4 chương trình phần mềm quản lý hàng tồn kho phổ biến dành cho doanh nghiệp nhỏ

Đối với một khách hàng, ít có điều gì khiến họ nản lòng hơn là muốn mua hàng và phát hiện ra rằng mặt hàng họ mong muốn đã hết hàng. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp thua lỗ khi bán hàng và thậm chí có thể mất đi mối quan hệ thương hiệu trong quá trình này. Vì vậy, đối với một chủ doanh nghiệp, biết những gì bạn có trong tay, những gì đang bán và khi nào nên đặt hàng lại một sản phẩm là những khía cạnh quan trọng của một hoạt động trơn tru.

Đó là công việc của phần mềm quản lý hàng tồn kho, thay thế việc lưu giữ hồ sơ tương tự tốn thời gian và không đáng tin cậy. Dưới đây là thông tin thêm về nó là gì, các loại khác nhau và một vài đề xuất để giúp bạn bắt đầu.

Phần mềm quản lý kho là gì?

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là một ứng dụng cung cấp cơ sở dữ liệu trung tâm để lưu trữ thông tin về hàng tồn kho của doanh nghiệp và giúp tự động hóa các tác vụ liên quan đến quản lý hàng tồn kho đó. Bạn có thể sử dụng nó để quản lý và theo dõi mức tồn kho, đơn đặt hàng, bán hàng và các quy trình liên quan khác.

Phần mềm kiểm kê hiện đại cũng có thể tích hợp với phần mềm kế toán và ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) phụ trợ cho doanh nghiệp của bạn. Điều đó tạo ra một cái nhìn tổng quan toàn diện về hậu cần đặt hàng và mua sắm cũng như theo dõi giá cả đối với các mặt hàng trong kho đã mua và bán.

Lợi ích của phần mềm quản lý kho

Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn kho. Những lợi thế của việc sử dụng một bao gồm:

• Cải thiện độ chính xác và dễ sử dụng. Trước thời đại của máy tính, các doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho bằng tay. Họ điền vào phiếu đặt hàng, nhà cung cấp phát hành biên lai giấy và lưu giữ hồ sơ in về việc mua hàng và những gì họ có trong tay. Tuy nhiên, việc nhập thủ công tốn nhiều thời gian và dễ bị sai sót. Phần mềm quản lý hàng tồn kho số hóa quy trình này, giúp cải thiện độ chính xác và cho phép doanh nghiệp dễ dàng lưu giữ hồ sơ và hợp lý hóa các hoạt động.
• Hội nhập. Một giải pháp phần mềm cho phép bạn tích hợp dữ liệu hàng tồn kho của mình với các hệ thống khác, chẳng hạn như kế toán, giúp cắt giảm lỗi đầu vào—bằng cách loại bỏ mục nhập dữ liệu trùng lặp và giảm thiểu việc nhập dữ liệu thủ công—và tập trung thông tin quan trọng.
• Cải thiện hiệu quả. Phần mềm quản lý hàng tồn kho có thể giúp bạn đặt hàng chỉ khi hàng tồn kho thấp. Điều đó giúp loại bỏ vấn đề tồn kho – tồn kho dư thừa có thể hết hạn hoặc không bán được – và giảm nguy cơ hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
• Tiết kiệm chi phí. Thông qua theo dõi hàng tồn kho chính xác, doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm tiền mua hàng và chi phí lưu kho. Bạn chỉ mua cổ phiếu mà bạn khá chắc chắn rằng bạn có thể bán và bạn không mua thêm bất kỳ cổ phiếu nào. Các hệ thống tự động cũng có thể giảm số giờ nhân viên cần thiết để nhập thông tin hàng tồn kho, có khả năng giảm chi phí tiền lương.

Hướng dẫn vận chuyển và thực hiện đơn hàng của Shopify

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng đồng thời thúc đẩy tăng trưởng doanh số bán hàng cho doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn bằng chiến lược vận chuyển và thực hiện đơn hàng hiệu quả. Sử dụng hướng dẫn này để tạo một kế hoạch bao gồm tất cả các khía cạnh của vận chuyển và thực hiện, từ việc tính phí khách hàng của bạn đến việc chọn phương thức thực hiện phù hợp.

Tải xuống ngay bây giờ và bắt đầu tối ưu hóa hoạt động của bạn

Nhận hướng dẫn vận chuyển và thực hiện của chúng tôi được gửi ngay đến hộp thư đến của bạn.

Gần xong rồi: vui lòng nhập email của bạn bên dưới để có quyền truy cập ngay lập tức.

Chúng tôi cũng sẽ gửi cho bạn thông tin cập nhật về hướng dẫn giáo dục mới và câu chuyện thành công từ bản tin Shopify. Chúng tôi ghét SPAM và hứa sẽ giữ an toàn cho địa chỉ email của bạn.

