Đi nhanh hoặc về nhà: Tại sao quy trình làm việc nhanh nhẹn nên giết chết quy trình thác nước cho tốt

Nếu phát triển phần mềm xuất hiện trong tâm trí bạn khi ai đó đề cập đến quy trình làm việc nhanh nhẹn, thì bạn không đơn độc. Nhưng phương pháp nhanh nhẹn bắt đầu không phải trong máy tính, mà là ngành công nghiệp ô tô Nhật Bản sau Thế chiến II. Edward Deming được biết đến là cha đẻ của công ty nhanh nhẹn trong việc phát triển các chiến lược tinh gọn và trao cho các nhân viên dây chuyền của Toyota sức mạnh để dừng dây chuyền và khắc phục nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề.

Kể từ đó, đặc tính quy trình làm việc lặp đi lặp lại của agile đã chứng tỏ bản thân nó vượt trội hơn so với cách tiếp cận thác nước truyền thống và đang được áp dụng rộng rãi hơn ngoài không gian công nghệ. Bởi vì các phương pháp thực hành nhanh cho phép các công ty cung cấp sản phẩm cho khách hàng hoặc người tiêu dùng một cách nhất quán và linh hoạt hơn, các doanh nghiệp tham gia phát triển sản phẩm nên áp dụng các phương pháp quản lý nhanh trong toàn bộ tổ chức của họ.

Liên quan: Cách quản lý khả năng chống lại sự thay đổi trong một tổ chức Agile

Waterfall so với phát triển sản phẩm nhanh nhẹn

Thác nước truyền thống và các phương pháp luận nhanh nhẹn đứng đối lập với nhau ở các mức độ cơ bản. Với thác nước, mọi thứ diễn ra trên một đường thẳng. Bạn đặt mục tiêu và nhóm của bạn phải hoàn thành một giai đoạn của dự án trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, mọi người phải quay lại, xác định những gì đã xảy ra và sửa chữa trước khi có thể tiếp tục. Kỳ vọng là bạn sẽ có một sản phẩm có thể giao hàng ở cuối mỗi giai đoạn.

Với sự nhanh nhẹn, tất cả điều này sẽ thay đổi. Các nhóm có thể làm việc đồng thời với tốc độ nhanh trên các phần khác nhau của dự án. Không nhất thiết phải có đồ giao tại mỗi thời điểm. Nhân viên khắc phục sự cố và thực hiện các thay đổi khi họ thực hiện.

Bởi vì nhanh nhẹn cho phép phân tích và điều chỉnh nhanh chóng, nó có một lợi thế mạnh mẽ ở chỗ cho phép bạn dễ dàng thích ứng với bất kỳ hoàn cảnh nào mà cuộc sống và thế giới tác động đến doanh nghiệp của bạn. Đài phát thanh công cộng quốc gia (NPR) minh chứng cho một ví dụ về điều này: Mạng lưới phát sóng ban đầu áp dụng phương pháp tiếp cận thác nước cho các chương trình, đầu tư mạnh vào các chương trình mà họ nghĩ sẽ hiệu quả và thực hiện các buổi ra mắt lớn. Khi NPR gặp vấn đề về ngân sách (như nhiều công ty vẫn làm), họ đã thực hiện một cách tiếp cận nhanh nhẹn và thay vào đó bắt đầu thực hiện các thí điểm nhỏ ở cấp địa phương hơn.

Điều này cho phép họ thu thập phản hồi sớm và chắc chắn hơn rằng khoản đầu tư vào sản phẩm cuối cùng sẽ được đền đáp. Khả năng thích ứng này, kết hợp với việc nhấn mạnh vào sự hợp tác giữa những người lao động được trao quyền, những người sở hữu các quy trình và kết quả của riêng họ, có nghĩa là các phương pháp luận nhanh nhẹn đóng góp đáng kể vào khả năng của một công ty trong việc hoạt động với một mục đích rõ ràng trong phạm vi nhu cầu trước mắt của xã hội.

