Cách viết Thông cáo Báo chí (+ Mẫu miễn phí)

Muốn bằng chứng? Một câu chuyện duy nhất trên The New York Times đã biến Beardbrand từ một blog dành cho những người để râu thành một công ty lớn trong ngành sản phẩm chải chuốt dành cho nam giới.

Nhưng làm thế nào để bạn biến điều đó thành hiện thực cho doanh nghiệp của mình? Làm thế nào để bạn thu hút sự chú ý của tin tức địa phương của bạn, chứ đừng nói đến các ấn phẩm như The New York Times ? Bạn có thể chỉ cần tập trung vào công việc kinh doanh của mình và hy vọng bạn thu hút được sự chú ý của phóng viên, hoặc bạn có thể đẩy nhanh quá trình bằng cách viết một thông cáo báo chí.

Miễn phí: Mẫu Thông cáo Báo chí

Để giúp bạn bắt đầu, chúng tôi đã tổng hợp mẫu này để giúp bạn cấu trúc câu chuyện của mình bằng cách sử dụng định dạng thông cáo báo chí phổ biến. Bạn có thể thay thế từng thành phần bằng thông tin của riêng bạn và điều chỉnh nó theo nhu cầu của bạn.

Nhận mẫu ngay bây giờ

Nhận mẫu thông cáo báo chí được gửi ngay đến hộp thư đến của bạn.

Gần đến nơi rồi: vui lòng nhập email của bạn vào bên dưới để có quyền truy cập ngay lập tức.

Chúng tôi cũng sẽ gửi cho bạn thông tin cập nhật về các hướng dẫn giáo dục mới và những câu chuyện thành công từ bản tin Shopify. Chúng tôi ghét SPAM và hứa sẽ giữ an toàn cho địa chỉ email của bạn.

Cảm ơn đã đăng kí. Bạn sẽ sớm nhận được các mẹo và tài nguyên miễn phí. Trong thời gian chờ đợi, hãy bắt đầu xây dựng cửa hàng của bạn với bản dùng thử Shopify miễn phí trong 14 ngày.

Bắt đầu

Thông cáo báo chí / thông cáo tin tức là gì?

Thông cáo báo chí là một tài liệu thông báo một câu chuyện đáng tin về thương hiệu của bạn mà phương tiện truyền thông có thể muốn đưa tin và cung cấp tất cả thông tin thích hợp mà một phóng viên hoặc biên tập viên cần.

Một số cửa hàng sẽ chia sẻ tin tức của bạn chỉ dựa trên thông cáo báo chí. Vào những lần khác, họ sẽ liên hệ với bạn để sắp xếp một cuộc phỏng vấn hoặc sử dụng bạn như một nguồn chuyên gia cho một câu chuyện khác, đặc biệt nếu bạn thường xuyên gửi thông cáo báo chí chia sẻ các chủ đề đáng tin cậy.

Chỉ cần nói “Hãy xem doanh nghiệp của tôi!” không đáng tin. Tuy nhiên, các thông báo bao gồm:

• Ra mắt một doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Tổ chức một cuộc thi hoặc cuộc thi lớn
• Hợp tác với một tổ chức từ thiện, cộng đồng hoặc người nổi tiếng
• Tổ chức một sự kiện
• Giành giải thưởng
• Chia sẻ câu chuyện thành công của khách hàng
• Thông báo sáp nhập hoặc mua lại
• Đổi thương hiệu doanh nghiệp của bạn
• Thăng chức hoặc thuê một giám đốc điều hành mới

Một cách tốt để đánh giá mức độ đáng tin cậy của câu chuyện của bạn là chú ý đến mức độ phù hợp mà các doanh nghiệp khác nhận được.

Các phóng viên tìm kiếm những câu chuyện mang tính thời sự, ảnh hưởng đến đông đảo người dân, có yếu tố tình cảm hoặc liên quan đến những câu chuyện thời sự khác. Bạn cũng có thể khai thác những gì mọi người đang nói về, trực tiếp hoặc trên phương tiện truyền thông xã hội. Nếu doanh nghiệp của bạn có mối liên hệ với một câu chuyện lớn hơn, bạn có thể cải thiện cơ hội được bảo vệ.

