ, vì vậy bạn có thể quản lý kho hàng mà họ sẽ gửi cho bạn. Chúng không phải lúc nào cũng là giải pháp có thể tùy chỉnh hoặc mạnh mẽ nhất, nhưng phục vụ một mục đích quan trọng cho nhiều công ty.

Xem : 3 dấu hiệu bạn cần 3PL

Phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên dụng

Ở một giai đoạn tăng trưởng nhất định, bạn sẽ cần một IMS được xây dựng đặc biệt để quản lý khoảng không quảng cáo. Hệ thống IMS chuyên dụng là điều bắt buộc đối với các thương hiệu bán lẻ và thương mại điện tử vận ​​chuyển khối lượng hàng hóa cao hơn và nhiều SKU. 

Hầu như chúng sẽ luôn có nhiều loại tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử hàng đầu như Shopify và việc giới thiệu sẽ diễn ra suôn sẻ, bất kể thiết lập trước đó của bạn là gì.

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

Những sản phẩm này nhắm đến những khách hàng lớn nhất, với cơ sở khách hàng quốc gia hoặc toàn cầu, vận chuyển hàng nghìn sản phẩm trên hàng nghìn SKU. Hãy nghĩ đến tạp hóa, bán buôn và các tổ chức lớn khác. 

Hệ thống IMS doanh nghiệp thường sẽ là một phần của hệ thống ERP trên phạm vi rộng hơn, hệ thống này quản lý các quy trình kinh doanh cốt lõi trong toàn bộ tổ chức. (Hãy nghĩ đến quản lý chuỗi cung ứng, quản lý dự án, bán hàng, nhân sự, v.v.)

Mặc dù nhắm đến các khách hàng doanh nghiệp lớn, nhưng một số ERP ngày nay đủ linh hoạt để phục vụ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vì vậy, đừng loại bỏ chúng nếu bạn không phải là một người chơi lớn – chúng vẫn có thể mang lại một số lợi nhuận hiệu quả lớn cho cửa hàng của bạn.

Hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt nhất

• ShipBob
• ShipHero
• Hàng tồn kho
• Chắc nịch
• Katana
• Đặt hàng tổ ong
• NetSuiteERP

ShipBob

Tốt nhất cho các thương hiệu thương mại điện tử trực tiếp đến người tiêu dùng (DTC).

Xem thêm: Theo kịp nhu cầu: Chiến thuật để tăng năng suất và nhận đơn hàng đúng hạn

ShipBob là một dịch vụ 3PL cho phép người bán lưu trữ hàng tồn kho trong mạng lưới các kho hàng của mình, ShipBob thay mặt họ quản lý việc thực hiện. Nó hoạt động như một nguồn trung thực duy nhất cho các đơn đặt hàng và khoảng không quảng cáo của bạn, vì vậy bạn sẽ luôn biết mọi thứ đang ở đâu và đi về đâu. 

Một trong những đặc quyền chính dành cho khách hàng của ShipBob là bạn có thể phân chia hàng tồn kho của mình một cách chiến lược giữa các vị trí kho hàng của họ, giảm chi phí và thời gian vận chuyển liên quan đến việc thực hiện. Tất cả các đơn đặt hàng đều được hưởng lợi từ việc vận chuyển trong hai ngày trên lục địa Hoa Kỳ — một lợi thế nghiêm trọng cho sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, bạn sẽ tìm thấy một bộ đầy đủ các tính năng quản lý kho hàng như nhập kho sản phẩm, quét mã vạch, kiểm kê phân phối, dịch vụ chuẩn bị FBA, v.v. 

Các tính năng chính:

• Tích hợp dễ dàng với cửa hàng Shopify và ShipBob của bạn
• Đồng bộ hóa thông tin theo dõi và thực hiện đơn hàng tự động
• Vận chuyển trong ngày
• Phạm vi bảo hiểm hai ngày với chi phí hợp lý trên toàn bộ Hoa Kỳ (và dấu ấn quốc tế ngày càng tăng)
• Định giá đơn giản, minh bạch dựa trên tốc độ giao hàng

Giá: Gọi món cho mỗi dịch vụ, vì vậy hãy chọn những gì bạn cần.

