Cho thuê thiết bị 101: Ưu và nhược điểm (+ Các loại hình cho thuê bạn có thể sử dụng để có lợi cho mình)

Tin tốt là bạn có thể cho thuê thiết bị cho hầu hết các loại nhu cầu. Là một ngành công nghiệp trị giá 35,2 tỷ đô la được chứng kiến ​​tăng trưởng hàng năm, ngành công nghiệp cho thuê thiết bị là một cách thay thế các doanh nghiệp Hoa Kỳ đang đáp ứng nhu cầu thiết bị của họ và quản lý chi phí. 

Hướng dẫn này dành cho các doanh nghiệp đang cân nhắc việc cho thuê thiết bị. Dưới đây, chúng tôi hướng dẫn mọi thứ bạn cần biết về việc cho thuê thiết bị, tất cả những ưu và nhược điểm đi kèm và cách quyết định xem dịch vụ đó có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không. 

Cho thuê thiết bị là gì?

Cho thuê thiết bị là khi doanh nghiệp thuê thiết bị như xe cộ, công cụ hoặc máy móc từ bên thuê bên thứ ba, những người sở hữu thiết bị đó cho mục đích cho thuê. 

Cho thuê thiết bị là một cách hiệu quả để giữ cho chi phí kinh doanh ở mức thấp, và nó có thể dễ dàng hơn trong quá trình lưu trữ và thay thế thiết bị. Thay vì mua thiết bị của họ, các doanh nghiệp có thể tận dụng dịch vụ cho thuê thiết bị để chỉ thuê những thiết bị cần thiết khi có nhu cầu khác nhau. 

Hợp đồng thuê thiết bị hoạt động như thế nào?

Hợp đồng thuê thiết bị cho phép bạn trả một mức cố định trong một khoảng thời gian xác định trước để đổi lấy việc sử dụng thiết bị đó. Hợp đồng thuê là một cách hiệu quả để phổ biến việc thanh toán thiết bị như một lựa chọn dễ tiếp cận hơn về mặt tài chính so với việc mua thiết bị. 

Khi bạn ký hợp đồng cho thuê với công ty cho thuê hoặc ngân hàng, bạn có thể đảm bảo thiết bị — bất cứ thứ gì từ máy móc công nghiệp hạng nặng đến thiết bị xây dựng, v.v. — để thực hiện các hoạt động kinh doanh. Hợp đồng thuê thiết bị cũng đảm bảo bạn không lo lắng về việc thiết bị sẽ lỗi thời hoặc mất giá. 

Lợi ích của việc cho thuê thiết bị

• Giảm thiểu chi phí trả trước
• Cải thiện tính linh hoạt tài chính
• Tránh thiết bị trở nên lỗi thời

Giảm thiểu chi phí trả trước

Đặc biệt nếu bạn là công ty khởi nghiệp, giảm thiểu chi phí trả trước là một trong những cách hiệu quả nhất để đảm bảo bạn tiếp tục kinh doanh. Nếu ngành bạn hoạt động chủ yếu dựa vào thiết bị, thì ưu điểm của việc cho thuê thiết bị có thể nhiều hơn nhược điểm.

Xem thêm:  7 kiểu người mà mọi doanh nhân đều cần đến – Và cách tìm ra họ

Cải thiện tính linh hoạt tài chính

Một dòng tiền lành mạnh là rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hoạt động có lãi. Điều đó liên quan đến việc giữ cho chi phí thấp và tỷ suất lợi nhuận cao. Với việc sử dụng dịch vụ cho thuê thiết bị, tính linh hoạt tài chính của bạn tăng lên. 

Thay vì phải hạch toán chi phí mua thiết bị cũng như khấu hao và cập nhật thiết bị, bạn có thể chỉ cần thuê các loại thiết bị khác nhau khi có nhu cầu. 

Tránh thiết bị trở nên lỗi thời

Sở hữu thiết bị là điều tuyệt vời cho đến khi nó trở nên lỗi thời bởi những tiến bộ trong đổi mới. Tại thời điểm đó, thiết bị của bạn nhanh chóng trở thành một khoản nợ thay vì một tài sản. Chọn thuê thiết bị thay vì sở hữu nó đảm bảo bạn không phải đối mặt với những máy móc lỗi thời. Đó là một cách khác để duy trì tính cạnh tranh trong ngành của bạn. 

