Chi phí hạ cánh là gì? Cách tính toán nó và tại sao nó lại quan trọng trong thương mại điện tử

Chi phí thực sự của việc vận chuyển một gói hàng đến trước cửa nhà khách hàng của bạn là bao nhiêu? Nó không chỉ là tem nhãn vận chuyển bạn mua và dán vào hộp hoặc phong bì của bạn. Nó vượt xa số tiền bạn đầu tư vào vật liệu hoặc kho lưu trữ hàng tồn kho. Có hàng tá khoản phí và chi phí tiềm năng cần thiết để đưa sản phẩm của bạn từ nhà cung cấp đến tận cửa khách hàng của bạn. Mỗi xu bạn đưa vào chuỗi cung ứng của mình là những gì tạo nên chi phí hạ cánh của bạn.

Biết được chi phí hạ cánh của bạn là cực kỳ quan trọng để điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử có lãi. Dưới đây, chúng tôi kiểm tra chính xác những gì nó đòi hỏi, cách tính toán nó và cách bạn có thể giảm nó xuống để tiết kiệm cho mình một số tiền.

Định nghĩa chi phí cố định

Chi phí hạ cánh là tổng chi phí đầu tư vào một sản phẩm vào thời điểm nó được giao cho người mua.

Mục đích của chi phí hạ cánh là để tính toán tổng đầu tư vào sản phẩm của bạn. Sau đó, bạn có thể so sánh nó với doanh thu của mình để đảm bảo doanh nghiệp của bạn thực sự có lãi hoặc có khả năng sinh lời.

Nếu bạn đang điều hành doanh nghiệp thương mại điện tử của riêng mình, bạn nên ước tính chi phí hạ cánh trước khi bắt đầu vận chuyển sản phẩm để đảm bảo bạn không tự đào sâu vào lỗ tài chính. Sau đó, bạn có thể xem xét chi phí hạ cánh thực tế của mình khi việc giao hàng đang được thực hiện để xác nhận rằng bạn đã hoàn thành tốt việc chạy các con số.

Cách tính chi phí hạ cánh

Tính toán chi phí hạ cánh của bạn là một bài tập trong việc ghi sổ kế toán tốt. Bạn cần phải dự đoán và kiểm toán các khoản chi tiêu của mình để xác định tất cả các chi phí riêng lẻ đi vào việc di chuyển hàng tồn kho của bạn từ cảng này sang cửa hàng khác, như họ nói.

Tất nhiên, điều này nói thì dễ hơn làm. Thật khó để dự đoán chi phí vận chuyển vì bạn không bao giờ biết người mua của bạn sẽ sống ở đâu. Gần như không thể dự đoán được các yếu tố như đại dịch toàn cầu gây ra sự gia tăng lớn trong chi phí chuỗi cung ứng. Nhưng điều đó không có nghĩa là bài tập không đáng để thực hiện. Tính toán chi phí hạ cánh cho phép các doanh nhân hiểu rộng hơn về cách doanh nghiệp của họ đang hoạt động để xác định rủi ro hoặc cơ hội và điều chỉnh cho phù hợp.

Công thức chi phí hạ cánh

Chi phí hạ cánh không phải là một môn khoa học hoàn hảo và sẽ khác nhau đối với mọi doanh nghiệp. Nhưng nói chung, khi tính toán chi phí hạ cánh, bạn muốn bao gồm tất cả các yếu tố trong công thức sau.

Chi phí sản xuất

+ Chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu và phí

+ Tất cả các chi phí liên quan đến vận chuyển, bao gồm cả bảo hiểm

+ Mọi chi phí chung

+ Mọi khoản phí hoặc thuế còn lại

———————————

= Chi phí hạ cánh

Hãy xem xét từng yếu tố chi tiết hơn một chút:

Chi phí sản xuất

Đây là một trong những cái đơn giản hơn. Nó đại diện cho giá hàng hóa của bạn. Thông thường, bạn có một mức giá toàn bộ, được thương lượng trước với nhà cung cấp của mình, vì vậy điều này không quá khó để tính toán. Điều đó nói rằng, hãy lưu ý các khoản phí cao điểm tiềm ẩn hoặc phí phụ và xây dựng chúng vào phân tích chi phí hạ cánh của bạn.