Cảm ơn bạn đã tải xuống. Bạn sẽ sớm nhận được bản sao miễn phí của mình. Trong thời gian chờ đợi, hãy bắt đầu xây dựng cửa hàng của bạn bằng bản dùng thử miễn phí 3 ngày của Shopify.

Bắt đầu

3 loại hệ thống quản lý hàng tồn kho

Trước khi đăng ký phần mềm quản lý hàng tồn kho, hãy xác định phương pháp bạn muốn thực hiện khi quản lý hàng tồn kho. Bao gồm các:

1. Quản lý đúng lúc (JIT)
2. Giao hàng số lượng lớn
3. Chiến lược vĩnh viễn và định kỳ

1. Quản lý đúng lúc (JIT)

Quản lý hàng tồn kho JIT là một chiến lược chỉ đặt hàng hàng tồn kho khi cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nghĩa là trên cơ sở khi cần thiết. Điều này có thể làm giảm lượng hàng tồn kho mà bạn cần phải giữ trong tay, giảm chi phí và giảm nhu cầu quản lý kho. Tuy nhiên, các hệ thống JIT đôi khi phải vật lộn để theo kịp nhu cầu chưa từng có hoặc những thay đổi không lường trước được trong chuỗi cung ứng.

2. Vận chuyển số lượng lớn

Không giống như JIT, vận chuyển số lượng lớn có nghĩa là bạn đặt hàng trong kho với số lượng lớn để dự trữ trong kho của bạn trước khi có đơn đặt hàng. Cách tiếp cận này có thể tiết kiệm tiền vì nó cho phép vận chuyển một lượng lớn hàng hóa cùng một lúc, giảm chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị hàng hóa, nhưng nó cũng có thể dẫn đến các vấn đề về đặt hàng quá mức và tồn kho.

3. Chiến lược vĩnh viễn và định kỳ

Trái ngược với JIT, hệ thống kiểm kê vĩnh viễn cập nhật dữ liệu của họ liên tục, bất kể mức độ tồn kho, cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về kho hàng của bạn. Chúng thường đắt hơn và yêu cầu đầu vào của người dùng nhiều hơn. Mặt khác, hệ thống kiểm kê định kỳ lập danh mục hàng tồn kho trong một khung thời gian cụ thể (nghĩa là hàng tháng hoặc hàng quý), cung cấp cho bạn chế độ xem hợp lý nhưng thường ít cập nhật hơn về hàng tồn kho của bạn.

Lưu ý rằng có nhiều loại phần mềm khác nhau cho từng hệ thống quản lý hàng tồn kho; phần mềm được sử dụng để quản lý hàng tồn kho JIT khác với phần mềm được sử dụng để vận chuyển số lượng lớn hoặc hệ thống hàng tồn kho vĩnh viễn và định kỳ. Mặc dù có thể trộn và kết hợp các phần mềm khác nhau, nhưng không phải lúc nào nó cũng thực tế hoặc hiệu quả, vì một số phần mềm có thể không tương thích với phần mềm khác, điều này có thể gây ra sự cố tích hợp.

Đặc điểm chung của phần mềm quản lý kho

Với sự phong phú của phần mềm quản lý hàng tồn kho hàng đầu, hãy xem xét cẩn thận những tính năng nào sẽ cần thiết cho hoạt động của bạn. Một số công cụ quản lý hàng tồn kho có thể không cần thiết đối với một số công ty. Khi tìm kiếm phần mềm quản lý hàng tồn kho, đây là một số tính năng chính cần chú ý:

• Tích hợp thương mại điện tử. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ cung cấp cả bán hàng trực tuyến và bán lẻ, điều cần thiết là phải có một hệ thống kiểm kê có thể tích hợp liền mạch với nhiều hệ thống phụ trợ, chẳng hạn như phần mềm kế toán, để tăng hiệu quả và độ chính xác.
• Tự động sắp xếp lại. Tự động hóa quy trình sắp xếp lại—thường là ngay khi nguồn cung giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định—là một lợi thế quan trọng của phần mềm quản lý hàng tồn kho. Nó có thể giúp bạn tránh được sự chậm trễ do thiếu hàng và giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các khía cạnh quan trọng khác trong hoạt động của bạn. Các hệ thống tiên tiến có thể sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử để dự đoán khi nào cần sắp xếp lại.
• Tích hợp POS. Phần mềm quản lý hàng tồn kho cung cấp khả năng tích hợp nâng cao với các hệ thống điểm bán hàng (POS) hiện đại. Điều này có nghĩa là khi bạn bán một sản phẩm—trực tuyến hoặc trực tiếp—phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ thực hiện đếm hàng tồn kho tự động và theo dõi dữ liệu bán hàng hiện tại và lịch sử.
• Lập danh mục chính xác. Mục tiêu chính của hệ thống kiểm kê là cung cấp thông tin chính xác và cập nhật về số lượng mặt hàng trong kho. Cho dù bạn ghi dữ liệu thông qua nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), mã vạch hay thủ công, phần mềm sẽ lưu trữ dữ liệu một cách chính xác và đáng tin cậy. Nó cũng có thể lập danh mục thông tin chi tiết về mặt hàng, chẳng hạn như số sê-ri, màu sắc hoặc kích cỡ và có thể tìm kiếm nhanh chóng để dễ dàng truy xuất.