Hạn chế của việc cho thuê thiết bị

• Bạn không sở hữu thiết bị
• Bạn phải trả lãi
• Có thể tốn kém cho các doanh nghiệp mới

Bạn không sở hữu thiết bị

Không có quyền sở hữu thiết bị kinh doanh của bạn đi kèm với những hạn chế của nó. Bạn bị giới hạn về những gì bạn có thể làm với nó và bạn có thể sử dụng nó trong bao lâu. 

Bạn cũng không thể sử dụng thiết bị cho các mục đích về thuế, chẳng hạn như xóa khấu hao hoặc đủ điều kiện nhận các khoản tín dụng thuế. Từ quan điểm tài chính, lịch sử cho thuê thiết bị thay vì sở hữu nó có thể được các bên liên quan như ngân hàng và bên cho vay bên thứ ba giải thích ít thuận lợi hơn. 

Bạn phải trả lãi

Việc cho thuê thiết bị bao gồm việc trả tiền lãi bao gồm trong hợp đồng thuê. Thay vì nó là một khoản phí cố định trong suốt thời gian thuê của bạn, hầu hết các công ty đều tính lãi suất. Lãi suất có thể khác nhau, nhưng thường nằm trong khoảng từ 5% đến 20%. 

Có thể tốn kém cho các doanh nghiệp mới

Bạn có phải là một doanh nghiệp mới không có tín dụng thành lập? Việc cho thuê thiết bị có thể trở thành một quá trình khó khăn hơn. Người cho thuê muốn thấy rằng bạn có một lịch sử tín dụng lâu dài và lành mạnh. Nếu không có nó, bạn có thể phải trả trước nhiều hơn để sử dụng thiết bị cho thuê.

Các loại hình cho thuê thiết bị

• Hợp đồng thuê tài chính
• Hoạt động cho thuê thiết bị
• Cho thuê để sở hữu

Mỗi loại hình cho thuê này đều có ưu và nhược điểm.

Hợp đồng thuê tài chính

Hợp đồng thuê tài chính, thường được gọi là thuê vốn, là khi bên cho thuê sở hữu thiết bị và hợp đồng thuê được báo cáo là một tài sản. Khi kết thúc hợp đồng thuê, công ty có thể mua thiết bị đã thuê. 

Hợp đồng thuê tài chính thường được các doanh nghiệp lớn sử dụng vì nó mang lại cho họ lợi thế về thuế. Tiền lãi của một hợp đồng thuê thiết bị có thể được liệt kê như một khoản chi phí và cho phép khấu trừ thuế. Tuy nhiên, nó không dễ dàng như việc thỏa thuận đơn giá thuê. Các khoản phụ phí bổ sung vào tổng chi phí thuê thiết bị.

Chúng có thể bao gồm:

• Phí bổ sung (luôn nhớ đọc bản in rõ ràng trong hợp đồng)
• Chi phí vận chuyển thiết bị
• Bảo hiểm trách nhiệm
• Phí bảo trì thiết bị bổ sung 

Hoạt động cho thuê thiết bị

Hợp đồng cho thuê thiết bị vận hành được thiết kế để cho phép các công ty thuê thiết bị trong một khoảng thời gian được chỉ định mà không thực sự sở hữu thiết bị đó. Thiết bị theo hợp đồng thuê vận hành không nhất thiết phải được liệt kê là tài sản kinh doanh nhưng thiết bị vẫn có thể đủ điều kiện để được hưởng ưu đãi thuế. 

Bên cho thuê tạo hợp đồng cho thuê với APR đã định và các hợp đồng thuê thường được tạo trong thời gian dài hơn. Không có gì lạ khi cho thuê thiết bị từ một năm trở lên. 

GAAP (các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung) áp dụng cho các hợp đồng thuê hoạt động. Ví dụ, một lượng thời gian sử dụng thiết bị nhất định cần được ghi vào bảng cân đối kế toán của công ty. 

Cho thuê để sở hữu

Hợp đồng thuê sở hữu, đôi khi được gọi là hợp đồng thuê PUT (mua khi chấm dứt) là một cách thay thế các doanh nghiệp có thể mua thiết bị nếu họ hiện không có vốn hoặc lịch sử tín dụng để làm như vậy. Thiết lập cho thuê để sở hữu cho phép các công ty thực hiện các khoản thanh toán liên tục trong một khoảng thời gian cụ thể trước khi yêu cầu quyền sở hữu thiết bị. 

