Chuyên gia kiểm kê: Lợi ích, Trách nhiệm, Kỹ năng, Loại và Mẹo để tuyển dụng

Tuy nhiên, nếu mắc sai lầm thì rất tốn kém. Đó là khi bạn kết thúc với tình trạng hết hàng và khiến khách hàng thất vọng, hoặc lượng hàng bạn không thể bán và lợi nhuận của bạn giảm xuống.

Khi bạn thuê một chuyên gia hàng tồn kho, bạn sẽ mời một người có trọng tâm chính là chăm sóc kho hàng của bạn — một người biết cách lưu trữ hàng hóa đó, khi nào cần sắp xếp lại hàng hóa và cách tối ưu hóa mọi quy trình xung quanh hàng hóa đó.

Tác động của việc có chuyên gia kiểm kê trong nhóm của bạn là gì? Bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn các kỹ năng, loại và trách nhiệm của chuyên gia kiểm kê, cùng với các mẹo về cách thuê họ.

Chuyên gia hàng tồn kho là gì?

Một chuyên gia hàng tồn kho theo dõi hàng tồn kho bạn nhận được và bán. Họ đảm bảo rằng hàng tồn kho ở tình trạng tốt, hồ sơ kiểm kê chính xác, phòng chứa hàng được tổ chức và luôn có đủ hàng.

Khi một chuyên gia hàng tồn kho làm tốt công việc của họ, những lợi ích của kỹ năng bán lẻ này sẽ truyền đến mọi khía cạnh của cửa hàng của bạn. Tình trạng hết hàng hiếm khi xảy ra, cũng như tồn kho quá mức, do đó, dòng tiền của bạn là dương. Trợ lý cửa hàng của bạn có thể nhanh chóng tìm thấy sản phẩm phù hợp, vì vậy khách hàng rất vui. 

Và trên hết: bạn có thể ngừng lo lắng về dữ liệu hàng tồn kho, bố cục kho hàng và dự báo nhu cầu. Bạn có người khác làm việc trong khu vực thiên tài của họ để bạn có thể làm việc trong lĩnh vực của mình.

Lợi ích của việc thuê chuyên gia kiểm kê

Các chuyên gia về hàng tồn kho rất quan trọng để duy trì hàng tồn kho của bạn. Dưới đây là một số lợi ích mà cửa hàng bán lẻ của bạn có thể được hưởng khi thuê chuyên gia kiểm kê.

Cải thiện độ chính xác của khoảng không quảng cáo

Độ chính xác của khoảng không quảng cáo đóng một vai trò quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn, bao gồm cách bố trí cửa hàng và trưng bày sản phẩm, kế hoạch cho dòng sản phẩm và nhân sự cũng như dự báo nhu cầu đối với sản phẩm của bạn.

Các hoạt động này bị ảnh hưởng khi mức tồn kho trong hệ thống của bạn và mức tồn kho thực không khớp với nhau. Với chuyên gia hàng tồn kho, bạn sẽ dễ dàng nắm bắt và điều chỉnh bất kỳ sự chênh lệch nào phát sinh — và loại bỏ nỗi lo đó khỏi đĩa của bạn về lâu dài.

Ít thời gian dành cho việc đếm khoảng không quảng cáo

Đếm khoảng không quảng cáo là điều cần thiết khi nói đến độ chính xác của khoảng không quảng cáo. Tuy nhiên, việc đếm hàng tồn kho thực tế rất phức tạp và có thể mất một lúc, đặc biệt nếu số SKU của bạn đã tăng lên hoặc bạn đã thuê nhân viên mới kể từ lần kiểm tra hàng tồn kho cuối cùng (hoặc cả hai).

Với một chuyên gia kiểm kê, bạn sẽ có một chuyên gia biết quy trình đếm hàng tồn kho từ trong ra ngoài và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quy trình đó. Họ sẽ tối ưu hóa quy trình để đạt hiệu quả — như giới thiệu số lượng chu kỳ để thay thế số lượng vật lý đầy đủ — để cửa hàng có thể chạy với mức gián đoạn tối thiểu.

Tránh các vấn đề hết hàng và tồn kho quá nhiều

Dự trữ quá nhiều có thể dẫn đến việc giữ hàng trong kho – các mặt hàng đã hết hạn sử dụng hoặc không còn phù hợp – và làm tổn hại đến lợi nhuận của bạn. Mặt khác của quang phổ đó là không dự trữ đủ hàng tồn kho và có hàng dự trữ, dẫn đến dịch vụ khách hàng kém và doanh thu bị mất. 

