Cách chuẩn bị cho công việc kinh doanh bán lẻ của bạn khi bạn vắng mặt

Là một nhà bán lẻ, bạn có thể thích nghĩ rằng mình là một siêu anh hùng, người có thể làm mọi thứ và bất cứ điều gì trong khi ở một triệu nơi khác nhau cùng một lúc. Nhưng thực tế là bạn chỉ là một con người có cùng số giờ trong một ngày như những người khác.

Bạn có thể là người chuyên nghiệp trong việc điều hành công việc kinh doanh của mình, nhưng có lẽ sẽ đến lúc – triển lãm thương mại, trường hợp khẩn cấp của gia đình, nghỉ phép của cha mẹ hoặc một kỳ nghỉ xứng đáng – khi bạn tạm thời phải rời xa.

Dù lý do là gì, bạn có thể dành thời gian nghỉ ngơi khi biết mọi thứ sẽ không sụp đổ khi bạn vắng mặt. Để đảm bảo sự yên tâm đó, bạn cần đảm bảo rằng nhân viên của bạn có khả năng hoạt động khi bạn không có mặt ở đó.

Dưới đây là một số mẹo hữu ích để đảm bảo doanh nghiệp bán lẻ của bạn hoạt động bình thường khi bạn vắng mặt.

Viết sổ tay hướng dẫn giết người

Điều này sẽ trở thành kinh thánh của doanh nghiệp bạn – một nơi mà nhân viên có thể tìm đến khi bạn không ở gần đó để cung cấp các thủ tục, chính sách, địa chỉ liên hệ và bất kỳ thông tin nào khác có thể cần thiết khi bạn vắng mặt. Tốt nhất, hãy tạo một phiên bản kỹ thuật số của sổ tay hướng dẫn của bạn để có thể dễ dàng tìm kiếm.

Nếu một nhân viên từng có câu hỏi không có trong sổ tay hướng dẫn của bạn, hãy đảm bảo thêm câu hỏi đó kèm theo mô tả chi tiết. Sổ tay hướng dẫn phải là thứ được xem lại và sửa đổi thường xuyên khi các tình huống mới xảy ra. Để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn cho mọi người, hãy tạo một phiên bản kỹ thuật số có thể dễ dàng tìm kiếm. Các phần cần có trong sách hướng dẫn bao gồm:

Thông tin liên lạc

Nhập tất cả các liên hệ khẩn cấp thông thường, nhưng cũng bao gồm thông tin để liên hệ với nhân viên, nhà cung cấp, chủ sở hữu tòa nhà và bất kỳ ai khác có liên quan.

Thông tin kinh doanh chung

Nhân viên của bạn càng biết nhiều về doanh nghiệp của bạn, họ càng dễ dàng truyền đạt sứ mệnh của cửa hàng đến khách hàng và đưa ra quyết định phù hợp với các giá trị của công ty. Viết ra tuyên bố sứ mệnh của bạn, khách hàng mục tiêu của bạn là ai và lịch sử ngắn gọn của doanh nghiệp.

ĐỌC THÊM: Tìm hiểu thêm về khách hàng mục tiêu của bạn bằng cách tạo cá tính người mua chuyên sâu.

Quy tắc và Quy định của Cửa hàng

Đảm bảo rằng sổ tay hướng dẫn của bạn bao gồm các nguyên tắc kinh doanh, chẳng hạn như chính sách cửa hàng, ứng xử của nhân viên, thông tin trả lương và lịch trình, điều kiện tuyển dụng và cách xử lý việc trả lại hàng.

ĐỌC THÊM: Tìm hiểu cách tạo chính sách hoàn trả linh hoạt để nâng cao trải nghiệm của khách hàng và bán được nhiều hàng hơn.

Dịch vụ khách hàng

Dịch vụ khách hàng là một trong những bộ phận quan trọng nhất của doanh nghiệp, vì vậy hãy đảm bảo nhân viên của bạn biết cách bạn ưa thích để đối phó với những khách hàng khó tính, các tiêu chuẩn dịch vụ khách hàng mong đợi, thông tin về cách ứng xử và cách xử lý các đồ vật bị thất lạc và tìm thấy.

ĐỌC THÊM: Mặc dù có thể khó đối phó với những khách hàng giận dữ, nhưng bạn có thể biến những tương tác tiêu cực đó thành tích cực bằng những mẹo dịch vụ khách hàng này.

