Cách Sử dụng Báo cáo Số dư và Thu nhập cho Doanh nghiệp của Bạn

Báo cáo tài chính là một tài liệu chính thức trình bày chi tiết các hoạt động liên quan đến tiền và vốn của doanh nghiệp bạn — một bản ghi chính thức để tóm tắt tất cả các loại dữ liệu liên quan đến tiền.

Có nhiều loại báo cáo tài chính khác nhau cho các bối cảnh và mục đích sử dụng khác nhau. Người chịu trách nhiệm tổng hợp một báo cáo tài chính tùy thuộc vào tình huống. Đôi khi bạn, chủ doanh nghiệp, phải lập báo cáo tài chính. Trong các trường hợp khác, đó có thể là kế toán viên, người kế toán, người quản lý tài khoản hoặc thậm chí là kiểm toán viên của bạn.

Có rất nhiều cách sử dụng cho các báo cáo tài chính. Dưới đây, chúng tôi sẽ đi sâu vào lý do tại sao bạn cần chúng và cách lập báo cáo tài chính cho hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của bạn.

Lợi ích của báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính có lợi trong kế toán doanh nghiệp nhỏ vì một số lý do, lý do lớn nhất là chúng cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bạn. Báo cáo tài chính giúp bạn hiểu dữ liệu dễ dàng hơn và có ý tưởng về vị trí tài chính của bạn. Bạn có thể sử dụng báo cáo tài chính để xác định xem bạn có đủ tiền để tái đầu tư hoặc phát triển doanh nghiệp của mình hay không, cũng như thanh toán cho bản thân và các khoản phải trả khác của bạn. Biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp cũng giúp quản lý dòng tiền.

Các lợi ích và trường hợp sử dụng của báo cáo tài chính cũng mở rộng ra ngoài mức rõ ràng. Báo cáo tài chính cũng có thể giúp bạn:

• Các nhà đầu tư an toàn. Nếu bạn cần tiền từ các nhà đầu tư hoặc muốn huy động vốn thông qua huy động vốn cộng đồng, báo cáo tài chính có thể chứng minh doanh nghiệp của bạn đáng để đầu tư.
• Nhận các khoản vay. Khi đăng ký các khoản vay và tài trợ kinh doanh nhỏ, những người cho vay tiềm năng cũng sẽ muốn xem xét báo cáo tài chính của bạn để đánh giá khả năng được hoàn vốn. Bạn có thể tìm kiếm nguồn tài trợ thông qua Shopify Capital và các chương trình cứu trợ của chính phủ cho các doanh nghiệp nhỏ bị ảnh hưởng bởi COVID-19.
• Đối phó với kiểm toán. Cơ quan thuế địa phương có thể kiểm tra doanh nghiệp của bạn bất cứ lúc nào và báo cáo tài chính sẽ giúp bạn vượt qua những cơn bão đó thuận lợi hơn.
• Đánh giá cao doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể muốn bán doanh nghiệp của mình trên Shopify Exchange hoặc bất kỳ nơi nào khác. Báo cáo tài chính giúp bạn định giá doanh nghiệp của mình để bạn có thể thiết lập một mức giá hợp lý.
• Lập kế hoạch tốt hơn. Khi bạn thường xuyên lập báo cáo tài chính, bạn có nhiều dữ liệu hơn để xem các xu hướng. Bạn có thể sử dụng dữ liệu lịch sử để dự báo và những dự đoán này sẽ chính xác hơn vì chúng dựa trên dữ liệu thực tế.

Báo cáo tài chính của bạn cũng thông báo các báo cáo hàng năm. Báo cáo hàng năm là bản tóm tắt tài chính và hoạt động cho mỗi năm hoạt động của một công ty. Đó là những báo cáo toàn diện được phân phối cho các cổ đông để họ có thể hiểu sâu hơn về doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi công bố các báo cáo hàng năm của Shopify để các nhà đầu tư và công chúng xem, cùng với một số báo cáo tài chính khác.

Các loại báo cáo tài chính

Có rất nhiều loại báo cáo tài chính khác nhau, nhưng ba loại báo cáo tài chính quan trọng và thường được sử dụng nhất là:

1. Báo cáo thu nhập
2. Bảng cân đối kế toán
3. Báo cáo lưu chuyển tiền mặt

Báo cáo thu nhập

Báo cáo thu nhập của doanh nghiệp của bạn — còn được gọi là báo cáo thu nhập hoặc báo cáo lãi lỗ — tính toán doanh thu trừ chi phí để cho bạn biết doanh nghiệp của bạn đang kiếm được bao nhiêu tiền. Báo cáo thu nhập cũng được lập thường xuyên, có thể hàng tháng, hàng quý, hoặc thậm chí hàng năm.