Các chuyên gia hàng tồn kho dựa vào dữ liệu bán hàng, dữ liệu hàng tồn kho, mối quan hệ với các nhà cung cấp và xu hướng ngành rộng hơn để dự báo nhu cầu trong tương lai đối với các sản phẩm cụ thể. Điều này cho phép họ giảm thiểu rủi ro thừa hoặc thiếu hàng, cùng với các chi phí phát sinh.

---

---

Trách nhiệm của chuyên gia hàng tồn kho

• Nhận và theo dõi hàng tồn kho
• Duy trì lưu trữ
• Đặt hàng bổ sung
• Xử lý hàng tồn kho bị trả lại

Đây là những trách nhiệm điển hình của một chuyên gia hàng tồn kho.

Nhận và theo dõi hàng tồn kho

Khi hàng tồn kho mới đến, chuyên gia hàng tồn kho của bạn sẽ theo dõi nó. Họ:

• Nhận giao hàng mới và xử lý các thủ tục giấy tờ kèm theo
• Ghi lại các mặt hàng tồn kho chính xác và số tiền nhận được so với đơn đặt hàng
• Kiểm tra xem hàng hóa mới có ở trong tình trạng tốt và không bị hư hại hay không, và trả lại hàng không
• Ghi nhật ký giao hàng mới trong hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn
• Xác định và loại bỏ hàng tồn kho đã hết hạn hoặc không còn bán được
• Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho, so sánh chúng với hồ sơ bán hàng và đối chiếu chúng thường xuyên

Tóm lại, họ đảm bảo rằng mọi mặt hàng đi qua cửa kho hàng của bạn đều được hạch toán và theo dõi chính xác.

Duy trì lưu trữ

Sau khi hàng tồn kho được chấp nhận và hạch toán, chuyên gia kiểm kê của bạn sẽ đảm bảo mọi mặt hàng được kết thúc vào đúng vị trí để nhân viên của bạn có thể bổ sung các kệ hàng một cách nhanh chóng. Điêu nay bao gôm:

• Tổ chức kho hàng, bao gồm bố cục, nhóm sản phẩm và các tùy chọn giá đỡ
• Lưu trữ mỗi lần giao hàng đúng nơi và đúng cách
• Trang trí các kệ trên sàn bán hàng
• Đào tạo nhân viên bán lẻ của bạn để điều hướng kho hàng và giữ cho nó có tổ chức
• Điều chỉnh bố cục kho dự trữ dựa trên những thay đổi theo mùa về nhu cầu sản phẩm

Mục tiêu là sắp xếp hợp lý phòng lưu trữ của bạn — điều này giúp công việc của mọi người trở nên dễ dàng hơn.

Đặt hàng bổ sung

Các chuyên gia hàng tồn kho phụ trách đặt hàng cho hàng tồn kho mới. Đây là một quá trình phân lớp, bởi vì chuyên gia cần biết:

• Sản phẩm nào cần bổ sung và tần suất
• Thông tin cụ thể về chuỗi cung ứng, như mất bao lâu để sản xuất và phân phối một mặt hàng cụ thể hoặc tình trạng thiếu nguyên liệu ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng như thế nào
• Cách giữ chi phí thực hiện đơn hàng ở mức tối thiểu
• Rủi ro tồn kho quá mức hoặc tồn kho dựa trên lượng hàng tồn kho mà họ đặt hàng là lớn như thế nào

Dữ liệu bán hàng và hàng tồn kho từ hệ thống POS của bạn là rất quan trọng để dự trữ hàng kịp thời và chính xác. Các chuyên gia hàng tồn kho giỏi sẽ phụ thuộc rất nhiều vào nó.

Xử lý hàng tồn kho bị trả lại

Nếu cửa hàng của bạn trả lại hàng, chuyên gia hàng tồn kho của bạn sẽ hỗ trợ quá trình trả hàng. Điêu nay bao gôm:

• Ghi mặt hàng vào hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn
• Hoàn lại tiền cho khách hàng
• Điều tra lý do đằng sau sự trở lại
• Lưu trữ các mặt hàng đã trả lại một cách thích hợp

Một cuộc khảo sát của Doddle tiết lộ rằng 84% người tiêu dùng hình thành ý kiến ​​của họ về một nhà bán lẻ dựa trên trải nghiệm trả hàng của họ.

Với chuyên gia hàng tồn kho tận tâm, bạn có thể ưu tiên cả trải nghiệm khách hàng và hồ sơ hàng tồn kho thay đổi do trả lại hàng.