Chi phí vận chuyển, thuế nhập khẩu và phí

Điều này thể hiện tất cả các chi phí liên quan đến việc chuyển hàng tồn kho của bạn từ nhà cung cấp đến kho hàng của bạn hoặc đối tác hậu cần bên thứ ba. Nếu bạn đang làm việc với các nhà cung cấp địa phương, điều này có thể không quá khó, nhưng nếu bạn nhập khẩu hàng hóa của mình ra quốc tế, như thường thấy trong thương mại điện tử, thì có nhiều điều cần xem xét hơn. Vận chuyển hàng hóa có thể tốn kém và bạn cần cân nhắc mức độ tối ưu hóa không gian trong các thùng chứa hoặc thùng chứa. Làm việc với một công ty giao nhận hàng hóa có thể là đặt cược tốt nhất của bạn nhưng đó là một khoản phí khác để thử và vạch ra. Phí và thuế hải quan khác nhau tùy theo quốc gia và danh mục sản phẩm, vì vậy bạn thực sự cần nghiên cứu và xác định những điều khoản áp dụng cho bạn — hoặc làm việc với chuyên gia (lại phát sinh thêm chi phí).

Chi phí vận chuyển

Chi phí tem nhãn và vật liệu vận chuyển nên được tính ở đây, nhưng cũng có bảo hiểm vận chuyển cần xem xét (nếu bạn cung cấp). Tùy thuộc vào nơi người mua của bạn ở, bạn cũng có thể cần phải quyết định trả trước thuế hoặc chuyển các chi phí đó cho người mua. Danh mục chi phí vận chuyển đặc biệt quan trọng nếu bạn đang cân nhắc cung cấp dịch vụ giao hàng miễn phí cho người mua.

Chi phí chung

Lương nhân viên và tiền làm thêm giờ. Chi phí lưu kho hoặc kho bãi. Vật liệu vận chuyển. 3PL và các khoản phí đối tác khác. Hãy nghĩ đến tất cả các chi phí chung còn lại cần thiết để quản lý khoảng không quảng cáo của bạn và ghi lại chúng. Bây giờ là phần khó khăn: Rõ ràng tất cả các chi phí chung của bạn không thể được quy cho một mục duy nhất. Bạn sẽ cần phải xem xét cách bạn chia nhỏ các chi phí này để phân bổ một phần của chúng cho một phần hàng tồn kho. Nó có thể đơn giản như chia tổng chi phí hàng tháng cho số lượng mặt hàng riêng lẻ bạn bán trong một tháng. Tìm công thức phù hợp với bạn.

Phí và thuế còn lại

Bạn có cần giấy phép xuất khẩu để bán hàng hóa của mình ra quốc tế không? Bạn có nghĩ rằng bạn sẽ phải trả thêm bất kỳ chi phí nào cho những thứ như vận chuyển hàng hóa trễ hạn, lỗi hoặc hủy chuyến hàng không? Bạn đã xem xét tất cả các loại thuế áp dụng cho khu vực tài phán cụ thể của mình chưa? Tất cả các khoản phí này cần được xem xét và tích hợp vào chi phí hạ cánh của bạn.

Bây giờ, nhìn vào danh sách ở trên, rõ ràng là công thức này cần được điều chỉnh tùy thuộc vào việc bạn đang xem xét chi phí hạ cánh của một mặt hàng riêng lẻ hay cho một nhóm mặt hàng. Ví dụ, bạn có thể muốn xem chi phí hạ cánh của một lô hàng. Nó thực sự phụ thuộc vào doanh nghiệp cụ thể của bạn.

Ví dụ về chi phí hạ cánh

Hãy tưởng tượng bạn là một thương hiệu quần áo bán áo thun Made in USA. Mỗi chiếc áo phông có giá 2 đô la để sản xuất và bạn bán chúng với giá 20 đô la. Một khoản lãi 18 đô la cho mỗi chiếc áo sơ mi, phải không? Không, không hoàn toàn. Chúng ta hãy xem xét chi phí hạ cánh.