Thiết lập chung của một thỏa thuận cho thuê để sở hữu diễn ra như sau:

1. Hợp đồng cho thuê thiết bị với tùy chọn mua được tạo.
2. Tỷ lệ phần trăm của mỗi khoản thanh toán được thực hiện trong hợp đồng thuê được áp dụng cho giá mua thiết bị của bên cho thuê.
3. Người cho thuê thanh toán số dư còn lại trên thiết bị sau khi hết hợp đồng thuê.
4. Nếu công ty quyết định không mua thiết bị sau khi hợp đồng thuê hết hạn, bên cho thuê yêu cầu quyền sở hữu thiết bị và các khoản thanh toán được tích lũy trên đó. 

Nếu đến thời điểm hợp đồng thuê, một doanh nghiệp không sẵn sàng mua thiết bị, họ có quyền lựa chọn gia hạn hoặc đồng ý ký một hợp đồng thuê khác. Hợp đồng cho thuê để sở hữu có thể là một giải pháp thay thế khả thi cho các doanh nghiệp đang phát triển đòi hỏi máy móc hạng nặng nhưng không có đủ điều kiện để tham gia một khoản vay truyền thống. 

Nhà cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị

• Ngân hàng
• Đại lý thiết bị
• Công ty cho thuê
• Người môi giới

Các đơn vị cho thuê thiết bị phổ biến nhất bao gồm ngân hàng, đại lý thiết bị, công ty cho thuê và nhà môi giới. Đây là những gì bạn nên biết về từng cái. 

Xem thêm: 3 cách đơn giản để bạn có thể được đào tạo về tài chính miễn phí

Ngân hàng

Giống như các ngân hàng cho vay mua ô tô hoặc thế chấp, một số cũng cho vay thiết bị trên hầu hết mọi thứ, từ máy tính đến thiết bị văn phòng, và thậm chí cả thiết bị sản xuất. Sau khi bạn ký kết hợp đồng thuê, bạn sẽ trả cho ngân hàng một khoản thanh toán theo lịch trình trong suốt hợp đồng thuê của bạn trong khi ngân hàng giữ quyền sở hữu thiết bị của bạn. 

Đại lý thiết bị

Với các đại lý thiết bị truyền thống, bạn phải trả lãi cộng với phí cho bất kỳ thiết bị nào được thuê. Các đại lý thiết bị chỉ dành riêng cho việc kinh doanh mua và cho mượn cả thiết bị đã qua sử dụng và thiết bị mới cho các công ty khác nhau. 

Công ty cho thuê

Các công ty cho thuê cung cấp dịch vụ cho thuê thiết bị cho các doanh nghiệp với mức cố định trong một khoảng thời gian nhất định. 

Người môi giới

Các nhà môi giới đại diện cho công ty của bạn thông qua quá trình cho thuê và nói chuyện với người cho vay thay mặt bạn và được thanh toán thông qua hoa hồng. Sử dụng một nhà môi giới trong quá trình cho thuê có thể là một cách để tìm các hợp đồng cho thuê tốt hơn nhanh hơn. 

Mẹo cho thuê thiết bị

• Rà soát chặt chẽ bên cho thuê
• Xác định chi phí trả trước
• Thảo luận về tính linh hoạt của các điều khoản tài chính
• Xem xét tác động của thuế

Hãy làm theo những lời khuyên sau để tìm được hợp đồng thuê thiết bị phù hợp với bạn và doanh nghiệp của bạn.

Rà soát chặt chẽ bên cho thuê

Trước khi ký hợp đồng thuê với bên cho thuê, hãy xem xét kiểm tra lịch sử thanh toán, hệ thống thanh toán và bất kỳ vụ kiện tụng nào đang chờ xử lý, vì đây có thể là những dấu hiệu mạnh mẽ cho thấy sự thành công của hợp đồng thuê. Một phần của việc thực hiện công việc từ trước là xem xét kỹ lưỡng người cho thuê cũng đảm bảo bạn có thể thiết lập một mối quan hệ lâu dài, nơi bạn có thể giao tiếp rõ ràng.

