Cải thiện hỗ trợ khách hàng thông qua thiết kế đồ họa

Làm việc với mọi người thật khó. Cố gắng thiết kế có thể hỗ trợ nhóm hỗ trợ của bạn trong một số cuộc trò chuyện phức tạp hơn của họ thậm chí còn khó hơn. Đã dành hơn 5 năm qua để làm việc với nhiều khách hàng về các giải pháp hỗ trợ thuê ngoài của họ tại Influx, chúng tôi đã tích lũy được kha khá bí quyết khi làm hài lòng công chúng.

Thường xuyên hơn không, việc hỗ trợ khách hàng của bạn không chỉ phức tạp mà còn có thể là một phần khá lớn về mặt cảm xúc để điều hướng. Mặc dù một phần lớn trong việc thiết lập khách hàng của bạn để thành công là có đội ngũ phù hợp để giảm bớt những căng thẳng đó, nhưng người hùng thầm lặng trong việc giữ cho khách hàng của bạn hài lòng cũng dễ dàng như một cách tiếp cận chủ động, tập trung vào thiết kế.

Tôi đã tổng hợp năm lĩnh vực tập trung vào hỗ trợ hàng đầu, nơi việc trau dồi sự chú ý về thiết kế của bạn sẽ cho phép nhóm hỗ trợ của bạn có những cuộc trò chuyện tốt hơn bằng cách làm dịu cú đánh trước khi những cuộc trò chuyện này diễn ra.

Các trang “Gặp gỡ nhóm”
–

Chúng tôi đã đề cập đến nó trong mọi cuộc phỏng vấn trên blog của chúng tôi theo đúng nghĩa đen: hỗ trợ ngày càng trở nên tự động hơn. Mặc dù đây có thể là một chiến thắng nhanh chóng về mặt hoạt động (đọc: về mặt kinh tế), nhưng nó có xu hướng để lại vị chua trong miệng khách hàng của bạn.

Một cách nhanh chóng và dễ dàng để làm nổi bật sự thật rằng nhóm của bạn đang sống như con người là làm nổi bật họ trên trang web của bạn. Cho dù thông qua trang “Gặp gỡ nhóm” được bổ sung đầy đủ hoặc đồ họa nhóm chung ngẫu nhiên nằm rải rác trong toàn cảnh kỹ thuật số của bạn, việc đặt nhóm của bạn lên hàng đầu và trung tâm sẽ làm nên điều kỳ diệu khi nhắc nhở khách hàng của bạn các thành viên trong nhóm của bạn là con người trước khi đưa ra lời than phiền của họ. Điều nào (giữa bạn và tôi) có thể làm cho những bất bình của khách hàng được quản lý dễ dàng hơn rất nhiều.

Trung tâm trợ giúp
–

Phần trợ giúp của bạn thường có thể là một khu vực bị bỏ qua cho sự tinh tế trong thiết kế — nhưng nó không nên như vậy. Mặc dù đây không phải là gợi ý: “Tô màu chuối, tô màu quá nhiều với các nhân vật dễ thương, tạo sự nổi bật với các tiêu đề kiểu cách quá mức và tất cả những gì hét lên GRAAAAAAPHICS”, bạn nên lưu ý rằng trung tâm trợ giúp của bạn thường xuyên hơn không phải là điểm đến căng thẳng và thất vọng đang sôi sục.

Tại Influx, khi làm việc với khách hàng của mình, chúng tôi cố gắng củng cố rằng luôn đặt thiết kế lên hàng đầu, đảm bảo Trung tâm trợ giúp gọn gàng, ngăn nắp và dễ điều hướng.

Nếu bạn muốn tiến xa hơn từ thiết kế sạch sẽ, thì việc thêm một số tính cách thương hiệu vào khu vực này có thể nâng tầm hoạt động lâm sàng lên một trải nghiệm thú vị và hấp dẫn cho tất cả những ai thấy mình cần hỗ trợ – tức là khách hàng của bạn.

404 Trang
–

Trang 404 về cơ bản là một vị trí mà bạn đang nói với người dùng của mình, “Bạn đã nhấp vào một liên kết bị hỏng … bạn ngớ ngẩn.” Đó là điểm đến dành riêng cho sự thất vọng, bối rối và thường là – sự hối tiếc sâu sắc. Mặc dù đây có thể không phải là trang điển hình mà bạn sẽ liên kết với bộ phận hỗ trợ khách hàng, nhưng trang 404 được thiết kế tốt có thể giúp xoa dịu tất cả các loại rắc rối của khách hàng.