Chi phí sản xuất $ 2 cho mỗi chiếc áo sơ mi

$ 1 chi phí vận chuyển đến kho của bạn (không tính phí nhập khẩu vì chúng được sản xuất trong nước)

Phí vận chuyển cố định $ 2, bao gồm bảo hiểm cơ bản

Xấp xỉ $ 0,5 trong phí lưu kho và lương nhân viên kho của bạn (được phân bổ theo tỷ lệ trên tất cả hàng tồn kho của bạn)

$ 0,88 Phí giao dịch Shopify (2,9% + 30 ¢) – điều này giả định một áo phông cho mỗi giao dịch

————————————

$ 6,38 = Chi phí hạ cánh

Có mức tăng 219% giữa chi phí sản xuất và chi phí hạ cánh của bạn trong ví dụ này. Con số đó đại diện cho 25% những gì bạn đã đánh dấu ban đầu là lợi nhuận — một sự khác biệt đáng kể đối với khả năng sinh lời của bạn.

Tại sao chi phí hạ cánh lại quan trọng đối với các doanh nghiệp thương mại điện tử

Để đảm bảo bạn có lãi

Điều hành một doanh nghiệp thành công có nghĩa là bạn phải quan tâm đến tài chính của mình. Chi phí cố định là một trong những chỉ số tốt nhất cho thấy tiền sẽ đi ra ngoài — điều này khá quan trọng khi bạn đang cố gắng tính toán số tiền đang đổ vào. Để đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang hoặc có tiềm năng sinh lời, bạn cần phải theo dõi chi phí hạ cánh của bạn.

Để xác định khả năng mở rộng quy mô của bạn

Mỗi khi bạn xem xét một sản phẩm mới, một đợt ra mắt mới, một chiến dịch mới, một khoản giảm giá mới, một khoản chi phí mới, thì bạn cần phải xem xét khoản đầu tư đó có liên quan đến lợi nhuận tiềm năng hay không. Có sẵn các tính toán chi phí hạ cánh giúp bạn đưa ra những quyết định nhanh hơn và dễ dàng hơn rất nhiều. Khi bạn biết mình đang đầu tư bao nhiêu, bạn sẽ biết mình có thể ăn bao nhiêu vào lợi nhuận để có thể tạo ra sự tăng trưởng dài hạn và mở rộng quy mô kinh doanh của mình.

Để các đối tác có trách nhiệm giải trình

Bắt đầu mối quan hệ kinh doanh với một công ty giao nhận hàng hóa hoặc nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba, bạn sẽ luôn đồng ý về các khoản phí và lệ phí trả trước. Điều đó không có nghĩa là bạn vẫn không nên theo dõi các chi phí đó hàng tháng ở mức tối thiểu. So sánh chi phí hạ cánh ước tính của bạn với chi phí hạ cánh thực tế và tìm kiếm sự khác biệt. Nếu có sự khác biệt về số tiền bạn dự kiến ​​sẽ trả cho một trong các đối tác của mình và số tiền họ thanh toán cho bạn, hãy đi sâu vào các con số chi tiết hơn.

Điều này không có nghĩa là các đối tác của bạn sẽ cố tình tính phí quá cao cho bạn hoặc có bất kỳ mục đích xấu nào. Bạn có thể thấy rằng bạn đang thiếu các cam kết, chậm trễ giao hàng hoặc gây ra các khoản phí bổ sung. Nhưng bạn muốn có thể có những cuộc trò chuyện và để có được những lời giải thích và điều chỉnh khi cần thiết.

Để xác định các cơ hội để tối ưu hóa

Nói về việc điều chỉnh, bạn nên luôn tìm cách để tối ưu hóa hoạt động hậu cần của mình. Việc tính toán chi phí hạ cánh có thể cho bạn biết nơi bạn đang đầu tư nhiều tiền nhất và nơi mà ước tính của bạn thường xuyên bị sai lệch. Đây là những tín hiệu mà bạn có thể sử dụng để đi và xác định các cơ hội để cải thiện. Có thể bạn sẽ tìm được các nhà cung cấp giá cả phải chăng hơn, tính giá vận chuyển phù hợp hơn hoặc làm việc với chuyên gia để giảm bớt nhiệm vụ của mình. Những thứ này sẽ không rơi vào lòng bạn — bạn cần phải săn lùng chúng. Và chi phí hạ cánh của bạn là cách hoàn hảo để bắt đầu.

Cách cải thiện chi phí hạ cánh của bạn

Sử dụng phân phối hàng tồn kho

Khoảng 60% người tiêu dùng dự kiến ​​giao hàng trong ngày, ngày hôm sau hoặc hai ngày. Và 46% người tiêu dùng cho biết họ có nhiều khả năng mua hàng với giao hàng miễn phí.