Quy trình Hệ thống Điểm bán hàng

Việc vận hành hệ thống máy tính tiền và điểm bán hàng (POS) có thể gây nhầm lẫn, vì vậy hãy viết rõ quy trình, bao gồm các hình thức thanh toán bạn chấp nhận, thông tin về chương trình khách hàng thân thiết của bạn, quy trình quản lý hàng tồn kho và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.

ĐỌC THÊM: Tìm hiểu cách tận dụng dữ liệu từ hệ thống điểm bán hàng của bạn để tăng doanh số và cải thiện hoạt động kinh doanh bán lẻ của bạn.

Phòng chống mất mát

Trộm cắp xảy ra, nhưng cách xử lý nó có thể là một tình huống tạm ổn cho doanh nghiệp của bạn. Tệ nạn trộm cắp hàng hóa và trộm cắp của nhân viên chiếm phần lớn trong vấn đề trị giá 45 tỷ đô la hàng năm đối với ngành bán lẻ. Các nhà bán lẻ tiếp tục đầu tư vào công nghệ mới để giảm thiểu hàng tồn kho. Nhưng mức lỗ điển hình vẫn dao động quanh mức 2% doanh thu hàng năm.

Bao gồm các hướng dẫn chi tiết về cách đối phó với những kẻ gian lận và cũng bao gồm thông tin về cách xử lý những thứ như thủ tục giấy tờ và các lỗi xử lý tiền mặt.

ĐỌC THÊM: Để giúp hạn chế trộm cắp và trộm cắp, hãy sử dụng hướng dẫn của chúng tôi để lập một kế hoạch phòng ngừa mất mát toàn diện.

Đảm bảo bạn có khả năng quản lý tốt

Chuyển giao chiếc dùi cui cho người khác có thể khiến bạn cảm thấy dễ bị tổn thương, vì vậy hãy đảm bảo người chỉ huy thứ hai của bạn là người mà bạn có thể tin tưởng. Tốt nhất, hãy có một hoặc hai người làm “người thay thế” khi bạn cần rời đi. Hãy chắc chắn rằng họ là những nhân viên không chỉ thể hiện sự cống hiến và trung thành với doanh nghiệp mà còn có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ.

Tải xuống miễn phí: Mẫu lịch biểu xoay vòng

Bạn đang gặp khó khăn để giữ cho các cửa hàng của mình luôn có đầy đủ nhân viên và hoạt động trơn tru? Xem xét thực hiện chương trình luân phiên thay đổi. Tải xuống các mẫu miễn phí này để tìm lịch trình phù hợp cho bạn và nhân viên của bạn.

Trao quyền cho nhân viên của bạn

Việc thuê những người tài năng và chăm chỉ ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp bán lẻ của bạn có thể có tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của bạn – cho dù bạn có ở đó hay không.

Bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng vai trò cụ thể của mọi người và cung cấp các khóa đào tạo vững chắc để dạy nhân viên của bạn chịu trách nhiệm cho hành động của họ. Bạn nên tập trung vào việc chèo lái con tàu, quản lý nhân viên và lịch trình của nhân viên, đồng thời xây dựng các mối quan hệ chính cho doanh nghiệp bán lẻ của bạn. Nếu bạn đi vắng, không có lĩnh vực nào của công ty nên thiếu hụt vì sẽ không có một lĩnh vực cụ thể nào mà bạn hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Cho cấp phó của bạn không gian để đưa ra những ý tưởng mới. Họ có thể có những suy nghĩ mới về cách giải quyết vấn đề hoặc tìm ra những cách tốt hơn mang lại kết quả hiệu quả hơn mà bạn chưa từng nghĩ đến – nhưng bạn sẽ không biết cho đến khi bạn lùi lại và đặt niềm tin vào họ.

Phát triển văn hóa công ty nơi mọi người không sợ phải tự mình đưa ra quyết định và thất bại. Nếu bạn đã thuê những người giỏi, thường xuyên hơn không, lời kêu gọi của họ sẽ đúng. Điều này xây dựng sự tự tin của họ theo thời gian và cũng cho phép các ý tưởng mới được thực hiện nhanh chóng hơn. Thêm vào đó, bạn biết khi nào bạn phải rời khỏi doanh nghiệp mà bạn đang để cho nhân viên của mình được trao quyền để đưa ra các quyết định phù hợp nhất với doanh nghiệp.

