Các công cụ tốt nhất để dễ dàng quản lý tài chính kinh doanh

Hai – Hai

Bằng cách đảm bảo bạn có các công cụ tài chính thiết yếu theo ý muốn, bạn sẽ có thể tận dụng thông tin liên quan, hỗ trợ hành trình kỹ thuật số của mình và duy trì tính cạnh tranh trong điều kiện bình thường mới này.

Xem thêm: Pfizer có phải là sản phẩm được mua trước khi Omicron Boosters mới ra mắt không?

Công cụ tài chính là gì?

Các công cụ tài chính hỗ trợ duy trì sức khỏe tài chính của doanh nghiệp bằng cách chuẩn bị, sắp xếp và giám sát các giao dịch tiền tệ của doanh nghiệp. Thu nhập ổn định là cần thiết để tối đa hóa doanh thu và giảm chi phí. Các công cụ tài chính chính xác có thể lưu giữ hồ sơ về dòng tiền vào ra và ngân sách trong tương lai.

Việc sử dụng các công cụ tài chính là rất quan trọng để hoạt động trơn tru, bất kể quy mô và loại hình kinh doanh hoặc sản phẩm của nó. Các công cụ quản lý tài chính có thể được áp dụng theo nhiều cách khác nhau, từ phân tích đến theo dõi ngân sách. Các công cụ phân tích tài chính giúp phân tích thị trường và giúp các doanh nghiệp đầu tư thông minh.

Biết về các công cụ tài chính là quan trọng, nhưng luôn cập nhật kiến ​​thức tài chính của bạn cũng rất quan trọng.

Tại sao các doanh nghiệp nhỏ cần các công cụ tài chính?

Theo Semrush, 66% doanh nghiệp nhỏ gặp vấn đề về tài chính, với một trong những vấn đề phổ biến nhất là không có khả năng thanh toán các chi phí hoạt động. Các ứng dụng và công nghệ tài chính có thể giảm bớt gánh nặng giải quyết các công việc điển hình liên quan đến tài chính, cho phép chủ doanh nghiệp tập trung vào việc xây dựng hoạt động kinh doanh chính của họ.

Các công cụ quản lý tài chính sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của bạn khắc phục những tình huống sau:

• Thủ tục phức tạp: Các hoạt động tài chính truyền thống cần có sự quan tâm và tham gia của nhân viên.
• Tốn thời gian: Bất cứ khi nào các thủ tục tài chính hiện tại trở nên rườm rà và chiếm nhiều giờ làm việc, điều quan trọng là phải triển khai các giải pháp phần mềm tài chính.
• Khả năng mở rộng: Khi công ty phát triển, lượng giao dịch tài chính cũng tăng lên tương ứng. Các công cụ tài chính thủ công không có khả năng đáp ứng các kỳ vọng của doanh nghiệp.
• Ít khả năng hiển thị hơn: Tài chính hoạt động theo cách thủ công chỉ cho phép khả năng hiển thị hạn chế của các giao dịch tài chính.
• Sai lầm thủ công: Hồ sơ tài chính được tạo bằng phương pháp thủ công có rất nhiều lỗi, đòi hỏi phải tự động hóa quy trình tài chính.
• Các thủ tục kinh doanh thủ công không đủ để đáp ứng nhu cầu mở rộng doanh nghiệp. Các giải pháp quản lý tài chính hỗ trợ khắc phục những vấn đề này và tăng năng suất của doanh nghiệp.

Bạn cũng cần những công cụ tài chính phù hợp để quản lý tài chính của mình , những công cụ này có thể trở nên cồng kềnh sau một thời gian.

Các yếu tố cần xem xét khi chọn công cụ phần mềm tài chính phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Quản lý tài chính tạo ra sự khác biệt giữa một doanh nghiệp thành công và một doanh nghiệp thất bại. Việc lựa chọn các công cụ kinh doanh mạnh mẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, được nêu dưới đây:

