Giao tiếp bên ngoài có thể phức tạp, nhưng bạn có thể làm cho những cuộc trò chuyện này trở nên dễ dàng hơn.
Thông tin liên lạc bên ngoài có thể phức tạp. Có rất nhiều bộ phận chuyển động và không phải lúc nào bạn cũng bị dính chặt vào mọi thứ đang diễn ra với khách hàng của mình. Đôi khi, điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải có một hoặc hai cuộc trò chuyện khó khăn để đưa bạn và khách hàng của bạn trở lại cùng một trang.
Trước khi giải quyết sự lo lắng, hãy nhớ rằng giao tiếp bên ngoài là kỹ năng bạn có thể học và thành thạo khi thực hành cũng như hiểu rõ về bạn và mục tiêu của khách hàng. Trong vai trò tập trung vào khách hàng, tất cả chúng ta đều có thể trau dồi các kỹ năng của mình để làm cho những cuộc trò chuyện khó khăn này bớt căng thẳng hơn một chút. Mặc dù những cuộc trò chuyện kiểu này có thể không bao giờ thú vị nhưng chúng có thể cần thiết. Nếu được thực hiện tốt, chúng có thể mang đến cơ hội phát triển cho cả hai bên.
Đây là cách bạn có thể biến những cuộc trò chuyện khó khăn trở nên dễ dàng hơn và hiệu quả hơn trong tương lai.
Xây dựng lòng tin ngay từ sớm và duy trì nó
Những người ở nơi làm việc có độ tin cậy cao hơn được chứng minh là có Giảm 74% căng thẳng hơn những nơi làm việc có độ tin cậy thấp. Xây dựng lòng tin cũng quan trọng bên ngoài cũng như bên trong để giảm bớt căng thẳng của bạn và sự căng thẳng của khách hàng.
Niềm tin với khách hàng mới không đến trong một sớm một chiều. Nhưng nếu bạn nói rõ ngay từ đầu rằng bạn đang làm việc hướng tới cùng mục tiêu, khách hàng của bạn sẽ có thể bắt đầu xây dựng niềm tin đó ngay từ đầu – tạo tiền đề cho các cuộc trò chuyện hiệu quả hơn trong tương lai.
Để làm được điều này, bạn cần phải cực kỳ minh bạch với khách hàng về công việc của bạn. Không chỉ dừng lại ở việc nói cho khách hàng mới biết bạn đang làm gì mà còn dành thời gian để giải thích lý do tại sao bạn làm việc đó và nó đóng góp như thế nào cho mục tiêu của họ.
Một cách khác để xây dựng niềm tin này ngay từ đầu là sự trung thực. Không phải lúc nào bạn cũng có câu trả lời đúng, nhưng nếu bạn trả lời trước về việc không biết hoặc cần thời gian để xử lý câu hỏi, khách hàng của bạn sẽ thấy rằng bạn đang suy nghĩ về công việc của mình.
Khi bạn đã thiết lập được nền tảng của niềm tin, bạn cần phải liên tục xây dựng nền tảng đó, chứng minh cho khách hàng của bạn thấy rằng họ là đối tượng ưu tiên và rằng bạn đang tiếp tục làm việc hướng tới một mục tiêu chung.
Liên quan: 5 lý do hàng đầu khiến việc khởi nghiệp trở nên khó khăn (và cách vượt qua chúng)
Tạo văn hóa giao tiếp cởi mở
Các cuộc trò chuyện khó sẽ dễ dàng hơn nhiều khi giao tiếp cởi mở là tiêu chuẩn ngay từ đầu. Sẽ luôn có nhu cầu về những cuộc trò chuyện không thoải mái tại nơi làm việc, đặc biệt là khi làm việc với những khách hàng không hiểu rõ bạn đang làm gì và tại sao bạn lại làm điều đó. Tuy nhiên, giữ một đường dây liên lạc cởi mở khiến khách hàng cảm thấy thoải mái hơn khi bày tỏ ý kiến của họ và làm cho mối quan hệ hợp tác nói chung hiệu quả hơn.
Tạo đăng ký thường xuyên với khách hàng để đánh giá lại các mục tiêu và thảo luận về điều gì đang hiệu quả (và điều gì không) là cần thiết để quan hệ đối tác phát triển. Điều này chỉ cần thiết hơn vì cách chúng ta làm việc đã thay đổi trong vài năm qua, với ít cuộc gặp gỡ trực tiếp hơn và nhiều cuộc trò chuyện hơn từ phía sau màn hình máy tính.
Các rào cản kỹ thuật có thể khiến những tình huống này trở nên khó khăn hơn, vì vậy, các cuộc trò chuyện thường xuyên và thiết lập mục tiêu sẽ giúp đảm bảo bạn được phù hợp. Bằng cách đó, khi một cuộc trò chuyện không thoải mái là cần thiết, bạn đã thiết lập được mối quan hệ và cách giao tiếp để làm cho cuộc trò chuyện hiệu quả nhất có thể.
Liên quan: 7 cách học từ những cuộc trò chuyện khó
Sai lầm xảy ra (nhưng bạn cần học hỏi từ chúng)
Khi bạn mới làm quen với giao tiếp với khách hàng, có thể bạn sẽ thường xuyên lo sợ về việc lộn xộn. Mặc dù việc này trở nên dễ dàng hơn đối với những nhân viên dày dạn kinh nghiệm hơn, nhưng nỗi sợ hãi này có thể không bao giờ biến mất hoàn toàn. Đó là lý do tại sao bạn phải nhận ra ngay từ đầu rằng việc mắc sai lầm cũng không sao cả. Đôi khi, bạn có thể hứa hẹn quá mức với khách hàng hoặc thực hiện một cuộc gọi mà theo nhận thức của bạn, đó không phải là lựa chọn tốt nhất.
Điều đó xảy ra với tất cả chúng ta, ngay cả những người giao tiếp với khách hàng giỏi nhất. Tuy nhiên, nếu bạn đã thiết lập một nền tảng vững chắc với khách hàng của mình và tạo ra một môi trường tin cậy và minh bạch, thì tất cả sẽ ổn. Điều quan trọng là phải thừa nhận khi bạn không làm được điều gì đó hoàn toàn đúng ngay khi bạn nhận ra nó và đưa ra giải pháp để sửa lại tất nhiên để đưa khách hàng của bạn trở lại đúng hướng với mục tiêu của họ.
Khi khách hàng của bạn đã hoạt động trở lại và các vấn đề đã được giải quyết, đã đến lúc phản ánh cá nhân. Về thời gian của riêng bạn, hãy dành một chút thời gian để xem xét lại những gì đã xảy ra và học hỏi từ những sai lầm của bạn. Nói chuyện với người quản lý và các thành viên trong nhóm về những gì đã xảy ra và cách bạn có thể xử lý tình huống tốt hơn. Bằng cách này, khi bạn phải đối mặt với một thử thách như thế này một lần nữa (và bạn có thể sẽ xảy ra), bạn sẽ phù hợp hơn để thực hiện đúng cuộc gọi.
Có rất nhiều điều chưa biết khi nói đến giao tiếp với khách hàng, nhưng xây dựng mối quan hệ tích cực và tạo giao tiếp cởi mở là cách tốt nhất để đảm bảo rằng khi cần có những cuộc trò chuyện khó khăn này, bạn đã sẵn sàng để tiến về phía trước một cách tự tin.
Liên quan: Làm thế nào để đối phó với những người khó khăn (và vẫn đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn)
Được viết bởi
Hila Levy-Loya
Người đóng góp mạng lưới lãnh đạo doanh nhân
Nguồn: https://www.entrepreneur.com/