Biểu đồ Tài khoản: Hướng dẫn dành cho Chủ Doanh nghiệp Nhỏ về COA

Có rất ít cảnh tượng quyến rũ như một lớp học sinh mẫu giáo lê bước trên vỉa hè, được giữ thẳng hàng bằng một sợi dây màu sắc rực rỡ mà giáo viên của chúng đã (một cách khôn ngoan) hướng dẫn mỗi đứa cầm ở một điểm khác nhau. Cũng chính nhóm trẻ em tự do chạy qua các con phố mà không có dây buộc dễ gây lo lắng hơn nhiều—và đó cũng là một công thức cho trò chơi “tìm đứa trẻ năm tuổi”.

Theo cách này, tài khoản doanh nghiệp của bạn giống như tài khoản mẫu giáo. Chúng đi theo nhóm, dễ theo dõi hơn khi được định hình bởi một nguyên tắc tổ chức và trở thành một vấn đề lớn nếu bị lạc. Hãy coi biểu đồ tài khoản của bạn giống như dây buộc của giáo viên mẫu giáo. Được sử dụng đúng cách, biểu đồ tài khoản sẽ giữ tất cả thông tin của bạn theo thứ tự, giúp dễ dàng tạo báo cáo tài chính, đánh giá tình hình tài chính của công ty bạn và lập kế hoạch tăng trưởng.

Biểu đồ tài khoản là gì?

Biểu đồ tài khoản là danh sách tất cả các tài khoản có trong sổ cái chung của công ty. Các tài khoản này được nhóm theo năm loại tài khoản chính: tài khoản tài sản, tài khoản nợ, tài khoản chi phí, tài khoản vốn chủ sở hữu và tài khoản doanh thu.

Biểu đồ tài khoản bao gồm tên tài khoản, loại tài khoản và số tài khoản. Nó cũng liệt kê báo cáo tài chính mà tài khoản xuất hiện. Tài khoản tài sản, tài khoản nợ và tài khoản vốn chủ sở hữu là tài khoản bảng cân đối kế toán, trong khi tài khoản chi phí và tài khoản doanh thu hiển thị trên báo cáo lãi lỗ của bạn.

Hầu hết các biểu đồ tài khoản chứa nhiều tài khoản trong mỗi danh mục. Công ty của bạn có thể có tài khoản tiền mặt, tài khoản riêng cho các khoản phải thu và tài khoản thứ ba cho bất động sản nắm giữ, cả ba đều được phân loại là tài khoản tài sản.

Bảng cân đối tài khoản

Các tài khoản tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu được liệt kê trên bảng cân đối kế toán của công ty, một báo cáo thể hiện tình hình tài chính của công ty tại một thời điểm nhất định. Dưới đây là tổng quan về những gì có thể được bao gồm trong mỗi tài khoản bảng cân đối kế toán của công ty bạn.

• Tài khoản tài sản. Tiền mặt, chứng khoán, khoản phải thu (AR) và hàng tồn kho đều là tài khoản tài sản.
• Tài khoản nợ phải trả. Các khoản phải trả, thuế phải nộp, tiền lương phải trả và các khoản nợ tích lũy được phân loại là tài khoản nợ phải trả.
• Tài khoản vốn chủ sở hữu. Cổ phiếu phổ thông, cổ phiếu giữ lại, cổ tức, thu nhập giữ lại và vốn chủ sở hữu là tất cả các ví dụ về tài khoản vốn chủ sở hữu.

Tài khoản báo cáo thu nhập

Tài khoản báo cáo thu nhập bao gồm tài khoản chi phí và tài khoản doanh thu. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (hoặc báo cáo lãi lỗ) cho thấy kết quả hoạt động của công ty trong một kỳ báo cáo cụ thể. Các tài khoản này theo dõi số tiền đã kiếm được hoặc bị mất trong khoảng thời gian được đề cập.