5 tùy chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho phổ biến

Có hàng chục phần mềm quản lý hàng tồn kho có sẵn. Dưới đây là năm lựa chọn dành cho các chủ doanh nghiệp thương mại điện tử, mỗi lựa chọn đều có những điểm mạnh để phù hợp với các loại hình kinh doanh khác nhau.

1. Shopify
2. Oracle NetSuite
3. người theo dõi
4. Bán lẻ tốc độ ánh sáng
5. Cin7 Orderhive

1. Shopify

Nếu đang sử dụng nền tảng Shopify, bạn có thể sử dụng các tính năng quản lý khoảng không quảng cáo tích hợp sẵn (và được bao gồm trong phí hàng tháng). Thiết lập theo dõi hàng trong kho, xem hàng trong kho và điều chỉnh mức hàng trong khu vực Hàng trong kho của Shopify. Bạn cũng có thể xem lịch sử điều chỉnh kho hàng cho các sản phẩm và mẫu mã có kho hàng đang được Shopify theo dõi. Bạn có thể phân tích các thay đổi về mức hàng tồn kho trong phần Báo cáo hàng tồn kho của Shopify. Và, nếu bạn cần nhận thông báo trực tiếp về lượng hàng sắp hết, hãy cài đặt ứng dụng cảnh báo hàng trong kho từ Cửa hàng ứng dụng Shopify.

2. Oracle NetSuite

NetSuite là một phần mềm ERP có khả năng quản lý hàng tồn kho, cho phép bạn theo dõi mức hàng tồn kho trên các kênh kỹ thuật số và vật lý, đồng thời tránh hết hàng thông qua cập nhật theo thời gian thực. NetSuite sử dụng nhiều dữ liệu lịch sử và theo mùa khác nhau, bao gồm thời gian giao hàng trung bình và số ngày cung cấp hàng tồn kho, để tự động hóa các đơn đặt hàng lại và đảm bảo hàng tồn kho của bạn luôn được dự trữ đầy đủ. Netsuite tính phí triển khai bắt đầu từ 25.000 đô la, cộng với phí cấp phép hàng năm tùy thuộc vào quy mô công ty của bạn và bất kỳ tùy chỉnh hoặc tích hợp bổ sung nào.

3. Trình theo dõi

Sumtracker cung cấp cho các nhà bán lẻ các công cụ để tối ưu hóa hàng tồn kho trên nhiều địa điểm và khả năng đặt cảnh báo sắp hết hàng. Sử dụng dữ liệu lịch sử, Sumtracker tạo báo cáo số ngày còn hàng trong kho và cho phép bạn nhận một phần hàng trong kho so với đơn đặt hàng của mình. Sumtracker tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử như Shopify và có giá 25 đô la hàng tháng cho phiên bản chuyên nghiệp.

4. Bán lẻ tốc độ ánh sáng

Lightspeed là phần mềm quản lý hàng tồn kho và POS (điểm bán hàng) dựa trên đám mây, tất cả trong một để quản lý nhà cung cấp, nhập tệp danh mục nhà cung cấp, cho phép cập nhật thông tin sản phẩm. Nền tảng này cũng cho phép bạn tạo và gửi đơn đặt hàng cũng như tính giá vốn hàng bán (COGS) trực tiếp từ thiết bị di động. Lightspeed bắt đầu ở mức 69 đô la hàng tháng và cung cấp các video đào tạo tích hợp.

5. Đơn hàng Cin7

Cin7 Orderhive là một tùy chọn quản lý khoảng không quảng cáo dựa trên web linh hoạt dành cho các công ty thuộc mọi quy mô. Với số lượng đơn vị lưu kho (SKU) không giới hạn và một số tính năng tự động, bao gồm quy trình vận chuyển và trả lại hàng, Cin7 Orderhive cung cấp các cơ sở sản phẩm quy mô lớn. Nó cũng cung cấp các báo cáo dự báo hàng tồn kho và các phân tích khác và có thể được tích hợp với Shopify. Nền tảng bắt đầu ở mức 125 đô la mỗi tháng cho ưu đãi cơ bản của nó.