Dưới đây là một ví dụ về báo cáo thu nhập của một doanh nghiệp nhỏ có thể trông như thế nào:

Báo cáo thu nhập là tài liệu tài chính đầu tiên cần chuẩn bị. Điều này là do bạn cần các tính toán từ báo cáo thu nhập để đưa vào bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của mình. Nếu không có thông tin từ báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn sẽ không đầy đủ.

Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán liệt kê tài sản, nợ phải trả và vốn cổ đông của doanh nghiệp bạn. Bảng cân đối kế toán thường được lập hàng tháng hoặc hàng quý và dùng để xem nhanh giá trị doanh nghiệp của bạn sau khi tất cả các khoản nợ hoặc các khoản nợ và các khoản thanh toán của cổ đông đã được hạch toán.

Dưới đây là một ví dụ về bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp nhỏ có thể trông như thế nào:

Nói chung, bạn muốn bảng cân đối kế toán của mình phản ánh số dương chứ không phải số âm. Con số này đại diện cho giá trị doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng có thể theo dõi con số này theo thời gian để biết bạn đang phát triển hay mất tiền như thế nào.

Báo cáo lưu chuyển tiền mặt

Dòng tiền đề cập đến lượng tiền vào doanh nghiệp của bạn và bao nhiêu tiền sẽ ra khỏi doanh nghiệp của bạn — về cơ bản là doanh thu và chi phí của bạn. Vì vậy, báo cáo lưu chuyển tiền tệ của bạn là một bản ghi lại chính xác điều đó: bản tóm tắt dòng tiền vào và ra của bạn trong một khoảng thời gian.

Bạn có thể sử dụng công cụ tính dòng tiền Shopify để nhập các con số của mình và nhận báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho hoạt động kinh doanh thương mại điện tử của mình. Bạn có thể làm điều này một cách thường xuyên để dự tính dòng tiền của mình trong tương lai. Dưới đây là một ví dụ về báo cáo lưu chuyển tiền tệ đó sẽ như thế nào:

Cách lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp của bạn

Mặc dù nó có vẻ quá sức nhưng việc lập báo cáo tài chính là một phần quan trọng trong việc điều hành bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều này giúp bạn biết mình đang đi đúng hướng, có thể trang trải các chi phí và vẫn mang lại lợi nhuận.

Chúng tôi đã tổng hợp một hướng dẫn bốn bước nhanh chóng để thu thập các con số của bạn và lập báo cáo tài chính — với một mẫu đi kèm.

1. Sử dụng các công cụ theo dõi tiền phù hợp

Bước đầu tiên là tìm các công cụ phù hợp để theo dõi chi phí kinh doanh và doanh số bán hàng của bạn. Mặc dù Shopify có thể giúp bạn theo dõi tất cả các đơn đặt hàng đến để bạn biết doanh nghiệp của mình đang mang lại lợi nhuận gì, nhưng bạn có thể muốn đầu tư vào một công cụ như QuickBooks hoặc HoneyBook để bắt đầu theo dõi bất kỳ chi phí kinh doanh nào.

Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng theo dõi các khoản chi tiêu, xem các khoản tiền lương đi ra ngoài và đảm bảo doanh nghiệp của bạn tiếp tục phát triển. Thêm vào đó, nó giúp bạn dễ dàng rút ra những con số bạn cần cho báo cáo tài chính.

2. Chọn khoảng thời gian báo cáo

Bạn có thể muốn xây dựng một báo cáo tài chính cho tuần trước, tháng, hoặc thậm chí cả năm. Bắt đầu bằng cách chọn khoảng thời gian báo cáo để bạn có thể thu thập dữ liệu từ khoảng thời gian phù hợp.

Trong công cụ theo dõi tiền và trong bảng điều khiển Shopify, bạn sẽ có thể chọn kỳ báo cáo và xuất dữ liệu để bắt đầu chuẩn bị báo cáo tài chính của mình.

3. Thu thập dữ liệu của bạn

Trước khi tổng hợp các báo cáo tài chính của mình, bạn cần thu thập và xác minh dữ liệu của mình. Điều này thường liên quan đến một số loại điều chỉnh tài khoản. Đối chiếu tài khoản là khi bạn kiểm tra xem dữ liệu tài chính của mình có khớp với những gì được phản ánh trong tài khoản tài chính thực tế của bạn hay không.