• etài khoản chi tiêu. Tài khoản chi phí bao gồm các danh mục như giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, chi phí không hoạt động, tài khoản chi phí thẻ tín dụng và tài khoản chi phí trả trước.
• Tài khoản doanh thu. Các tài khoản doanh thu bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu từ cổ tức và lợi nhuận từ việc bán tài sản, cũng như bất kỳ nguồn doanh thu nào khác mà doanh nghiệp của bạn yêu cầu (chẳng hạn như tiền thuê nhà hoặc thu nhập từ tiền bản quyền).

Biểu đồ tài khoản hoạt động như thế nào?

Một trong những chức năng chính của sơ đồ tài khoản là tạo thuận lợi cho quá trình kế toán kép, một hệ thống ghi lại các giao dịch bao gồm cả ghi nợ và ghi có cho mọi giao dịch bạn thực hiện.

Một nguyên tắc chính của kế toán ghi sổ kép là khoản ghi có vào bất kỳ tài khoản nào phải được bù trừ bằng khoản ghi nợ vào tài khoản khác. Hệ thống ghi nợ và ghi có làm tăng hoặc giảm số dư của các loại tài khoản cụ thể không hoàn toàn trực quan. Tài khoản tài sản và chi phí tăng khi ghi nợ và giảm khi ghi có. Các tài khoản doanh thu, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tăng khi ghi có và giảm khi ghi nợ.

Hệ thống ghi nợ và tín dụng này có chức năng hỗ trợ phương trình trung tâm của kế toán ghi sổ kép (tài sản = nợ phải trả + vốn chủ sở hữu), nơi doanh thu và chi phí cuối cùng ròng và chuyển thành vốn chủ sở hữu. Logic theo đó các khoản ghi nợ và ghi có tăng hoặc giảm số dư tài khoản tùy thuộc vào loại tài khoản sẽ giữ cho phương trình này ở trạng thái cân bằng. Ví dụ, một khoản ghi có cho các khoản phải thu phát sinh từ một hóa đơn đã thanh toán sẽ được bù trừ bằng một khoản ghi nợ vào tiền mặt, làm giảm số dư tài khoản phải thu của bạn và tăng số dư tiền mặt của bạn. Nói cách khác, tuân theo quy tắc theo đó các loại tài khoản cụ thể tăng và giảm khi được ghi có (hoặc ghi nợ) sẽ giúp giữ cho biểu đồ tài khoản của bạn theo thứ tự.

Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một cửa hàng mồi câu và bạn bán chum trị giá 75 đô la cho một ngư dân địa phương. Đầu tiên, bạn sẽ ghi nợ tài khoản tiền mặt của mình 75 đô la. Tài khoản tài sản tăng lên khi chúng được ghi nợ, vì vậy tổng tài khoản tiền mặt của bạn sẽ tăng thêm 75 đô la. Sau đó, bạn sẽ ghi có 75 đô la vào tài khoản doanh thu của mình. Tài khoản doanh thu tăng khi chúng được ghi có và giảm khi chúng được ghi nợ, vì vậy tài khoản doanh thu của bạn cũng sẽ tăng thêm 75 đô la. Cả hai số dư tài khoản đều tăng—bạn đã kiếm được tiền!—và hệ thống kế toán ghi sổ kép được giữ cân bằng bằng cách bù trừ nợ với tín dụng.

Duy trì biểu đồ tài khoản cho phép bạn, nhân viên kế toán hoặc phần mềm kế toán của bạn tạo các báo cáo tài chính quan trọng, bao gồm báo cáo thu nhập (cho biết bạn kiếm được hoặc mất bao nhiêu tiền trong một khoảng thời gian), bảng cân đối kế toán (cho biết tình hình tài chính hiện tại của bạn ) và báo cáo lưu chuyển tiền tệ (cho biết tiền đã luân chuyển như thế nào trong hoạt động kinh doanh của bạn trong kỳ báo cáo).

Các phương pháp hay nhất để quản lý biểu đồ tài khoản

Duy trì một biểu đồ tài khoản có tổ chức, thân thiện với người dùng là mấu chốt của việc vận hành hệ thống kế toán ghi sổ kép và việc tuân theo một số nguyên tắc chính có thể giúp bạn thiết lập thành công. Các phương pháp hay nhất bao gồm sử dụng hệ thống đặt tên nhất quán, hợp nhất các tài khoản nếu có thể và định thời điểm xóa bất kỳ tài khoản nào không còn cần thiết một cách có chiến lược.

