7 phương pháp kế toán tốt nhất giúp đơn giản hóa tài chính của bạn

Kế toán là hoạt động ghi chép, tổ chức và phân tích thông tin tài chính của một doanh nghiệp. Các công ty giao dịch công khai phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung (GAAP), là một tập hợp các thông lệ kế toán tốt nhất được tiêu chuẩn hóa do Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính đặt ra.

Không giống như các công ty giao dịch công khai, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tư nhân ở Hoa Kỳ không bắt buộc phải tuân theo các nguyên tắc kế toán cụ thể. Tuy nhiên, việc giữ sổ sách ngăn nắp vẫn cần thiết để thực hiện các công việc tài chính thông thường như chuẩn bị khai thuế, xin vay vốn và thu hút các nhà đầu tư. Dưới đây là bảy phương pháp kế toán chính tốt nhất cần ghi nhớ.

7 thực hành kế toán tốt nhất

1. Tổ chức báo cáo tài chính và hồ sơ
2. Quyết định phương pháp kế toán
3. Ngân sách và dự báo
4. Duy trì kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa gian lận
5. Đảm bảo tuân thủ
6. Thuê kiểm toán viên nếu cần
7. Sử dụng phần mềm kế toán

1. Tổ chức báo cáo tài chính và hồ sơ

Các doanh nghiệp nhỏ nên lưu giữ hồ sơ kế toán chính xác và nhất quán, vì họ thường được yêu cầu sử dụng báo cáo tài chính và hồ sơ của mình để nộp thuế, xin vay vốn hoặc tìm kiếm các khoản đầu tư mới.

Ở cấp độ cơ bản, có ba báo cáo tài chính chính mà một doanh nghiệp nhỏ lưu giữ:

1. Báo cáo thu nhập. Báo cáo thu nhập chi tiết các nguồn doanh thu và lợi nhuận trong một khoảng thời gian xác định, chẳng hạn như một tháng hoặc một quý.
2. Báo cáo lưu chuyển tiền mặt. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ghi lại tất cả các giao dịch tiền mặt, bao gồm các khoản đầu tư và khoản vay, trong một khoảng thời gian xác định.
3. Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán là ảnh chụp nhanh tài sản và nợ phải trả của doanh nghiệp tại một thời điểm duy nhất.

Việc theo dõi biên lai, hóa đơn và sao kê tài khoản ngân hàng sẽ giúp bạn dễ dàng duy trì các hồ sơ này một cách chính xác. Nếu muốn biết thêm thông tin về cách lập hồ sơ tài chính, bạn có thể làm theo hướng dẫn kế toán doanh nghiệp dành cho doanh nghiệp nhỏ này.

2. Quyết định phương pháp kế toán

Trong quá trình này, bạn cũng nên chọn một phương pháp kế toán và gắn bó với nó. Có hai loại phương pháp kế toán chính:

1. Kế toán cơ sở tiền mặt. Phương pháp kế toán cơ sở tiền mặt liên quan đến việc ghi lại tất cả các giao dịch tiền mặt mà một doanh nghiệp nhận được.
2. Kế toán cơ sở dồn tích. Phương pháp cơ sở dồn tích yêu cầu doanh nghiệp ghi lại tất cả các sản phẩm và dịch vụ được giao, ngay cả khi doanh nghiệp chưa nhận được tiền mặt cho các dịch vụ đó. Kế toán cơ sở dồn tích có thể cung cấp chi tiết hơn về thu nhập dự kiến ​​​​trong tương lai của doanh nghiệp so với kế toán cơ sở tiền mặt.

3. Ngân sách và dự báo

Lập ngân sách và dự báo liên quan đến việc phác thảo tài chính kinh doanh hiện tại của bạn và dự đoán nhu cầu trong tương lai. Tạo ngân sách thực tế và ước tính dòng tiền trong tương lai sẽ giảm thiểu rủi ro phải trả các chi phí bất ngờ trong tương lai. Nếu bạn có những chi phí bất ngờ và bất ngờ mà bạn không có ngân sách chi trả, bạn có thể phải vay nợ để trả hết. Như vậy, lập kế hoạch tài chính chính xác có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn rất nhiều tiền trong thời gian dài.

4. Duy trì kiểm soát nội bộ và ngăn ngừa gian lận

Gian lận xảy ra khi một người thay đổi hồ sơ tài chính của doanh nghiệp để thay đổi diện mạo của tình hình tài chính của công ty. Điều này có thể bao gồm phóng đại doanh thu, định giá thấp các khoản nợ và không ghi lại các giao dịch tài chính, trong số các tội phạm khác. Gian lận là bất hợp pháp, ngay cả khi nó vô tình và là một trong những vấn đề tốn kém nhất mà doanh nghiệp có thể gặp phải.

Các doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách duy trì các biện pháp kiểm soát nội bộ được thiết kế để ngăn chặn gian lận. Những biện pháp kiểm soát này có thể bao gồm, ví dụ, đối chiếu sổ sách kế toán với bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng, tạo hệ thống kiểm tra và cân bằng để không một người nào kiểm soát toàn bộ kế toán của doanh nghiệp và tạo quy trình ủy quyền cho các chi phí kinh doanh.

