7 cách để đặt kỳ vọng rõ ràng cho dự án thiết kế tiếp theo của bạn

Vì vậy, bạn vừa tiếp nhận một khách hàng thiết kế mới và sẵn sàng bắt đầu. Chúc mừng! Giành được một vòng công việc mới là một khoảnh khắc thú vị đối với bất kỳ người sáng tạo nào. Nhưng trước khi bạn đăng nhập vào đường chấm chấm, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng cả bạn và khách hàng của bạn đều ở trên cùng một trang—và giữ nguyên như vậy trong suốt thời gian của dự án.

Một dự án thiết kế mới có thể mở ra cơ hội cho các mối quan hệ làm việc lâu dài và giới thiệu khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng doanh nghiệp của mình. Nhưng ngay cả những nhà thiết kế giàu kinh nghiệm nhất cũng có thể gặp phải rào cản. Mối quan hệ với khách hàng có thể nhanh chóng trở nên tồi tệ vì nhiều lý do—từ việc thay đổi phạm vi và các bản sửa đổi dường như không có hồi kết cho đến sự chậm trễ trong phản hồi hoặc sự bất đồng của khách hàng.

Để bảo vệ thời gian và các mối quan hệ công việc của bạn, điều quan trọng là phải thiết lập trước các ranh giới. Các điều khoản dự án rõ ràng sẽ cung cấp cho bạn và khách hàng của bạn hướng dẫn trong trường hợp có bất kỳ sự cố nào xảy ra. Bằng cách đặt ra những kỳ vọng này, cả hai bạn sẽ biết khi nào nên nói “không”, khi nào khách hàng cần trả nhiều tiền hơn và khi nào nên bỏ đi.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 7 điều khoản quan trọng mà bạn phải luôn đồng ý với khách hàng của mình trước khi bắt đầu:

Bắt đầu nào!

1. Thảo luận về sản phẩm của bạn
—

Khách hàng gửi cho bạn một bản tóm tắt sáng tạo và nó có vẻ đủ đơn giản. Nhưng hai bạn đã thực sự tìm hiểu chi tiết chưa? Điều quan trọng là phải cụ thể khi nói đến số lượng thiết kế và biến thể sẽ được hoàn thành trong một dự án.

Cảnh 1: Giả sử một khách hàng muốn có một logo. Họ đang thực sự mong đợi điều gì? Ngày nay, nhiều thương hiệu có nhiều loại biểu tượng có thể phân phối cho tài sản vật chất và kỹ thuật số của họ. Họ sẽ cần các kích cỡ khác nhau để đảm bảo mức độ dễ đọc? Họ muốn có bao nhiêu tùy chọn màu sắc? Họ sẽ cần wordmarks và phù hiệu? Còn về các chi tiết bổ sung — hoa văn, trang trí, điểm nhấn thương hiệu hoặc hình ảnh động. Họ có cho rằng một hướng dẫn thương hiệu được bao gồm?

Bạn và khách hàng của bạn có thể định nghĩa “dự án logo” rất khác nhau và điều quan trọng là phải đồng ý về những kỳ vọng đó ngay từ đầu.

Bằng cách phác thảo các sản phẩm bàn giao của dự án ngay từ đầu với khách hàng của bạn, bạn sẽ có thể chia thành từng khoản và tính phí cho bất kỳ công việc bổ sung nào. Có một danh sách các sản phẩm bàn giao rõ ràng cũng sẽ giúp bạn ngăn chặn phạm vi leo thang sau này.

2. Đồng ý về định dạng tệp
—

Thông tin sai lệch về định dạng tệp thực sự có thể khiến các nhà thiết kế lùi bước—đặc biệt nếu họ đang ở giai đoạn cuối của dự án. Luôn đảm bảo kiểm tra với khách hàng của bạn về định dạng tệp họ cần.

Kịch bản #2: Bạn đang làm việc với một khách hàng phi lợi nhuận muốn có mẫu tài liệu quảng cáo có thể chỉnh sửa. Bạn và khách hàng của bạn đã trải qua tất cả các sửa đổi và bạn đã sẵn sàng để kết thúc dự án.

Bạn gửi cho khách hàng một tệp Adobe InDesign có thể chỉnh sửa và chuẩn bị hóa đơn cuối cùng. Nhưng khách hàng của bạn liên lạc vì họ đang bối rối. Họ không có Adobe Suite và mong đợi tập tài liệu sẽ ở trong Microsoft Word, vì đó là ứng dụng mà họ biết cách sử dụng. Bây giờ bạn có thể tạo lại toàn bộ mẫu trong Word để họ có thể sử dụng nó.

Một số khách hàng không rành về thiết kế đồ họa và có thể cần hướng dẫn của bạn để hiểu định dạng tệp họ cần. Hỏi họ xem họ thấy thoải mái khi sử dụng ứng dụng thiết kế nào, liệu đó có phải là tệp có thể chỉnh sửa được hay không và họ dự định làm gì với thiết kế của bạn sau khi hoàn thành. Thông tin đó sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về định dạng tệp mà khách hàng cần và giúp bạn bỏ qua bất kỳ sự cố nào vào phút cuối khi họ nhận được thiết kế cuối cùng của bạn.