ShipHero

Tốt nhất cho các thương hiệu đang phát triển và có số lượng lớn

ShipHero là một IMS đa kênh đảm bảo hàng tồn kho của bạn không bao giờ bị mất đồng bộ. Với thông tin thời gian thực về lượng hàng tồn kho, lượng hàng bán và lượng hàng bổ sung, nó đảm bảo bạn sẽ không bị bất ngờ khi mọi thứ trở nên bận rộn. 

Bên IMS của ShipHero làm việc cùng với phần mềm quản lý kho hàng của mình, cung cấp phân bổ đơn đặt hàng nhiều kho, theo dõi mã hàng, lô và hết hạn, v.v. Một loạt các chức năng tự động hóa cũng giúp cuộc sống của bất kỳ ai quản lý các tác vụ lặp lại trở nên dễ dàng hơn. ShipHero hoạt động theo mô hình trả tiền theo yêu cầu nên không có cam kết lâu dài.

Các tính năng chính:

• Tích hợp trực tiếp với Shopify 
• Chọn thiết bị di động, mua sắm theo tỷ lệ của nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển theo thời gian thực và giao hàng với số lượng lớn
• Các báo cáo trên bảng điều khiển được cá nhân hóa như hiệu quả của Bộ chọn / Bộ đóng gói, giá vốn hàng bán và doanh số theo SKU
• Nhận dạng mã vạch, quét vé và RFID
• Quản lý đa kênh 
• Chức năng quản lý nhà cung cấp

Giá: Từ $ 499 / tháng.

Hàng tồn kho

Tốt nhất cho các thương hiệu bán lẻ, thực phẩm và quần áo bán trực tuyến và tại cửa hàng

Shopventory là một IMS dựa trên đám mây tập trung cho phép bạn quản lý và đồng bộ hóa nhiều mặt tiền và vị trí của cửa hàng. Mọi thứ đều được cập nhật theo thời gian thực và toàn bộ khoảng không quảng cáo của bạn có thể được tích hợp với các hệ thống POS và thương mại điện tử khác nhau. 

Ngoài ra còn có một loạt các tự động hóa, bao gồm đơn đặt hàng (khi một số mặt hàng tồn kho nhất định đạt đến mức tối thiểu / tối đa) và cân bằng khoảng không quảng cáo thông minh giữa các địa điểm. Nó cũng có các ứng dụng gốc cho iOS và Android, cung cấp chức năng quét mã vạch để bạn có thể kiểm tra kho hàng trên thiết bị di động của mình. 

Khoảng không quảng cáo xuất hiện khi có dữ liệu chính xác về hàng tồn kho: một bộ công cụ báo cáo phong phú giúp bạn hiểu điều gì đang xảy ra với hàng hóa của mình trong toàn bộ chuỗi cung ứng. Bạn có thể xem mình có bao nhiêu mặt hàng trên kệ, thứ Sáu Đen này so với năm ngoái như thế nào hoặc mức lợi nhuận của một loạt sản phẩm nhất định.

Các tính năng chính:

• Báo cáo theo vị trí và kênh 
• Đơn đặt hàng tự động
• Khách hàng trực tiếp lập hóa đơn 
• Đơn giản hóa kho dự trữ

Giá: Từ $ 99 / tháng.

Chắc nịch

Tốt nhất cho khách hàng Shopify POS Pro và người dùng IMS lần đầu

Stocky là hệ thống quản lý hàng tồn kho của riêng Shopify, đặc biệt phục vụ người dùng của Shopify Point of Sale (POS). Nếu bạn đang sử dụng nó để bán trực tiếp, Stocky sẽ hoạt động như IMS của bạn, xử lý tất cả các thứ tồn kho, vì vậy bạn có thể tập trung vào việc bán hàng, chứ không phải giữ hàng.

Bạn có thể sử dụng nó để tạo và quản lý các đơn đặt hàng để chuỗi cung ứng của bạn luôn hoạt động tốt và dễ dàng bổ sung hàng dự trữ khi bạn bán hết hàng. Có một loạt các phân tích mạnh mẽ, giúp bạn hiểu SKU nào đang hoạt động tốt nhất và cung cấp thông tin chi tiết mà bạn có thể sử dụng để thông báo chiến lược bán hàng của mình. Nó cũng giúp bạn đồng bộ hóa khoảng không quảng cáo trên các kênh kỹ thuật số như Amazon và eBay. 

