Biểu mẫu W9 là gì? Hướng dẫn về W9s dành cho chủ doanh nghiệp

Như đã nói, không có gì là chắc chắn ngoại trừ cái chết và thuế. Tuy nhiên, đối mặt với mùa khai thuế mỗi năm không bao giờ dễ dàng hơn — xét cho cùng, hầu hết mọi người không mở doanh nghiệp vì đam mê kê khai các biểu mẫu thuế (tất nhiên, trừ khi bạn bắt đầu kinh doanh kế toán).

Tuy nhiên, mùa thuế phức tạp đến mức nào là tùy thuộc vào bạn. Các doanh nghiệp sắp xếp trước thông tin thuế cần thiết (và thậm chí thuê một chuyên gia thuế để hỗ trợ nộp hồ sơ) có thể vượt qua mùa khai thuế mà không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh. Mặt khác, những người không chủ động thu thập thông tin sẽ rơi vào vòng xoáy của việc tìm kiếm thông tin qua email và tài liệu trong một nỗ lực điên cuồng để tìm kiếm thông tin cần thiết trước khi nộp thời hạn.

Biểu mẫu W9 là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất của chủ doanh nghiệp để thu thập và lưu trữ thông tin thuế chính xác. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về biểu mẫu W9 và giúp bạn quản lý mùa nộp đơn tiếp theo — và thậm chí, có thể nói là dễ dàng.

Mẫu W9 là gì?

Yêu cầu W9 về Chứng nhận và Mã số Nhận dạng Người nộp thuế là một biểu mẫu của Sở Thuế vụ (IRS) mà các doanh nghiệp sử dụng để lấy thông tin chính xác từ những người không có việc làm (chẳng hạn như các nhà thầu độc lập) mà họ trả hơn 600 đô la trong một năm thuế nhất định. W9 là biểu mẫu bắt buộc phải được điền để nhận được 1099.

Mục đích của biểu mẫu W9 là gì?

Biểu mẫu W9 cung cấp cho doanh nghiệp thông tin thuế mà họ cần để hoàn thành và nộp Biểu mẫu 1099 — một loại tờ khai thông tin mà các nhà thầu độc lập sử dụng để khai thuế và IRS sử dụng để theo dõi khoản bồi thường cho người lao động và ngăn chặn việc báo cáo thiếu.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhân viên, hợp pháp bạn phải khấu trừ thuế thu nhập để trang trải các khoản thuế An sinh Xã hội và Medicare. Mặt khác, các nhà thầu độc lập tự khai thuế thu nhập và thường không bị khấu trừ thuế. Vì lý do này, các doanh nghiệp phải nộp 1099s cho tất cả các dịch giả tự do, nhà tư vấn và nhà thầu độc lập mà họ trả hơn 600 đô la trong một năm tính thuế.

Các phương pháp hay nhất về biểu mẫu W9 bao gồm việc yêu cầu các nhà thầu độc lập, chẳng hạn, cung cấp biểu mẫu đã hoàn thành trước khi bắt đầu làm việc với công ty của bạn. Điều này đảm bảo rằng nhà thầu được ủy quyền hợp pháp để thực hiện các dịch vụ và đảm bảo doanh nghiệp của bạn có tất cả thông tin cần thiết cho mục đích thuế.

Ai cần hoàn thành biểu mẫu W9?

Bất kỳ nhà thầu độc lập nào thực hiện các dịch vụ có tổng số tiền hơn $ 600 trong một năm dương lịch đều phải điền vào biểu mẫu W9. Những cá nhân nhận được các khoản thu nhập khác như tiền bản quyền, tiền thuê nhà, hoặc giải thưởng và giải thưởng với tổng trị giá hơn 600 đô la hàng năm, cũng phải hoàn thành W9.

W9 không được nộp cho IRS; thay vào đó, chúng được nắm giữ bởi công ty yêu cầu và được sử dụng cho mục đích khai thuế. Biểu mẫu W9 được yêu cầu trong các trường hợp sau:

• Một doanh nghiệp thuê một nhà thầu độc lập, người sẽ kiếm được hơn $ 600 trong một năm tính thuế nhất định.
• Một tổ chức tài chính quản lý các khoản đầu tư của người đóng thuế.
• Người đóng thuế tham gia vào một giao dịch bất động sản, chẳng hạn như bán nhà hoặc tài sản khác.
• Người cho vay sẽ xóa một phần nợ, bao gồm nợ thẻ tín dụng hoặc nợ lãi suất thế chấp.

Cách điền vào biểu mẫu W9

W9s thu thập thông tin liên hệ và xác định thuế từ người nhận tiền. Biểu mẫu bao gồm các trường sau:

• Tên. Dòng một yêu cầu tên pháp lý đầy đủ của người nộp thuế.
• Tên doanh nghiệp. Dòng hai là tên doanh nghiệp. Dòng này chỉ bắt buộc nếu bạn, người nhận thanh toán, đang hoàn thành các dịch vụ với tư cách là một doanh nghiệp và đã thành lập một tổ chức kinh doanh hoặc một DBA, viết tắt của “hoạt động kinh doanh với tư cách là.” Nếu bạn chưa thành lập pháp nhân kinh doanh hoặc thiết lập DBA, hãy để trống dòng này.
• Phân loại thuế liên bang. Dòng ba cho biết loại hình cá nhân hoặc doanh nghiệp. Phần này có năm lựa chọn: chủ sở hữu cá nhân / duy nhất hoặc LLC một thành viên; công ty (C corp hoặc S corp); công ty trách nhiệm hữu hạn (hợp danh, C corp, hoặc S corp); quan hệ đối tác; hoặc ủy thác / bất động sản.
• Miễn trừ. Cá nhân có thể bỏ qua phần này. Tuy nhiên, nếu bạn đang điền vào biểu mẫu với tư cách là một doanh nghiệp và doanh nghiệp của bạn được miễn khấu lưu, hãy cung cấp mã số thuế cho biết lý do miễn thuế.
• Địa chỉ nhà. Tất cả những người nộp thuế phải cung cấp đầy đủ địa chỉ nhà riêng hoặc địa chỉ kinh doanh của họ. Các doanh nghiệp yêu cầu sẽ sử dụng thông tin này để gửi 1099s đến nơi thích hợp. Bao gồm địa chỉ đầy đủ, thành phố, tiểu bang và mã ZIP của bạn.
• Số tài khoản. Nếu bạn đang cung cấp W9 cho một tổ chức tài chính, ngân hàng của bạn có thể yêu cầu số tài khoản đại diện cho khoản nắm giữ của bạn tại tổ chức đó.
• Mã số thuế. Số nhận dạng người đóng thuế (TIN) của bạn sẽ là mã số nhận dạng người sử dụng lao động (EIN) nếu bạn thực hiện công việc với tư cách là một doanh nghiệp hoặc số An sinh xã hội (SSN) của bạn nếu bạn thực hiện công việc với tư cách cá nhân hoặc chủ sở hữu duy nhất.