Liên quan: Tôi nên có bao nhiêu thẻ tín dụng?

Lợi ích của việc viết thông cáo báo chí

Ngoài việc thu hút sự chú ý của giới truyền thông, viết thông cáo báo chí còn mang lại một số lợi ích bổ sung. 

1. Đó là một công cụ hiệu quả về chi phí mà bạn có thể thêm vào chiến lược tiếp thị của mình, đặc biệt nếu bạn là một công ty khởi nghiệp với ngân sách hạn chế. Vì các bản phát hành được đăng trực tuyến, bạn cũng có thể thu hút khách hàng tiềm năng và các liên kết ngược đến trang web của mình.
2. Một thông cáo báo chí được viết tốt cũng giúp bạn kiểm soát câu chuyện của mình . Bạn có thể chia sẻ những gì quan trọng đối với bạn và kêu gọi sự chú ý đến giá trị mà bạn cung cấp. Trong trường hợp xảy ra khủng hoảng, một thông cáo báo chí cho bạn cơ hội phản hồi câu chuyện của riêng bạn. 
3. Phân phối câu chuyện của bạn thông qua dịch vụ thông cáo báo chí có thể thúc đẩy nỗ lực tiếp thị nội dung của bạn bằng cách tăng lưu lượng truy cập web và cải thiện tối ưu hóa công cụ tìm kiếm.

Một lợi ích khác là khả năng chia sẻ thông cáo báo chí của bạn trên trang tin tức hoặc báo chí của trang web của bạn. Điều này có thể giúp bạn trở thành một chuyên gia trong lĩnh vực của mình. Khi một phóng viên truy cập trang web của bạn và tìm thấy thông cáo báo chí có sẵn, bạn xem chuyên nghiệp hơn và tiết kiệm thời gian cho phóng viên bằng cách truy cập thông tin thích hợp một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Định dạng thông cáo báo chí mẫu

Có bảy phần đối với một thông cáo báo chí tiêu chuẩn: 

1. Tiêu đề và tiêu đề phụ in nghiêng để tóm tắt tin tức
2. Vị trí đặt tin tức, tức là trụ sở chính của bạn
3. Hai đến ba đoạn chi tiết
4. Sự kiện có dấu đầu dòng 
5. Mô tả công ty ở dưới cùng
6. Thông tin liên lạc
7. Dấu “###” ở cuối

Khi gửi thông cáo báo chí, hãy bao gồm ở góc trên bên trái khi bạn muốn phóng viên đăng tin. Hai lựa chọn phổ biến là:

1. “ĐỂ LẬP TỨC NGAY LẬP TỨC,” nếu bạn muốn câu chuyện được phát hành ngay lập tức.
2. “HOLD FOR RELEASE UUIL…” nếu bạn chưa muốn công khai câu chuyện. Hãy chắc chắn bao gồm ngày khi gửi. 

Thông cáo báo chí tuân theo một định dạng nhất quán giúp phóng viên và biên tập viên dễ dàng tìm thấy thông tin họ cần. Điều quan trọng là phải tuân theo định dạng thông cáo báo chí để giúp các phóng viên quyết định đưa tin về câu chuyện của bạn.

Một mẫu thông cáo báo chí miễn phí mà bạn có thể sử dụng

Để giúp bạn bắt đầu với bộ thông cáo báo chí của mình, chúng tôi đã tổng hợp mẫu này để giúp bạn cấu trúc câu chuyện của mình bằng cách sử dụng định dạng thông cáo báo chí phổ biến. Chỉ cần sao chép và dán nó vào Microsoft Word hoặc Google Docs và bắt đầu viết. Bạn có thể thay thế từng thành phần bằng thông tin của riêng bạn và điều chỉnh nó theo nhu cầu của bạn. 