Đối với các doanh nghiệp chưa sẵn sàng đầu tư vào IMS bên ngoài, nhưng muốn chuyển qua cập nhật thủ công kho hàng trong bảng tính, Stocky có thể là giải pháp hoàn hảo.

Các tính năng chính:

• Tạo và quản lý đơn đặt hàng từ một nơi
• Dự báo nhu cầu đơn giản dựa trên tỷ lệ bán hàng
• Khả năng chuyển kho dễ dàng 
• Báo cáo và phân tích chuyên sâu

Giá: Miễn phí khi đăng ký Shopify POS Pro.

Katana

Tốt nhất cho các nhà sản xuất nhỏ bán hàng hóa của riêng họ

Katana là một IMS được thiết kế cho người bán sản xuất các sản phẩm của riêng họ. Bạn có thể sử dụng nó để quản lý nguyên liệu thô thông qua quá trình sản xuất thành sản phẩm cuối cùng, cho đến khi hoàn thành sản phẩm cho khách hàng. Đó là một phần mềm ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) mở rộng xử lý toàn bộ dây chuyền sản xuất, từng món ăn.

Vì vậy, bạn sẽ sử dụng nó để theo dõi các tài nguyên đến, hoạt động sản xuất và các sản phẩm xuất đi của mình. Nó thậm chí còn xử lý các hoạt động cấp sàn như lập kế hoạch nhiệm vụ và quản lý thông tin — tất cả các tính năng bạn cần để sản xuất xuất sắc. Đằng sau tất cả những điều này là một hệ thống lập kế hoạch mạnh mẽ giúp bạn tối đa hóa hiệu quả và lợi nhuận thông qua toàn bộ chuỗi sản xuất.

Các tính năng chính:

• Di chuyển dữ liệu tự động giữa Shopify và Katana
• Bảng điều khiển để lập kế hoạch sản xuất trực quan
• Kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực
• Ứng dụng Kiểm soát tầng để tạo và thiết lập các nhà điều hành tầng cửa hàng 
• Đồng bộ hóa kho giữa Shopify và Katana 
• Hỗ trợ nhiều cửa hàng Shopify

Giá: $ 99 / tháng.

Đặt hàng tổ ong

Tốt nhất cho các thương hiệu thương mại điện tử đang phát triển muốn mở rộng quy mô hoạt động của họ

Orderhive là một IMS tập trung vào việc tự động hóa các hoạt động kiểm kê của bạn. Nó bao gồm rất nhiều tự động hóa quy trình làm việc có thể giảm đáng kể số lượng lao động thủ công bạn phải làm trong một loạt các chức năng kinh doanh. 

Điều này có thể bao gồm việc tạo nhãn vận chuyển, cập nhật kho hàng, sắp xếp sản phẩm và vận chuyển đơn đặt hàng. Với Orderhive, bạn sẽ có thể xem biến động cổ phiếu của mình qua nhiều kênh trong thời gian thực. Nó tích hợp với rất nhiều nền tảng thương mại điện tử và nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, đồng thời có thể thay mặt bạn đưa ra một số quyết định thông minh thay vì đặt gánh nặng cho bạn trong việc quản lý vi mô mọi thứ.

Các tính năng chính:

• Một phần mềm kiểm kê tập trung cho tất cả các nhiệm vụ back end 
• Hỗ trợ nhiều cửa hàng Shopify trong một tài khoản Orderhive
• Cập nhật khoảng không quảng cáo tự động, phân công và chia nhỏ, gấp lại và thực hiện
• Báo cáo và phân tích thời gian thực về khoảng không quảng cáo, đơn đặt hàng và khách hàng của cửa hàng Shopify của bạn

Giá: Từ $ 49,99 / tháng.

NetSuite ERP

Tốt nhất cho các công ty lớn vận hành nhiều kho hàng 

NetSuite Inventory Management là một phần của bộ phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP của Oracle. Đó là một hệ thống đa kênh hiển thị tổng quan theo thời gian thực về khoảng không quảng cáo của bạn trên nhiều địa điểm. Nó bao gồm kho hàng của bạn trên các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng bật lên, 3PL, nhà kho, v.v. — toàn bộ hoạt động. 

Bạn có thể theo dõi các hoạt động thông qua mọi phần của đơn hàng một cách chi tiết để xem nơi nào có thể xảy ra sự kém hiệu quả. Hoặc bạn có thể hiểu rõ hơn về bức tranh toàn cảnh, tối ưu hóa mức tồn kho dựa trên lập kế hoạch nhu cầu và dự báo bán hàng. Netsuite IM có sẵn cho khách hàng của Netsuite và có phí cấp phép hàng năm và phí thiết lập một lần. 