3. Đặt số lần sửa đổi tối đa
—

Hãy hỏi bất kỳ nhà thiết kế nào và họ chắc chắn sẽ có ít nhất một câu chuyện kinh dị về một khách hàng chỉ cần một thay đổi thiết kế cuối cùng… Và sau đó là một thay đổi nhỏ nữa. Và sau đó…. Ok, chỉ một thay đổi nhỏ nữa.

Chúng tôi hiểu rồi! Nhà thiết kế cũng có thể là người cầu toàn. Nhưng tất cả chúng ta đều có giới hạn của mình và—ít nhất là khi có liên quan đến phản hồi của khách hàng—tốt nhất là đặt ra một số ranh giới. Khách hàng của bạn cần hướng dẫn rõ ràng để hiểu cách làm việc với Bạn.

Nói về quá trình sửa đổi của bạn sẽ giúp họ hiểu được mong đợi của bạn đối với phản hồi của họ trong suốt dự án. Giải thích có bao nhiêu đề xuất thiết kế được bao gồm trong giá dự án của bạn, cũng như bao nhiêu vòng phản hồi và sửa đổi mà bạn sẽ cung cấp.

Để nhấn mạnh điểm này, bạn có thể bao gồm các sửa đổi bổ sung cho một khoản phí bổ sung trong cuộc đàm phán của mình. Bằng cách đặt số lần sửa đổi tối đa, khách hàng sẽ nhận ra rằng cần phải có chủ ý đằng sau phản hồi của họ (hy vọng điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi vòng lặp chỉnh sửa thiết kế không hồi kết).

Mặc dù việc đưa ra một tinh chỉnh bổ sung hoặc ở đó có thể là một cử chỉ tốt, nhưng điều quan trọng là phải biết nên vạch ra ranh giới ở đâu và cách quý trọng thời gian của bạn.

4. Các mốc thời gian
—

Thời gian là tiền bạc—đặc biệt là khi bạn đang thực hiện một dự án thiết kế. Nếu các mốc thời gian không được thống nhất từ ​​trước, bạn có thể dễ dàng đi chệch hướng. Sắp xếp sai ngày đến hạn, lịch làm việc và ước tính thời gian có thể nhanh chóng làm hỏng một điều tốt.

Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian và các ước tính của bạn phù hợp với mong đợi của khách hàng.

Khi bạn nhận được phản hồi và sửa đổi, bạn có thể thấy rằng dự án đang chiếm nhiều thời gian của bạn hơn bạn hoặc khách hàng của bạn mong đợi. Đây sẽ là một cơ hội tốt để đàm phán lại giá cả nhưng chỉ khi cả hai bạn đều hiểu rằng dự án đang vượt quá phạm vi.

Các câu hỏi để tự hỏi mình khi bắt đầu một dự án:

• Dự án này khi nào chính thức khởi công?
• Khi nào dự án này nên được hoàn thành? Có một ngày khó khăn để hoàn thành dự án này?
• Dự án này tốn bao nhiêu thời gian? Dự án này dự kiến ​​​​sẽ mất bao nhiêu thời gian?
• Các cột mốc cho dự án này là gì và ngày đáo hạn ước tính cho mỗi cột mốc là gì?
• Mỗi lần sửa đổi nên mất bao nhiêu thời gian?
• Khách hàng có mong đợi bạn có mặt vào những thời điểm nhất định không? Có giờ làm việc cụ thể hoặc lịch làm việc cố định không?

Bằng cách tự hỏi mình những câu hỏi này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về phạm vi dự án và cách định giá bản thân. Bằng cách thông báo rõ ràng những ước tính thời gian này với khách hàng của mình, bạn nên chuẩn bị tốt để có những cuộc trò chuyện khó khăn, nếu cần.

Chẳng hạn, nếu khách hàng của bạn phản hồi chậm, bạn có thể giải thích sự chậm trễ của họ ảnh hưởng đến các mốc quan trọng của dự án và ngày giao hàng như thế nào.

Nếu khách hàng của bạn đang yêu cầu những thay đổi lớn đối với thiết kế của bạn, bạn có thể cho họ biết rằng dự án đang chiếm nhiều thời gian hơn ước tính ban đầu (một cơ hội tốt để rút lại yêu cầu của họ hoặc thương lượng lại giá cả).

5. Giá cả và cơ cấu thanh toán
—

Khi bạn đã xác định thời gian và sản phẩm bàn giao của mình, bạn có thể nghĩ về cấu trúc thanh toán của dự án.

Bắt đầu bằng cách xem danh sách các sản phẩm thiết kế được chia thành từng mục. Giá cho mỗi người trong số họ là gì? Sau đó nhìn vào dòng thời gian của bạn. Dự án này nên chiếm bao nhiêu thời gian và những giờ đó đáng giá bao nhiêu?