Các loại thông cáo báo chí

Thông cáo báo chí thường được coi chỉ là một cách để tạo ra công chúng. Tuy nhiên, có nhiều loại thông cáo báo chí khác nhau, mỗi loại có định dạng và quy tắc riêng.

Tin nóng hổi

Đây là loại thông cáo báo chí phổ biến nhất. Các tờ báo luôn muốn là người đầu tiên đưa tin về một câu chuyện vi phạm. Từ cập nhật COVID đến tiền điện tử, có rất nhiều thông tin mà các hãng tin tức sẽ đưa ra, nhưng chính điểm mấu chốt trong câu chuyện của bạn sẽ khiến thông cáo báo chí của bạn được chú ý. Những thông cáo báo chí này có thể là những tài liệu dài một hoặc hai trang chia sẻ những tin tức mới nhất với công chúng. 

Ra mắt sản phẩm 

Việc đăng tải tin tức về việc ra mắt sản phẩm của bạn giúp quảng cáo và thúc đẩy doanh số bán hàng cho các sản phẩm mới. Một bản tin tức như thế này làm nổi bật giá cả, tính khả dụng, thông số kỹ thuật và thông tin hữu ích khác của sản phẩm dành cho khách hàng. 

Sáp nhập và mua lại

Nếu công ty của bạn đang trải qua một sự thay đổi tổ chức đủ đáng chú ý để viết một thông cáo báo chí, bạn có thể sử dụng nó để thông báo cho các bên liên quan về sự phát triển tiềm năng của công ty. Khi thông báo về việc hợp nhất hoặc mua lại, hãy bao gồm thông tin chi tiết về các tổ chức có liên quan, trích dẫn từ lãnh đạo và thông tin về việc hợp nhất hoặc mua lại. 

Cập nhật sản phẩm

Có một bản cập nhật sản phẩm lớn trong công việc? Hãy cho thế giới biết bằng cách viết một thông cáo báo chí. Điều này tương tự như một bản phát hành ra mắt sản phẩm. Sự khác biệt chính là với các bản cập nhật sản phẩm, bạn sẽ muốn tập trung vào những thay đổi được thực hiện, lý do bạn thực hiện chúng và cách chúng ảnh hưởng đến người dùng cuối. 

Sự kiện

Thông cáo báo chí về sự kiện có thể cung cấp cho các phóng viên một cái gì đó kịp thời và phù hợp để xuất bản. Chúng cũng là một cách tuyệt vời để quảng bá sự kiện của bạn và thu hút nhiều người tham dự hơn. Khi viết thông cáo báo chí cho các sự kiện, hãy đảm bảo giải thích rõ ràng các chi tiết. Sử dụng gạch đầu dòng hoặc một danh sách để làm nổi bật ai, cái gì, khi nào và ở đâu để người đọc dễ dàng hiểu được. 

Quan hệ đối tác mới 

Nếu bạn hợp tác với một công ty khác hoặc tổ chức phi lợi nhuận, nó có thể đáng tin cậy. Một thông cáo báo chí công bố quan hệ đối tác có thể là một công cụ tiếp thị thông minh cho cả hai công ty. 

Nếu bạn muốn thực hiện thành công loại thông cáo báo chí này, hãy đảm bảo:

• Viết tổng quan về từng công ty
• Giải thích lý do tại sao quan hệ đối tác được tạo ra
• Bao gồm những người đang hưởng lợi từ quan hệ đối tác
• Thêm bất kỳ chi tiết bổ sung nào cho các đối tác hiện tại và tương lai

Đổi thương hiệu

Đổi thương hiệu thường là một thách thức đối với các doanh nghiệp cả lớn và nhỏ. Khách hàng có thể sẽ bối rối nếu thương hiệu của họ thay đổi bản sắc chỉ trong một đêm. Thông cáo báo chí công bố thương hiệu của bạn có thể giúp dễ dàng chuyển đổi sang giai đoạn mới này của doanh nghiệp bạn. 