Các tính năng chính:

• Dễ dàng theo dõi khoảng không quảng cáo trên nhiều địa điểm 
• Thời gian thực, khả năng hiển thị hàng tồn kho trên toàn công ty trên các kho hàng, cửa hàng bán lẻ và 3PL
• Truy xuất nguồn gốc lô để theo dõi sản phẩm từ nguyên liệu thô đến khi lên kệ
• Cảnh báo tự động để bổ sung
• Tự động giao nhiệm vụ đếm hàng tồn kho cho nhân viên tầng để cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho
• Theo dõi hàng tồn kho bằng cách sử dụng theo dõi hàng loạt và theo lô

Giá: Tùy theo yêu cầu.

Làm thế nào để bạn chọn một hệ thống quản lý hàng tồn kho?

“Nguồn gốc của hầu hết mọi vấn đề trong cuộc sống làm việc của tôi trong năm qua.”

Người bán đã chia sẻ điều này với tôi — và chọn ẩn danh — không nói về việc không có IMS. Họ đang nói về việc chọn nhầm IMS:

“[Nhà cung cấp IMS] là nguồn gốc của hầu hết mọi vấn đề trong cuộc sống làm việc của tôi trong năm qua. Tôi đã dành sáu tháng qua để đảm bảo công việc kinh doanh của chúng tôi không phụ thuộc vào một đối tác như vậy nữa. ”

Chỉ là một mẫu nhỏ về các vấn đề mà họ phải đối mặt bao gồm:

• Cơ sở hạ tầng IMS không thể hỗ trợ lượng hàng tồn kho và đơn đặt hàng cao của họ
• Các giải pháp thay thế tùy chỉnh mà người bán tự xây dựng để loại bỏ lỗi 500 và 504
• Đã báo cáo lỗi IMS từ chối sửa hoặc cam kết thời gian biểu để sửa
• Nhân viên hỗ trợ đã dành nhiều thời gian hơn để “bỏ qua trách nhiệm hơn là giúp giải quyết các vấn đề”

Để giúp bạn tìm ra giải pháp, Chương trình Đối tác của Shopify Plus đã kiểm tra một loạt các nhà cung cấp IMS. Danh sách này chắc chắn không toàn diện, nhưng đây là những IMS, khi phù hợp với quy mô, quỹ đạo tăng trưởng và ngành của doanh nghiệp bạn, sẽ đưa ra một điểm khởi đầu mà bạn có thể tin tưởng.

Tìm hệ thống quản lý hàng tồn kho phù hợp

Các IMS không chỉ quản lý đơn đặt hàng và ngăn chặn hàng tồn kho. Họ sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý đó để giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và đỡ đau lòng. Logistics không phải là chủ đề tăng trưởng hấp dẫn nhất. Nhưng nó là một trong những lĩnh vực ảnh hưởng đáng kể đến hiệu suất tổng thể của bạn: tốt và xấu .

Chọn IMS phù hợp có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa doanh số bán hàng nhiều hơn và khách hàng hạnh phúc hơn… hoặc nguồn gốc của hầu hết mọi vấn đề trong cuộc sống làm việc của bạn.

Để tự cứu mình khỏi số phận đó, hãy đảm bảo IMS — hoặc bất kỳ 3PL nào — mà bác sĩ thú y cung cấp cho bạn:

1. Chứng minh tài chính về sức khỏe lâu dài và khả năng tồn tại
2. Các đề xuất và đánh giá nêu bật cả mặt tốt và mặt xấu
3. Tích hợp với phần mềm kế toán như QuickBooks
4. Giới thiệu 1-1 để liên hệ với khách hàng hiện tại của họ
5. Hồ sơ thành công trong ngành của bạn và số lượng đơn đặt hàng của bạn
6. Báo giá bao gồm các tính năng đặc biệt như gói quà, trả lại và đơn đặt hàng, cũng như cách họ giám sát và xử lý các sản phẩm hết hạn sử dụng (ví dụ: thực phẩm và đồ uống)

Cuối cùng, không gì có thể thay thế kết nối trực tiếp với IMS để đảm bảo mọi thứ được kiểm tra.