4 từ tận gốc rễ của tất cả các mối quan hệ khách hàng-đại lý có ý nghĩa

Cảm giác thân thương đó.

Thật khó để tìm và giữ đúng cơ quan bạn đồng hành.

Một số cặp khách hàng-đại lý nảy nở thành các mối quan hệ có ý nghĩa. Nhưng với rất nhiều thách thức kinh doanh mới và các ưu tiên chồng chất, thật dễ dàng để đánh mất lý do tại sao các doanh nghiệp của bạn lại kết hợp với nhau ngay từ đầu.

Sự hợp tác của bạn sẽ là một sự kết hợp giữa thiên đường hay là thất bại ngay từ đầu?

Hãy xem xét các từ khóa bạn cần quan tâm để thiết lập quan hệ đối tác của bạn để thành công.

1. Tất cả đều bắt đầu với một từ năm chữ cái

LÒNG TIN. Nghe có vẻ đơn giản nhưng làm thế nào để bạn thiết lập nó sớm?

Doanh nghiệp của bạn là đứa con của bạn. Giao phó hình ảnh công khai và trải nghiệm người dùng cho một người lạ có thể là một suy nghĩ đáng sợ. Thêm vào đó, bạn sẽ phải trả cho những người này bằng số tiền khó kiếm được của mình.

Cần yên tâm?

Nếu bạn đã chọn một đại lý được nhóm Shopify kiểm tra và liệt kê trên thị trường chuyên gia, bạn có thể tin tưởng rằng họ biết một hoặc hai điều về thương mại điện tử, thiết kế và phát triển trang web. Vì vậy, bạn đã có trong tay tốt.

Khi bạn đã chơi trong lĩnh vực này và tìm thấy công ty quản lý trong mơ của mình, đã đến lúc cam kết lâu dài. Trước khi thực hiện, hãy đảm bảo rằng bạn biết điều gì khiến nhau đánh dấu.

“Khi bắt đầu một dự án mới, tất cả các bên liên quan chủ chốt và khách hàng cần phải là một phần của quá trình ngay từ đầu. Nếu không, bạn sẽ tốn thời gian và tiền bạc sau này ”. James CorrChuyên gia Tư vấn Tăng trưởng tại Chỉ tăng trưởng – đối tác đại lý của Shopify cung cấp dịch vụ thiết kế, phát triển, tối ưu hóa trang web thương mại điện tử, PPC và email, và các dịch vụ hack tăng trưởng.

Không ai thích bắt đầu một mối quan hệ dựa trên tin nhắn văn bản và email. Đó là lý do tại sao sẽ hữu ích khi bắt đầu bằng một cuộc họp trực tiếp (ngay cả khi diễn ra qua Skype hoặc Google Hangouts) với tất cả các bên liên quan để băm ra các sản phẩm dự án quan trọng của bạn.

“Chúng tôi tổ chức một cuộc gọi bán hàng để ghi chú, thu thập tài sản trí tuệ (IP) và đưa ra định hướng về cách tiếp cận chung. Bằng cách đó, khách hàng của chúng tôi biết rằng chúng tôi đang coi trọng họ và muốn hiểu mục tiêu của họ. Đó cũng là một cách tốt để gặp gỡ nhau và xây dựng mối quan hệ, “ Chris PointerNgười sáng lập & Giám đốc Sáng tạo tại Quảng cáo con trỏ – đối tác đại lý của Shopify cung cấp các dịch vụ như tư vấn, thiết kế, phát triển và định dạng lại trang web thương mại điện tử cho Shopify Plus.

Ký tên vào Prenup (hoặc Tuyên bố công việc)

Cũng giống như yêu cầu một thỏa thuận tiền hôn nhân, bạn nên viết mọi thứ bằng văn bản để bảo vệ cả hai bên trước khi dự án bắt đầu.

Sau khi động não, cơ quan của bạn nên soạn thảo một tuyên bố công việc (SOW) để đảm bảo tất cả các bên liên quan và những người ra quyết định chính đều hiểu và đồng ý về một cách chính xác mục tiêu và phạm vi cho dự án đầu tiên của bạn là gì. Tài liệu này phải phác thảo tất cả các cột mốc quan trọng, các sản phẩm và tiến trình cần thiết.

Bạn đã bao giờ bắt đầu hẹn hò với một người có vẻ dễ tính nhưng sau đó lại trở nên đòi hỏi cao chưa? Đại lý của bạn chỉ muốn đưa ra tất cả các nhu cầu của bạn trước khi họ có thể báo giá chính xác cho bạn.

Chris giải thích: “Một thành phần mới không có trong SOW nghe có vẻ giống như một nhiệm vụ nhỏ nhưng có thể tốn nhiều chi phí hơn để tùy chỉnh và trì hoãn một dự án. “Đó là lý do tại sao chúng tôi cố gắng chính xác nhất có thể với SOW.”