Liên quan: Printroom UK tăng tốc độ gấp với tính năng mua Horizon

Khi viết thông cáo báo chí cho thương hiệu của bạn, hãy bao gồm:

• Những thay đổi là gì
• Tại sao những thay đổi đang diễn ra
• Nó ảnh hưởng đến khách hàng của bạn như thế nào
• Khi các thay đổi có hiệu lực
• Trích dẫn từ lãnh đạo

Khuyến mại điều hành

Tại các công ty lớn hơn, thăng chức điều hành và tuyển dụng mới được coi là tin tức quan trọng. Các tổ chức liên tục thuê và thay thế các vai trò lãnh đạo. Thông báo về những thay đổi trong các vị trí chủ chốt có thể giúp các bên liên quan hiểu được điều gì đang xảy ra và bắt đầu vai trò mới của ứng viên trong công ty. 

Giải thưởng

Công ty của bạn đã giành được một giải thưởng lớn? Có thể khoe khoang về nó. Thông báo về các giải thưởng trong ngành có thể giúp củng cố danh tiếng của công ty bạn như một chuyên gia trong lĩnh vực này. Thông cáo báo chí về các đề cử giải thưởng nên bao gồm:

• Tại sao công ty của bạn được chọn
• Thông tin chi tiết về giải thưởng
• Thông tin về buổi lễ (nếu có)

Cách viết một thông cáo báo chí tốt

Dưới đây là bảy bước để viết một thông cáo báo chí hiệu quả, theo từng bước:

1. Tìm một góc đáng tin cậy
2. Tạo tiêu đề thông cáo báo chí hấp dẫn
3. Tóm tắt câu chuyện của bạn trong phụ đề của bạn
4. Giới thiệu thông tin cần thiết
5. Cung cấp thông tin và bối cảnh hỗ trợ
6. Dẫn dắt các bước tiếp theo của người đọc
7. Kết thúc bằng bảng điện tử của bạn

1. Tìm một góc đáng tin cậy

Ngay cả một thông cáo báo chí được viết tốt, được cá nhân hóa cũng sẽ thất bại nếu câu chuyện mà nó đang kể không thú vị với khán giả mục tiêu của nhà báo.

2. Tạo tiêu đề thông cáo báo chí hấp dẫn

Sử dụng lợi ích chính từ thông cáo báo chí của bạn để viết tiêu đề rõ ràng và hấp dẫn. Truyền tải giá trị của tin tức của bạn cho báo chí. 

Tiêu đề phải hấp dẫn nhưng cũng dễ hiểu. Các nhà văn chuyên nghiệp thường dành nhiều thời gian cho tiêu đề như khi họ viết một bài báo. Nếu bạn cần nguồn cảm hứng, hãy xem lại các blog và nguồn tin tức trực tuyến yêu thích của mình và chú ý đến các tiêu đề khiến bạn muốn nhấp vào câu chuyện.

3. Tóm tắt câu chuyện của bạn trong phụ đề của bạn

Hãy tóm tắt toàn bộ nội dung của thông cáo báo chí trong một câu duy nhất hỗ trợ tiêu đề và cung cấp thông tin về nội dung cần theo dõi.

4. Giới thiệu thông tin cần thiết

Trong câu đầu tiên, hãy nêu thành phố và tiểu bang của công ty bạn, tiếp theo là ngày tháng. Sau đó, đoạn mở đầu của bạn nên trả lời các câu hỏi, “ai,” “cái gì”, “khi nào”, “ở đâu” và “tại sao” theo cách thu hút sự quan tâm của phóng viên.

5. Cung cấp thông tin và bối cảnh hỗ trợ

Theo dõi lời chứng thực, thống kê, chi tiết nghiên cứu và trích dẫn nghiên cứu điển hình. Trong đoạn đầu tiên, ngay lập tức cho các phóng viên biết lý do tại sao họ nên chia sẻ thông báo của bạn bằng cách giải thích lý do tại sao độc giả của họ quan tâm.