Kỹ năng của chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho

• Khả năng lưu trữ hồ sơ
• Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ
• Kỹ năng giao tiếp tốt
• Kỹ năng máy tính cơ bản

Hãy tìm kiếm những kỹ năng quan trọng này khi cân nhắc thuê chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho.

Khả năng lưu trữ hồ sơ

Những sai lầm trong quản lý hàng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng tồn kho ảo, chậm trễ vận chuyển và khiến khách hàng thất vọng – nói cách khác, chúng có thể khá tốn kém. Đó là lý do tại sao chú ý đến chi tiết là rất quan trọng.

Chuyên gia hàng tồn kho của bạn nên biết rõ về phạm vi sản phẩm của bạn, từ đó cho phép họ làm việc nhanh chóng và tránh sai lầm. Ví dụ: ghi nhật ký các đợt giao hàng mới thiết lập chính xác nền tảng cho những ngày và tuần sắp tới khi bán những sản phẩm đó. Điều này cũng cho phép chuyên gia kiểm kê dễ dàng đọc các mức tồn kho được ghi lại và thực tế, đồng thời thực hiện các điều chỉnh nếu cần.

Một chuyên gia hàng tồn kho theo định hướng chi tiết tạo ra lợi ích cho mọi mặt của cửa hàng của bạn, từ việc bán sản phẩm và khuyến mãi dịp lễ đến hỗ trợ và sự hài lòng của khách hàng.

Kỹ năng tổ chức mạnh mẽ

Các chuyên gia hàng tồn kho giới thiệu đơn đặt hàng vào kho và nhà kho. Đó là bởi vì họ xem xét các nhu cầu khác nhau của cửa hàng khi lập kế hoạch bố trí và xếp kệ kho hàng của bạn.

Họ tập trung vào việc tìm hiểu về nhu cầu sản phẩm, cách thức dự trữ hàng trong kho và rủi ro tồn kho. Điều này cho phép chuyên gia hàng tồn kho xây dựng các hướng dẫn hoạt động và các mẫu để duy trì tiêu chuẩn quản lý hàng tồn kho cao.

Tôi đơn giản hóa phạm vi chuyên gia hàng tồn kho thành hai lĩnh vực cấp cao nhất: dự báo bán hàng và bổ sung. Các quy trình sắp xếp lại khác nhau tùy theo kênh bán hàng, vì vậy nó không bao giờ là một quy trình phù hợp với tất cả; điều quan trọng đối với tôi là thấy nhóm kiểm kê của mình luôn cập nhật các sản phẩm bổ sung. Tôi đo lường nhóm của mình dựa trên: 1) mục tiêu về số lượng hàng trong ngày của chúng tôi và 2) doanh số bán hàng bị mất (do hết hàng tồn kho).

Kỹ năng giao tiếp tốt

Các mối quan hệ là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Một chuyên gia hàng tồn kho cần thường xuyên cộng tác với các nhà sản xuất, nhà cung cấp, người giao hàng, cộng tác viên bán hàng, người bán hàng trực quan, người quản lý cửa hàng và khách hàng.

Điều đó làm cho kỹ năng giao tiếp trở nên cần thiết cho công việc này. Các chuyên gia kiểm kê cần có khả năng chuyển đổi bối cảnh dựa trên môi trường làm việc mà họ đang tham gia và kết hợp tốt với các vai trò khác nhau trong nhóm của bạn. Điều này bao gồm sự đồng cảm, lắng nghe, giải quyết vấn đề, xử lý xung đột và thương lượng.

Kỹ năng máy tính cơ bản

Nhiều phần của quản lý hàng tồn kho diễn ra trên máy tính. Một số cửa hàng sử dụng bảng tính Excel để theo dõi hàng tồn kho, trong khi những cửa hàng khác có hệ thống POS tập trung kết nối khoảng không quảng cáo với dữ liệu bán hàng của họ.

Dù bằng cách nào, chuyên gia kiểm kê phải biết cách của họ về cơ sở dữ liệu, báo cáo kiểm kê và các công cụ Microsoft Office.

Các loại chuyên gia quản lý hàng tồn kho

Có một số loại chuyên gia quản lý khoảng không quảng cáo khác nhau mà bạn có thể thêm vào nhóm của mình. Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng loại nhân viên này.

Chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho

Chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho là một thuật ngữ khác của chuyên gia hàng tồn kho, vai trò mà bài viết này tập trung vào nhiều nhất. Phạm vi của vai trò này sẽ khác nhau tùy theo quy mô của cửa hàng — nhu cầu của một chuỗi cửa hàng lớn với nhiều kho hàng và hàng nghìn SKU rất khác so với nhu cầu của một cửa hàng boutique có 30 SKU.

Các chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho thường có kinh nghiệm vài năm. Họ suy nghĩ trên đôi chân của mình và có thể nhanh chóng thích nghi với môi trường và nhu cầu mới của cửa hàng, như dòng sản phẩm đang phát triển hoặc nhu cầu không thể đoán trước.

Người quản lý hàng tồn kho

Người quản lý hàng tồn kho giám sát tất cả các khía cạnh quản lý hàng tồn kho của một cửa hàng, bao gồm các chính sách, thành viên trong nhóm, quản lý chuỗi cung ứng và lập kế hoạch hàng tồn kho. Họ còn được gọi là chuyên gia quản lý hàng tồn kho.

Người quản lý khoảng không quảng cáo luôn theo dõi các quy trình kiểm kê khác nhau và tìm kiếm cơ hội để cải thiện và sắp xếp chúng. Điều này bao gồm đào tạo nhóm của họ, phát hiện sự thay đổi trong nhu cầu của khách hàng đối với một sản phẩm và phản ứng với sự tắc nghẽn của chuỗi cung ứng để tìm ra giải pháp thay thế tạm thời.

Nhân viên hàng tồn kho

Nhân viên kiểm kê là một vị trí cấp nhập cảnh trong quản lý hàng tồn kho. Nhân viên hàng tồn kho còn được gọi là cộng sự hàng tồn kho. Vai trò của họ tập trung vào việc thực hiện các quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định rõ ràng như đếm vật lý và chu kỳ, ghi lại khoảng không quảng cáo mới và điều chỉnh sự chênh lệch về lượng hàng trong kho.

Nhân viên hàng tồn kho thường có ít nhất một năm kinh nghiệm làm việc, nhưng kỹ năng máy tính (để quản lý hồ sơ nhập dữ liệu và kiểm kê) và sự nhanh nhẹn về thể chất (để quản lý việc nâng hạng nặng và / hoặc vận hành xe nâng) là rất quan trọng để một cộng sự bắt đầu và tiến bộ trong vai trò.

Cách thuê chuyên gia kiểm kê

• Viết mô tả công việc
• Đăng mở trực tuyến
• Tận dụng mạng xã hội và mạng chuyên nghiệp
• Phỏng vấn các ứng viên đủ tiêu chuẩn
• Thuê ứng viên tốt nhất
• Duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên

Hãy cùng tìm hiểu quy trình thuê chuyên gia hàng tồn kho cho doanh nghiệp của bạn.

Viết mô tả công việc

Sử dụng tiêu đề và mô tả công việc cho vai trò này để thu hút những người ứng tuyển phù hợp. Dưới đây là một số điều cần ghi nhớ:

• Làm cho tiêu đề rõ ràng, tức là “chuyên gia hàng tồn kho” hoặc “chuyên gia kiểm soát hàng tồn kho” thay vì “ngôi sao hàng tồn kho”
• Xác định vai trò bằng cách tóm tắt các kỳ vọng và văn hóa công ty tổng thể
• Liệt kê các chi tiết cụ thể của vai trò chuyên gia kiểm kê, bao gồm số SKU bạn có, chiều sâu và bề rộng sản phẩm của bạn, loại kho dự trữ bạn có, v.v.
• Có một danh sách cần phải có (ví dụ: bằng tốt nghiệp trung học, số năm kinh nghiệm) và một danh sách cần có (ví dụ: kinh nghiệm với Shopify, kinh nghiệm trong ngành của bạn)
• Nêu mức lương cho vị trí và lợi ích

Đây cũng là thời điểm quyết định xem bạn đang tìm kiếm một nhân viên toàn thời gian hay bán thời gian cho vai trò này. Bao gồm thông tin này trong mô tả công việc của bạn.

Đăng mở trực tuyến

Sử dụng các bảng việc làm như Indeed, CareerBuilder, National Retail Federation và AllRetailJobs để đăng vai trò chuyên gia hàng tồn kho mở của bạn.

Mỗi bảng công việc cung cấp các tính năng và tùy chọn giá cả khác nhau, vì vậy hãy khám phá chúng dựa trên những gì bạn cần và thu hẹp lựa chọn của bạn để phù hợp nhất.