5. Đảm bảo tuân thủ

Trong kế toán, tuân thủ đề cập đến các quy tắc và thủ tục do doanh nghiệp đặt ra để đảm bảo rằng việc lưu trữ hồ sơ và kế toán của doanh nghiệp là chính xác. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng GAAP và tạo ra một bộ hướng dẫn rõ ràng bằng văn bản cho người giữ sổ sách. Lưu ý rằng nếu bạn áp dụng GAAP, doanh nghiệp của bạn sẽ phải sử dụng phương pháp kế toán dồn tích.

Đối với các công ty đang xem xét mở rộng ra quốc tế, việc áp dụng Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS) cũng có thể hữu ích, đây là một bộ chuẩn mực kế toán được hầu hết các công ty kinh doanh quốc tế sử dụng.

6. Thuê kiểm toán viên nếu cần

Kiểm toán viên là những kế toán viên kiểm tra các báo cáo tài chính do các kế toán viên khác chuẩn bị. Họ kiểm tra kỹ tính chính xác và xác định bất kỳ rủi ro gian lận tiềm ẩn nào trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Bạn có thể hưởng lợi từ việc thuê một kiểm toán viên nếu bạn nhận thấy bất kỳ sự mâu thuẫn hoặc con số không thực tế nào trong hồ sơ kế toán hoặc sổ sách kế toán của mình. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đang thuê người khác làm sổ sách kế toán cho doanh nghiệp của mình, vì có thể gian lận đang xảy ra mà bạn không biết.

7. Sử dụng phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán giúp doanh nghiệp tự động hóa các phần của quy trình kế toán. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, việc sử dụng phần mềm kế toán có thể giúp tăng tốc độ ghi lại chi phí và thu nhập, giảm sai sót và có khả năng giảm chi phí nhân sự. Nếu bạn đang loay hoay lựa chọn giữa các tùy chọn, thì Shopify đã tổng hợp danh sách các phần mềm kế toán tốt nhất dành cho doanh nghiệp nhỏ.

10 nguyên tắc GAAP là gì?

GAAP, viết tắt của các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, là một bộ nguyên tắc hướng dẫn được Ủy ban Chứng khoán và Giao dịch Hoa Kỳ thông qua, được sử dụng để chuẩn hóa kế toán trên khắp Hoa Kỳ và nhiều quốc gia khác. Tất cả các công ty đại chúng ở Hoa Kỳ đều phải tuân theo GAAP. Mặc dù các doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc phải tuân theo GAAP, nhưng nhiều doanh nghiệp chọn làm như vậy vì nó giúp người ngoài hiểu hồ sơ tài chính của họ dễ dàng hơn.

10 nguyên tắc GAAP là:

1. Nguyên tắc nhất quán. Các doanh nghiệp phải sử dụng cùng một chuẩn mực kế toán trong các năm khác nhau. Điều này giúp việc so sánh hồ sơ của một doanh nghiệp từ các khoảng thời gian khác nhau trở nên dễ dàng hơn.
2. Nguyên tắc của phương pháp vĩnh viễn. Tương tự như nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc này yêu cầu các kế toán viên của một doanh nghiệp sử dụng các phương pháp và thông lệ kế toán giống nhau mỗi năm.
3. Nguyên tắc không bồi thường. Các doanh nghiệp phải viết ra giá trị của tất cả tài sản và nợ phải trả, thay vì chỉ sử dụng cái này để loại bỏ cái kia.
4. Nguyên tắc thận trọng. Tất cả các báo cáo tài chính phải dựa trên sự thật. Giá trị của một tài sản phải dựa trên giá của tài sản đó tại thời điểm mua, chứ không phải ước tính dựa trên giá trị của tài sản ngày nay. Nguyên tắc này bảo vệ chống lại việc định giá quá cao hoặc định giá thấp tài sản.
5. Nguyên tắc đều đặn. Tất cả các kế toán viên phải tuân theo tất cả các nguyên tắc GAAP một cách nhất quán.
6. Nguyên tắc chân thành. Kế toán viên phải luôn chính xác và trung thực trong báo cáo dữ liệu tài chính.
7. Nguyên tắc thiện chí tối đa. Kế toán nên cho rằng các bên khác đang hành động trung thực và chính xác.
8. Nguyên tắc trọng yếu. Kế toán viên phải tiết lộ và không giữ lại tất cả các thông tin liên quan trong các tài liệu tài chính.
9. Nguyên tắc liên tục. Kế toán nên tiến hành định giá dựa trên giả định rằng các điều kiện hiện tại sẽ tiếp tục trong tương lai.
10. Nguyên tắc tuần hoàn. Các doanh nghiệp phải theo dõi hồ sơ tài chính một cách thường xuyên. Các khoảng thời gian phổ biến để ghi lại các giao dịch là hàng ngày, hàng tháng và hàng năm.