Áp dụng Nguyên tắc Pareto có thể cải thiện việc quản lý thời gian của bạn

marekuliasz | những hình ảnh đẹp

Nếu bạn không chắc chắn chính xác Quy tắc 80/20 là gì hoặc cách sử dụng Quy tắc này để cải thiện quản lý thời gian của bạn – ngay sau đây bạn sẽ hiểu rõ hơn về nguyên tắc này. Nguyên tắc Pareto có thể là câu trả lời.

Nguyên tắc Pareto áp dụng cho việc quản lý thời gian như thế nào?

Nguyên tắc này là một khái niệm được nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto phát triển vào năm 1895 sau khi ông nhận thấy rằng 80% đất đai thuộc sở hữu của 20% dân số. Điều này dẫn Pareto đến kết luận rằng mọi hoạt động kinh tế đều có thể tuân theo nguyên tắc này.

Như Brian Tracy giải thích thêm, “Quy tắc này nói rằng 20 phần trăm hoạt động của bạn sẽ chiếm 80 phần trăm kết quả của bạn.” Ví dụ: “20 phần trăm khách hàng của bạn sẽ chiếm 80 phần trăm doanh số bán hàng của bạn. Hai mươi phần trăm sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn sẽ chiếm 80 phần trăm lợi nhuận của bạn. Ngoài ra, 20 phần trăm nhiệm vụ của bạn sẽ chiếm 80 phần trăm giá trị của những gì bạn làm, v.v. ”

Làm thế nào để điều này áp dụng cho việc quản lý thời gian? Tracy nói, “rằng nếu bạn có một danh sách mười mục cần làm, hai trong số đó sẽ trở nên có giá trị bằng hoặc hơn tám mục còn lại được gộp lại với nhau.”

Nói cách khác, 80 phần trăm sản lượng của bạn phải đến từ 20 phần trăm thời gian của bạn. Đừng lo lắng nếu con số không chính xác 80 và 20 phần trăm. Ý tưởng là hầu hết mọi thứ đều không phân phối đều. Điều này có nghĩa là bạn nên làm việc ít hơn? Không cần thiết. Thay vào đó, khái niệm này khuyến khích bạn tập trung nhiều hơn vào những thứ quan trọng nhất, chủ yếu là những nhiệm vụ giúp chúng ta đạt được mục tiêu của mình.

Xét rằng các doanh nhân tin rằng chúng ta có thể làm bất cứ điều gì một mình, Nguyên tắc Pareto được cho là kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất theo ý của chúng ta. Ví dụ: trái ngược với việc dành hàng giờ để sửa một trang web bị lỗi, sửa vòi bị rò rỉ hoặc xử lý các thắc mắc về dịch vụ khách hàng – chúng ta nên thuê ngoài hoặc ủy quyền những nhiệm vụ này và tập trung vào những công việc quan trọng hơn sẽ giúp doanh nghiệp phát triển.

Hy vọng rằng điều đó giải thích Nguyên tắc Pareto là gì và nó có thể được sử dụng như thế nào để nâng cao khả năng quản lý thời gian của bạn. Nhưng, làm thế nào bạn có thể bắt đầu?

Liên quan: Ưu và nhược điểm của phần mềm quản lý dự án

Suy nghĩ lại danh sách việc cần làm của bạn.

Với nguyên tắc này, đây có thể là lúc để thay đổi cách bạn lập danh sách việc cần làm của mình. Thông thường, những danh sách này bao gồm các mục đơn giản có thể không phải là những việc quan trọng nhất mà bạn nên làm. Thay vào đó, danh sách việc cần làm của bạn phải phản ánh các ưu tiên của bạn nhưng cũng phải tính đến việc nỗ lực cần thiết có đáng để làm hay không.

Để tận dụng tối đa Nguyên tắc Pareto, nguyên tắc sẽ giúp bạn quản lý thời gian tốt hơn, hãy bắt đầu bằng cách sắp xếp thứ tự ưu tiên những việc bạn cần làm dựa trên lượng nỗ lực liên quan. Đánh số các mục này từ một đến 10, với một mục yêu cầu ít nỗ lực nhất. Sau đó, hãy xem xét những kết quả tích cực tiềm năng từ việc làm những việc đó. Gắn nhãn những người từ một đến 10, với 10 có tác động cao nhất.

Với những phát hiện này, bước tiếp theo là tạo một bảng xếp hạng mới cho các mục trong danh sách việc cần làm của bạn. Chia số lượng nỗ lực cho kết quả tiềm năng. Điều này cung cấp cho bạn thứ hạng ưu tiên mà bạn cần để quản lý thời gian hiệu quả hơn và tăng kết quả. Những công việc nào mang lại kết quả cao nhất với ít nỗ lực nhất sẽ được hoàn thành trước. Những công việc khác đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn với ít kết quả có thể bị hoãn lại hoặc bị xóa khỏi danh sách việc cần làm của bạn.

Đánh giá tất cả các nhiệm vụ của bạn và đánh giá các mục tiêu của bạn.

