8 bí mật kế toán chiến lược (phi truyền thống) để các nhà hàng có lãi vào năm 2023

Là chủ nhà hàng, điều quan trọng là bạn phải hiểu cách kế toán nhà hàng thông minh có thể đưa bạn đến gần hơn với lợi nhuận và tính bền vững. Do tác động rất lớn của giá vốn hàng hóa (COG) đối với lợi nhuận do bản chất của hoạt động kinh doanh (tức là mua nguyên liệu thô, nấu thức ăn và bán kiếm lời), điều quan trọng là các chủ nhà hàng phải hiểu cách tính toán và giám sát chi phí chính để công việc kinh doanh của họ thực sự có lãi.

Tin khó khăn là 20% trong số tất cả các nhà hàng mới sẽ thất bại trong năm đầu tiên. Theo kinh nghiệm của tôi, nhiều nhà hàng đang gặp khó khăn mà chúng tôi kiểm toán trong năm đầu tiên hoạt động hầu như không có chiến lược kinh doanh hoặc tài chính. Các chủ nhà hàng mới tập trung vào các lĩnh vực sáng tạo và tập trung vào khách hàng, nhưng họ có xu hướng để việc quản lý các khoản phải trả và phải thu cho một kế toán viên thiếu kinh nghiệm hoặc không có ai. Tung hứng các khoản phải trả và phải thu không phải là kế toán. Trên thực tế, trong một mô hình kinh doanh dựa trên giá vốn hàng bán, đó thực sự là cái chết từ từ của doanh nghiệp.

Chỉ 50% nhà hàng sẽ tồn tại sau 5 năm. Tại thời điểm này, nhiều nhà hàng nhận thấy doanh số bán hàng của họ đang giảm dần và họ sẽ đạt đến mức ổn định, đồng thời cần các chiến lược kinh doanh và thương hiệu mới.

Tin tốt là có nhiều cách để các nhà hàng hoạt động trở lại. Dưới đây là tám bí mật của nhà hàng để giúp quản lý tài chính cho nhà hàng của bạn – và thực hiện nó như một chuyên gia – để bạn có thể thấy kết quả bền vững và tăng khả năng sinh lời của mình:

1. HIỂU COG CỦA BẠN Các nhà hàng được tải với các quy trình dẫn đến hóa đơn. Chúng tôi mua, sản xuất, bán và thanh toán từ những gì chúng tôi kiếm được. Theo dõi chi phí thực phẩm của bạn và quản lý các nỗ lực bán hàng của bạn để đạt được chi phí thực phẩm “thực tế” thấp hơn bằng cách kết hợp thực đơn tốt. Bạn có thể làm điều này bằng cách có một công thức hướng đến năng suất, được quản lý bằng các khóa đào tạo, kiểm soát chất lượng, kỹ thuật thực đơn định kỳ và hệ thống quản lý chất thải. Kết quả cuối cùng của những nỗ lực của bạn về mặt hoạt động sẽ hiển thị trong lợi nhuận của bạn hàng tháng với số tiền mặt thực tế được tiết kiệm. Báo cáo kế toán không có báo cáo phụ về giá vốn hàng bán chi tiết dẫn đến các quyết định sai lầm.

2. CÓ MỤC TIÊU DOANH SỐ Nếu bạn không có sẵn một chiến lược bán hàng hiệu quả, bạn sẽ phải lập sổ sách kế toán chứ không phải điều hành doanh nghiệp bằng những con số, đó là cách đúng đắn. Các mục tiêu bán hàng trên các kênh doanh thu cung cấp cho bạn lộ trình để duy trì lợi nhuận. Nếu chúng ta không biết điểm đến, chúng ta mất con đường đúng đắn. Chiến lược mục tiêu bán hàng cung cấp cho mọi người lý do tại sao phải làm gì và thúc đẩy các quyết định chiến lược dựa trên thành tích chứ không phải cảm xúc. Sau đó, mục tiêu chiến lược này sẽ được xem xét cùng với báo cáo lãi lỗ (P&L) hàng tháng của bạn một cách nhất quán để xem các dấu hiệu cảnh báo mà các nhóm tài khoản, bán hàng và vận hành có thể phối hợp chặt chẽ với nhau để đạt được.