Mặc dù nhanh nhẹn đã chứng tỏ bản thân trong thế giới thực thông qua các tập đoàn phi công nghệ lớn như NPR, khi tiếp cận các hoạt động tổng thể, 51% của các tổ chức vẫn dựa vào thác nước. Các trường kinh doanh cũng vẫn dạy xây dựng chiến lược dài hạn và hầu hết các nhà đầu tư vẫn yêu cầu các nhà sáng lập có tầm nhìn dài hạn trước khi rút tiền mặt. Một số tổ chức được thừa nhận là làm tốt với cách tiếp cận truyền thống vì tính chất công việc của họ, nhưng nhiều tổ chức chỉ bị kìm hãm vì thác nước có thể tạo ra sự mất kết nối giữa toàn bộ nhóm và các đội riêng lẻ.

Liên quan: Điều gì tạo nên một doanh nghiệp nhanh nhẹn? Và làm thế nào bạn có thể đạt được nó?

Một sự ngắt kết nối phá vỡ nhịp điệu

Điều thường xảy ra trong các công ty là một số nhóm nhất định, chẳng hạn như bộ phận công nghệ, áp dụng các phương pháp nhanh nhẹn một cách riêng lẻ. Những phương pháp đó có ý nghĩa đối với các nhiệm vụ và bộ kỹ năng cụ thể của họ. Tuy nhiên, nếu phần còn lại của tổ chức không sử dụng nhanh, thì công ty và nhóm cá nhân có thể không đồng bộ về thời gian và kỳ vọng. Nhóm nhanh nhẹn xoay quanh các chiến lược ngắn hạn, trong khi các giám đốc điều hành quan tâm đến việc thực hiện một kế hoạch dài hạn. Sự ngắt kết nối này thường có nghĩa là doanh nghiệp không cung cấp cho khách hàng với tốc độ và chất lượng mà mọi người cần, lãng phí tài nguyên và trở nên kém cạnh tranh hơn.

Một chìa khóa để lấy lại sự đồng bộ là xem xét nhịp độ của các cuộc họp. Phương pháp nghiên cứu thác nước cho thấy các công ty đặt ra mục tiêu của họ và sau đó họp thường xuyên – thường là mỗi tháng một lần – để tiến lên phía trước. Những cuộc họp đó thường mang tính thông tin; tuy nhiên, điều đó có nghĩa là mọi người phải có hơn các cuộc họp để lập kế hoạch thực sự. Nói một cách nhanh chóng, nhịp độ của các cuộc họp không dựa trên mục tiêu cuối cùng lớn hơn mà dựa trên dữ liệu mà tổ chức nhận thấy.

Xem xét dữ liệu và hoàn cảnh tức thì với sự cộng tác khi cần thiết là yếu tố quan trọng để tồn tại khi thách thức ập đến. Xem xét cuộc khủng hoảng Covid-19. Nhiều công ty kiên trì với cách tiếp cận thác nước thông qua đại dịch đã không đạt được mục tiêu của họ. Họ không có khả năng thay đổi chiến thuật hoặc mục tiêu chính như một cách duy trì sự nổi, vì vậy nhiều người trong số họ phải cắt giảm nghiêm trọng hoặc đóng cửa. Các công ty nhanh nhẹn đã tìm ra những cách mới để mang lại giá trị, chẳng hạn như các cửa hàng tạp hóa bổ sung dịch vụ giao hàng và kết quả là chúng hoạt động tốt hơn.

Điều này không có nghĩa là nhanh nhẹn sẽ cung cấp khả năng bảo vệ hoàn toàn. Nhưng nếu các công ty ít phản ứng hơn chuyển sang cách tiếp cận nhanh nhẹn, họ có thể đã giảm thiểu tốt hơn tác động tiêu cực mà virus gây ra: Một doanh nghiệp không đạt mục tiêu 10 triệu đô la có thể kiếm được 7 triệu đô la thay vì 5 triệu đô la. Trong phản ứng lý tưởng, nhanh nhẹn không chỉ giúp giảm thiểu tổn thất mà còn tạo điều kiện tăng trưởng.