Sau khi nhóm của bạn đã xem xét chi tiết SOW và giải quyết bất kỳ câu hỏi nào mà bạn có thể có, thì đã đến lúc nói những con số cuối cùng.

Đừng sốc nếu báo giá khác với số sân bóng mà họ đã đưa cho bạn trước SOW. Nếu không có tất cả các chi tiết của dự án, rất khó để ước tính chi phí một cách chính xác.

Bằng cách thực hiện nhiều công việc này, bạn sẽ đảm bảo rằng mọi người đều ở trên cùng một trang và tin tưởng lẫn nhau. Tài liệu SOW cũng sẽ phục vụ tốt cho cả hai bạn nếu cuộc hôn nhân kinh doanh của bạn kết thúc bằng đá.

2. Liên lạc Là ưu tiên hàng đầu

Hình ảnh qua MemeGenerator.com

Trước khi bạn ký hợp đồng và cam kết, hãy nhớ thảo luận về bất kỳ hành trang nào bạn có từ các mối quan hệ trước đó. Nếu bạn đã bị một đại lý hoặc các nhà phát triển đốt cháy trước đây, hãy giải thích lý do tại sao nó không hoạt động, để cơ quan đó không mắc phải những sai lầm tương tự.

Ngoài ra, hãy truyền đạt cách bạn thích làm việc. Muốn cập nhật thường xuyên mỗi tuần? Bạn là người dùng điện thoại, email hay người nhắn tin? Những chi tiết này giúp đại lý hiểu làm thế nào để trở thành đối tác chu đáo mà bạn cần.

James cho biết thêm: “Hãy đảm bảo đồng ý về các công cụ bạn sẽ sử dụng cho dự án. “Một đại lý nên quen thuộc với các công cụ giao tiếp và quản lý dự án khác nhau như Slack, Trello hoặc Asana và có thể thích ứng với nhu cầu của bạn. Nhưng bạn phải cho họ biết bạn thích gì để đảm bảo trải nghiệm tốt cho khách hàng ”.

Bạn không thích những điều bất ngờ khó chịu? Sau đó, hãy hỏi đại lý về quy trình thanh toán trước khi bạn ký hợp đồng.

Một số đại lý lập hóa đơn theo giờ, trong khi những đại lý khác đưa ra mức phí cố định. Cả hai đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Với một khoản phí cố định, bạn thường phải trả trước mọi thứ – với cảnh báo rằng bạn có thể được hoàn lại một phần (tùy thuộc vào vị trí của bạn trong dự án) nếu bạn không hài lòng.

Lợi ích của tùy chọn này là bạn có thể lập ngân sách phù hợp cho dự án của mình. Tuy nhiên, nếu các yêu cầu bắt đầu vượt quá phạm vi được nêu trong SOW, bạn sẽ phải trả thêm phí cho thời gian làm thêm của cơ quan.

Nếu bạn thích một cơ quan thanh toán theo giờ, bạn có thể không phải trả trước mọi thứ. Mặc dù, hầu hết các cơ quan vẫn sẽ đưa ra ước tính cho toàn bộ dự án và yêu cầu một số khoản thanh toán trước để bắt đầu. Nhưng nếu bạn tham gia vào quá nhiều bản sửa đổi, thời gian và tiền bạc sẽ tăng lên nhanh chóng.

James nói: “Hãy chắc chắn rằng đại lý của bạn không che giấu bất cứ điều gì, rằng bạn rõ ràng về các điều khoản thanh toán và bạn có thể thoát ra nếu mối quan hệ này không hoạt động”.

3. TÔN TRỌNG. Tìm hiểu ý nghĩa của nó đối với các cơ quan

Hình ảnh qua QuickMeme.com

Sự tôn trọng không chỉ dành cho Aretha. Mỗi cơ quan đều muốn một chút điều này khi bạn bắt đầu công việc cùng nhau. “Hãy coi chúng tôi như một phần mở rộng của gia đình bạn; Chris nói.

Cả thời gian của bạn và thời gian của cơ quan đều là tiền bạc. Vì vậy, các vấn đề có thể leo thang nhanh chóng và cảm xúc dâng cao khi ai đó không đáp ứng được kỳ vọng của người kia.

Đừng đổ mồ hôi vì những điều nhỏ nhặt và hãy cố gắng nhìn mọi thứ từ góc độ của cơ quan. Chris nói: “Một trang web đoạt giải thưởng không xảy ra trong một sớm một chiều. “Chúng tôi cần hiểu sản phẩm của bạn và khách hàng của bạn. Nếu điều đó không được xếp hàng cho chúng tôi, thật khó để tạo ra tác phẩm nghệ thuật mà bạn đã hình dung ”.