3. ĐÁNH GIÁ MỌI MỤC TIÊU TÀI CHÍNH VỚI KẾ HOẠCH KINH DOANH RÕ RÀNG Khi bạn đã có mục tiêu, hãy xây dựng một kế hoạch sử dụng lộ trình của bạn để đạt được mục tiêu bằng các công cụ. Một kế hoạch kinh doanh tốt xem xét các con số dựa trên tiêu chuẩn ngành nên là kim chỉ nam cho mọi bước đi của bạn. Ví dụ, bạn đã vượt quá chi phí nhân công 20%/tháng nhưng bảng lương khiêm tốn, vấn đề là doanh số thấp chứ không phải bạn cần sa thải nhân viên hay giảm lương, tức là kế hoạch kinh doanh của bạn cần phân tích tiềm năng doanh thu mới. các kênh hoặc tăng các kênh hiện tại. Nếu không có kế hoạch kinh doanh, chủ sở hữu có thể phạm một số sai lầm không thể sửa chữa.

4. PHÂN PHỐI NGÂN SÁCH CHO TẤT CẢ CÁC TRUNG TÂM CHI PHÍ Ngân sách nên được phân bổ cho từng trung tâm chi phí. Ví dụ: nếu chi phí thực phẩm thực tế được đặt không vượt quá 25% làm tiêu chuẩn kinh doanh của bạn và P&L của bạn cho thấy chi phí thực phẩm tăng lên trong khi bạn không thay đổi nhà cung cấp, thì có nghĩa là đã đến lúc xem xét quản lý công thức, quản lý chất thải và thậm chí cả hàng tồn kho và mức chứng khoán của bạn. Hoặc, nếu bạn đang phàn nàn về doanh số bán hàng thấp, nhưng chưa phân bổ ít nhất 5% doanh thu của mình cho hoạt động tiếp thị, thì đó có thể là một lĩnh vực cần tập trung và phân bổ ngân sách. Hoặc nếu bạn đã vượt quá 5% nhưng không có thay đổi đáng kể về doanh thu, thì đã đến lúc phân tích hiệu quả của ngân sách tiếp thị của bạn.

5. QUẢN LÝ TỒN KHO HÀNG THÁNG Theo dõi và quản lý giá vốn hàng bán, hàng tồn kho, hàng tồn. Vì ngành công nghiệp của chúng tôi là sản xuất để bán, nên đây là tiền mặt sẵn có dành cho bạn. Đối xử với nó như tiền – có nghĩa là biết những gì đã đến, biết những gì đã được “đầu tư”, những gì đã được “giao dịch” và những gì còn lại. Hãy chắc chắn rằng bạn có một hệ thống quản lý đúng lúc (JIT) để nhanh chóng sử dụng các sản phẩm dễ hỏng. Ví dụ, tổn thất do cà chua thối rữa có thể là một tỷ lệ nhỏ, nhưng nếu theo thói quen, thì đó là một sự rò rỉ lớn vào cuối năm. Chi tiết này phải là một phần trong cách bạn lập báo cáo P&L hàng tháng.