Xác định chi phí trả trước

Chi phí ẩn ở khắp mọi nơi và nó không khác gì đối với các hợp đồng cho thuê thiết bị. Danh sách các chi phí hợp đồng cho thuê ít rõ ràng hơn có thể bao gồm: 

• Phí khởi tạo: Đây là khoản phí được tính cho quy trình đăng ký ban đầu của hợp đồng thuê thiết bị, đóng vai trò là khoản thanh toán để thiết lập giao dịch. 
• Phí xử lý tài liệu: Phí này được tính cho tất cả các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc thiết lập một hợp đồng thuê hợp pháp. 
• Phí cam kết: Một khoản phí được trao cho người cho vay vì họ sẵn sàng ký kết hợp đồng cho thuê. 
• Đặt cọc cho thuê: Thường được yêu cầu nếu lịch sử tín dụng của công ty không ở trạng thái tốt. Số tiền đặt cọc được trừ vào tiền gốc. 
• Hình phạt thanh toán sớm: Khoản thanh toán trước hoặc “điều khoản duy trì lợi nhuận” thường được bao gồm trong các điều khoản cho thuê. Bên thuê sẽ đồng ý chịu các khoản phạt thanh toán sớm có thể là tỷ lệ phần trăm của tổng số tiền thuê hoặc số dư còn lại trên hợp đồng thuê. 
• Thanh toán nợ và phí trả chậm: Cũng giống như các hợp đồng thuê nhà khác, phí thanh toán chậm có thể được áp dụng. 

Trước khi đi sâu vào một hợp đồng cho thuê lớn, dành thời gian để đọc qua các hợp đồng là rất quan trọng để hiểu những khoản phí nào được áp dụng cho quy trình từ đầu đến cuối. Bằng cách này, bạn sẽ không ngạc nhiên về khoản tiền phạt trả sớm mà bạn không hề hay biết trong thời gian thuê. 

Thảo luận về tính linh hoạt của các điều khoản tài chính

Cho dù bạn đang cho thuê từ ngân hàng, nhà môi giới hay công ty cho thuê truyền thống, điều quan trọng là phải thảo luận kỹ lưỡng về bất kỳ tính linh hoạt nào có thể được cung cấp trong quá trình cấp vốn.

Ví dụ: nếu bạn đang xem xét thiết lập cho thuê để sở hữu, bạn có thể nộp đơn xin gia hạn khi kết thúc hợp đồng thuê trong trường hợp doanh nghiệp của bạn không có đủ tài chính để mua thiết bị không? Bạn có thể gia hạn hợp đồng thuê nhà không? 

Thảo luận về mức độ linh hoạt của tình huống cho thuê để đảm bảo bạn đang lập kế hoạch cho các tình huống tốt nhất và trường hợp xấu nhất. Vì thiết bị có thể là một trong những phần tốn kém nhất trong việc vận hành một doanh nghiệp, nên các khoản nợ phải trả tài chính đi kèm với việc cho thuê có thể cao. Tuy nhiên, thảo luận về tính linh hoạt của các điều khoản tài chính của bạn có thể giúp giảm thiểu rủi ro đó. 

Xem xét tác động của thuế

Có thể lập luận rằng có nhiều giá trị hơn trong việc mua quyền truy cập để sử dụng thiết bị hơn là sở hữu nó. Bên cạnh những lợi ích về dòng tiền, nhiều tác động về thuế khiến việc cho thuê trở thành một lựa chọn hấp dẫn đối với tất cả các loại hình công ty. 

Khi quyết định thuê hay mua thiết bị, hãy cân nhắc các tác động về thuế như: 

• Hợp đồng thuê tài chính cho phép bạn giữ lại lợi ích khấu hao
• Hoạt động cho thuê có thể giúp bạn tránh một số tình huống chịu thuế nhất định
• Nếu bạn đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể, bạn có thể xóa toàn bộ khoản thanh toán thuê như một khoản chi phí kinh doanh

Khi bạn đưa ra quyết định về việc cho thuê hay mua ngay thiết bị của mình, việc xem xét các tác động thuế ngắn hạn và dài hạn đi kèm với nó là một trong những phần quan trọng nhất của quá trình kiểm tra. Cuối cùng, nó sẽ giúp bạn quyết định liệu đó có phải là kịch bản tài chính tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và giai đoạn phát triển của nó hay không. 

Cho thuê thiết bị có phù hợp với doanh nghiệp của bạn không?

Có rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp chọn thuê thiết bị của họ thay vì mua nó. Tuy nhiên, một số hạn chế cũng có thể áp dụng.

Việc cho thuê thiết bị có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không phụ thuộc vào một số yếu tố, bao gồm ngành bạn hoạt động, kế hoạch tài chính dài hạn của bạn trông như thế nào và liệu chi phí mua thiết bị, thuê thiết bị hay lựa chọn sự kết hợp của cả hai. Tìm kiếm nhanh trên Google có thể giúp bạn xác định phạm vi các công ty cho thuê trong khu vực của bạn.