ĐỌC THÊM: Tìm hiểu cách kiểm tra, thuê và giữ chân những nhân viên bán lẻ hàng đầu.

Chạy thử

Hãy nghỉ một ngày hoặc rời khỏi cửa hàng vào thời điểm không quan trọng và xem mọi thứ diễn ra như thế nào khi vắng mặt bạn. Có thể làm việc tại nhà hoặc chỉ ở lại văn phòng trong vài giờ, để việc quản lý của bạn thực hiện trong ngày.

Vấn đề là đảm bảo không có lỗi nghiêm trọng hoặc các khu vực trọng tâm chưa được giải quyết. Thậm chí có thể hữu ích khi mời một người mua sắm bí mật để kiểm tra kỹ năng của nhân viên và báo cáo lại cho bạn những phát hiện của họ.

Lập kế hoạch và Chuẩn bị

Nếu bạn sắp đi xa hàng tuần – chẳng hạn như nghỉ phép của cha mẹ – thì hãy lập kế hoạch và chuẩn bị trước hàng tháng cho nhân viên của bạn. Nếu bạn chỉ đi một vài ngày, việc cho họ biết trước một hoặc hai tuần sẽ giúp họ có nhiều thời gian để chuẩn bị.

Dù tình huống có thể xảy ra là gì, hãy làm theo các bước sau để đảm bảo bạn được bảo vệ:

Thông báo cho nhân viên của bạn, đặc biệt là quản lý

Giữ cho họ thông báo về sự vắng mặt theo kế hoạch để họ có thể chuẩn bị. Trước khi bạn vắng mặt, hãy dành thời gian để thảo luận về những kỳ vọng hoặc mối quan tâm để bạn có thể bắt đầu các kế hoạch ban đầu cho quá trình chuyển đổi.

Thu thập thông tin cần thiết

Chỉ vì bạn sẽ không có mặt tại cửa hàng không có nghĩa là bạn có thể không cần liên hệ với nhóm của mình hoặc nhà cung cấp của bạn khi bạn đi vắng. Trong trường hợp này, hãy sắp xếp danh sách liên hệ của bạn và bất kỳ thông tin nào khác mà bạn có thể cần và mang theo bên mình.

Tài liệu và Ủy quyền

Lập danh sách các trách nhiệm hàng ngày của bạn và giao những nhiệm vụ đó cho các nhân viên cụ thể. Hãy nhớ cung cấp cho họ bất kỳ thông tin đăng nhập hoặc hướng dẫn sử dụng nào mà họ có thể cần để thực hiện các nhiệm vụ của bạn.

Chuẩn bị danh bạ của bạn

Giới thiệu các cấp phó của bạn với bất kỳ địa chỉ liên hệ nào mà bạn giao dịch thường xuyên và tạo email vắng mặt để các nhà cung cấp và những người khác mà bạn kinh doanh biết bạn đang đi vắng và cho họ biết người cần liên hệ khi bạn vắng mặt.

Kiểm tra kỹ thuật

Nếu bạn định làm việc từ xa, hãy đảm bảo rằng trước khi rời đi, bạn đã cài đặt tất cả các phần mềm cần thiết vào máy tính xách tay của mình và tải các tài liệu lưu trữ lên đám mây. Điều này có thể bao gồm các hệ thống nhắn tin như Slack, các công cụ lập lịch trình cho nhân viên như Khi tôi làm việc và phần mềm quản lý hàng tồn kho của bạn để kiểm tra mức độ tồn kho.

ĐỌC THÊM: Hãy xem những công cụ này có thể giúp duy trì hệ thống quản lý hàng tồn kho của bạn hoạt động trơn tru.

Bước đi

Bạn có thể căng thẳng khi rời khỏi cửa hàng của mình trong bất kỳ khoảng thời gian nào, nhưng nếu bạn có một đội ngũ nhân viên thông minh và có năng lực, thông thạo các mục tiêu và phương thức kinh doanh của bạn, không có lý do gì mọi thứ không thể hoạt động trơn tru khi bạn rời đi.

Danh Mục Sản Phẩm

Cách chuẩn bị cho công việc kinh doanh bán lẻ của bạn khi bạn vắng mặt