4. Tổng hợp báo cáo của bạn

Khi bạn đã hoàn tất việc xác thực dữ liệu của mình, bạn có thể sử dụng mẫu bảng tính tài chính của chúng tôi và nhập các số của bạn để bắt đầu với báo cáo tài chính của riêng bạn.

Bạn cũng có thể chuẩn bị báo cáo tài chính trong trang tổng quan Shopify. Điều hướng đến báo cáo tài chính của bạn để xem trang tóm tắt tài chính của bạn cũng như các báo cáo về tài chính bán hàng, tài chính thanh toán, nợ phải trả, thẻ quà tặng và tổng doanh thu. Bạn cũng có thể lấy báo cáo lợi nhuận được chia nhỏ theo sản phẩm, SKU và vị trí POS.

Nếu bạn muốn xuất báo cáo để dễ dàng lưu và chia sẻ trong Microsoft Excel hoặc Google Trang tính, bạn có thể thực hiện điều đó trực tiếp từ chế độ xem báo cáo. Chỉ cần mở báo cáo và nhấp vào Xuất. Bạn có thể phải chỉ định báo cáo và dữ liệu nào bạn muốn xuất cho một số báo cáo tài chính.

Báo cáo tài chính có đáng để nỗ lực không?

Báo cáo tài chính có thể phức tạp, nhưng có nhiều cách bạn có thể sử dụng Shopify và một bộ công cụ và ứng dụng kế toán doanh nghiệp nhỏ để đơn giản hóa quy trình. Khi bạn chuẩn bị báo cáo tài chính của mình một cách thường xuyên, bạn có thể phát hiện các xu hướng, duy trì dòng tiền tích cực và thiết lập cho mình vô số cơ hội tăng trưởng.

---

Sẵn sàng tạo doanh nghiệp đầu tiên của bạn? Bắt đầu dùng thử Shopify miễn phí trong 14 ngày — không cần thẻ tín dụng.

Câu hỏi thường gặp về báo cáo tài chính

Tại sao báo cáo tài chính lại quan trọng?

Báo cáo tài chính rất quan trọng vì nó giúp bạn theo dõi và hiểu được tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Báo cáo tài chính cũng rất quan trọng để đảm bảo nguồn tài trợ bên ngoài, đối phó với kiểm toán và tổ chức thuế.

Kế toán viên có thể lập báo cáo tài chính không?

Có, một kế toán viên có thể lập báo cáo tài chính. Bạn cũng có thể tự chuẩn bị hoặc sử dụng CPA. Đôi khi kiểm toán viên cũng chuẩn bị báo cáo tài chính.

Bốn báo cáo tài chính cơ bản là gì?

Bốn báo cáo tài chính cơ bản là:

1. Bảng cân đối kế toán
2. Báo cáo thu nhập
3. Báo cáo lưu chuyển tiền mặt
4. Báo cáo vốn chủ sở hữu của cổ đông

Báo cáo tài chính nào được lập trước?

Báo cáo thu nhập được chuẩn bị trước. Bạn chuẩn bị báo cáo thu nhập trước vì nó chứa thông tin mà bạn cần để có thể lập các báo cáo tài chính khác. Nếu không có thông tin từ báo cáo thu nhập, bạn sẽ không thể lập bảng cân đối kế toán hoặc báo cáo lưu chuyển tiền tệ của mình.

Báo cáo tài chính nào báo cáo doanh thu và chi phí?

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ báo cáo doanh thu và chi phí — dòng tiền vào và ra.

Hàng tồn kho được báo cáo ở đâu trong báo cáo tài chính?

Hàng tồn kho được coi là một tài sản, vì vậy nó được liệt kê trên bảng cân đối kế toán của bạn.

Bạn tìm thu nhập ròng trên báo cáo tài chính ở đâu?

Thu nhập ròng nằm trên báo cáo thu nhập của bạn. Số liệu kết quả của báo cáo thu nhập của bạn thể hiện thu nhập ròng của bạn.

Bạn tìm doanh thu thuần trên báo cáo tài chính ở đâu?

Doanh thu thuần của bạn được liệt kê ở đầu báo cáo thu nhập của bạn trong phần doanh thu.

Bạn tìm tổng nợ trên báo cáo tài chính ở đâu?

Tổng nợ là một khoản nợ phải trả, vì vậy bạn sẽ tìm thấy số này trên bảng cân đối kế toán của mình, dưới các khoản nợ hiện tại và dài hạn.