Sau đó, sử dụng nội dung hỗ trợ để làm cho bản phát hành của bạn trở nên sống động với các chi tiết và trích dẫn đầy màu sắc từ người phát ngôn của công ty. Chỉ đơn giản nêu sự thật hoặc nghe có vẻ tự chúc mừng sẽ không hiệu quả.

Một lỗi định dạng phổ biến mà các doanh nghiệp mắc phải khi viết thông cáo báo chí là làm cho nó quá dài. Michelle Garrett, một nhà tư vấn PR tại Garrett Public Relations, giải thích, “Đừng cố nhồi nhét mọi thứ vào thông cáo báo chí của bạn. Mục đích của thông cáo báo chí là cung cấp một cái nhìn tổng quan và một vài chi tiết thích hợp về những gì bạn đang thông báo. “

Cô ấy nói thêm, “Bao gồm một hoặc hai báo giá điều hành và / hoặc khách hàng. Sau đó, hãy chắc chắn bao gồm các liên kết để truy cập để biết thêm thông tin. ” Hãy cố gắng giữ cho thông cáo báo chí của bạn ngắn gọn, hấp dẫn và đi vào trọng tâm.

6. Dẫn dắt các bước tiếp theo của người đọc

Tóm tắt bài báo và bao gồm lời kêu gọi hành động hoặc chi tiết về nơi có thể tìm thấy thêm thông tin về chủ đề này.

7. Kết thúc bằng bảng điện tử của bạn

Hoàn thành bản phát hành của bạn với một bản soạn thảo mạnh mẽ nhưng ngắn gọn. Giải thích rõ ràng những gì công ty của bạn làm và lý do tại sao các bên liên quan của nó là các chuyên gia trong ngành. Và đừng quên kèm theo thông tin liên hệ. Việc phát hành sẽ không đi đến đâu nếu phóng viên không thể dễ dàng liên hệ với bên liên quan hoặc người đại diện của họ.

Cung cấp thông tin cơ bản và tổng quan về công ty. Bao gồm thông tin liên hệ. (Ở cuối thông cáo báo chí, thông thường bao gồm ba ký hiệu ### hoặc “–30–” để biểu thị sự kết thúc. )

Ngoài ra, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ thông cáo báo chí của bạn để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp. Bạn có thể sử dụng công cụ kiểm tra ngữ pháp trực tuyến miễn phí để làm cho bài viết của bạn rõ ràng và mạnh mẽ hơn trước khi gửi đi!

Các ví dụ về thông cáo báo chí mà bạn có thể học hỏi

Dưới đây là một ví dụ thông cáo báo chí từ Bulletproof công bố một dòng sản phẩm mới.

Khi bạn đọc nó, hãy lưu ý việc sử dụng số liệu thống kê thu hút sự chú ý, từ hành động và lợi ích rõ ràng. Việc sử dụng thông tin được đánh dấu đầu dòng giúp cho việc phát hành dễ dàng được quét và đọc. Bản tổng hợp cũng bao gồm nhiều tài nguyên hơn cho các phóng viên cũng như thông tin trên mạng xã hội. Nó kết thúc bằng tên, số điện thoại và email của người liên hệ trên phương tiện truyền thông của công ty.

Mẹo phân phối thông cáo báo chí

Cho dù đó là thông cáo báo chí thứ năm hay đầu tiên của bạn, hãy ghi nhớ các mẹo phân phối sau:

1. Các cửa hàng phương tiện truyền thông sân lạnh

Lập danh sách các phương tiện truyền thông mà độc giả và người xem quan tâm nhất đến tin tức của bạn và gửi thông cáo của bạn trực tiếp cho họ qua email. Bạn có thể tìm thấy địa chỉ email của họ bằng cách tìm kiếm nhanh trên internet: [tên phóng viên] + [cửa hàng tin tức] + địa chỉ email.