Ai đó phải trả tiền vận chuyển và việc đưa hàng đến tận nhà khách hàng trong vòng chưa đầy hai ngày không phải là điều dễ dàng. Nhưng phân phối hàng tồn kho có thể giúp bạn đáp ứng những nhu cầu này trong khi vẫn kiểm tra chi phí hạ cánh.

Phân phối hàng tồn kho về cơ bản là việc định vị hàng hóa của bạn ở nhiều địa điểm hoặc nhà kho để chúng đến gần khách hàng hơn. Khoảng cách gần có nghĩa là thời gian vận chuyển nhanh hơn và phí vận chuyển thấp hơn. Trên thực tế, việc phân phối khoảng không quảng cáo có thể giảm chi phí vận chuyển tới 25%. Đó là những khoản tiết kiệm mà bạn có thể chuyển cho khách hàng của mình, tạo ra trải nghiệm mua hàng khiến họ quay trở lại.

Tận dụng các công nghệ mới nổi

Thật khó để cải thiện chi phí hạ cánh của bạn nếu bạn đang gặp khó khăn khi làm việc với phần mềm và công nghệ lỗi thời. Mỗi năm hoạt động hậu cần ngày càng phức tạp hơn. Mặc dù những công nghệ mới nổi này thường đi kèm với cái giá phải trả, nhưng chúng có xu hướng trả lại gấp mười lần theo thời gian.

Từ việc sử dụng AI để tối ưu hóa việc phân phối hàng tồn kho của bạn đến việc sử dụng các phương pháp sản xuất hiệu quả hơn về chi phí ở phía cung ứng, việc tìm kiếm công nghệ phù hợp có thể mang lại lợi ích cho lợi nhuận của bạn.

Tìm đối tác phù hợp

Logistics là một khoản đầu tư khổng lồ — có thể là khoản đầu tư lớn nhất đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử. Việc tìm kiếm các đối tác phù hợp có thể có tác động lớn đến chi phí hạ cánh của bạn.

3PL của bạn có nhà kho nằm gần cơ sở khách hàng của bạn không? Họ có thương lượng trước mức giá với các nhà mạng không? “Có” cho cả hai câu hỏi này có thể giúp bạn và khách hàng của bạn tiết kiệm đáng kể tiền. Bạn có phải là một doanh nghiệp thời vụ nhận thấy nhiều vòng quay hàng tồn kho? Đảm bảo các đối tác của bạn không tính thêm phí cho mỗi chuyến hàng đến nếu không mọi thứ sẽ trở nên đắt đỏ.

Đây chỉ là một vài ví dụ, nhưng có hàng tá cân nhắc khi chọn đối tác phù hợp.

Cố gắng tìm các đối tác vận chuyển hàng hóa và hậu cần có kinh nghiệm với thương mại điện tử và ngành dọc của bạn cụ thể. Bạn cũng muốn tìm các đối tác để tìm kiếm cơ hội tối ưu hóa hậu cần cho bạn. Bạn có thể không phải là một chuyên gia về chuỗi cung ứng, nhưng họ phải như vậy. Ai tốt hơn để xác định các cách giúp bạn tiết kiệm tiền?

Hãy hạ cánh nhẹ nhàng

Bây giờ bạn đã hiểu chi phí hạ cánh là gì và tại sao nó lại quan trọng, bạn có thể bắt đầu cố gắng tối ưu hóa chi phí của mình.

Nếu bạn muốn cải thiện chi phí hạ cánh của mình thông qua phân phối hàng tồn kho, các công nghệ mới nổi và các đối tác tuyệt vời, Shopify Fulfillment Network có thể giúp đỡ.

Các tính năng của Shopify Fulfillment Network bao gồm

• Bảo hiểm vận chuyển trong 2 ngày trên hầu hết Hoa Kỳ
• Quản lý và phân phối hàng tồn kho tự động
• Công nghệ quản lý kho hàng tiên tiến và tích hợp toàn bộ cửa hàng Shopify
• Hợp tác với công ty giao nhận hàng hóa Flexport để tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn
• Lợi nhuận dễ dàng, được quản lý bởi Shopify
• Không có phí lưu trữ cho các mặt hàng được bán trong vòng sáu tháng
• Không có phí ký kết hoặc phí theo mùa

Sẵn sàng để giảm chi phí hạ cánh của bạn? Bắt đầu với Shopify Fulfillment Network.