Bạn có thể chọn cách bạn muốn thông báo giá của mình—có lẽ bạn muốn gộp các dịch vụ của mình lại. Hoặc có thể bạn muốn khách hàng hiểu giá trị của mỗi sản phẩm có thể giao được thông qua bảng giá được chia thành từng khoản. Cách bạn chia sẻ giá của mình với khách hàng tùy thuộc vào bạn! Nhưng dành thời gian để hiểu những mức giá đó đến từ đâu là rất quan trọng đối với của bạn giá trị xuyên suốt dự án.

Khi bạn đặt giá dự án, bạn nên nghĩ về “điều gì sẽ xảy ra nếu”. Điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng yêu cầu nhiều sản phẩm hơn sau này? Điều gì sẽ xảy ra nếu khách hàng yêu cầu sửa đổi nhiều hơn bạn đã đồng ý? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ bắt đầu cần bạn tham dự các cuộc họp hoặc chiếm nhiều thời gian hơn dự kiến? Tất cả những thứ bổ sung này sẽ có giá bao nhiêu?

Bằng cách bao gồm các giải pháp cho “điều gì xảy ra nếu” này dưới dạng các dịch vụ bổ sung trong cấu trúc thanh toán của bạn, bạn sẽ có thể nhẹ nhàng đẩy lùi với khách hàng của mình và thêm các dịch vụ đó vào hóa đơn của bạn, nếu họ vẫn muốn.

6. Chấm dứt và hủy bỏ
—

Hãy đối mặt với nó. Đôi khi mọi thứ không thành công. Ngân sách bị cắt giảm. Khách hàng không thể hài lòng. Các mốc thời gian đang trở nên quá căng thẳng. Bạn có một trường hợp khẩn cấp. Cuộc sống xảy ra! Và bạn cần phải chuẩn bị.

Vì vậy, hãy đặt ra những câu hỏi hóc búa: điều gì sẽ xảy ra khi bạn hoặc khách hàng của bạn cần phải bỏ đi? Và bạn phải bồi thường bao nhiêu nếu kết thúc hợp đồng sớm?

Kịch bản #3: Bạn đang làm việc với một khách hàng khó tính và dự án đang đi ngang. Cảm xúc dâng cao và khách hàng quyết định chấm dứt hợp đồng. Bạn liên hệ để xem liệu bạn có thể được trả tiền cho công việc của mình hay không, nhưng khách hàng đang gây khó khăn cho bạn khi nói rằng bạn đã không thực hiện những gì đã hứa. Bạn nhìn vào hợp đồng ban đầu của mình, nhưng không thể tìm thấy bất cứ điều gì nêu rõ số tiền khách hàng nợ bạn nếu dự án kết thúc sớm. Bây giờ bạn đang ở thế thuận lợi cho cuộc đàm phán này.

Khi xem xét cấu trúc định giá và thanh toán, bạn nên bao gồm một điều khoản giúp bạn và khách hàng của mình điều hướng việc hủy bỏ dự án, nếu trường hợp xấu nhất xảy ra. Trong các cuộc đàm phán của mình, bạn nên thảo luận về thời điểm dự án có thể bị hủy bỏ với khoản hoàn trả đầy đủ. Khi bạn xem qua các mốc thời gian của dự án, bạn cũng nên thảo luận về tỷ lệ phần trăm mà khách hàng phải trả dựa trên mức độ hoàn thành của dự án.

Một số nhà thiết kế tính phí trả trước không hoàn lại để đảm bảo không lãng phí thời gian. Những người khác đặt các mốc thanh toán mà họ được trả theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá. Cách bạn thiết lập kế hoạch thanh toán là tùy thuộc vào bạn—nhưng hãy đảm bảo rằng bạn viết nó bằng văn bản đề phòng trường hợp mọi thứ trở nên tồi tệ.

7. Bảo mật
—

Cuối cùng, điều quan trọng là phải hiểu liệu khách hàng có cần bạn ký NDA hay giữ bí mật dự án trong một khoảng thời gian hay không.

Trong cuộc đàm phán của bạn, bạn nên bao gồm bất kỳ mốc thời gian bảo mật nào và cụ thể về thời điểm công việc của bạn có thể được công khai. Có thể khách hàng đang chờ ra mắt công chúng và chỉ cần giữ bí mật công việc của bạn trong sáu tháng. Hoặc có lẽ có thông tin nhạy cảm trong dự án không bao giờ được công khai.

Danh mục đầu tư của bạn là cách bạn bán dịch vụ của mình. Nếu bạn đã dành nhiều thời gian cho một dự án, nhưng không thể chia sẻ công khai dự án đó trong danh mục đầu tư của mình, thì bạn nên cân nhắc xem tính bảo mật đó đáng giá bao nhiêu và đưa nó vào cơ cấu giá của bạn.

Tóm lại là
—

Khi bạn đã xác nhận một dự án sáng tạo mới, bạn có thể muốn tham gia ngay. Dành một chút thời gian để thương lượng các điều khoản của bạn với khách hàng sẽ đảm bảo toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ.

Là một nhà thiết kế chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải bảo vệ thời gian của bạn và biết khi nào nên lùi lại. Chúng tôi hy vọng những lời khuyên này sẽ giúp bạn đánh giá rõ ràng công việc của mình và trao quyền cho bạn để đảm nhận các cuộc trò chuyện với khách hàng khó tính một cách tự tin hơn.