Cũng cần lưu ý rằng “hoàn thành công việc” và “hoàn thành công việc đúng đắn” là hai việc khác nhau. Bằng cách tôn trọng quy trình của cơ quan, kết quả của dự án của bạn sẽ tốt hơn nhiều.

Như người ta thường nói, để tango phải mất hai cái. Vì vậy, bạn cần phải giữ vững phần cuối của món hời. Chris cho biết: “Nếu khách hàng của chúng tôi mất quá nhiều thời gian để nhận được tài sản, điều đó có thể phá hỏng thời hạn và cột mốc chặt chẽ mà chúng tôi đã được thuê để đạt được.

James nói thêm rằng các đại lý muốn bạn cảm thấy như bạn là ưu tiên hàng đầu của họ. Nhưng cần phải có ranh giới. “Tôi dành ra một số giờ nhất định mỗi ngày để sẵn sàng trả lời nhanh các câu hỏi của khách hàng,” anh nói. “Tuy nhiên, cần phải hiểu rằng tôi có thể không trả lời ngay lập tức ngoài những giờ đó.”

4. Tất cả những gì chúng ta cần chỉ là một chút Tính kiên nhẫn

Hình ảnh qua Wikimedia Commons

Có phải tất cả các mô hình giả mà đại lý của bạn đã phân phối đều sai không? Trong một số trường hợp, bạn có thể nghi ngờ rằng cơ quan của bạn đến từ sao Hỏa và công việc kinh doanh của bạn là từ sao Kim. Nếu đây là dự án đại lý đầu tiên của bạn, hãy biết rằng mọi thứ có thể và sẽ diễn ra cuối cùng với một chút kiên nhẫn.

Tất cả chúng ta đều là con người và ai cũng sẽ mắc sai lầm vào một lúc nào đó. Ví dụ: nếu bạn đặt đại lý của mình vào một thời hạn chặt chẽ, điều đó có nghĩa là họ có ít thời gian hơn để tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn và hiểu những gì bạn đang cố gắng đạt được.

Tốt nhất bạn nên tập trung vào cách giải quyết vấn đề và cho đại lý của bạn cơ hội để mọi việc diễn ra đúng đắn.

Trong một số trường hợp, bạn thậm chí có thể muốn nghĩ lại các mốc thời gian siêu chặt chẽ “nếu một đại lý (hoặc nhiều cơ quan mà bạn tiếp cận) thông báo rằng họ đang do dự trong việc đưa ra thời hạn,” Chris nói. “Bạn cần biết những gì bạn đang tham gia và nó có thể ảnh hưởng như thế nào đến kết quả bạn mong muốn.”

Ngoài ra, hãy tin tưởng rằng cơ quan đã thực hiện rất nhiều dự án tương tự trước đây và biết cần những gì để mang lại công việc tuyệt vời. Họ muốn làm hài lòng bạn và giữ bạn làm đối tác, vì vậy đừng quá vội vàng kết luận rằng họ đang cố tình lừa dối bạn. Hãy lắng nghe họ, và bạn có thể học được điều gì đó mới về nhau và làm sâu sắc thêm mối quan hệ của mình.

Lời kết

Một đại lý không là ai cho đến khi một số khách hàng yêu thích họ. Tất cả các đại lý đối tác của Shopify Plus đều đam mê thương mại điện tử, với mong muốn mạnh mẽ giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.

Bất kể, đôi khi các mối quan hệ mất đi cảm giác yêu thương đó một cách tốt đẹp. Nếu phải chia tay, tốt nhất bạn nên cố gắng hoàn thành công việc đã ký hợp đồng trước khi tiếp tục. Cách tiếp cận này thường là con đường ngắn hơn, thay vì dừng lại giữa chừng và cố gắng tìm kiếm một cơ quan khác để hoàn thành công việc.

Nếu tùy chọn đó không thể thực hiện được, hãy cố gắng kết thúc mọi thứ một cách thân thiện bằng mọi cách. Ngành công nghiệp nhỏ, và bạn không muốn nhận được một đại diện tồi.

Các đại lý có thể ngại ngùng khi làm việc với một khách hàng mới (người mà họ đã nghe qua nho nhỏ rất khó đối phó) khi khách hàng chuẩn bị bắt đầu mối quan hệ mới với một đại lý có nhiều đánh giá trái chiều.

Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm câu hỏi về cách làm cho mối quan hệ đại lý mới của bạn có ý nghĩa hơn. Chúng tôi ở đây để giúp đỡ.

Thông tin về các Tác giả

Andrea Wahbe là một chiến lược gia tiếp thị B2B tự do và người kể chuyện doanh nghiệp, người viết về các doanh nghiệp vừa và nhỏ của Canada, xu hướng tiếp thị và truyền thông kỹ thuật số. Theo dõi cô ấy trên Twitter.