Tận dụng mạng xã hội và mạng chuyên nghiệp

Bước ra ngoài bảng công việc truyền thống để tiếp cận với một nhóm ứng viên đa dạng hơn.

Với 79% người tìm việc sử dụng mạng xã hội để tìm việc, hãy cung cấp cho các nền tảng như LinkedIn, Twitter, Facebook và thậm chí TikTok khi tuyển dụng. Target và Alo Yoga là một trong những thương hiệu đã sử dụng “TikTok Resumes” để lấp đầy các vị trí bán lẻ.

Đừng quên khai thác mạng lưới nhân viên, gia đình, bạn bè và các hiệp hội bán lẻ hiện có của bạn để được giới thiệu ứng viên tiềm năng.

Phỏng vấn các ứng viên đủ tiêu chuẩn

Sau khi bạn thu hẹp danh sách ứng viên xuống còn những người đủ tiêu chuẩn nhất, hãy tạo một danh sách các câu hỏi bạn sẽ hỏi trong các cuộc phỏng vấn xin việc. Sử dụng các danh mục này để phát triển câu hỏi của bạn:

• Xác minh thông tin đăng nhập (“Bạn có thể cho tôi biết gì về vị trí hiện tại của bạn?”)
• Xác minh kinh nghiệm (“Hãy cho tôi biết về một dự án thành công mà bạn đã làm trước đây.”)
• Câu hỏi dựa trên năng lực (“Bạn sẽ giải quyết [một vấn đề] như thế nào?”)
• Câu hỏi về hành vi (“Bạn làm việc tốt nhất một mình hay là một phần của nhóm?”)
• Ý kiến ​​(“Bạn nghĩ công ty hiện tại của bạn có thể làm gì để cải thiện thành công của họ?”)
• Câu hỏi bên ngoài (“Bạn nghĩ mọi người trong nhóm của chúng tôi nên đọc cuốn sách nào?”)

Mục tiêu là không chỉ xác minh thông tin đăng nhập và kinh nghiệm mà còn hiểu ứng viên sẽ phù hợp với nhóm và nhu cầu cụ thể của cửa hàng bạn như thế nào.

Thuê ứng viên tốt nhất

Sau khi bạn chạy kiểm tra lý lịch, hãy đưa ra lời đề nghị cho ứng viên tốt nhất của bạn. Sử dụng các mẹo sau để tối đa hóa cơ hội họ sẽ chấp nhận:

• Thu thập thông tin về họ để bạn có thể đưa ra đề nghị phù hợp và hấp dẫn họ nhất có thể
• Đưa ra lời đề nghị không chính thức bằng lời nói để họ có cơ hội đặt câu hỏi và chia sẻ những mối quan tâm tiềm ẩn mà bạn có thể giải quyết
• Gửi thư mời qua email, bao gồm chức danh, nhiệm vụ chính, mức lương, lịch trình dự kiến ​​và điều kiện tuyển dụng

Xem hướng dẫn tuyển dụng bán lẻ của chúng tôi để biết thêm các mẹo và hướng dẫn để thuê ứng viên tốt nhất mà bạn có thể.

Duy trì cơ sở dữ liệu ứng viên

Cuối cùng, hãy đảm bảo giữ tất cả các bản lý lịch đủ tiêu chuẩn cho vai trò và nếu họ vượt qua được giai đoạn phỏng vấn, thì bạn đã hoàn thành tốt cuộc phỏng vấn.

Nhu cầu quản lý khoảng không quảng cáo của bạn có thể tăng lên khi bạn mở rộng chủng loại sản phẩm hoặc mở các địa điểm bán lẻ mới. Cơ sở dữ liệu ứng viên sẽ cung cấp cho bạn một nơi vững chắc để bắt đầu tìm kiếm những nhân viên tiềm năng mới.

Tìm một chuyên gia hàng tồn kho cho doanh nghiệp của bạn

Việc thuê một chuyên gia hàng tồn kho sẽ mang lại cho bạn sự nhẹ nhõm khi quản lý hàng tồn kho, có đúng hàng để bán và giữ cho doanh nghiệp của bạn có lãi.

Đầu tư thời gian và năng lượng để tìm hiểu những gì bạn cần từ vai trò này để bạn có thể tìm được người lý tưởng cho nó. Với các công cụ và quy trình phù hợp, việc quản lý khoảng không quảng cáo — và doanh nghiệp của bạn — sẽ phát triển mạnh.

Xem thêm: Thư ngỏ cho những người nghiện công việc: Đã đến lúc tự suy ngẫm