Một cách tiếp cận khác là xác định 20 phần trăm nhiệm vụ sẽ tạo ra 80 phần trăm kết quả của bạn. Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách đặt những câu hỏi như:

• Tôi có coi tất cả các nhiệm vụ và chức năng của mình là khẩn cấp không?
• Tôi có đang lãng phí quá nhiều thời gian cho những công việc cụ thể không?
• Nhiệm vụ này có giúp tôi đạt được mục tiêu của mình không?
• Tôi có phải là người đủ năng lực nhất cho công việc không? Hoặc, nó nên được hoàn thành bởi một người khác?

Sau khi đánh giá các nhiệm vụ của mình, bạn cũng sẽ muốn đánh giá các mục tiêu của mình. Bạn sẽ muốn chú ý đến 20 phần trăm các hoạt động sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.

Ví dụ, bạn đang ở 20 phần trăm nếu bạn đang thực hiện các hoạt động cải thiện cuộc sống của mình hoặc có liên quan đến bức tranh toàn cảnh. Ngoài ra, bạn đang ở trong 20 phần trăm nếu bạn đang dành thời gian làm những việc mà bạn yêu thích và được giao những việc mà bạn không có kỹ năng.

Có liên quan: Mẹo chặn thời gian Các chuyên gia và nhà khoa học hàng đầu sử dụng để tăng năng suất

Biết khi nào bạn làm việc hiệu quả nhất.

Chúng tôi có khung thời gian khi bạn tỉnh táo, tập trung và tràn đầy năng lượng nhất. Một số người trong chúng ta đã sẵn sàng để có được một ngày tươi sáng và sớm. Những người khác làm việc hiệu quả nhất vào ban đêm.

Cho tôi, Tôi là người buổi sáng thức dậy lúc 5:15 sáng. Biết được điều này, tôi sắp xếp các ưu tiên của mình trong thời gian quan trọng nhất của mình và không phải khi tôi cạn kiệt sức lực vào buổi chiều. Đó là một cách đã được chứng minh để hoàn thành nhiều việc nhất có thể hàng ngày.

Loại bỏ những phiền nhiễu làm gián đoạn bạn nhiều nhất.

Chúng tôi bị bao vây bởi những thứ gây xao nhãng. Cho dù đó là thông báo qua email, cuộc gọi điện thoại, tiếng gõ cửa của bạn hay công trình đang diễn ra ở phía bên kia văn phòng của bạn. Thật không may, dù bạn có cố gắng đến đâu thì việc phân tâm là điều khó tránh khỏi. Tin tốt là bạn có thể giảm thiểu chúng bằng cách thực hiện Quy tắc 80/20. Rốt cuộc, người ta đã nói rằng 80% sự sao lãng của bạn là kết quả của 20% nguồn của bạn.

Ghi nhật ký về những lần gián đoạn để ghi lại những lần bạn phân tâm thường xuyên nhất. Tôi sẽ làm điều này trong một tuần hoặc lâu hơn. Sau đó, lập một danh sách và xem lại mục nào làm bạn khó chịu nhất. Nếu email, cuộc gọi điện thoại, thông báo trên mạng xã hội, khách truy cập không có kế hoạch và thông tin cơ bản là những thủ phạm phổ biến nhất tìm cách loại bỏ chúng. Ví dụ: bạn có thể đặt tất cả thông báo ở chế độ im lặng, đóng cửa văn phòng và đeo tai nghe khử tiếng ồn. Hãy thử một ứng dụng lịch nếu điều này không hoạt động.

Bỏ 10 đô la công việc.

Đây không phải là công việc $ 10 theo nghĩa đen. Có những nhiệm vụ thường xuyên có thể được giao cho người khác. Ví dụ: bạn có thể thuê một trợ lý cá nhân để thu dọn đồ giặt hấp hoặc quản lý hộp thư đến của bạn. Bạn có thể thuê một dịch vụ dọn dẹp nhà cửa và văn phòng của bạn. Chắc chắn. Điều này có thể khiến bạn mất một số tiền khó kiếm được. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng thêm thời gian này để tập trung hơn vào những gì quan trọng nhất.

Có liên quan: 10 mẹo quản lý thời gian hiệu quả

Hãy dành thời gian nghỉ ngơi.

Một vài ngày thứ Bảy trước, tôi đã không làm gì cả. Khi tôi chọn bữa trưa tại cửa hàng ăn vặt yêu thích của mình và được hỏi tôi đã lên kế hoạch gì trong ngày. Mặc dù tôi không chỉ xem Netflix cả ngày, nhưng tôi đã dành cả ngày để thư giãn một chút với con gái, đi công viên, thăm một vài người và làm một vài công việc dễ dàng để sẵn sàng cho tuần tới . Tôi đã đạp xe 10 dặm – nhưng tôi cần một ngày để sạc lại. Tôi cũng cần thời gian để đọc và làm một số việc nhà.

Nhưng tôi nhận ra rằng thời gian chết đã giúp tôi đầu óc tỉnh táo và tạo sự tập trung. Ngày hôm đó đã làm cho tôi có thể chú ý đến việc ở trong 20 phần trăm. Thay vì cảm thấy tội lỗi về điều này – tôi đã tự cho phép mình nghỉ giải lao này và thỉnh thoảng bạn có thể cho mình nghỉ ngơi – và tận hưởng thời gian nghỉ.