6. HOẠCH ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ LAO ĐỘNG VÀ DOANH THU DỰA TRÊN TƯ DUY CỦA THẾ HỆ Y VÀ THẾ HỆ Z Lập kế hoạch và quản lý chi phí và lợi ích lao động, thôi việc, doanh thu là một việc khác mà những người chủ thông minh làm. Hãy thành thực đi, tư duy của thế hệ thiên niên kỷ yêu thích những trải nghiệm, những cuộc phiêu lưu và chuyển từ công việc này sang công việc khác nhanh hơn bạn có thể nói xin chào. Chúng ta không thể chống lại sự tiến hóa không thể tránh khỏi của các thế hệ chúng ta. Mặc dù tôi tin vào việc làm mọi cách để giữ chân nhân tài, nhưng tôi hiểu rằng mối quan hệ nào cũng có thời hạn sử dụng, đặc biệt là trong một ngành công nghiệp áp lực cao như của chúng tôi. Xây dựng một đội ngũ tốt, người cố vấn, huấn luyện viên, cung cấp tất cả sự ổn định và lợi ích của một nền văn hóa làm việc tuyệt vời, nhưng hãy lưu ý rằng khi họ bay tổ vì sự đa dạng hoặc điều gì đó khác mà niềm đam mê của họ nắm bắt được, bạn đã xây dựng một công ty dựa trên các quy trình và tình huống ngẫu nhiên, chứ không phải những cảm xúc. Phân bổ ngân sách tuyển dụng lại, ngân sách đào tạo lại và thực tế rằng chi phí lao động là phần cao hơn trong chi phí chính của bạn và lên chiến lược phù hợp.

7. KỸ SƯ THIẾT KẾ THỰC ĐƠN MỖI QUÝ Tập kỹ thuật thực đơn hàng quý. Tôi không thể nhấn mạnh đủ về tầm quan trọng của việc xem lại hiệu suất thực đơn của bạn. Đây là xung của doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng khi bạn muốn có một nhà hàng với những món ăn tuyệt vời mà mọi người sẽ yêu thích và mua? Chà, bây giờ bạn đã có thứ đó, hãy đảm bảo rằng mọi người của bạn yêu thích nó và mua thật nhiều. Điều này có nghĩa là bạn nên thoát khỏi những ràng buộc cảm xúc với bất kỳ món nào trong thực đơn mà cá nhân bạn yêu thích và quan sát cách thị trường mục tiêu của bạn phản ứng với món đó. Đôi khi, một món ăn trong thực đơn có thể rất xuất sắc, nhưng lại bị định giá sai, trình bày sai hoặc không hấp dẫn đối với thị trường mục tiêu của bạn. Cách tốt nhất để đảm bảo thực đơn của bạn mang lại lợi nhuận cho bạn là phân tích hiệu suất của nó trên một trang tính kỹ thuật. Điều đó cũng cho bạn biết liệu chi phí thực phẩm của bạn có đạt đến mức hấp dẫn hay không bằng cách bán thêm các mặt hàng, nước, v.v. để mang lại cho bạn mức lợi nhuận vào cuối tháng. Đây là bài tập mà nhóm kế toán của bạn nên thực hiện với đầu bếp của bạn mỗi quý.

8. CÓ CẤU TRÚC TỐT P&L HÀNG THÁNG VỚI HÌNH ẢNH XEM Hiểu cách chuẩn bị P&L tập trung vào kinh doanh nhà hàng để báo cáo và ra quyết định của hệ thống thông tin quản lý (MIS). Nếu không có kế toán dựa trên ngân sách, bạn chỉ đang chụp trong bóng tối và xem điểm mấu chốt có thể là một lời nói dối. Các con số không bao giờ nói dối, và tôi đã thấy hầu hết các chủ nhà hàng tìm đến chúng tôi để được giúp đỡ, điều hành công việc kinh doanh của họ mà không có biểu đồ P&L có cấu trúc tốt. Họ đang đưa ra những quyết định quan trọng về hoạt động kinh doanh của mình dựa trên dòng tiền hay chỉ doanh số bán hàng. Nếu chỉ có nhiều chủ nhà hàng hiểu cách các con số thúc đẩy ngành của chúng ta, thì chúng ta sẽ ít phải đóng cửa hơn.

Liên quan: Những điều doanh nhân cần biết khi mở nhà hàng ở Dubai