Hãy nhất quán trong việc gắn tem nhãn và đặt tên cho các tài khoản và danh mục con

Việc thiết lập và tuân theo hệ thống đặt tên và ghi tem nhãn cho biểu đồ tài khoản của bạn có thể giúp bạn xác định mục đích của từng tài khoản và tránh nhầm lẫn giữa các loại tài khoản.

Việc sử dụng phần mềm kế toán có thể đơn giản hóa việc này bằng cách khuyến khích bạn lập các tài khoản riêng lẻ theo loại tài khoản. Ví dụ: bạn có thể có một tài khoản có tem nhãn “Thẻ tín dụng—chi phí hoạt động” được nộp trong mục “Nợ phải trả”.

Các nền tảng phần mềm kế toán cũng thường bao gồm một biểu đồ tài khoản mẫu hoặc một mẫu thể hiện cách các tài khoản thường được sử dụng có thể được phân loại và dán tem nhãn. Làm theo mẫu có thể loại bỏ phỏng đoán khi thiết lập hệ thống đặt tên và giúp bạn dễ dàng chia sẻ sách của mình với bên thứ ba như kế toán viên hoặc cố vấn tài chính.

Hợp nhất các tài khoản nếu có thể

Một trong những ưu điểm của phần mềm kế toán là nó cho phép bạn có bao nhiêu tài khoản tùy thích để có được bức tranh chính xác về cách tiền luân chuyển trong doanh nghiệp của bạn.

Tuy nhiên, sự tự do này đòi hỏi sự phán đoán đúng đắn: chỉ vì bạn có thể có các tài khoản riêng cho đồ dùng văn phòng (tương tự), đồ dùng văn phòng (kỹ thuật số), đồ dùng văn phòng (đồ ăn nhẹ) và đồ dùng văn phòng (đồ uống) không có nghĩa là bạn nên làm như vậy. Mức độ chi tiết này không chắc sẽ cung cấp cho bạn thông tin hữu ích và nó làm tăng khả năng bạn sẽ thực hiện giao dịch không đúng chỗ.

Đó là một nguyên tắc nhỏ để xem xét biểu đồ tài khoản của bạn vào cuối mỗi năm tài chính và tự hỏi liệu có bất kỳ tài khoản nào có thể được hợp nhất hoặc loại bỏ hay không.

Đợi đến cuối năm tài chính để xóa các tài khoản cũ

Nếu bạn đã xác định được các tài khoản dư thừa hoặc tài khoản cũ, bạn có thể muốn dọn sạch biểu đồ tài khoản của mình bằng cách nhanh chóng xóa chúng hoặc bằng cách hợp nhất nhiều tài khoản thành một. Hãy chống lại sự thôi thúc này—ít nhất là tạm thời. Đợi đến cuối năm tài chính để xóa, đổi tên hoặc hợp nhất các tài khoản hiện có sẽ đơn giản hóa quy trình khai thuế của bạn, giúp bạn không vô tình che giấu thông tin liên quan trong suốt cả năm.

suy nghĩ cuối cùng

Bạn có thể mất một chút thời gian để tìm hiểu về kế toán ghi sổ kép, hệ thống kế toán được hỗ trợ bởi biểu đồ tài khoản. Tuy nhiên, khi bạn đã hoàn thành, việc duy trì biểu đồ tài khoản, với hệ thống ghi nợ dư thừa được bù đắp bằng tín dụng, có thể giúp đảm bảo rằng hồ sơ của bạn là chính xác.

Một biểu đồ tài khoản có tổ chức cũng giữ tất cả thông tin tài chính của bạn ở một nơi, giúp dễ dàng tạo báo cáo tài chính và cho phép các chủ doanh nghiệp nhỏ theo dõi sức khỏe tài chính và lợi nhuận tức thời của họ theo thời gian.