1. Cân đối ngân sách: Có được cải thiện về lập kế hoạch, quản lý và minh bạch tài chính là một trong những động lực chính để thực hiện các giải pháp tài chính . Phần mềm lập ngân sách tài chính phải làm cho nó đơn giản và hiệu quả. Chương trình sẽ có thể tạo ra các kế hoạch ngân sách cho bất kỳ quy mô kinh doanh nào.
2. Phạm vi khả năng mở rộng: Phần mềm quản lý tài chính phải thích ứng với nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp để ngăn chặn chi phí chuyển đổi sang hệ thống mới để đáp ứng với các cân nhắc kinh doanh mới.
3. Tăng cường bảo mật : Khi các giao dịch tài chính chuyển từ in sang các dịch vụ kỹ thuật số, tính bảo mật và an toàn của dữ liệu tài chính ngày càng tăng. Công cụ tài chính phải kiểm soát hiệu quả việc tiếp cận thông tin tài chính bí mật. Các quyền tùy chỉnh để kiểm soát truy cập phải được cung cấp bởi công cụ quản lý tài chính.
4. Chuyển sang đám mây: Theo nhu cầu của doanh nghiệp, quyết định sử dụng phần mềm được bản địa hóa hoặc dựa trên đám mây được đưa ra. Một số doanh nghiệp ưa chuộng các hệ thống quản lý tài chính dựa trên đám mây để thay đổi theo thời gian thực và truy cập bất cứ lúc nào vào dữ liệu và hoạt động, trong khi những doanh nghiệp khác lại thích các hệ thống tại chỗ để kiểm soát hoàn toàn các hoạt động. Để xử lý cả hai kiểu triển khai, phần mềm phải có khả năng thích ứng.
5. Dễ sử dụng: Phần mềm quản lý tài chính phải đơn giản để thiết lập và sử dụng. Phần mềm yêu cầu học tập rộng rãi không được mong muốn vì nó sẽ tiêu tốn thời gian làm việc hiệu quả.
6. Tự động hóa: Phần mềm dựa trên đám mây giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Chúng làm tăng hiệu quả của hệ thống phân cấp ủy quyền và hợp lý hóa quy trình tài chính.
7. Định giá: Hầu hết các công cụ tài chính bao gồm phiên bản miễn phí và các phiên bản cập nhật cho đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm. Các dịch vụ cao cấp, như thanh toán hóa đơn tự động hoặc thậm chí điểm tín dụng miễn phí, thường xuyên được mở khóa.
8. Tích hợp: Đảm bảo rằng mọi công cụ bạn có đều hỗ trợ tích hợp tài chính. Điều này cho phép bạn kết nối thẻ tín dụng, tài khoản séc và tài khoản tiết kiệm với tài khoản ngân hàng của mình, theo dõi các khoản đầu tư của bạn trong thời gian thực. Bạn có thể cần phải mua phiên bản trả phí cho các tích hợp tài chính như vậy trong một số trường hợp.

Tất cả các yếu tố trên và các yêu cầu kinh doanh phải được xem xét trong khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý tài chính. Quản lý tài chính trong một doanh nghiệp có thể phức tạp và căng thẳng, nhưng các công cụ phù hợp sẽ giúp dễ dàng và đẩy nhanh việc quản lý tài chính.

Xem thêm: Macfarlane Group cập nhật về tăng trưởng doanh số bán hàng và những thay đổi trong hội đồng quản trị

Ví dụ về các công cụ quản lý tài chính

Một số nền tảng phần mềm kế toán đã được coi là tốt nhất trong nhiều năm, nhưng các giải pháp phần mềm khác đang ngày càng phát triển nổi bật hơn. Tìm kiếm các đặc điểm quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn trước khi chọn phần mềm kế toán. Đầu vào dựa trên đám mây, tương tác với chương trình POS của bạn hoặc tùy chọn chỉ cần gửi email chi tiết đến kế toán thuế là những ví dụ.

Nếu nhân viên đi công tác, họ thường phải chịu các khoản chi phí phải được bồi thường. Theo dõi chi tiêu như vậy được bao gồm trong nhiều phần mềm kế toán, mặc dù không phải tất cả, vì vậy nếu chức năng này chưa có sẵn, hãy tìm kiếm một công cụ kết nối với phần mềm kế toán của bạn.

Trong số các khía cạnh quan trọng nhất của lợi nhuận của một doanh nghiệp là lập ngân sách hợp lý. Biết được lượng tiền mặt đang đến hay đi sẽ giúp việc điều tiết vốn lưu động tổng thể và chuẩn bị cho những tháng sắp tới trở nên đơn giản hơn. Chúng đảm bảo rằng dòng tiền vào và ra được cân bằng.

Rất nhiều vấn đề liên quan đến việc xử lý tiền lương của một doanh nghiệp, và những sai lầm trong lĩnh vực này sẽ phải trả giá đắt. Hệ thống tính lương phù hợp với doanh nghiệp của bạn và kết nối với phần mềm kế toán hiện tại là lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn giao dịch giữa các dịch giả tự do và các chuyên gia W2, bạn sẽ muốn chắc chắn rằng phần mềm làm cho nó thuận tiện để hoạt động với cả hai.