Hãy nhớ ở đây rằng các kế hoạch tài chính của một công ty chịu ảnh hưởng trực tiếp từ nhận thức của công ty đó. Giả sử bạn nói với các nhà đầu tư rằng bạn đang nhắm tới 50 triệu đô la trong ba năm tới; Nếu bạn không cập nhật những kế hoạch đó để phù hợp với những gì đang thực sự xảy ra và ngắn gọn, thì đối với các nhà đầu tư, các nhà đầu tư sẽ coi như bạn đã thất bại. Nếu bạn nhanh nhẹn và liên tục sửa đổi mục tiêu một cách hợp lý và minh bạch, thì các nhà đầu tư có nhiều khả năng thấy doanh nghiệp của bạn là có cơ sở và chú ý. Họ sẽ thấy rằng bạn đã đạt được mục tiêu mới, hợp lý hơn, chứ không phải là bạn đã bỏ lỡ mục tiêu ban đầu.

Liên quan: Lãnh đạo một tổ chức nhanh nhẹn với tư duy hiệu quả

Cách đặt sự nhanh nhẹn lên hàng đầu trong tổ chức của bạn

Một phần của vấn đề với phương pháp luận kiểu thác nước truyền thống là nó cố gắng áp đặt một cấu trúc cứng nhắc lên các quá trình vốn có tính linh hoạt. Thay vì hợp tác làm việc để tìm ra động thái thực tế tiếp theo, ban lãnh đạo thường đi vào và đưa ra yêu cầu của từng nhóm, dựa trên mục tiêu định trước, bất di bất dịch. Đến đưa nhanh nhẹn lên hàng đầuhầu hết các công ty phải chuyển sang mô hình tổ chức theo định hướng sản phẩm hơn, cải thiện tương tác CNTT-kinh doanh, xác định lại vai trò và xem xét lại ngân sách và mô hình lập kế hoạch của họ.

Ban quản lý và người lao động sẵn sàng thực hiện những thay đổi này trước tiên cần có một cái nhìn toàn cảnh về những gì họ đang làm. Họ phải xem tất cả các nhiệm vụ hoặc dự án kết nối và phù hợp với dòng chảy tổng thể của tổ chức như thế nào. Thay vì có các cuộc thảo luận riêng biệt (ví dụ: tổ chức so với nhóm CNTT của bạn), hãy tích hợp giao tiếp liên tục trong toàn bộ doanh nghiệp. Đàm phán trong thời gian thực để không có sự nhầm lẫn về những gì có thể đạt được hoặc sắp xảy ra.

Thông qua quá trình này, hãy nhận ra rằng mọi dự án trông khác nhau và yêu cầu những thứ khác nhau về nguồn lực và quá trình thực hiện. Không có một kích thước phù hợp với tất cả. Đó là một viên thuốc khó nuốt đối với nhiều nhà lãnh đạo, bởi vì khả năng dự đoán và khả năng lặp lại rất ổn định. Nhưng nhìn thấy tính độc đáo trong thời gian thực của công việc là điều sẽ cho phép bạn phát huy những gì tốt nhất ở nhân viên của mình, giúp họ tự tin và thoải mái trong sự thay đổi, đồng thời tìm ra các giải pháp thực sự sáng tạo, hiệu quả.

Việc áp dụng nhanh nhẹn trên quy mô rộng là tùy thuộc vào chúng tôi

Nếu đại dịch dạy cho các chuyên gia bất cứ điều gì, thì khả năng đáp ứng chính là nhịp sống kinh doanh. Agile, mặc dù không hoàn hảo cho mọi nhóm, nhưng có thể cung cấp khả năng đáp ứng đó và đã dẫn đến một loạt các phương pháp lãnh đạo tích cực kể từ những ngày Deming ban đầu. Xác định xem điều đó có ý nghĩa đối với tổ chức của bạn hay không có thể là chính xác những gì bạn cần để bắt đầu thành công. Bằng cách giảng dạy các phương pháp luận nhanh nhẹn trong các trường kinh doanh của chúng tôi, chúng tôi cũng có thể chuẩn bị rộng rãi hơn cho thế hệ lãnh đạo tiếp theo để hoạt động tốt bất kể thị trường có thể xoay chuyển nhanh như thế nào trong thế giới đang phát triển.