Trong những năm gần đây, các nhóm đã rất vui khi sử dụng cơ hội để gây bất ngờ cho người dùng và biến những gì được coi là trải nghiệm tiêu cực thành tích cực. Làm cho công việc xoa dịu sự thất vọng kiểu 404 của bạn dễ dàng hơn một chút nếu và khi khách hàng liên hệ.

Chữ ký email
–

Bất động sản thường bị bỏ qua để làm lóa mắt và làm hài lòng khách hàng của bạn là chữ ký email của bạn. Trong thời đại kỹ thuật số và giao tiếp dính như bóng bàn, dấu chân kỹ thuật số của bạn là nơi hoàn hảo để để lại ấn tượng lâu dài.

Tại Influx, chúng tôi gần đây đã thống nhất cách tiếp cận của các nhóm đối với chữ ký. Mục đích của việc này là làm nổi bật đội ngũ chuyên nghiệp, hoạt động đa dạng và toàn cầu của chúng tôi. Vì chúng tôi tồn tại với tư cách là một bộ phận hỗ trợ khách hàng trải dài bốn múi giờ với các chức năng hỗ trợ khác nhau, chúng tôi cảm thấy điều quan trọng là phải gắn kết nhóm lại với nhau từ góc độ thương hiệu, nhưng cũng thông báo rõ ràng chúng tôi đang ở đâu trên thế giới để hoàn toàn minh bạch cho khách hàng của chúng tôi .

Nếu bạn muốn đi theo khía cạnh hơi hoang dã của thiết kế, thì việc dựa vào cách tiếp cận 99designs có thể là hướng đi phù hợp cho bạn. Trong khi vẫn rõ ràng và mang tính giao tiếp, khu vực này vẫn dành chỗ cho sự cá tính và vui vẻ, tạo cho người gửi một dấu ấn cá tính trong những gì thường có thể cảm thấy là một luồng giao tiếp vô diện.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)
–

Khi hướng tới việc nâng cao các cuộc trò chuyện hỗ trợ, việc tạo ra một số chủ đề xứng đáng nhất cho cuộc trò chuyện của bạn là lợi ích tốt nhất của bạn. Các nghiên cứu cho thấy 90% thông tin truyền đến não của bạn là hình ảnh và được xử lý với tốc độ nhanh hơn 60.000 lần so với văn bản. Tại sao phải chiến đấu với những con số đó và bắt mọi người đọc mọi thứ?

Nếu bạn đang tìm thấy một số cuộc trò chuyện hỗ trợ thú vị nhất của mình xoay quanh các chủ đề hàng ngày như cách bạn làm việc hoặc chính sách hoàn lại tiền của bạn là gì, hãy cung cấp cho những đoạn thông tin đó một cách sống động bằng cách chuyển chúng thành hình ảnh minh họa đầy đủ thông tin. Nó sẽ giúp cơ sở khách hàng của bạn dễ hiểu hơn và — khi thực hiện thành công — giảm khối lượng để hỗ trợ.

Làm nổi bật đồ họa cho các trang có vẻ nhàm chán
–

Dựa vào đồ họa có điểm nhấn để kích thích khách hàng với cá tính bất ngờ có thể chứng minh một công thức chiến thắng không kém, đặc biệt là khi sử dụng nội dung mang phong cách thông tin, nhạt nhẽo và tạo cho nó một sự sống động. Nó không chỉ làm cho trang của bạn nổi lên, mà (như đã xác định trước đó), nó sẽ giúp khán giả của bạn nắm bắt rõ hơn những gì bạn đang cố gắng truyền đạt bằng cách kích thích bộ não của họ thực sự tiêu hóa thông tin trong tầm tay.

Việc cho phép khách hàng của bạn lưu giữ thông tin cần thiết — có thể là về giá cả, Câu hỏi thường gặp hoặc tính năng sản phẩm — sẽ giúp những người hỗ trợ của bạn làm việc tốt nhất của họ. Thiết lập người dùng của bạn để thành công vô tình thiết lập nhóm của bạn để thành công và bản thân nó là mục tiêu!

–

Influx cung cấp dịch vụ khách hàng như một dịch vụ dành cho các thương hiệu và công ty công nghệ sử dụng hoạt động hỗ trợ hoàn chỉnh theo yêu cầu, hoạt động 24/7, mọi ngày trong năm (kể cả ngày lễ). Hoạt động này bao gồm các đại lý và người quản lý làm việc trên tất cả các múi giờ, đào tạo tự động, QA, dữ liệu và thông tin chi tiết. Nghe có vẻ thú vị? Hãy liên hệ với Influx để tìm hiểu thêm.