Cách hợp tác mà không lãng phí thời gian

Cộng tác có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc, dẫn đến nhiều ý tưởng sáng tạo hơn và quy trình làm việc hiệu quả hơn. Đây là cơ hội để các thành viên trong nhóm của bạn gặp gỡ nhau, trao đổi ý tưởng và cuối cùng hoàn thành nhiều việc hơn những gì họ có thể làm.

Nhưng chiến lược này cũng có thể lãng phí thời gian nếu bạn cộng tác không hiệu quả. Thậm chí tệ hơn, nó sẽ lãng phí thời gian gấp bội; nếu bạn lãng phí thời gian trong một cuộc họp 30 phút với 5 người tham dự, bạn sẽ lãng phí tổng cộng 2,5 giờ làm việc. Đây là lý do tại sao các cuộc họp không hiệu quả thường được coi là lãng phí thời gian nghiêm trọng.

Vậy bạn có thể thực hiện những bước nào để đảm bảo nhóm của mình có thể cộng tác hiệu quả?

Chọn nền tảng phù hợp

Mục tiêu đầu tiên của bạn là chọn các nền tảng phù hợp để cộng tác. Giải pháp lưu trữ đám mây phù hợp có thể giúp nhân viên lưu trữ tệp, chia sẻ tệp và làm việc trên các tệp cùng nhau dễ dàng hơn trong một phiên cộng tác trực tiếp. Nền tảng giao tiếp phù hợp có thể giúp nhân viên trao đổi ý kiến, tham gia đối thoại và tham khảo các cuộc họp trước dễ dàng hơn.

Liên quan: 5 cách để dành nhiều thời gian hơn cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Nói chung, các nền tảng cộng tác tốt nhất có một số điểm chung:

• Giao diện người dùng trực quan. Bất kỳ người mới nào cũng có thể dễ dàng chọn và sử dụng nền tảng này với mức đào tạo tối thiểu. Nếu không, ít nhất một số nhân viên của bạn sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng nó – hoặc không sử dụng nó theo những cách bạn dự định.
• Các tính năng cộng tác trực tiếp. Các nhân viên cần có khả năng tương tác với nhau và làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Một số nền tảng khuyến khích điều này bằng các tính năng giao tiếp, trong khi những nền tảng khác cho phép nhiều nhân viên chỉnh sửa tài liệu và các tệp khác đồng thời.
• Lưu trữ và theo dõi thuận tiện. Nền tảng tốt giúp nhân viên dễ dàng quan sát và phân tích những nỗ lực đã đạt được trong quá khứ. Họ có thể hoàn nguyên về các phiên bản trước, đọc các chuỗi hội thoại trước đó và tham khảo các kho lưu trữ để tìm hiểu thêm.

Chọn những người tham gia phù hợp

Cộng tác bắt đầu khi bạn có những người phù hợp làm việc cùng nhau. Ban đầu, gánh nặng của bạn sẽ là tuyển dụng đúng người. Điều đó có nghĩa là tìm kiếm những người có kỹ năng vững vàng, thái độ tốt và mong muốn thực sự làm việc với người khác. Từ đó, mục tiêu của bạn là tập hợp các đội phù hợp, gắn kết mọi người lại với nhau khi họ bổ sung điểm mạnh và điểm yếu của nhau.

Việc chọn đúng người cho dự án phù hợp cũng rất quan trọng. Đừng dồn quá nhiều người vào một nhiệm vụ duy nhất và giảm thiểu lãng phí thời gian bằng cách lưu ý các lĩnh vực chuyên môn khi chọn người tham gia.

Giảm thiểu thời gian nhóm

Khi có thể, hãy giảm thiểu thời gian mọi người dành cho nhau theo nhóm. Sự hợp tác rất mạnh mẽ, nhưng nhiều người lãng phí thời gian cùng nhau sẽ lãng phí theo cấp số nhân hơn là một cá nhân lãng phí thời gian. Nếu bạn muốn họp, hãy làm như vậy một cách tiết kiệm và giới hạn thời lượng của cuộc họp trong khoảng thời gian 30 phút hoặc 15 phút. Nếu bạn muốn làm việc cùng nhau trên một tài liệu được chia sẻ, chỉ nên phân bổ một phần nhỏ thời gian làm việc hiệu quả của bạn cho bài tập nhóm này.

Luôn có mục tiêu

Khi làm việc với người khác, hãy ghi nhớ một mục tiêu cụ thể. Bạn đang cố gắng hoàn thành điều gì hôm nay? Tại sao tất cả các bạn ở đây? Quá thường xuyên, các cuộc họp được tổ chức vì lợi ích của riêng họ; mọi người được tập hợp để thảo luận về một chủ đề chung hoặc “cơ sở liên lạc”. Nhưng nếu bạn muốn các cuộc họp và các buổi hợp tác này có hiệu quả, chúng cần phải được hướng dẫn. Bạn cần đặt ra mục tiêu và cùng nhau nỗ lực để đạt được mục tiêu đó.

Cho phép thời gian chuẩn bị

Tương tự, điều quan trọng là phải cho mọi người thời gian chuẩn bị trước khi họ gặp nhau, vì vậy bạn sẽ ít lãng phí thời gian hơn trong cuộc họp. Đừng ép buộc mọi người phải đưa ra ý tưởng một cách nhanh chóng trong một buổi hợp tác. Thay vào đó, hãy để họ đưa ra ý tưởng một cách độc lập, sau đó cho phép họ chia sẻ và thảo luận về những ý tưởng đó trong một buổi nhóm.

Lắng nghe tất cả các ý tưởng

Nói về ý tưởng, hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian để lắng nghe tất cả các ý tưởng từ tất cả những người tham gia. Tích cực lắng nghe và giữ tinh thần cởi mở sẽ khuyến khích mỗi thành viên trong nhóm của bạn tham gia một cách nhất quán hơn. Và quan trọng hơn, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để tìm ra ý tưởng “đúng”.

Thu thập (và triển khai) phản hồi

Bạn có thể có một loạt các số liệu khách quan có thể giúp bạn ước tính năng suất của môi trường làm việc dựa trên nhóm. Nhưng bạn sẽ nhận được thông tin tốt hơn dưới dạng phản hồi trực tiếp từ những người tham gia vào sự cộng tác đó.

Cung cấp cho nhân viên của bạn cơ hội để đưa ra phản hồi về kinh nghiệm cộng tác của họ. Điều gì dường như đang hoạt động tốt? Những gì có thể được cải thiện? Họ có ý tưởng về cách bạn có thể cải thiện khả năng cộng tác không?

Liên quan: Hiểu chiến lược này và bạn sẽ hoàn thành công việc nhiều hơn

Khi bạn thu thập được phản hồi, hãy dành thời gian để thực hiện nó bất cứ khi nào bạn có thể làm như vậy trong phạm vi ngân sách và trong một khoảng thời gian hợp lý. Dần dần, và cùng nhau, bạn và nhóm của bạn sẽ có thể xây dựng một môi trường hợp tác hoàn hảo.