Khi gửi email, hãy tạo một dòng tiêu đề tốt để thu hút sự chú ý của người liên hệ. Bạn có thể muốn sáng tạo, nhưng tốt hơn hết hãy giữ cho nó đơn giản. 

Một nghiên cứu gần đây của thương hiệu phần mềm quản lý PR Prezly cho thấy tỷ lệ mở trung bình của các email thông cáo báo chí “được gắn nhãn” có tỷ lệ mở cao hơn 2% so với những email “không được gắn nhãn”. 

Ví dụ về các dòng chủ đề “được gắn nhãn” bao gồm:

• PR: Tên truyện
• Thông cáo báo chí: Tên truyện
• Tên truyện [Thông cáo báo chí]

Nếu điều đó không mang lại kết quả, hãy sử dụng một công cụ như Hunter cung cấp công thức email cho các cửa hàng. Hoặc đơn giản là kết nối với họ trên Twitter hoặc LinkedIn.

2. Sử dụng dịch vụ phân phối thông cáo báo chí

Các công ty này gửi bản phát hành của bạn cho các nhà báo dựa trên sở thích cụ thể của họ và cũng xuất bản nó trên trang web của họ. Mỗi dịch vụ cung cấp nhiều lựa chọn khác nhau và chi phí có thể khác nhau rất nhiều, từ 69 đô la đến vài nghìn đô la.

Bạn có thể sử dụng các dịch vụ phổ biến như:

3. Thuê chuyên gia PR

Một lựa chọn khác là thuê một chuyên gia quan hệ công chúng có thể viết và phân phối thông cáo báo chí cho bạn. Những chuyên gia này thường có các mối quan hệ hiện tại với báo chí và có thể giúp bạn đưa tin dễ dàng hơn trên các phương tiện truyền thông.

4. Gửi sớm các bài báo nhạy cảm về thời gian

Nếu tin tức của bạn nhạy cảm về thời gian, chẳng hạn như một sự kiện hoặc thông báo, hãy gửi tin tức đó cho các phóng viên trước vài ngày để họ có thời gian soạn thảo câu chuyện của mình.

Nếu bạn muốn các hãng tin ngừng xuất bản, hãy phát hành nó theo lệnh cấm vận, đó là yêu cầu các phóng viên không được công bố thông tin cho đến một ngày cụ thể. Nếu bạn thực sự cần điều gì đó được giữ bí mật, hãy đảm bảo chỉ cung cấp tin tức bị cấm vận cho những cửa hàng mà bạn tin tưởng.

Tạo buzz bằng thông cáo báo chí

Mặc dù một thông cáo báo chí không đảm bảo báo chí được đưa tin miễn phí, nhưng nó có thể là một công cụ tiếp thị hiệu quả cho các doanh nhân. Bằng cách gửi các bản phát hành với nhịp độ đều đặn, bạn bắt đầu xây dựng sự công nhận thương hiệu với các thành viên của phương tiện truyền thông, những người có ảnh hưởng và các blogger.

Bạn không bao giờ biết khi nào một cửa hàng có thể tìm kiếm nguồn hàng trong ngành của bạn, hãy nhớ đến công ty của bạn và liên hệ để được phỏng vấn. Bằng cách chia sẻ thông tin đáng tin cậy, bạn trở thành nhà lãnh đạo tư tưởng trong lĩnh vực của mình.

Công danh thành công phụ thuộc vào nỗ lực bền bỉ. Nếu bạn được báo chí đưa tin, hãy duy trì dư luận bằng cách chia sẻ những câu chuyện đó trên mạng xã hội. Đề cập đến tin tức trước đó trong bản soạn thảo của thông cáo báo chí tiếp theo của bạn. Báo chí thường đi sau báo chí, và khi bạn nhận được đề cập đầu tiên, bạn có thể thấy dễ dàng hơn để nhận được đề cập thứ hai, thứ ba, v.v.

Sẵn sàng tạo doanh nghiệp đầu tiên của bạn? Bắt đầu dùng thử Shopify miễn phí trong 14 ngày của bạn — không cần thẻ tín dụng.