Việc dựa vào các nhà cung cấp của bạn để thanh toán hóa đơn của họ có thể gây ra vấn đề cho doanh nghiệp của bạn. Thanh toán trễ là một thực tế khá phổ biến đối với một số nhà cung cấp lớn và bạn có thể không có lựa chọn nào khác ngoài việc hợp tác với một doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, việc cung cấp các lựa chọn lập hóa đơn và thanh toán nhanh chóng và dễ dàng có thể thuận tiện hơn cho một số công ty.

Nếu bạn hiện đang sử dụng hệ thống thanh toán điện tử, thì các tính năng thanh toán khi đang di chuyển của nó có thể là đủ. Lựa chọn một dịch vụ có nhiều tính năng và các tùy chọn giá có thể tùy chỉnh là rất quan trọng khi mua phần mềm. Nó cũng cần thiết để nhanh chóng tạo hóa đơn và theo dõi chi tiêu và thời gian. Kiểm tra xem phần mềm của bạn có hoạt động với các ứng dụng thanh toán khác không.

Trong khi phần mềm POS đo lường doanh số bán hàng và phần mềm tài chính ghi lại các khoản thu và chi, làm thế nào để bạn theo dõi tiến độ? Kiểm tra khoảng không quảng cáo thực sự có thể đơn giản hơn khi bạn chỉ có một trang web. Khi xem xét các mục ở một số nơi, cần có các công cụ phức tạp hơn để giữ cho mọi thứ ở đúng vị trí. Phần mềm theo dõi và quản lý hàng tồn kho có thể tiết kiệm năng lượng và chi phí của bạn đồng thời đạt được lợi thế chiến lược.

Các tính năng được tùy chỉnh cho công ty của bạn, theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực và khả năng quản lý hàng hóa từ khi trưng dụng đến khi bán là tất cả những lợi thế để khám phá. Điều quan trọng là công cụ theo dõi khoảng không quảng cáo của bạn giao tiếp với hệ thống điểm bán hàng của bạn.

Với một số phần mềm khai thuế hiện nay, có thể khó khăn để chọn một phần mềm phù hợp nhất cho bạn. Phần mềm phải hoạt động hiệu quả với tất cả các công cụ khác. Nó sẽ có thể cung cấp dữ liệu từ hệ thống POS, sau đó tải xuống dữ liệu từ phần mềm kiểm kê và làm việc với các khoản bồi hoàn nhân sự và xử lý tính lương.

Sau đó, gửi thông tin dữ liệu cho kế toán để khai thuế. Hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ phải kết nối với các hoạt động kinh doanh khác để cung cấp một bức tranh đầy đủ.

Khía cạnh quan trọng nhất của việc lựa chọn các sản phẩm tài chính chất lượng cao cho doanh nghiệp của bạn là tất cả chúng đều hoạt động cùng nhau. Nếu không có sự tích hợp, tài chính của công ty bạn có thể nhanh chóng sa sút vào hỗn loạn. Ngoài phần mềm giúp bạn, bạn cũng nên xem xét 3 Mẹo này để Xử lý Tài chính Doanh nghiệp của Bạn Tốt hơn từ các Nhà hoạch định Tài chính.

Danh sách các công cụ quản lý tài chính

Công ty khởi nghiệp fintech nổi tiếng Clear đã phát hành ClearOne, một phần mềm lập hóa đơn điện tử và thanh toán tương thích với GST, để hỗ trợ các doanh nghiệp số hóa và đơn giản hóa quy trình này. ClearOne giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng lập hóa đơn chuyên nghiệp. Lập hóa đơn chuyên nghiệp, lập hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn và sản xuất hóa đơn điện tử nằm trong số các tùy chọn thanh toán.

Chủ doanh nghiệp sẽ có thể điều chỉnh các hóa đơn của họ theo nhu cầu của riêng họ. Giờ đây, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có thể tạo hóa đơn / hóa đơn, cá nhân hóa chúng để đáp ứng nhu cầu của chính họ và khách hàng, tăng và theo dõi việc lập hóa đơn của họ khi đang di chuyển và vẫn hoàn toàn phù hợp với các tiêu chuẩn quy định.

Scoro tích hợp các chức năng lập ngân sách với các công cụ bổ sung để cho phép bạn kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh của mình từ một nền tảng duy nhất. Bạn cũng có thể kiểm soát các khoản chi tiêu và nguồn lực cũng như sử dụng bảng điều khiển tài chính và ngân sách dự án. Các tính năng khác bao gồm báo cáo và phân tích tài chính, tự động hóa các dịch vụ kỹ thuật và lập hóa đơn cũng như doanh thu tự động từ hóa đơn.

Scoro đặc biệt vì nó tích hợp khả năng lập ngân sách, CRM và quản lý nhiệm vụ, cho phép bạn quản lý toàn bộ doanh nghiệp của mình trong một nền tảng và truy xuất tất cả các giao dịch kế toán ở một vị trí.

Prophix đã phát triển một hệ thống phần mềm để quản lý hiệu suất kinh doanh, bao gồm một số ứng dụng nhỏ hơn để quản lý tài sản và ngân sách của doanh nghiệp. Phân tích tài chính, luật định và quản lý, lập kế hoạch thu nhập ròng, lập mô hình và tối ưu hóa lợi nhuận cũng như lập kế hoạch việc làm là một số tính năng.

Prophix độc đáo ở chỗ nó dự định cung cấp cho người tiêu dùng một giải pháp toàn diện mở rộng khi hoạt động kinh doanh phát triển.

Planguru là một lựa chọn phần mềm lập kế hoạch ngân sách đơn giản hơn Prophix, đây có thể là thứ bạn đang tìm kiếm để sắp xếp ngân sách cho doanh nghiệp nhỏ của mình.

Các tính năng đáng chú ý của nó bao gồm thiết kế báo cáo thu nhập tích hợp được xây dựng trước, dịch vụ tiền lương, công cụ tương tác kế toán chuyên nghiệp, hơn 20 phương pháp dự báo chuẩn hóa và dự báo bằng dữ liệu phi tài chính.

Planguru độc đáo ở chỗ nó bao gồm một công cụ phân tích cụ thể giúp hiểu rõ hơn về tài chính và đưa ra các quyết định thông minh hơn.

Adaptive Insights là một ứng dụng toàn diện bao gồm phần mềm dự đoán và lập ngân sách dựa trên đám mây cũng như khả năng giám sát và phân tích. Các tính năng phân biệt của nó bao gồm quản lý doanh thu, vốn và chi phí, báo cáo thu nhập và báo cáo dòng tiền.

Ứng dụng này là duy nhất vì nó bao gồm giao diện bảng điều khiển và theo dõi tài chính đồ họa cung cấp ảnh chụp nhanh về tình trạng tài chính của doanh nghiệp.

Một hệ thống phần mềm quản lý tài chính, đặc biệt là hệ thống tích hợp tự động hóa, xử lý phần lớn các công việc đơn điệu không cần đầu óc, chẳng hạn như di chuyển tài liệu giữa các phòng ban. Điều này ngụ ý rằng nhóm của bạn hiện có thể tự do dành thời gian của họ cho các hoạt động mà họ có thể đóng góp đáng kể.

Bạn cũng có thể điều tra các điểm dữ liệu mà bạn quan tâm và đảm bảo rằng mọi ứng dụng tài chính đều hoạt động trơn tru và hiệu quả. Bạn có thể giảm thiểu sự mâu thuẫn và xử lý các điểm tắc nghẽn bằng cách phân tích vị trí xuất hiện tắc nghẽn. Do đó, phần mềm này có thể rất tiện dụng.

Đơn giản hóa việc lập hóa đơn và lập hóa đơn

Việc lập hóa đơn là rất quan trọng để vận hành một doanh nghiệp và số hóa hóa đơn là bắt buộc khi có ý định số hóa các giao dịch thương mại. Chính phủ đang chuyển sang giai đoạn lập hóa đơn kỹ thuật số hoàn toàn, điều này sẽ dẫn đến những thay đổi đáng kể cho các doanh nghiệp. – ghi chú Paw Vej, COO tại Financeer.com

ClearOne là một giải pháp thanh toán hoàn chỉnh và phần mềm lập hóa đơn chấp nhận tất cả các loại hóa đơn và các tài liệu liên quan khác như giấy báo có, chuỗi giao hàng, v.v. Nó đơn giản để khởi động và có thể được cấu hình để tạo ra các loại giấy tờ dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp.

Chương trình này rất dễ sử dụng ngay cả đối với người dùng lần đầu và bất kỳ ai có hiểu biết cơ bản về web đều có thể sử dụng nó.

Ngoài ra, ClearOne còn giúp bạn đầu tư vào quỹ tương hỗ trực tuyến thông qua Black by ClearTax. Bạn có thể dễ dàng đầu tư vào các kế hoạch của họ khi các chuyên gia quản lý chúng. Có hoa hồng 0% và bạn sẽ nhận được thêm 1,5% lợi nhuận thông qua quỹ tương hỗ trực tiếp.

Bài đăng Các công cụ tốt nhất để dễ dàng quản lý tài chính kinh doanh   xuất hiện đầu tiên trên Due .